Skema Dan Indikator Kecurangan Pelatihan Pengadaan - Tingkat Lanjutan

SELAMAT DATANG 

Selamat datang di modul "Skema & Indikator Kecurangan". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 

• Pembelajaran bersifat mandiri 
• Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
• Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
• Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
• Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan. 

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

SESI 1

PENDAHULUAN TENTANG KECURANGAN (FRAUD)

Kecurangan (fraud) dan skema untuk melakukan kecurangan adalah contoh tindakan yang tidak etis

Kecurangan (fraud) secara umum didefinisikan sebagai …. 

Perbuatan melawan hukum atau tindakan melanggar hukum atau pengabaian tindakan yang bertujuan untuk memperoleh hasil finansial atau pribadi. 

• Kecurangan termasuk, namun tidak terbatas pada pencurian, korupsi, penggelapan dan pemalsuan.  

Definisi kecurangan (fraud) dari PBB lebih terperinci 

“…secara sederhana, kecurangan (fraud) adalah tindakan atau pengabaian yang dengan sengaja menipu atau berusaha untuk menipu suatu pihak untuk memperoleh hasil finansial atau hasil lainnya atau untuk menghindari kewajiban. Praktik korupsi dipahami sebagai menawarkan, memberikan atau meminta secara langsung atau tidak langsung, sesuatu yang bernilai untuk memengaruhi tindakan pihak lainnya secara tidak semestinya .”

Tidak semua bentuk kecurangan melanggar hukum 

• Beberapa bentuk kecurangan hanya melanggar peraturan, tidak melanggar hukum. 
• Kecurangan yang tidak melanggar hukum mengambil keuntungan dari kekurangan dalam sistem pengadaan.  

Untuk penyedia barang/jasa dan pejabat pemerintah, Keuntungan yang diperoleh dari kecurangan seringkali lebih besar dari risikonya 

Mengapa risiko yang terkait dengan kecurangan dalam pengadaan sangat Kecil? 

Alasannya berbeda-beda di satu negara dengan negara lainnya, tetapi penyebab umum ketidakseimbangan risiko/keuntungan antara lain:

• → Kebijakan dan peraturan yang tidak jelas 
• → Kebijakan dan peraturan yang tidak ditegakkan 
• → Budaya korupsi dan pengaruh penyedia yang telah berakar dalam sektor pemerintah 
• → Kurangnya insentif kelembagaan untuk melawan kecurangan 
• → Kesulitan dalam menyusun pembuktian hukum terhadap kecurangan  

Skema dan indikator kecurangan yang ada di seluruh proses pengadaan*

Skema kecurangan dapat berlangsung dalam berbagai bentuk

• Sederhana dan Kompleks 

• Sederhana: Mengabaikan pengiriman barang ke lokasi sesuai yang dijanjikan. 
• Kompleks: Merekayasa proses evaluasi yang dilakukan oleh beberapa evaluator yang berpihak pada perusahaan Anda. 

• Beberapa Pelaku dan Banyak Pelaku 

• Beberapa pelaku: Satu pejabat pengadaan secara rahasia memanipulasi dokumen penawaran untuk menguntungkan satu penyedia 
• Banyak pelaku: komisi ilegal berlapis (multi-layered kickback ) untuk memenangkan proyek konstruksi dengan banyak pengelola pengadaan yang disuap oleh perusahaan konstruksi besar selama 10 tahun. 

• Dampak Kecil dan Dampak Besar 

• Dampak kecil: Keponakan pejabat pengadaan bekerja di perusahaan penyedia yang menyampaikan penawaran. 
• Dampak besar: Pejabat pengadaan yang dahulu bekerja di perusahaan penyedia yang menyampaikan penawaran.  

Lingkup, skala, dan dampak kecurangan dalam pengadaan di Indonesia sangat besar 

Kecurangan timbul di berbagai tingkat pemerintahan di Indonesia

Pada tahun 2011, Jembatan Kutai Kartanegara di Kalimantan ambruk sepuluh tahun setelah pembangunannya dengan korban paling tidak 20 orang yang diduga karena praktik korupsi dalam proses pengadaan.

Pada tahun 2009, pejabat pemerintah dihukum enam tahun penjara oleh pengadilan karena merekayasa dokumen penawaran untuk kepentingan pribadi. 

Pada tahun 2013, anggota Mahkamah Agung di Indonesia ditangkap dengan tuduhan penyuapan. Lebih dari $200.000 uang tunai ditemukan di rumahnya. 

Tidak ada negara yang bebas dari korupsi dan 68% memiliki masalah korupsi yang parah  

Indonesia mengalami perbaikan walau peringkatnya masih di bawah secara global 

Akibat yang ditimbulkan kecurangan sangat luas pengaruhnya

• Kurangnya kepercayaan pada sistem pemerintahan 
• Dana masuk ke kantong pribadi dan bukan untuk pekerjaan umum dan pembangunan infrastruktur bagi masyarakat 
• Kurangnya investasi dalam dan luar negeri karena adanya risiko dari suap dan korupsi 
• Hilangnya proses dan prosedur yang diperlukan untuk menjalankan tupoksi dengan semestinya 
• Pasar yang anti-kompetisi yang membatasi kewirausahaan dan pertumbuhannya 
• Hilangnya moral pegawai jujur dan reputasi organisasi 

Seperti risiko, deteksi awal adalah kuncinya

Pemangku kepentingan dalam proses pengadaan mungkin adalah korban atau pelaku dalam kecurangan 

Ingat! Anda bertanggung jawab untuk melindungi proses pengadaan 

SESI 2

SKEMA DAN INDIKATOR KECURANGAN PADA TAHAP PERENCANAAN DAN PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN

Tahap perencanaan dan penyusunan dokumen pengadaan/ dokumen penawaran memiliki risiko khusus dan rentan terjadi kecurangan dan korupsi

Perbaikan peristiwa risiko seperti kecurangan tidak menghabiskan biaya besar jika dilakukan di tahap awal proses pengadaan

Contohnya: 

Di Amerika Serikat, Inspektur Jendral Department of Veterans Affairs (VA) menemukan Wakil Kepala Pengadaan dalam departemen tersebut terlibat dalam kecurangan pengadaan sebelum dan sesudah menduduki posisi dalam VA. 

