SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Skema & Indikator Kecurangan". Terima kasih telah menghadiri pelatihan
penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor
pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.
Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di
Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan
konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan
bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah
secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa
yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun
jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur
institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk
mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit
pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama
pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
- Pembelajaran bersifat mandiri
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
- Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
- Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
- Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan
pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan
dengan sejelas mungkin.
SESI 1
PENDAHULUAN TENTANG KECURANGAN (FRAUD)
Kecurangan (fraud) dan skema untuk
melakukan kecurangan adalah contoh
tindakan yang tidak etis
Kecurangan (fraud) secara umum
didefinisikan sebagai ….
Perbuatan melawan hukum atau tindakan melanggar hukum atau
pengabaian tindakan yang bertujuan untuk memperoleh hasil
finansial atau pribadi.
- Kecurangan termasuk, namun tidak terbatas pada pencurian, korupsi, penggelapan dan pemalsuan.
Definisi kecurangan (fraud) dari PBB lebih terperinci
“…secara sederhana, kecurangan (fraud) adalah tindakan atau
pengabaian yang dengan sengaja menipu atau berusaha untuk
menipu suatu pihak untuk memperoleh hasil finansial atau hasil
lainnya atau untuk menghindari kewajiban. Praktik korupsi dipahami
sebagai menawarkan, memberikan atau meminta secara langsung atau
tidak langsung, sesuatu yang bernilai untuk memengaruhi tindakan
pihak lainnya secara tidak semestinya .”
Tidak semua bentuk kecurangan melanggar
hukum
- Beberapa bentuk kecurangan hanya melanggar peraturan, tidak melanggar hukum.
- Kecurangan yang tidak melanggar hukum mengambil keuntungan dari kekurangan dalam sistem pengadaan.
Untuk penyedia barang/jasa dan pejabat pemerintah,
Keuntungan yang diperoleh dari kecurangan
seringkali lebih besar dari risikonya
Mengapa risiko yang terkait dengan
kecurangan dalam pengadaan sangat Kecil?
Alasannya berbeda-beda di satu negara dengan negara
lainnya, tetapi penyebab umum ketidakseimbangan
risiko/keuntungan antara lain:
- → Kebijakan dan peraturan yang tidak jelas
- → Kebijakan dan peraturan yang tidak ditegakkan
- → Budaya korupsi dan pengaruh penyedia yang telah berakar dalam sektor pemerintah
- → Kurangnya insentif kelembagaan untuk melawan kecurangan
- → Kesulitan dalam menyusun pembuktian hukum terhadap kecurangan
Skema dan indikator kecurangan yang ada di
seluruh proses pengadaan*
Skema kecurangan dapat berlangsung dalam
berbagai bentuk
• Sederhana dan Kompleks
- Sederhana: Mengabaikan pengiriman barang ke lokasi sesuai yang dijanjikan.
- Kompleks: Merekayasa proses evaluasi yang dilakukan oleh beberapa evaluator yang berpihak pada perusahaan Anda.
• Beberapa Pelaku dan Banyak Pelaku
- Beberapa pelaku: Satu pejabat pengadaan secara rahasia memanipulasi dokumen penawaran untuk menguntungkan satu penyedia
- Banyak pelaku: komisi ilegal berlapis (multi-layered kickback ) untuk memenangkan proyek konstruksi dengan banyak pengelola pengadaan yang disuap oleh perusahaan konstruksi besar selama 10 tahun.
• Dampak Kecil dan Dampak Besar
- Dampak kecil: Keponakan pejabat pengadaan bekerja di perusahaan penyedia yang menyampaikan penawaran.
- Dampak besar: Pejabat pengadaan yang dahulu bekerja di perusahaan penyedia yang menyampaikan penawaran.
Lingkup, skala, dan dampak kecurangan
dalam pengadaan di Indonesia sangat besar
Kecurangan timbul di berbagai tingkat
pemerintahan di Indonesia
Pada tahun 2011, Jembatan Kutai Kartanegara
di Kalimantan ambruk sepuluh tahun setelah
pembangunannya dengan korban paling tidak
20 orang yang diduga karena praktik korupsi
dalam proses pengadaan.
Pada tahun 2009, pejabat pemerintah dihukum
enam tahun penjara oleh pengadilan karena
merekayasa dokumen penawaran untuk
kepentingan pribadi.
Pada tahun 2013, anggota Mahkamah Agung di
Indonesia ditangkap dengan tuduhan
penyuapan. Lebih dari $200.000 uang tunai
ditemukan di rumahnya.
Tidak ada negara yang bebas dari korupsi dan
68% memiliki masalah korupsi yang parah
Indonesia mengalami perbaikan walau
peringkatnya masih di bawah secara global
Akibat yang ditimbulkan kecurangan sangat
luas pengaruhnya
- Kurangnya kepercayaan pada sistem pemerintahan
- Dana masuk ke kantong pribadi dan bukan untuk pekerjaan umum dan pembangunan infrastruktur bagi masyarakat
- Kurangnya investasi dalam dan luar negeri karena adanya risiko dari suap dan korupsi
- Hilangnya proses dan prosedur yang diperlukan untuk menjalankan tupoksi dengan semestinya
- Pasar yang anti-kompetisi yang membatasi kewirausahaan dan pertumbuhannya
- Hilangnya moral pegawai jujur dan reputasi organisasi
Seperti risiko, deteksi awal adalah kuncinya
Pemangku kepentingan dalam proses
pengadaan mungkin adalah korban atau
pelaku dalam kecurangan
Ingat! Anda bertanggung jawab untuk
melindungi proses pengadaan
SESI 2
SKEMA DAN INDIKATOR KECURANGAN PADA TAHAP PERENCANAAN DAN
PENYUSUNAN DOKUMEN PENGADAAN
Tahap perencanaan dan penyusunan dokumen
pengadaan/ dokumen penawaran memiliki risiko
khusus dan rentan terjadi kecurangan dan korupsi
Perbaikan peristiwa risiko seperti kecurangan
tidak menghabiskan biaya besar jika
dilakukan di tahap awal proses pengadaan
Contohnya:
Di Amerika Serikat, Inspektur Jendral Department of
Veterans Affairs (VA) menemukan Wakil Kepala
Pengadaan dalam departemen tersebut terlibat dalam
kecurangan pengadaan sebelum dan sesudah
menduduki posisi dalam VA.
