Penerapan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan | Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

SELAMAT DATANG

Selamat datang di Modul "Penerapan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan"! Terima kasih atas kehadiran Anda dalam pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran  pemerintah  secara  signifikan dengan  tidak  mengurangi -  atau  dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para profesional pengadaan untuk mengimplementasikan  praktik pengadaan yang baik, dan  memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan sesuai kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

• Pembelajaran bersifat mandiri
• Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
• Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
• Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
• Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara  umum. Buku  panduan  ini  juga  menunjukkan perkiraan waktu yang  diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Apa yang dimaksud dengan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah? Mengapa Pengadaan Penting?

SESI 1: APA YANG DIMAKSUD DENGAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH? MENGAPA PENGADAAN PENTING?

TUJUAN

Di akhir sesi ini Anda akan dapat:

• Mendefinisikan pengadaan
• Mengetahui dan memahami tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah
• Mengenali peran dan tanggung jawab pengelola pengadaan
• Mengidentifikasi para pemangku kepentingan serta kepentingan dan pengaruh mereka terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah
• Membedakan pengadaan barang/jasa pemerintah dan swasta
• Menyatakan dampak pengadaan terhadap perekonomian 

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH?

Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah:

• proses untuk mendapatkan barang, pekerjaan konstruksi atau jasa
• untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
• atas nama otoritas pemerintah atau instansi pemerintah
• dengan menggunakan dana publik
• sekaligus mengelola risiko bagi pemerintah

Pengadaan barang/jasa pemerintah bertujuan untuk memenuhi suatu kebutuhan pada waktu yang tepat dan dengan cara yang efektif dari segi biaya melalui pemberian kontrak (atau instrumen perjanjian lainnya) yang memuaskan pembeli dan penjual, serta sesuai dengan peraturan dan prinsip-prinsip pengadaaan barang/jasa pemerintah, sekaligus menyeimbangkan risiko yang ditanggung oleh para pihak serta memastikan penggunaan dana publik yang bertanggung jawab. 

APA YANG DIMAKSUD DENGAN PEMBELIAN PEMERINTAH? 

Pembelian pemerintah dapat dibagi dalam tiga kategori umum, yaitu barang, pekerjaan konstruksi atau jasa. Pemerintah bertanggung jawab atas pembelian semua barang, pekerjaan konstruksi, jasa atau gabungan antara barang, pekerjaan konstruksi dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Pembelian ini mencakup semua yang dibutuhkan oleh pemerintah agar kegiatan masyarakat tetap berjalan dan dapat berkisar dari pembelian kebutuhan kantor yang rutin dan sederhana hingga proyek infrastruktur publik yang rumit, misalnya pembangunan rumah sakit atau jalan raya demi kepentingan masyarakat.

Barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dibeli dari lembaga nonpemerintah (perusahaan, organisasi nirlaba, lembaga akademis) dan pemerintah membuat perjanjian resmi dengan para penjual ini untuk membeli barang, pekerjaan konstruksi atau jasa.

Barang merupakan produk fisik yang dibeli atau dibuat berdasarkan permintaan. Unsur jasa biasanya terdapat dalam pembelian barang, namun jasa tersebut merupakan tambahan dan berkaitan langsung dengan pembelian barang tersebut. Misalnya, suatu barang yang dibeli mungkin membutuhkan perakitan atau pemasangan, yang dapat dianggap sebagai jasa, namun jasa ini bukan pembelian utama. Contoh-contoh barang antara lain: peralatan medis, perlengkapan dan peralatan kantor, perabotan, peralatan teknologi dan informasi (TI), buku dan kendaraan.

Pekerjaan mengacu pada pekerjaan sipil yang mencakup pembangunan konstruksi baru, peningkatan dan renovasi semua jenis bangunan dan struktur. Pekerjaan sipil mencakup semua pembangunan dan perbaikan infrastruktur publik, termasuk bangunan, jembatan, bendungan, jalan raya, jaringan listrik, bandara dll.