Wakil Kepala tersebut melanggar peraturan akuisisi Pemerintah Federal Amerika Serikat ketika dia memaksa staf pengadaan di bawah wewenangnya untuk memberi preferensi dan menetapkan pemenang kontrak untuk pelayanan lela

Dia memaksa stafnya dalam beberapa surel dan permintaan untuk memberikan kontrak walaupun bagian TI dari VA pada saat itu sedang mengembangkan solusi reverse auction khusus untuk departemen tersebut. Dia terlibat dalam konflik kepentingan ketika dia secara tidak etis bertindak sebagai agen FedBid dalam urusan Pemerintah, mengungkapkan informasi VA non-publik kepada pihak yang tidak berwenang secara tidak etis, dan menyalahgunakan posisinya dan sumber daya VA untuk keuntungan pribadi.

Selain itu, dia bersekongkol dengan eksekutif FedBid untuk memaksa atasannya untuk menggunakan kembali FedBid setelah atasannya moratorium atas penggunaan FebBid dalam VA. 

Keinginan untuk korupsi seringkali memicu perekayasaan persyaratan dalam instansi pengadaan pemerintah 

Deskripsi:

Dokumen pengadaan dengan persyaratan yang telah dimanipulasi (oleh pejabat pemerintah yang korup) untuk memihak atau menghilangkan syarat tertentu untuk menguntungkan satu penyedia tertentu.

Indikator: 

• Persyaratan yang sangat mirip sekali dengan jasa atau tenaga kerja yang disediakan oleh penyedia tersebut 
• Persyaratan yang menyimpang dari persyaratan yang biasa digunakan untuk barang/jasa ini 
• Keluhan dari penawar lainnya 

Perekayasaan persyaratan (lanjutan)

Lingkungan: 

Lingkungan dengan pejabat pemerintah yang dapat beroperasi secara independen tanpa badan pengawas merupakan lingkungan berisiko kecil dan keuntungan besar untuk melakukan perekayasaan persyaratan.

Contoh: 

TNI membeli beberapa kapal penjaga pantai. Ahli teknis membuat persyaratan yang membatasi, sehingga pembelian kapal hanya mungkin dilakukan dari satu penyedia karena berat kapal dan standar kecepatan kapal yang sangat restriktif. Penyedia yang gagal memberi keluhan dan terungkap bahwa ada perekayasaan spesifikasi. 

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik perekayasaan persyaratan? 

• Pengelola pengadaan harus tetap waspada terhadap perekayasaan persyaratan ketika meninjau dokumen pengadaan dan dokumen evaluasi. 
• Tetap waspada terhadap tren pasar dan ketahui tentang jenis barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang Anda ingin peroleh. 
• Jika persyaratan terlalu luas atau terlalu spesifik, coba untuk mencari informasi tambahan dan/atau menyarankan untuk melakukan riset pasar lanjutan. 
• Dengar keluhan dari penyedia dengan serius dan selidiki klaim penyedia tersebut tentang adanya perekayasaan. Akan tetapi, perlu diingat bahwa penyedia yang gagal sering mengklaim bahwa ada perekayasaan untuk menangguhkan penetapan pemenang kepada penyedia saingannya, bahkan ketika tidak ada bukti adanya kecurangan. 

Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting) merupakan cara umum yang digunakan pengelola pengadaan untuk mengarahkan proses pengadaan

Deskripsi: 

Persyaratan dan kontrak terkait dibagi ke dalam kelompok yang lebih kecil untuk memastikan biaya tetap di bawah batasan biaya tertentu atau untuk menghindari pengawasan tambahan. 

Indikator: 

• Beberapa penawaran disampaikan secara berkala dan nilainya sedikit di bawah batas nilai pengadaan yang telah ditetapkan dalam peraturan 
• Persyaratan barang/jasa yang biasanya berada dalam satu paket telah dibagi-bagi, terutama bila barang/jasa tersebut disampaikan oleh penyedia yang sama

Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting), (lanjutan)

Lingkungan: 

Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting) dapat terjadi dalam lingkungan apa pun karena hal ini tidak sulit dilakukan oleh pengelola pengadaan meskipun kecurangan seperti ini lebih mungkin terjadi karena adanya pengawasan yang terbatas. 

Contoh: 

1. Pengadaan tong sampah biasanya mencakup bahan aluminium dan plastik dengan nilai $12.000 untuk satu kali pengiriman 
2. Batas nilai yang dapat disetujui sebagai pengadaan sederhana adalah $10.000 
3. Dalam kasus ini, pengelola pengadaan akan membagi dua kontrak menjadi satu kontrak untuk tong sampah aluminium senilai $6.000 dan satu kontrak lagi untuk tong sampah plastik senilai $6.000 untuk menghindari kesulitan proses persetujuan.

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik pemecahan paket pengadaan? 