Wakil Kepala tersebut melanggar peraturan akuisisi
Pemerintah Federal Amerika Serikat ketika dia
memaksa staf pengadaan di bawah wewenangnya
untuk memberi preferensi dan menetapkan
pemenang kontrak untuk pelayanan lela
Dia memaksa stafnya dalam beberapa surel dan permintaan untuk memberikan kontrak walaupun bagian TI dari VA
pada saat itu sedang mengembangkan solusi reverse auction khusus untuk departemen tersebut. Dia terlibat dalam
konflik kepentingan ketika dia secara tidak etis bertindak sebagai agen FedBid dalam urusan Pemerintah,
mengungkapkan informasi VA non-publik kepada pihak yang tidak berwenang secara tidak etis, dan
menyalahgunakan posisinya dan sumber daya VA untuk keuntungan pribadi.
Selain itu, dia bersekongkol dengan eksekutif FedBid untuk memaksa atasannya untuk menggunakan kembali
FedBid setelah atasannya moratorium atas penggunaan FebBid dalam VA.
Keinginan untuk korupsi seringkali memicu
perekayasaan persyaratan dalam instansi
pengadaan pemerintah
Deskripsi:
Dokumen pengadaan dengan persyaratan
yang telah dimanipulasi (oleh pejabat
pemerintah yang korup) untuk memihak atau
menghilangkan syarat tertentu untuk
menguntungkan satu penyedia tertentu.
Indikator:
- Persyaratan yang sangat mirip sekali dengan jasa atau tenaga kerja yang disediakan oleh penyedia tersebut
- Persyaratan yang menyimpang dari persyaratan yang biasa digunakan untuk barang/jasa ini
- Keluhan dari penawar lainnya
Perekayasaan persyaratan (lanjutan)
Lingkungan:
Lingkungan dengan pejabat pemerintah
yang dapat beroperasi secara
independen tanpa badan pengawas
merupakan lingkungan berisiko kecil dan
keuntungan besar untuk melakukan
perekayasaan persyaratan.
Contoh:
TNI membeli beberapa kapal penjaga pantai. Ahli teknis membuat
persyaratan yang membatasi, sehingga pembelian kapal hanya
mungkin dilakukan dari satu penyedia karena berat kapal dan standar
kecepatan kapal yang sangat restriktif. Penyedia yang gagal memberi
keluhan dan terungkap bahwa ada perekayasaan spesifikasi.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik perekayasaan persyaratan?
- Pengelola pengadaan harus tetap waspada terhadap perekayasaan persyaratan ketika meninjau dokumen pengadaan dan dokumen evaluasi.
- Tetap waspada terhadap tren pasar dan ketahui tentang jenis barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa yang Anda ingin peroleh.
- Jika persyaratan terlalu luas atau terlalu spesifik, coba untuk mencari informasi tambahan dan/atau menyarankan untuk melakukan riset pasar lanjutan.
- Dengar keluhan dari penyedia dengan serius dan selidiki klaim penyedia tersebut tentang adanya perekayasaan. Akan tetapi, perlu diingat bahwa penyedia yang gagal sering mengklaim bahwa ada perekayasaan untuk menangguhkan penetapan pemenang kepada penyedia saingannya, bahkan ketika tidak ada bukti adanya kecurangan.
Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting)
merupakan cara umum yang digunakan pengelola
pengadaan untuk mengarahkan proses pengadaan
Deskripsi:
Persyaratan dan kontrak terkait dibagi ke dalam
kelompok yang lebih kecil untuk memastikan
biaya tetap di bawah batasan biaya tertentu
atau untuk menghindari pengawasan
tambahan.
Indikator:
- Beberapa penawaran disampaikan secara berkala dan nilainya sedikit di bawah batas nilai pengadaan yang telah ditetapkan dalam peraturan
- Persyaratan barang/jasa yang biasanya berada dalam satu paket telah dibagi-bagi, terutama bila barang/jasa tersebut disampaikan oleh penyedia yang sama
Pemecahan paket pengadaan (purchase
splitting), (lanjutan)
Lingkungan:
Pemecahan paket pengadaan (purchase splitting)
dapat terjadi dalam lingkungan apa pun karena hal
ini tidak sulit dilakukan oleh pengelola pengadaan
meskipun kecurangan seperti ini lebih mungkin
terjadi karena adanya pengawasan yang terbatas.
Contoh:
- Pengadaan tong sampah biasanya mencakup bahan aluminium dan plastik dengan nilai $12.000 untuk satu kali pengiriman
- Batas nilai yang dapat disetujui sebagai pengadaan sederhana adalah $10.000
- Dalam kasus ini, pengelola pengadaan akan membagi dua kontrak menjadi satu kontrak untuk tong sampah aluminium senilai $6.000 dan satu kontrak lagi untuk tong sampah plastik senilai $6.000 untuk menghindari kesulitan proses persetujuan.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik pemecahan paket pengadaan?
Lihat data:
- Bandingkan nilai pengadaan dengan ambang batas yang relevan.
- Bandingkan paket pengadaan di masa lalu dengan saat ini.