Jasa merupakan segala bentuk kegiatan yang dilakukan berdasarkan kontrak yang biasanya tidak menghasilkan aset fisik secara langsung. Jasa digolongkan menjadi jasa konsultansi dan jasa nonkonsultansi. Jasa konsultansi adalah jasa yang berkaitan dengan pemikiran dan hasilnya tidak terlalu bergantung pada penggunaan suatu alat. Sering disebut sebagai jasa penasihat. Contohnya antara lain: jasa manajemen proyek, jasa teknik, jasa keuangan, serta jasa pelatihan dan pengembangan profesi. Jasa nonkonsultansi merupakan jasa yang umumnya bergantung pada penggunaan peralatan atau metode khusus untuk meraih hasilnya. Contoh jasa nonkosultansi antara lain: jasa pengoperasian dan pemeliharaan, jasa perbaikan, jasa pemeliharaan utilitas, dan jasa survei.

Berdasarkan tingkat kerumitan kebutuhan, pengadaan mungkin membutuhkan gabungan antara penyediaan barang, pekerjaan sipil dan jasa dalam satu atau beberapa kontrak.

Pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa untuk pembangunan rumah sakit baru

Kementerian Kesehatan memiliki kebutuhan untuk membangun rumah sakit baru di pulau Jawa. Oleh karena itu, Kemenkes perlu melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa. Apa saja yang dapat digolongkan sebagai barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dalam pengadaan ini?

• Alat kesehatan, ranjang, perabotan, dan peralatan kesehatan lainnya yang dibeli untuk rumah sakit dapat dianggap sebagai Barang
• Konstruksi bangunan rumah sakit tersebut dapat dianggap sebagai Pekerjaan Konstruksi
• Jasa mencakup jasa teknik atau jasa pengukuran tanah yang diperlukan untuk mengembangkan dan membangun rumah sakit

PERAN DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA

PEMERINTAH

Pengelola pengadaan adalah pelaku utama dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Pengelola pengadaan bertanggung jawab atas hasil suatu pengadaan dan, pada akhirnya, atas cara penggunaan dana publik. Tanggung jawab pengelola pengadaan mencakup, namun tidak terbatas pada:

• Mengelola proses pengadaan guna memastikan pemberian kontrak atas pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dalam waktu yang tepat dan efektif dari segi biaya.
• Menerapkan dan menaati prinsip-prinsip pengadaan di seluruh proses pengadaan
• Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan
• Melindungi kepentingan instansi pengadaan berdasarkan kontrak
• Mengelola risiko dalam seluruh proses pengadaan
• Melindungi instansi pengadaan dari kecurangan, pemborosan, atau penyalahgunaan
• Merencanakan, menjadwalkan dan membuat prioritas untuk kegiatan pengadaan
• Mengoptimalkan keberhasilan instansi pengadaan
• Melakukan pengadaan dengan cara yang mendorong terciptanya persaingan terbuka

Kemampuan untuk memenuhi tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah dapat

merupakan hasil langsung yang diperoleh dari tindakan dan keputusan yang diambil oleh

pengelola pengadaan. Oleh sebab itu pengelola pengadaan harus sepenuhnya memahami

dan menerapkan prinsip, kebijakan dan peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah

dalam seluruh keputusan yang dibuat selama proses pengadaan. 

LANGKAH-LANGKAH UTAMA DALAM PROSES PENGADAAN

Proses pengadaan membimbing tim pengadaan melalui langkah-langkah utama dan langkah tambahan yang penting untuk merencanakan dan membeli barang, pekerjaan konstruksi atau jasa yang diperlukan guna memenuhi kebutuhan masyarakat.

Ada banyak langkah dalam proses pengadaan yang masing-masing memiliki tingkat kerumitan yang

berbeda. Setiap skenario pengadaan bersifat unik dengan waktu, sumber daya dan risiko yang terlibat sejak proses perencanaan suatu pengadaan bergantung pada kompleksitas kebutuhan yang diperlukan dan perkiraan nilai uang secara keseluruhan. Misalnya, besarnya upaya yang dilakukan untuk merencanakan pembangunan rumah sakit berbeda dengan upaya untuk membeli jasa kebersihan rutin

untuk rumah sakit tersebut. Semua pengadaan yang kompetitif, apakah itu pengadaan yang sederhana dan rutin atau proyek pembangunan multifaset, akan mengikuti tahapan-tahapan umum yang sama,

dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan dan berujung pada pengakhiran kontrak.