Lihat data: 

• Bandingkan nilai pengadaan dengan ambang batas yang relevan. 
• Bandingkan paket pengadaan di masa lalu dengan saat ini. 
• Perhatikan pemesanan berkelompok untuk satu penyedia 

Untuk borongan (bundling), perhatikan pengelompokan persyaratan yang tidak semestinya. Jika persyaratan tersebut dipisah, mungkin dapat menghasilkan kompetisi yang lebih besar.

Kolusi dalam pengadaan memberikan contoh sulitnya mendeteksi kecurangan 

Deskripsi:

Perjanjian rahasia antar para penyedia untuk membagi pekerjaan dan menggelembungkan harga seringkali dibantu oleh pejabat pemerintah. 

Indikator: 

• Pola pengadaan yang tidak seperti biasanya 
• Penawaran yang masuk harganya selalu tinggi atau rendah 
• Pemenang berotasi secara teratur dalam satu pasar atau pemenangnya selalu penyedia yang sama Penyedia yang gagal menjadi subpenyedia 
• Beberapa penawaran yang masuk sangat mirip bentuknya 

Kolusi dalam pengadaan (lanjutan)

Lingkungan: 

Kolusi lebih umum terjadi dalam pasar tertutup dengan penyedia yang mempunyai kendali lebih besar dalam wilayah tertentu.

Contoh: 

Tiga penyedia obat-obatan memasok obat ke tiga rumah sakit utama di sebuah pulau. Setiap rumah sakit menerima penawaran dari salah satu penyedia. Penawaran selalu distruktur sedemikian rupa sehingga Penyedia A selalu menjadi penyedia untuk rumah sakit A dan Penyedia B selalu menjadi penyedia untuk rumah sakit B. Hal ini dikenal dengan Pembagian Pasar (Market Division). 

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan praktik kolusi dalam pengadaan?  

 Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan penawaran rendah dengan sengaja (untuk mencoba mencegah kolusi)

 Lihat dokumentasi fisik: 

• - Bandingkan dokumen penawaran dan cari kesamaan dalam format, bahasa dan warna.
• - Cari alamat, nomor yang sama  

 Staf antar ULP dapat bekerja sama dan waspada terhadap harga penawaran tinggi tanpa penjelasan yang masuk akal dan terus menerus atau pola penawaran yang tidak biasa.

 Audit penyedia yang menjadi pemenang untuk mencari bukti adanya kolusi.  

Tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion) melibatkan pengelola pengadaan yang membantu penyedia secara berpihak 

Deskripsi:

Penyedia dapat tidak diikutsertakan dalam proses penawaran oleh pejabat yang korup yang berpihak pada penyedia tertentu 

Indikator:

 Hanya sedikit jumlah dokumen penawaran yang diterima 

 Keluhan dari penyedia lain 

 Teknik yang digunakan: 

 Unreasonably large or small contracts (split purchases) 

• Kontrak besar atau kecil yang tidak wajar (pemecahan paket pengadaan) 
• Periode penawaran yang pendek secara tidak wajar 
• Iklan pengadaan yang terbatas 
• Persyaratan atau diskualifikasi yang ketat dan tidak wajar

Tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion) 

Lingkungan:

Lingkungan pengadaan dengan panduan dan proses yang kurang konsisten sehingga memberikan celah bagi pejabat yang korup.  

Contoh: 

Kasus berikut dapat menjadi contoh walau tidak mungkin terjadi di Indonesia: 

1. Pengelola pengadaan dengan sengaja mengiklankan permintaan penawaran di koran kecil hanya dalam beberapa hari 
2. 2Hanya dua penyedia yang memberikan proposal dan hal ini memudahkan penyedia yang diistimewakan untuk menang 
3. 3Penyedia yang diistimewakan kemudian memberikan komisi (kickback) kepada pengelola pengadaan 

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor exclusion)?  

 Wawancara penyedia yang mengeluh atau menyediakan bukti taktik pengecualian dari penyedia lainnya

 Periksa dokumentasi untuk mencari indikator ‘red flag’ 

• - Kontrak besar atau kecil yang tidak wajar (pemecahan paket pengadaan). 
• - Periode penawaran yang pendek secara tidak wajar 
• - Iklan pengadaan yang terbatas 
• - Persyaratan atau diskualifikasi yang ketat secara tidak wajar 

 Tentukan bila jumlah penawaran yang wajar telah diterima 

 Tentukan bila penyedia didiskualifikasi tanpa alasan atau atas alasan yang tidak penting 

Klaim palsu adalah istilah umum untuk “kebohongan”

Deskripsi:

Pernyataan yang dilebih-lebihkan atau dipalsukan secara keseluruhan tentang pengalaman dan kemampuan tenaga kerja atau penyedia, ‘mark-up’ tagihan atau biaya, atau dokumentasi palsu terkait penyelesaian pekerjaan.

Indikator: 

• Barang atau jasa yang di bawah standar 
• Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau telah direkayasa 
• Kurangnya dokumentasi 
• Kegagalan pengujian atau inspeksi 

Klaim palsu (lanjutan)  

Lingkungan: 

Klaim palsu lebih mungkin terjadi di lingkungan yang kurang memiliki pengawasan yang memadai atau menyulitkan pengawasan 

Contoh: 

Dokumentasi untuk pengiriman

pemesanan lapisan meja marmer sulit untuk dibaca dan terlihat telah direkayasa. Setelah inspeksi dilakukan di lokasi, marmer yang dikirim kurang 10% dari jumlah yang dijanjikan dan stok marmer juga terdapat kehilangan dengan jumlah yang sama. Hal ini mengindikasikan adanya penyalahgunaan. 

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik klaim palsu? 