- Perhatikan pemesanan berkelompok untuk satu penyedia
Untuk borongan (bundling), perhatikan pengelompokan
persyaratan yang tidak semestinya. Jika persyaratan
tersebut dipisah, mungkin dapat menghasilkan
kompetisi yang lebih besar.
Kolusi dalam pengadaan memberikan contoh
sulitnya mendeteksi kecurangan
Deskripsi:
Perjanjian rahasia antar para
penyedia untuk membagi pekerjaan
dan menggelembungkan harga
seringkali dibantu oleh pejabat
pemerintah.
Indikator:
- Pola pengadaan yang tidak seperti biasanya
- Penawaran yang masuk harganya selalu tinggi atau rendah
- Pemenang berotasi secara teratur dalam satu pasar atau pemenangnya selalu penyedia yang sama Penyedia yang gagal menjadi subpenyedia
- Beberapa penawaran yang masuk sangat mirip bentuknya
Kolusi dalam pengadaan (lanjutan)
Lingkungan:
Kolusi lebih umum terjadi dalam
pasar tertutup dengan penyedia
yang mempunyai kendali lebih
besar dalam wilayah tertentu.
Contoh:
Tiga penyedia obat-obatan memasok obat ke tiga rumah sakit utama di
sebuah pulau. Setiap rumah sakit menerima penawaran dari salah satu
penyedia. Penawaran selalu distruktur sedemikian rupa sehingga
Penyedia A selalu menjadi penyedia untuk rumah sakit A dan Penyedia
B selalu menjadi penyedia untuk rumah sakit B. Hal ini dikenal dengan
Pembagian Pasar (Market Division).
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
praktik kolusi dalam pengadaan?
Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau
memberikan penawaran rendah dengan sengaja (untuk mencoba
mencegah kolusi)
Lihat dokumentasi fisik:
- - Bandingkan dokumen penawaran dan cari kesamaan dalam format, bahasa dan warna.
- - Cari alamat, nomor yang sama
Staf antar ULP dapat bekerja sama dan waspada terhadap harga
penawaran tinggi tanpa penjelasan yang masuk akal dan terus
menerus atau pola penawaran yang tidak biasa.
Audit penyedia yang menjadi pemenang untuk mencari bukti
adanya kolusi.
Tidak mengikutsertakan penyedia tertentu (vendor
exclusion) melibatkan pengelola pengadaan yang
membantu penyedia secara berpihak
Deskripsi:
Penyedia dapat tidak diikutsertakan dalam proses
penawaran oleh pejabat yang korup yang berpihak
pada penyedia tertentu
Indikator:
Hanya sedikit jumlah dokumen penawaran
yang diterima
Keluhan dari penyedia lain
Teknik yang digunakan:
Unreasonably large or small contracts (split purchases)
- Kontrak besar atau kecil yang tidak wajar (pemecahan paket pengadaan)
- Periode penawaran yang pendek secara tidak wajar
- Iklan pengadaan yang terbatas
- Persyaratan atau diskualifikasi yang ketat dan tidak wajar
Tidak mengikutsertakan penyedia tertentu
(vendor exclusion)
Lingkungan:
Lingkungan pengadaan dengan
panduan dan proses yang kurang
konsisten sehingga memberikan celah
bagi pejabat yang korup.
Contoh:
Kasus berikut dapat menjadi contoh
walau tidak mungkin terjadi di Indonesia:
- Pengelola pengadaan dengan sengaja mengiklankan permintaan penawaran di koran kecil hanya dalam beberapa hari
- 2Hanya dua penyedia yang memberikan proposal dan hal ini memudahkan penyedia yang diistimewakan untuk menang
- 3Penyedia yang diistimewakan kemudian memberikan komisi (kickback) kepada pengelola pengadaan
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik tidak mengikutsertakan penyedia
tertentu (vendor exclusion)?
Wawancara penyedia yang mengeluh atau menyediakan bukti
taktik pengecualian dari penyedia lainnya
Periksa dokumentasi untuk mencari indikator ‘red flag’
- - Kontrak besar atau kecil yang tidak wajar (pemecahan paket pengadaan).
- - Periode penawaran yang pendek secara tidak wajar
- - Iklan pengadaan yang terbatas
- - Persyaratan atau diskualifikasi yang ketat secara tidak wajar
Tentukan bila jumlah penawaran yang wajar telah diterima
Tentukan bila penyedia didiskualifikasi tanpa alasan atau atas
alasan yang tidak penting
Klaim palsu adalah istilah umum untuk
“kebohongan”
Deskripsi:
Pernyataan yang dilebih-lebihkan atau
dipalsukan secara keseluruhan
tentang pengalaman dan kemampuan
tenaga kerja atau penyedia, ‘mark-up’
tagihan atau biaya, atau dokumentasi
palsu terkait penyelesaian pekerjaan.
Indikator:
- Barang atau jasa yang di bawah standar
- Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau telah direkayasa
- Kurangnya dokumentasi
- Kegagalan pengujian atau inspeksi
Klaim palsu (lanjutan)
Lingkungan:
Klaim palsu lebih mungkin terjadi di
lingkungan yang kurang memiliki
pengawasan yang memadai atau
menyulitkan pengawasan
Contoh:
Dokumentasi untuk pengiriman
pemesanan lapisan meja marmer sulit untuk dibaca dan terlihat telah
direkayasa. Setelah inspeksi dilakukan di lokasi, marmer yang dikirim
kurang 10% dari jumlah yang dijanjikan dan stok marmer juga terdapat
kehilangan dengan jumlah yang sama. Hal ini mengindikasikan adanya
penyalahgunaan.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik klaim palsu?
Lakukan uji tuntas dengan pemeriksaan latar belakang penyedia
yang ada saat ini.
Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau
menyerahkan bukti klaim palsu yang dilakukan penyedia lain
Periksa dokumentasi untuk mencari indikator ‘red flag’
- - Dokumentasi yang tidak benar, tidak akurat atau direkayasa
- - Kegagalan pengujian atau inspeksi
- - Adanya duplikat tagihan
- - Kelebihan atau kekurangan pembayaran
Verifikasikan secara independen kebenaran dari tagihan yang
diterima.
SESI 3
SKEMA DAN INDIKATOR KECURANGAN PADA TAHAP EVALUASI DAN PENETAPAN
PEMENANG
Peluang kecurangan dan korupsi dalam
tahapan evaluasi dan penetapan pemenang
Skema kecurangan paling tepat diungkapkan
dengan menelusuri sumber yang dekat
dengan indikatornya
• Pengamatan langsung oleh pengelola pengadaan
• Analisis data
• Pembuktian teknis
• Petunjuk dari whistle-blowers (penyedia, pegawai
pemerintah, masyarakat)
• Audit dan penyelidikan sekunder
- - Seperti dalam contoh terkait kasus di Kementerian Urusan Veteran (Veteran Affairs), penyimpangan biasanya terungkap dengan menyelidiki dugaan
Suap dan komisi (kickback) memengaruhi
keputusan yang diambil oleh pejabat korup
dan penyedia yang melangar hukum
Deskripsi:
Pembayaran berupa uang atau hadiah yang
diberikan untuk memengaruhi tindakan pihak
lain agar berpihak pada pemberi pembayaran.
Komisi (kickback) secara khusus merujuk pada
uang suap yang dibayar selama jangka waktu
tertentu secara bertahap.
Indikator:
- Penetapan pemenang atau persyaratan yang tidak wajar dan tanpa justifikasi
- Kebocoran informasi atau modifikasi di detik-detik terakhir pemasukan penawaran
- Tekanan atau bujukan dari Pengelola Pengadaan yang mencurigakan
- Penundaan dalam negosiasi kontrak
Suap dan komisi (kickback), (lanjutan)
Lingkungan:
Tidak ada lingkungan tertentu yang
mendasari suap. Namun, pemberian
suap dan komisi lebih mungkin terjadi di
lingkungan dengan risiko yang rendah
dan keuntungan yang tinggi
Contoh:
Seorang Pengelola Pengadaan untuk proyek konstruksi di kota
meminta penyedia untuk menyediakan apartemen baru kepada ketua
ULP untuk pemrosesan dana terkait kontrak yang berlangsung. Nilai
kontrak dengan sengaja di-mark up agar penyedia mendapatkan dana
ekstra.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik pemberian suap dan komisi
(kickback)?
- Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan bukti pemberian suap atau komisi (kickback) yang dilakukan penyedia lainnya.
- Laksanakan uji tuntas atas pemeriksaan latar belakang dan secara khusus periksa apakah penyedia pernah dicabut izin usahanya dan/atau pegawai atau pejabat memiliki gaya hidup yang melampaui kewajaran.
- Secara penuh kehati-hatian pantau penyedia dan pejabat pemerintah yang diduga menunjukkan indikator
- Telusuri pembayaran yang tidak wajar yang melalui agen, subpenyedia atau konsultan atau mark-up tagihan yang mungkin digunakan untuk meberikan suap.
- Jika perlu, lakukan investigasi keuangan terhadap pejabat yang dicurigai dan seluruh rantai kecurangan dengan menghubungkan pembayaran yang tidak wajar dengan proses yang dipengaruhi tindakan korup tersebut.
Konflik Kepentingan
Deskripsi:
Konflik kepentingan terjadi ketika
Pengelola Pengadaan dan penyedia
mempunyai kepentingan yang
dirahasiakan
Indikator:
- Penetapan pemenang atau persyaratan yang tidak wajar atau tanpa justifikasi.
- Tekanan, bujukan atau tingkah laku yang mencurigakan dari Pengelola Pengadaan atau penyedia
- Kebocoran informasi
Konflik Kepentingan (lanjutan)
Lingkungan:
Tidak ada lingkungan tertentu yang
mendasari konfilk kepentingan. Akan
tetapi, konflik kepentingan lebih
mungkin terjadi pada lingkungan
dengan risiko yang rendah dan
keuntungan yang tinggi
Contoh:
Seorang pengelola pengadaan, melalui gabungan pemecahan paket
pengadaan dan penetapan pemenang tanpa justifikasi, memberikan
kontrak senilai lebih dari $5 juta untuk perusahaan batubara setempat
selama 10 tahun. Reviu keuangan perusahaan tambang batubara
tersebut menunjukkan bahwa saudara laki-laki Pengelola Pengadaan
adalah salah satu pemilik dari pertambangan tersebut.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
konflik kepentingan?
- Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan bukti adanya konflik kepentingan penyedia lainnya.
- Laksanakan uji tuntas atas pemeriksaan latar belakang dan secara khusus periksa apakah penyedia pernah dicabut izin usahanya dan/atau pegawai atau pejabat memiliki gaya hidup yang melampaui kewajaran.
- Secara penuh kehati-hatian pantau penyedia dan pejabat pemerintah yang diduga menunjukkan indikator kecurangan ini
- Jika perlu, lakukan investigasi keuangan terhadap pejabat yang dicurigai dan seluruh rantai kecurangan dengan menghubungkan pembayaran yang tidak wajar dengan proses yang dipengaruhi tindakan korup tersebut.
Penawaran yang tidak seimbang (unbalanced
bidding)
Deskripsi:
Penyedia memanipulasi penentuan
harga satuan barang/jasa dalam suatu
penawaran untuk memenangkan kontrak
atau memperbaiki kondisi keuangan
penyedia di masa mendatang.
Indikator:
- Satuan barang/jasa dengan harga yang tidak biasa atau terlalu tinggi atau rendah untuk barang/jasa tersebut
- Harga penawaran yang terlalu bervariasi
- Sering ada pekerjaan tambah/kurang (change order)
Penawaran yang tidak seimbang (lanjutan)
Lingkungan:
Penyedia dan Pengelola Pengadaan
berkomunikasi dengan erat agar penyedia
dapat mengumpulkan informasi untuk
kepentingan mereka atau untuk
memengaruhi pejabat pemerintah
Contoh:
Penyedia menyuap seorang pengelola pengadaan junior untuk
mendapatkan informasi tentang sambungan pipa mana yang tidak
diperlukan untuk suatu proyek irigasi besar. Penyedia memberikan
harga rendah untuk sambungan pipa yang tidak diperlukan tersebut
dalam penawaran mereka, sehingga harga keseluruhan yang mereka
tawarkan lebih rendah. Penyedia ini pun kemudian ditetapkan sebagai
pemenang. Sambungan pipa dengan harga rendah tersebut tidak
pernah harus disediakan oleh penyedia.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
praktik penawaran yang tidak seimbang
(Unbalanced bidding)?
Periksa telepon, email dan buku pengunjung untuk menentukan apakah
penyedia melakukan komunikasi yang tidak wajar dengan pejabat
pemerintah selama proses penawaran.
Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan adanya spesifikasi
yang tidak jelas atau tidak memadai atau telah menyediakan bukti
tambahan adanya skema penawaran yang tidak seimbang (unbalanced
bidding).
Periksa dokumen berikut untuk mencari indikator penawaran yang tidak
seimbang (unbalanced bidding)
- Barang/jasa dengan harga yang tidak biasa atau terlalu tinggi atau rendah
- Harga penawaran yang terlalu bervariasi
- Sering ada pekerjaan tambah/kurang (change order)
Manipulasi penawaran
Deskripsi:
Setelah menerima penawaran dari
penyedia, pengelola pengadaan
memanipulasi penawaran atau proses
evaluasi untuk menguntungkan
penyedia tertentu
Indikator:
- Justifikasi penetapan pemenang yang tidak meyakinkan atau lemah
- Kriteria evaluasi berubah-ubah
- Hilangnya informasi atau dokumen
- Campur tangan beberapa pihak.
Manipulation of bids, cont.
Lingkungan:
Manipulasi penawaran kondusif terjadi
di lingkungan yang proses evaluasi
tidak dipahami atau tidak dikendalikan
dengan baik dan proses pengendalian
dokumen yang lemah.
Contoh:
Seorang pejabat pengadaan senior mendiskualifikasikan 3 dari 4
penyedia dengan alasan ketiga penyedia tersebut tidak menyerahkan
informasi yang lengkap. Kontrak diberikan kepada penyedia yang
tersisa yang sebelumnya telah memberikan uang suap kepada pejabat
pengadaan senior tersebut.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik manipulasi penawaran?
Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau memberikan bukti adanya
manipulasi penawaran yang dilakukan penyedia lainnya atau pejabat.
Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator manipulasi penawaran:
- - Berita acara pembukaan dokumen penawaran
- - Berita acara evaluasi dokumen penawaran
- - Salinan penawaran yang gagal
Bandingkan penawaran yang gagal dengan dokumen penawaran dalam berkas
kegiatan evaluasi pengadaan
Periksa penawaran yang gagal dan berita acara evaluasi dokumen penawaran
untuk mendeteksi indikator perubahan atau manipulasi seperti perubahan skor,
kesalahan perhitungan, dll.
Waspada terhadap permintaan untuk memperpanjang batas pemasukan
penawaran.
Penetapan pemenang tanpa justifikasi
Deskripsi:
Tindakan mengarahkan penetapan
pemenang kepada penyedia tertentu
dan mendukung keputusan melakukan
penetapan pemenang tanpa justifikasi
atau berdasarkan tindak kecurangan.
Indikator:
- Beberapa penetapan pemenang tanpa justifikasi kepada satu penyedia atau beberapa penyedia.
- Pengadaan di bawah batasan untuk melakukan pengadaan yang kompetitif
- Justifikasi Penetapan pemenang yang lemah
- Keluhan dari penyedia lain
Penetapan pemenang tanpa justifikasi
(lanjutan)
Lingkungan:
Penetapan pemenang tanpa justifikasi
mudah untuk dilaksanakan di
lingkungan yang proses justifikasi dan
dokumentasi lebih lemah.
Contoh:
Lima kontrak diberikan kepada sebuah perusahaan kecil selama jangka
waktu tertentu untuk pengadaan jasa kebersihan jalan. Setiap kontrak
bernilai tepat 10% di bawah batasan untuk melakukan pengadaan
kompetitif, padahal banyak perusahaan pemberi jasa kebersihan jalan
di pasar penyedia.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
praktik penetapan pemenang tanpa justifikasi?
Cari pola penetapan pemenang yang tidak wajar kepada penyedia
yang sama, terutama jika ada perintah pekerjaan tambah/kurang
(change order) yang akan menaikkan harga keseluruhan
berdasarkan kontrak tersebut di kemudian hari.
Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau
menyerahkan bukti adanya penetapan pemenang tanpa justifikasi
Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator kecurangan
- Ambang batas nilai pengadaan - Permintaan, justifikasi dan persetujuan penetapan pemenang
- Perintah pekerjaan tambah/kurang (change order)
SESI 4
SKEMA DAN INDIKATOR KECURANGAN PADA TAHAP ADMINISTRASI DAN
PENGELOLAAN KONTRAK
Kegiatan administrasi dan pengelolaan kontrak
harus dilakukan dengan penuh kehati-hatian
Penyalahgunaan perintah pekerjaan
tambah/kurang (change order)
Deskripsi:
Ketika perubahan dilakukan terhadap
kontrak yang sedang berlangsung
untuk menguntungkan satu penyedia
atau untuk meningkatkan volume
pekerjaan melalui perintah pekerjaan
tambah/kurang (change order)
Indikator:
- Kontrak dengan harga rendah dan/atau penyedia tunggal semakin meningkat volume pekerjaannya setelah penetapan pemenang.
- Perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang lebih sering dari biasanya
- Kurangnya justifikasi untuk perubahan terkait
Penyalahgunaan perintah pekerjaan
tambah/kurang (change order), (lanjutan)
Lingkungan:
Penyalahgunaan perintah pekerjaan
tambah/kurang (change order) biasa
terjadi di lingkungan dengan proses
persetujuan kontrak yang lemah, sehingga
perubahan karena adanya praktik
kecurangan dapat dilakukan.
Contoh:
Suatu penyedia meyakinkan seorang pejabat pengadaan untuk memberikan
kontrak pengolahan air kepada penyedia tersebut atas dasar penawaran
dengan harga terendah. Agar pejabat pengadaan tersebut setuju untuk
meningkatkan nilai kontrak setelah penetapan pemenang, pejabat pengadaan
tersebut akan menerima komisi (kickback) setelah kontrak diberikan dan
penambahan nilai kontrak.
Apa yang Anda dapat lakukan untuk melawan
praktik penyalahgunaan perintah pekerjaan
tambah/kurang (change order)?
Gunakan dan pantau lembar kerja yang merekam jejak nilai dan jumlah perintah
pekerjaan tambah/kurang (change order) yang dilakukan dan pejabat yang
memberikan persetujuan
Cari pola penetapan pemenang yang tidak wajar kepada penyedia yang sama,
terutama jika ada perintah pekerjaan tambah/kurang (change order) yang akan
menaikkan harga keseluruhan berdasarkan kontrak tersebut di kemudian hari.
Wawancara penyedia yang menyampaikan keluhan atau menyerahkan bukti adanya
penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang (change order
Periksa dokumen berikut untuk mendeteksi indikator penyalahgunaan
- - Permintaan penawaran
- - Berita acara evaluasi dokumen penawaran
- - Dokumentasi penetapan pemenang
- - Kontrak
- - Permintaan, persetujuan dan pembayaran perintah pekerjaan tambah/kurang (change order)
Kecurangan dalam tagihan bersifat
sederhana, namun sering tidak terdeteksi
Deskripsi:
Terjadi ketika penyedia atau pengelola pengadaan menduplikasi unsur-unsur proses pengadaan dengan tujuan mendapatkan tambahan keuntungan
Terjadi ketika penyedia atau pengelola pengadaan menduplikasi unsur-unsur proses pengadaan dengan tujuan mendapatkan tambahan keuntungan
Indikator:
- Banyak tagihan ganda untuk satu barang atau jasa
- Banyak pemesanan (call-off) untuk satu barang atau jasa
- Dokumen yang terlihat diduplikasi atau dipalsukan
- Ketidaksesuaian dokumentasi
Kecurangan dalam tagihan (lanjutan)
Lingkungan:
Kecurangan dalam tagihan dapat
terjadi hanya apabila pengelola
pengadaan bekerja dalam lingkungan
yang tidak memiliki dokumentasi,
pengawasan, atau sistem check and
balance yang efektif .
Contoh:
- Sebuah perusahaan batu kerikil dikontrak untuk mengangkut muatan batu kerikil ke lokasi pembangunan jalan sesuai kebutuhan tim proyek
- Perusahaan batu kerikil itu menagih pemerintah untuk membayar 2 muatan lebih banyak setiap bulan agar memperoleh lebih banyak keuntungan. Unit pengadaan yang sibuk tidak menyadari duplikasi penagihan tersebut.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
praktik kecurangan dalam tagihan?
Kajilah dokumen administrasi (tagihan, bukti pembayaran, laporan
inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ kecurangan
- Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk:
• Pembayaran berulang dalam periode waktu yang sama
• Banyak tagihan berisi informasi yang mirip atau tidak benar
• Ketidaksesuaian antara tagihan dan pembayaran
(kelebihan atau kekurangan dalam pembayaran)
Lakukan uji tuntas dan pemeriksaan latar belakang
Mewawancara staf penyedia untuk mendapatkan keterangan lebih
lanjut tentang hasil pekerjaan atau tagihan tertentu
Kegagalan memenuhi persyaratan mungkin
disebabkan kecurangan dan berdampak pada
Value for Money
Deskripsi:
Setiap kali penyedia tidak
menyampaikan barang/jasa sesuai
dengan yang dijanjikan dalam kontrak
dan menutupi hal tersebut
Indikator:
- Tidak lulus inspeksi atau adanya keluhan dari pemangku kepentingan
- Kurangnya bukti atau dokumentasi pengendalian mutu
- Kurangnya transparansi dari penyedia
- Keuntungan yang tinggi
Kegagalan untuk memenuhi persyaratan
(lanjutan)
Lingkungan:
Penyedia sering mendapatkan peluang
untuk melakukan penyimpangan dalam
memenuhi persyaratan karena unit
pengadaan dikenal memiliki
pengawasan yang longgar
Contoh:
- Suatu penyedia dikontrak untuk membangun sekolah di desa. Setelah 6 bulan dilakukan inspeksi independen
- Inspeksi tersebut menunjukkan adanya penyimpangan dalam pembangunan fondasi gedung, sehingga gedung tersebut harus diruntuhkan
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
kecurangan dalam kegagalan pemenuhan
persyaratan?