 Lakukan uji tuntas dengan pemeriksaan latar belakang penyedia yang ada saat ini.

 Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau menyerahkan bukti klaim palsu yang dilakukan penyedia lain 

 Periksa dokumentasi untuk mencari indikator ‘red flag’ 

• - Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau direkayasa 
• - Kegagalan pengujian atau inspeksi 
• - Adanya duplikat tagihan 
• - Kelebihan atau kekurangan pembayaran  

 Verifikasikan secara independen kebenaran dari tagihan yang diterima.

SESI 3

SKEMA DAN INDIKATOR KECURANGAN PADA TAHAP EVALUASI DAN PENETAPAN PEMENANG  

Peluang kecurangan dan korupsi dalam tahapan evaluasi dan penetapan pemenang 

Skema kecurangan paling tepat diungkapkan dengan menelusuri sumber yang dekat dengan indikatornya

• Pengamatan langsung oleh pengelola pengadaan 

• Analisis data 

• Pembuktian teknis 

• Petunjuk dari whistle-blowers (penyedia, pegawai pemerintah, masyarakat) 

• Audit dan penyelidikan sekunder 

• - Seperti dalam contoh terkait kasus di Kementerian Urusan Veteran (Veteran Affairs), penyimpangan biasanya terungkap dengan menyelidiki dugaan 

Suap dan komisi (kickback) memengaruhi keputusan yang diambil oleh pejabat korup dan penyedia yang melangar hukum 

Deskripsi:

Pembayaran berupa uang atau hadiah yang diberikan untuk memengaruhi tindakan pihak lain agar berpihak pada pemberi pembayaran. Komisi (kickback) secara khusus merujuk pada uang suap yang dibayar selama jangka waktu tertentu secara bertahap.

Indikator: 

• Penetapan pemenang atau persyaratan yang tidak wajar dan tanpa justifikasi 
• Kebocoran informasi atau modifikasi di detik-detik terakhir pemasukan penawaran 
• Tekanan atau bujukan dari Pengelola Pengadaan yang mencurigakan 
• Penundaan dalam negosiasi kontrak 

Suap dan komisi (kickback), (lanjutan) 

Lingkungan:

Tidak ada lingkungan tertentu yang mendasari suap. Namun, pemberian suap dan komisi lebih mungkin terjadi di lingkungan dengan risiko yang rendah dan keuntungan yang tinggi 

Contoh:

Seorang Pengelola Pengadaan untuk proyek konstruksi di kota meminta penyedia untuk menyediakan apartemen baru kepada ketua ULP untuk pemrosesan dana terkait kontrak yang berlangsung. Nilai kontrak dengan sengaja di-mark up agar penyedia mendapatkan dana ekstra. 

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik pemberian suap dan komisi (kickback)? 

• Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan bukti pemberian suap atau komisi (kickback) yang dilakukan penyedia lainnya. 
• Laksanakan uji tuntas atas pemeriksaan latar belakang dan secara khusus periksa apakah penyedia pernah dicabut izin usahanya dan/atau pegawai atau pejabat memiliki gaya hidup yang melampaui kewajaran. 
• Secara penuh kehati-hatian pantau penyedia dan pejabat pemerintah yang diduga menunjukkan indikator 
• Telusuri pembayaran yang tidak wajar yang melalui agen, subpenyedia atau konsultan atau mark-up tagihan yang mungkin digunakan untuk meberikan suap. 
• Jika perlu, lakukan investigasi keuangan terhadap pejabat yang dicurigai dan seluruh rantai kecurangan dengan menghubungkan pembayaran yang tidak wajar dengan proses yang dipengaruhi tindakan korup tersebut. 

Konflik Kepentingan 

Deskripsi:

Konflik kepentingan terjadi ketika Pengelola Pengadaan dan penyedia mempunyai kepentingan yang dirahasiakan

Indikator:

• Penetapan pemenang atau persyaratan yang tidak wajar atau tanpa justifikasi. 
• Tekanan, bujukan atau tingkah laku yang mencurigakan dari Pengelola Pengadaan atau penyedia 
• Kebocoran informasi 

Konflik Kepentingan (lanjutan)

Lingkungan:

Tidak ada lingkungan tertentu yang mendasari konfilk kepentingan. Akan tetapi, konflik kepentingan lebih mungkin terjadi pada lingkungan dengan risiko yang rendah dan keuntungan yang tinggi

Contoh:

Seorang pengelola pengadaan, melalui gabungan pemecahan paket pengadaan dan penetapan pemenang tanpa justifikasi, memberikan kontrak senilai lebih dari $5 juta untuk perusahaan batubara setempat selama 10 tahun. Reviu keuangan perusahaan tambang batubara tersebut menunjukkan bahwa saudara laki-laki Pengelola Pengadaan adalah salah satu pemilik dari pertambangan tersebut. 

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan konflik kepentingan? 

• Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan bukti adanya konflik kepentingan penyedia lainnya. 
• Laksanakan uji tuntas atas pemeriksaan latar belakang dan secara khusus periksa apakah penyedia pernah dicabut izin usahanya dan/atau pegawai atau pejabat memiliki gaya hidup yang melampaui kewajaran. 
• Secara penuh kehati-hatian pantau penyedia dan pejabat pemerintah yang diduga menunjukkan indikator kecurangan ini 
• Jika perlu, lakukan investigasi keuangan terhadap pejabat yang dicurigai dan seluruh rantai kecurangan dengan menghubungkan pembayaran yang tidak wajar dengan proses yang dipengaruhi tindakan korup tersebut. 