Mewawancarai siapapun yang mengajukan keluhan untuk
memperoleh informasi
Melakukan pengujian dan inspeksi mendadak, dan menghubungi
pelanggan untuk mengkonfirmasikan pengiriman
Kajilah dokumen administrasi (spesifikasi, laporan kelengkapan,
inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’
- Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk
- Ada dokumentasi dan hasil pengujian yang hilang atau diubah
- Kegagalan, keluhan, atau produk yang ditolak lebih sering dari biasanya
- Ada stok barang yang tidak digunakan
Penyedia fiktif dapat beroperasi dalam
lingkungan yang kurang pengawasan
Deskripsi:
Pembuatan penyedia palsu oleh
seorang pejabat untuk menyediakan
layanan palsu atau sebagai perantara
antara penyedia resmi dan pembeli.
Indikator:
- Kurangnya informasi atau latar belakang ‘perusahaan’
- Pembelian berskala kecil untuk pengujian kemudian ada kontrak yang berskala besar
- Dokumen perusahaan dan tagihan yang mencurigakan
- Adanya layanan yang tidak terdefinisi atau tidak diperlukan
Fictitious vendors, cont.
Lingkungan:
Penyedia fiktif hanya dapat terjadi jika
proses penegakan hukum jarang
dilakukan terhadap pengelola pengadaan.
Uji tuntas dalam pengelolaan kontrak
merupakan metode terbaik untuk
mengungkap keadaan seperti ini
Contoh:
- Suatu penyedia dikontrak untuk menyediakan jasa keamanan di lokasi bantuan internasional ternyata diketahui hanya merupakan perantara fiktif antara G4S (perusahaan jasa keamanan) dan pemerintah
- Penyedia fiktif memberikan kontrak kepada subpenyedia bernama G4S. Pemilik penyedia fiktif yang mengambil keuntungan besar dari kontrak tersebut adalah pejabat pengadaan yang menetapkan pemenang kontrak
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
skema penyedia fiktif?
Lakukan uji tuntas pemeriksaan latar belakang penyedia
Lakukan kunjungan mendadak ke alamat perusahaan yang
tercantum
Mengkaji tagihan dari penyedia yang tidak dapat diverifikasi
- Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk:
- Tagihan yang tidak profesional
- Tidak ada nomor telepon, fax, atau alamat email
- Adanya cek dengan dua kali pengesahan
- Pembelian sedikit di bawah batas jumlah wajib periksa
Penggantian barang/jasa dengan barang/jasa
yang mutunya lebih rendah merupakan
skema kecurangan yang umum dilakukan
Deskripsi:
Ketika barang/jasa yang dijanjikan diganti
dengan barang/jasa yang bermutu lebih
rendah oleh penyedia atau melalui kolusi
dengan pengelola pengadaan
Indikator:
- Tidak lulus inspeksi dan/atau adanya keluhan pelanggan
- Biaya perbaikan tinggi karena banyak barang yang cacat
- Mutu barang atau jasa yang jelas terlihat lebih rendah
- Dokumentasi pengelolaan kontrak yang mencurigakan
Penggantian produk (lanjutan)
Lingkungan:
Penggantian produk mudah luput dari
perhatian dalam lingkungan di mana
para pengelola pengadaan dan/atau
unit pengadaan sibuk dan diburu oleh
waktu dalam melakukan pekerjaan
Contoh:
- Sebuah pengadaan baling-baling helikopter mensyaratkan penggunaan ball bearing dari bahan titanium. Ketika diinspeksi setelah terjadi kerusakan, ditemukan bahwa ball bearing terbuat dari aluminium, produk yang jauh lebih murah
- Penyedia baling-baling memberikan barang bermutu lebih rendah dengan harga tinggi, dan membahayakan hidup orang
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
kecurangan dalam penggantian produk?
- Mewawancara siapapun yang menyampaikan keluhan untuk memperoleh informasi
- Melakukan pengujian dan inspeksi fisik, dan menghubungi pelanggan untuk mengkonfirmasi pengiriman
- Mengkaji dokumentasi administrasi (spesifikasi, tagihan, laporan inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ kecurangan ini
- Pembelian komponen dengan mutu di bawah standar
- Kegagalan, keluhan, atau produk yang ditolak lebih banyak dari biasanya
- Kemasan produk secara generik
- Pengujian yang tidak memenuhi standar dilakukan oleh penyedia dan pengelola kontrak
Penyedia atau pejabat dapat melakukan
pembelian untuk kepentingan pribadi atau yang
tidak diperlukan dengan menggunakan dana
pemerintah
Deskripsi:
Ketika seorang pejabat atau penyedia
menggunakan kontrak pemerintah dan dana
dan/atau wewenang untuk membeli barang/jasa
untuk kepentingan pribadi
Indikator:
- Adanya pesanan pembelian yang mencurigakan atau tidak terduga yang tercantum dalam tagihan
- Kebutuhan yang tidak berkaitan atau tidak diperlukan, seperti peralatan rumah tangga
- Tekanan atau bujukan yang mencurigakan dari penyedia untuk menyetujui pembelian kecil
Pembelian untuk kepentingan pribadi
atau yang tidak diperlukan (lanjutan)
Lingkungan:
Tidak ada lingkungan khusus yang dapat
menyebabkan terjadinya pembelian untuk
kepentingan pribadi. Namun, kontrak dengan volume
besar dan pengawasan yang longgar dapat
meningkatkan kemungkinan terjadinya kecurangan
ini.
Contoh:
- 1. Seorang manajer tingkat menengah dari sebuah perusahaan gula mengajukan pembelian layar LCD untuk penyedia di lokasi kerja
- 2. Pembelian tersebut disetujui oleh pejabat pengadaan tapi ternyata tidak dikirimkan ke lokasi kerja, tetapi ke manajer tersebut.
Apa yang dapat Anda lakukan untuk melawan
praktik pembelian untuk kepentingan pribadi
atau yang tidak diperlukan?
Mengkaji dokumen administrasi (tagihan, laporan pengiriman,
inspeksi) untuk mendeteksi indikator ‘red flag’ kecurangan ini
- Indikator ‘red flag’ kecurangan ini termasuk:
- • Pembelian barang konsumsi yang tidak biasa
- • ‘Pengembalian barang’ dalam jumlah besar
- • Lokasi pengiriman yang tidak biasa
Memantau pembelanjaan dan gaya hidup penyedia dan pengelola
pengadaan
SESI 5
UPAYA-UPAYA UNTUK MENGATASI KECURANGAN
Pelanggar dapat dikenakan konsekuensi
berupa sanksi pidana
Konsekuensi berupa sanksi non-pidana juga
dapat dikenakan
Konsekuensi berupa sanksi non-pidana pada umumnya:
- Pelanggar diskors dari proyek
- Penyedia diskors dari lelang pengadaan
- Individu pelaku pelanggaran dilarang untuk terlibat dalam pengadaan barang/jasa
- Penyedia dilarang sepenuhnya untuk mengikuti pengadaan barang/jasa
- Pelanggar dipecat dari jabatan
Tergantung apakah hasil dari tindak
kecurangan lebih besar dari risikonya
Pengelola pengadaan dapat memanfaatkan
praktik-praktik terbaik untuk mengurangi
terjadinya kecurangan dan dampak negatifnya
- Mengkaji kegiatan operasional internal: perbaiki proses dan prosedur mematuhi peraturan Mengenali bisnis Anda: Ikuti perkembangan tren pasar dan harga untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa yang Anda lakukan
- Melakukan dokumentasi yang benar dan lengkap
- Mengelola kontrak dengan baik dan memantau kinerja penyedia
Praktik terbaik termasuk memperbaiki proses
pengadaan
Kenali bisnis Anda dan para penawar
Pemahaman pasar dengan baik dapat mencegah tindak kecurangan
karena sesuatu yang di luar standar akan mudah terlihat:
- Daftar penyedia yang telah disetujui dapat membantu membangun hubungan kepercayaan dengan penyedia dan menghindari pihak-pihak yang berbuat curang (penyedia fiktif)
- Mengetahui perilaku dalam melakukan penawaran dan penagihan dapat membantu mendeteksi inkonsistensi (tagihan palsu)
- Memiliki hubungan yang erat dengan orang-orang yang mengelola dan menjalankan perusahaan penyedia dapat mengurangi kecurangan, walaupun juga berisiko membangun kolusi
Memperkuat dan memastikan konsistensi
dalam dokumentasi
Dokumentasi, prosedur, dan proses yang baik:
- Dengan dokumentasi yang baik, setiap keputusan, transaksi, dan evaluasi tersedia untuk audit atau reviu jika diperlukan (manipulasi penawaran)
- Memastikan setiap pengadaaan ditangani dengan baik setiap waktu. Hal ini membuat segala ketidaksesuaian, pola yang mencurigakan, atau tindakan di luar kebiasaan terlihat lebih jelas (penyalahgunaan perintah pekerjaan tambah/kurang/change order)
Memastikan prosedur inspeksi dan
penerimaan dicantumkan dalam kontrak dan
dipatuhi pascapenetapan pemenang
Verifikasi barang, jasa, dan dokumen pendukungnya:
- Memastikan barang dan jasa disampaikan sesuai perjanjian (untuk mencegah kecurangan dalam penggantian produk)
- Memastikan metriks dan laporan pelaksanaan pekerjaan disampaikan sesuai perjanjian • Memastikan tahapan penting (milestone) terpenuhi
- Memastikan dana proyek digunakan sesuai ketentuan (untuk mencegah pembelian untuk kepentingan pribadi)
Memantau keuangan maupun kinerja
Sebagian besar tindak kecurangan pascapenetapan pemenang
bergantung pada catatan keuangan yang buruk. Dengan keterampilan
analisis biaya dan anggaran yang baik, kita akan dapat:
- Mengetahui jika ada perbedaan antara uang masuk dan uang keluar, misalnya, berapa banyak yang seharusnya kita belanjakan vs. berapa banyak yang telah kita belanjakan, dan mengapa (pemalsuan tagihan)
- Mengetahui jika ada perbedaan antara estimasi biaya pemerintah dengan estimasi biaya penyedia
Pengelola pengadaan yang berkompeten
dapat memanfaatkan SIMP untuk mendeteksi
kecurangan
Aplikasi SIMP dapat
- Mengkodifikasi dan menstandarisasi sistem dokumentasi
- Secara otomatis memeriksa hasil kerja dan mengkonfirmasi pengiriman pesanan
- Memudahkan penghitungan uang yang keluar/masuk
- Memudahkan riset pasar
Audit merupakan cara lain yang efektif untuk
mencegah dan mengidentifikasi kecurangan
Ketika audit, pengawasan, dan berbagai
proses tidak berhasil, pertahanan terakhir
adalah pengaduan
- Upaya pencegahan kecurangan sangat menganjurkan sistem pengaduan kecurangan secara anonim
- Petunjuk yang bersifat anonim tentang kecurangan dilakukan agar tidak membahayakan dan mengancam orang yang memberikan petunjuk tersebut
- Penyedia, pengelola pengadaan, atau bahkan siapa pun yang terkait dengan pengadaan dapat melaporkan tindak kecurangan yang terjadi
Pengelola pengadaan dapat memimpin upaya
pencegahan dan identifikasi kecurangan
- Kenali skema-skema kecurangan yang umum terjadi
- Perhatikan berbagai indikatornya
- Tanyakan kepada diri sendiri, siapa yang memperoleh keuntungan dan
- Terapkan kelima prinsip pengadaan
SUMBER: MCA-I
Post a Comment
Post a Comment