Penawaran yang tidak seimbang (unbalanced bidding) 

Deskripsi:

Penyedia memanipulasi penentuan harga satuan barang/jasa dalam suatu penawaran untuk memenangkan kontrak atau memperbaiki kondisi keuangan penyedia di masa mendatang.

Indikator:

• Satuan barang/jasa dengan harga yang tidak biasa atau terlalu tinggi atau rendah untuk barang/jasa tersebut 
• Harga penawaran yang terlalu bervariasi 
• Sering ada pekerjaan tambah/kurang (change order) 

Penawaran yang tidak seimbang (lanjutan) 

Lingkungan:

Penyedia dan Pengelola Pengadaan berkomunikasi dengan erat agar penyedia dapat mengumpulkan informasi untuk kepentingan mereka atau untuk memengaruhi pejabat pemerintah 

Contoh:

Penyedia menyuap seorang pengelola pengadaan junior untuk mendapatkan informasi tentang sambungan pipa mana yang tidak diperlukan untuk suatu proyek irigasi besar. Penyedia memberikan harga rendah untuk sambungan pipa yang tidak diperlukan tersebut dalam penawaran mereka, sehingga harga keseluruhan yang mereka tawarkan lebih rendah. Penyedia ini pun kemudian ditetapkan sebagai pemenang. Sambungan pipa dengan harga rendah tersebut tidak pernah harus disediakan oleh penyedia. 

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan praktik penawaran yang tidak seimbang (Unbalanced bidding)?

 Periksa telepon, email dan buku pengunjung untuk menentukan apakah penyedia melakukan komunikasi yang tidak wajar dengan pejabat pemerintah selama proses penawaran.

 Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan adanya spesifikasi yang tidak jelas atau tidak memadai atau telah menyediakan bukti tambahan adanya skema penawaran yang tidak seimbang (unbalanced bidding). 

 Periksa dokumen berikut untuk mencari indikator penawaran yang tidak seimbang (unbalanced bidding)

• Barang/jasa dengan harga yang tidak biasa atau terlalu tinggi atau rendah 
• Harga penawaran yang terlalu bervariasi 
• Sering ada pekerjaan tambah/kurang (change order)   

Manipulasi penawaran

Deskripsi:

Setelah menerima penawaran dari penyedia, pengelola pengadaan memanipulasi penawaran atau proses evaluasi untuk menguntungkan penyedia tertentu 

Indikator:

• Justifikasi penetapan pemenang yang tidak meyakinkan atau lemah 
• Kriteria evaluasi berubah-ubah 
• Hilangnya informasi atau dokumen 
• Campur tangan beberapa pihak.

Manipulation of bids, cont. 

Lingkungan:

Manipulasi penawaran kondusif terjadi di lingkungan yang proses evaluasi tidak dipahami atau tidak dikendalikan dengan baik dan proses pengendalian dokumen yang lemah.

Contoh:

Seorang pejabat pengadaan senior mendiskualifikasikan 3 dari 4 penyedia dengan alasan ketiga penyedia tersebut tidak menyerahkan informasi yang lengkap. Kontrak diberikan kepada penyedia yang tersisa yang sebelumnya telah memberikan uang suap kepada pejabat pengadaan senior tersebut.

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik manipulasi penawaran? 

 Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan bukti adanya manipulasi penawaran yang dilakukan penyedia lainnya atau pejabat.

 Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator manipulasi penawaran: 

• - Berita acara pembukaan dokumen penawaran 
• - Berita acara evaluasi dokumen penawaran 
• - Salinan penawaran yang gagal   

 Bandingkan penawaran yang gagal dengan dokumen penawaran dalam berkas kegiatan evaluasi pengadaan

 Periksa penawaran yang gagal dan berita acara evaluasi dokumen penawaran untuk mendeteksi indikator perubahan atau manipulasi seperti perubahan skor, kesalahan perhitungan, dll. 

 Waspada terhadap permintaan untuk memperpanjang batas pemasukan penawaran.

Penetapan pemenang tanpa justifikasi 

Deskripsi: 

Tindakan mengarahkan penetapan pemenang kepada penyedia tertentu dan mendukung keputusan melakukan penetapan pemenang tanpa justifikasi atau berdasarkan tindak kecurangan.

Indikator:

• Beberapa penetapan pemenang tanpa justifikasi kepada satu penyedia atau beberapa penyedia. 
• Pengadaan di bawah batasan untuk melakukan pengadaan yang kompetitif 
• Justifikasi Penetapan pemenang yang lemah 
• Keluhan dari penyedia lain

Penetapan pemenang tanpa justifikasi (lanjutan) 

Lingkungan:

Penetapan pemenang tanpa justifikasi mudah untuk dilaksanakan di lingkungan yang proses justifikasi dan dokumentasi lebih lemah.

Contoh: 

Lima kontrak diberikan kepada sebuah perusahaan kecil selama jangka waktu tertentu untuk pengadaan jasa kebersihan jalan. Setiap kontrak bernilai tepat 10% di bawah batasan untuk melakukan pengadaan kompetitif, padahal banyak perusahaan pemberi jasa kebersihan jalan di pasar penyedia. 

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan praktik penetapan pemenang tanpa justifikasi?

 Cari pola penetapan pemenang yang tidak wajar kepada penyedia yang sama, terutama jika ada perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang akan menaikkan harga keseluruhan berdasarkan kontrak tersebut di kemudian hari.

 Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau menyerahkan bukti adanya penetapan pemenang tanpa justifikasi 

 Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator kecurangan 

• Ambang batas nilai pengadaan - Permintaan, justifikasi dan persetujuan penetapan pemenang 
• Perintah pekerjaan tambah/kurang (change order)  

SESI 4

SKEMA DAN INDIKATOR KECURANGAN PADA TAHAP ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN KONTRAK

Kegiatan administrasi dan pengelolaan kontrak harus dilakukan dengan penuh kehati-hatian

Penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) 

Deskripsi: 

Ketika perubahan dilakukan terhadap kontrak yang sedang berlangsung untuk menguntungkan satu penyedia atau untuk meningkatkan volume pekerjaan melalui perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) 

Indikator: 

• Kontrak dengan harga rendah dan/atau penyedia tunggal semakin meningkat volume pekerjaannya setelah penetapan pemenang. 
• Perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang lebih sering dari biasanya 
• Kurangnya justifikasi untuk perubahan terkait 

Penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order), (lanjutan) 

Lingkungan:

Penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) biasa terjadi di lingkungan dengan proses persetujuan kontrak yang lemah, sehingga perubahan karena adanya praktik kecurangan dapat dilakukan.

Contoh: 

Suatu penyedia meyakinkan seorang pejabat pengadaan untuk memberikan kontrak pengolahan air kepada penyedia tersebut atas dasar penawaran dengan harga terendah. Agar pejabat pengadaan tersebut setuju untuk meningkatkan nilai kontrak setelah penetapan pemenang, pejabat pengadaan tersebut akan menerima komisi (kickback) setelah kontrak diberikan dan penambahan nilai kontrak.

Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan praktik penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order)?

 Gunakan dan pantau lembar kerja yang merekam jejak nilai dan jumlah perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang dilakukan dan pejabat yang memberikan persetujuan 

 Cari pola penetapan pemenang yang tidak wajar kepada penyedia yang sama, terutama jika ada perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang akan menaikkan harga keseluruhan berdasarkan kontrak tersebut di kemudian hari. 

 Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau menyerahkan bukti adanya penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order 

 Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator penyalahgunaan  

• - Permintaan penawaran 
• - Berita acara evaluasi dokumen penawaran 
• - Dokumentasi penetapan pemenang 
• - Kontrak 
• - Permintaan, persetujuan dan pembayaran perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) 

Kecurangan dalam tagihan bersifat sederhana, namun sering tidak terdeteksi 

Deskripsi:
Terjadi ketika penyedia atau pengelola pengadaan menduplikasi unsur-unsur proses pengadaan dengan tujuan mendapatkan tambahan keuntungan

Indikator:

• Banyak tagihan ganda untuk satu barang atau jasa 
• Banyak pemesanan (call-off) untuk satu barang atau jasa 
• Dokumen yang terlihat diduplikasi atau dipalsukan 
• Ketidaksesuaian dokumentasi 

Kecurangan dalam tagihan (lanjutan)

Lingkungan:

Kecurangan dalam tagihan dapat terjadi hanya apabila pengelola pengadaan bekerja dalam lingkungan yang tidak memiliki dokumentasi, pengawasan, atau sistem check and balance yang efektif .

Contoh:

• Sebuah perusahaan batu kerikil dikontrak untuk mengangkut muatan batu kerikil ke lokasi pembangunan jalan sesuai kebutuhan tim proyek 
• Perusahaan batu kerikil itu menagih pemerintah untuk membayar 2 muatan lebih banyak setiap bulan agar memperoleh lebih banyak keuntungan. Unit pengadaan yang sibuk tidak menyadari duplikasi penagihan tersebut.

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan praktik kecurangan dalam tagihan?

 Kajilah dokumen administrasi (tagihan, bukti pembayaran, laporan inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ kecurangan

 - Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk: • Pembayaran berulang dalam periode waktu yang sama • Banyak tagihan berisi informasi yang mirip atau tidak benar • Ketidaksesuaian antara tagihan dan pembayaran (kelebihan atau kekurangan dalam pembayaran) 

 Lakukan uji tuntas dan pemeriksaan latar belakang 

 Mewawancara staf penyedia untuk mendapatkan keterangan lebih lanjut tentang hasil pekerjaan atau tagihan tertentu 

Kegagalan memenuhi persyaratan mungkin disebabkan kecurangan dan berdampak pada Value for Money 

Deskripsi:

Setiap kali penyedia tidak menyampaikan barang/jasa sesuai dengan yang dijanjikan dalam kontrak dan menutupi hal tersebut 

Indikator:

• Tidak lulus inspeksi atau adanya keluhan dari pemangku kepentingan 
• Kurangnya bukti atau dokumentasi pengendalian mutu 
• Kurangnya transparansi dari penyedia 
• Keuntungan yang tinggi 

Kegagalan untuk memenuhi persyaratan (lanjutan) 

Lingkungan:

Penyedia sering mendapatkan peluang untuk melakukan penyimpangan dalam memenuhi persyaratan karena unit pengadaan dikenal memiliki pengawasan yang longgar 

Contoh: 

1. Suatu penyedia dikontrak untuk membangun sekolah di desa. Setelah 6 bulan dilakukan inspeksi independen 
2. Inspeksi tersebut menunjukkan adanya penyimpangan dalam pembangunan fondasi gedung, sehingga gedung tersebut harus diruntuhkan 

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan kecurangan dalam kegagalan pemenuhan persyaratan? 

 Mewawancarai siapapun yang mengajukan keluhan untuk memperoleh informasi 

 Melakukan pengujian dan inspeksi mendadak, dan menghubungi pelanggan untuk mengkonfirmasikan pengiriman 

 Kajilah dokumen administrasi (spesifikasi, laporan kelengkapan, inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ 

- Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk 

• Ada dokumentasi dan hasil pengujian yang hilang atau diubah 
• Kegagalan, keluhan, atau produk yang ditolak lebih sering dari biasanya 
• Ada stok barang yang tidak digunakan 

Penyedia fiktif dapat beroperasi dalam lingkungan yang kurang pengawasan

Deskripsi:

Pembuatan penyedia palsu oleh seorang pejabat untuk menyediakan layanan palsu atau sebagai perantara antara penyedia resmi dan pembeli.

Indikator:

• Kurangnya informasi atau latar belakang ‘perusahaan’ 
• Pembelian berskala kecil untuk pengujian kemudian ada kontrak yang berskala besar 
• Dokumen perusahaan dan tagihan yang mencurigakan 
• Adanya layanan yang tidak terdefinisi atau tidak diperlukan 

Fictitious vendors, cont. 

Lingkungan:

Penyedia fiktif hanya dapat terjadi jika proses penegakan hukum jarang dilakukan terhadap pengelola pengadaan. Uji tuntas dalam pengelolaan kontrak merupakan metode terbaik untuk mengungkap keadaan seperti ini 

Contoh: 

1. Suatu penyedia dikontrak untuk menyediakan jasa keamanan di lokasi bantuan internasional ternyata diketahui hanya merupakan perantara fiktif antara G4S (perusahaan jasa keamanan) dan pemerintah 
2. Penyedia fiktif memberikan kontrak kepada subpenyedia bernama G4S. Pemilik penyedia fiktif yang mengambil keuntungan besar dari kontrak tersebut adalah pejabat pengadaan yang menetapkan pemenang kontrak

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan skema penyedia fiktif?  

 Lakukan uji tuntas pemeriksaan latar belakang penyedia 

 Lakukan kunjungan mendadak ke alamat perusahaan yang tercantum

 Mengkaji tagihan dari penyedia yang tidak dapat diverifikasi - Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk: 

• Tagihan yang tidak profesional 
• Tidak ada nomor telepon, fax, atau alamat email 
• Adanya cek dengan dua kali pengesahan 
• Pembelian sedikit di bawah batas jumlah wajib periksa

Penggantian barang/jasa dengan barang/jasa yang mutunya lebih rendah merupakan skema kecurangan yang umum dilakukan

Deskripsi: 

Ketika barang/jasa yang dijanjikan diganti dengan barang/jasa yang bermutu lebih rendah oleh penyedia atau melalui kolusi dengan pengelola pengadaan 

Indikator: 

• Tidak lulus inspeksi dan/atau adanya keluhan pelanggan 
• Biaya perbaikan tinggi karena banyak barang yang cacat 
• Mutu barang atau jasa yang jelas terlihat lebih rendah 
• Dokumentasi pengelolaan kontrak yang mencurigakan 

Penggantian produk (lanjutan)

Lingkungan: 

Penggantian produk mudah luput dari perhatian dalam lingkungan di mana para pengelola pengadaan dan/atau unit pengadaan sibuk dan diburu oleh waktu dalam melakukan pekerjaan 

Contoh: 

1. Sebuah pengadaan baling-baling helikopter mensyaratkan penggunaan ball bearing dari bahan titanium. Ketika diinspeksi setelah terjadi kerusakan, ditemukan bahwa ball bearing terbuat dari aluminium, produk yang jauh lebih murah 
2. Penyedia baling-baling memberikan barang bermutu lebih rendah dengan harga tinggi, dan membahayakan hidup orang

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan kecurangan dalam penggantian produk? 

• Mewawancara siapapun yang menyampaikan keluhan untuk memperoleh informasi 
• Melakukan pengujian dan inspeksi fisik, dan menghubungi pelanggan untuk mengkonfirmasi pengiriman 
• Mengkaji dokumentasi administrasi (spesifikasi, tagihan, laporan inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ kecurangan ini 

- Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk: 

• Pembelian komponen dengan mutu di bawah standar 
• Kegagalan, keluhan, atau produk yang ditolak lebih banyak dari biasanya 
• Kemasan produk secara generik 
• Pengujian yang tidak memenuhi standar dilakukan oleh penyedia dan pengelola kontrak 

Penyedia atau pejabat dapat melakukan pembelian untuk kepentingan pribadi atau yang tidak diperlukan dengan menggunakan dana pemerintah 

Deskripsi: 

Ketika seorang pejabat atau penyedia menggunakan kontrak pemerintah dan dana dan/atau wewenang untuk membeli barang/jasa untuk kepentingan pribadi 

Indikator: 

• Adanya pesanan pembelian yang mencurigakan atau tidak terduga yang tercantum dalam tagihan 
• Kebutuhan yang tidak berkaitan atau tidak diperlukan, seperti peralatan rumah tangga 
• Tekanan atau bujukan yang mencurigakan dari penyedia untuk menyetujui pembelian kecil 

Pembelian untuk kepentingan pribadi atau yang tidak diperlukan (lanjutan) 

Lingkungan: 

Tidak ada lingkungan khusus yang dapat menyebabkan terjadinya pembelian untuk kepentingan pribadi. Namun, kontrak dengan volume besar dan pengawasan yang longgar dapat meningkatkan kemungkinan terjadinya kecurangan ini. 

Contoh: 

• 1. Seorang manajer tingkat menengah dari sebuah perusahaan gula mengajukan pembelian layar LCD untuk penyedia di lokasi kerja 
• 2. Pembelian tersebut disetujui oleh pejabat pengadaan tapi ternyata tidak dikirimkan ke lokasi kerja, tetapi ke manajer tersebut. 

Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan praktik pembelian untuk kepentingan pribadi atau yang tidak diperlukan? 

 Mengkaji dokumen administrasi (tagihan, laporan pengiriman, inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ kecurangan ini - Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk: 

• • Pembelian barang konsumsi yang tidak biasa 
• • ‘Pengembalian barang’ dalam jumlah besar 
• • Lokasi pengiriman yang tidak biasa 

 Memantau pembelanjaan dan gaya hidup penyedia dan pengelola pengadaan

SESI 5

UPAYA-UPAYA UNTUK MENGATASI KECURANGAN

Pelanggar dapat dikenakan konsekuensi berupa sanksi pidana 

Konsekuensi berupa sanksi non-pidana juga dapat dikenakan 

Konsekuensi berupa sanksi non-pidana pada umumnya: 

• Pelanggar diskors dari proyek 
• Penyedia diskors dari lelang pengadaan 
• Individu pelaku pelanggaran dilarang untuk terlibat dalam pengadaan barang/jasa 
• Penyedia dilarang sepenuhnya untuk mengikuti pengadaan barang/jasa 
• Pelanggar dipecat dari jabatan

Tergantung apakah hasil dari tindak kecurangan lebih besar dari risikonya

Pengelola pengadaan dapat memanfaatkan praktik-praktik terbaik untuk mengurangi terjadinya kecurangan dan dampak negatifnya

• Mengkaji kegiatan operasional internal: perbaiki proses dan prosedur mematuhi peraturan Mengenali bisnis Anda: Ikuti perkembangan tren pasar dan harga untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa yang Anda lakukan 
• Melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap 
• Mengelola kontrak dengan baik dan memantau kinerja penyedia 

Praktik terbaik termasuk memperbaiki proses pengadaan

Kenali bisnis Anda dan para penawar  

Pemahaman pasar dengan baik dapat mencegah tindak kecurangan karena sesuatu yang di luar standar akan mudah terlihat: 

• Daftar penyedia yang telah disetujui dapat membantu membangun hubungan kepercayaan dengan penyedia dan menghindari pihak-pihak yang berbuat curang (penyedia fiktif) 
• Mengetahui perilaku dalam melakukan penawaran dan penagihan dapat membantu mendeteksi inkonsistensi (tagihan palsu) 
• Memiliki hubungan yang erat dengan orang-orang yang mengelola dan menjalankan perusahaan penyedia dapat mengurangi kecurangan, walaupun juga berisiko membangun kolusi 

Memperkuat dan memastikan konsistensi dalam dokumentasi  

Dokumentasi, prosedur, dan proses yang baik: 

• Dengan dokumentasi yang baik, setiap keputusan, transaksi, dan evaluasi tersedia untuk audit atau reviu jika diperlukan (manipulasi penawaran) 
• Memastikan setiap pengadaaan ditangani dengan baik setiap waktu. Hal ini membuat segala ketidaksesuaian, pola yang mencurigakan, atau tindakan di luar kebiasaan terlihat lebih jelas (penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang/change order) 

Memastikan prosedur inspeksi dan penerimaan dicantumkan dalam kontrak dan dipatuhi pascapenetapan pemenang

Verifikasi barang, jasa, dan dokumen pendukungnya: 

• Memastikan barang dan jasa disampaikan sesuai perjanjian (untuk mencegah kecurangan dalam penggantian produk) 
• Memastikan metriks dan laporan pelaksanaan pekerjaan disampaikan sesuai perjanjian • Memastikan tahapan penting (milestone) terpenuhi 
• Memastikan dana proyek digunakan sesuai ketentuan (untuk mencegah pembelian untuk kepentingan pribadi) 

Memantau keuangan maupun kinerja 

Sebagian besar tindak kecurangan pascapenetapan pemenang bergantung pada catatan keuangan yang buruk. Dengan keterampilan analisis biaya dan anggaran yang baik, kita akan dapat: 

• Mengetahui jika ada perbedaan antara uang masuk dan uang keluar, misalnya, berapa banyak yang seharusnya kita belanjakan vs. berapa banyak yang telah kita belanjakan, dan mengapa (pemalsuan tagihan) 
• Mengetahui jika ada perbedaan antara estimasi biaya pemerintah dengan estimasi biaya penyedia 

Pengelola pengadaan yang berkompeten dapat memanfaatkan SIMP untuk mendeteksi kecurangan

Aplikasi SIMP dapat 

• Mengkodifikasi dan menstandarisasi sistem dokumentasi 
• Secara otomatis memeriksa hasil kerja dan mengkonfirmasi pengiriman pesanan 
• Memudahkan penghitungan uang yang keluar/masuk 
• Memudahkan riset pasar 

Audit merupakan cara lain yang efektif untuk mencegah dan mengidentifikasi kecurangan

Ketika audit, pengawasan, dan berbagai proses tidak berhasil, pertahanan terakhir adalah pengaduan 

• Upaya pencegahan kecurangan sangat menganjurkan sistem pengaduan kecurangan secara anonim 
• Petunjuk yang bersifat anonim tentang kecurangan dilakukan agar tidak membahayakan dan mengancam orang yang memberikan petunjuk tersebut 
• Penyedia, pengelola pengadaan, atau bahkan siapa pun yang terkait dengan pengadaan dapat melaporkan tindak kecurangan yang terjadi 

Pengelola pengadaan dapat memimpin upaya pencegahan dan identifikasi kecurangan

• Kenali skema-skema kecurangan yang umum terjadi 
• Perhatikan berbagai indikatornya 
• Tanyakan kepada diri sendiri, siapa yang memperoleh keuntungan dan 
• Terapkan kelima prinsip pengadaan 

SUMBER: MCA-I