Dalam tahapan tersebut ada beberapa kegiatan, poin-poin keputusan, dan persyaratan dokumentasi yang harus dipenuhi. Juga penting untuk dicatat bahwa beberapa kegiatan pengadaan dapat terjadi secara bersamaan Proses pengadaan dimulai ketika kebutuhan masyarakat dan persyaratannya diidentifikasi. Setelah itu, perencanaan pengadaan dapat dimulai. Sebuah langkah penting dalam tahap perencanaan adalah riset pasar, yang dapat mencakup identifikasi calon penawar yang kapabel dan berkualitas, serta penyusunan strategi pengadaan. Proses ini memandu tim pengadaan melalui penyusunan dokumen pengadaan, penerbitan dokumen pengadaan kepada publik, penerimaan proposal, evaluasi proposal dan pemberian kontrak, hingga pelaksanaan dan pengakhiran kontrak.

PEMANGKU KEPENTINGAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Pemangku kepentingan adalah seseorang atau organisasi yang mungkin memiliki kepentingan atau terlibat dalam suatu pengadaan. Pemangku kepentingan mencakup setiap individu atau organisasi yang mungkin memiliki pengaruh terhadap keputusan pengadaan, serta mereka yang baik secara langsung maupun tidak langsung terdampak oleh hasil pengadaan. Pemangku kepentingan dapat memiliki peran yang aktif atau pasif dalam proses pengadaan. Pemangku kepentingan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah termasuk, namun tidak terbatas pada: 

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH VS SWASTA

Baik pengadaan barang/jasa pemerintah maupun swasta bertujuan untuk membeli barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa guna memenuhi kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan. Perbedaan utama antara pengadaan barang/jasa pemerintah dan swasta terletak pada sumber pendanaan, kebutuhan agar transparan, dan konsep akses yang adil dalam persaingan. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, pendanaan bersumber dari masyarakat dan seharusnya hanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Dana ini diberikan kepada pemerintah oleh masyarakat dan organisasi melalui pajak, biaya, atau pungutan. Karena pemerintah menggunakan dana publik, pemerintah memiliki tanggung jawab untuk bertindak secara transparan dalam hal pembelian dan menunjukkan penggunaan dana publik yang bertanggung jawab. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah ada suatu konsep yang unik, yaitu konsep akses yang adil. Akses yang adil mengacu pada keterbukaan dalam persaingan. Konsep tentang akses yang adil memungkinkan semua pihak untuk memiliki akses yang sama dan tidak memihak untuk bersaing dalam suatu pengadaan. 

PENERIMA MANFAAT DARI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Seluruh penduduk suatu negara dapat menjadi penerima manfaat dari sistem pengadaan barang/jasa pemerintah, dan akan memanfaatkan keuntungan ini setiap hari. Utilitas, transportasi umum, jalan raya, sistem pendidikan, layanan dan fasilitas kesehatan semuanya adalah contoh hasil yang diperoleh dari pengadaan barang/jasa pemerintah Keadaan ekonomi suatu negara secara langsung dipengaruhi oleh pengadaan barang/jasa pemerintah. Barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dibeli dari kalangan industri swasta yang menerima dana untuk pekerjaan yang dilakukannya atau untuk produk yang disediakannya. Dana yang diterima dapat digunakan untuk memperluas usaha yang sedang berjalan dan menciptakan lapangan pekerjaan. Selain merangsang pertumbuhan ekonomi dan memberikan kesempatan kerja, pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien juga dapat: 

• Mencegah kecurangan, pemborosan dan penyalahgunaan dana publik 
• Meningkatkan kepercayaan dan penghargaan masyarakat terhadap pemerintah 
• Meningkatkan kemampuan pemerintah untuk memperoleh nilai yang setara dengan uang yang dikeluarkan (nilai untuk uang) 
• Menyediakan lebih banyak sumber daya untuk pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan di masa mendatang.

Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah

SESI 2: PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 

TUJUAN 

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: 

• Mendefinisikan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah 
• Memahami pentingnya prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah 
• Menyadari perlunya mengintegrasikan prinsip-prinsip tersebut ke dalam etos kerja 
• Memahami cara menjunjung tinggi prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa melalui peraturan, kebijakan, dan prosedur pengadaan 

PRINSIP-PRINSIP DASAR 

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, prinsip-prinsip dasar membentuk landasan semua tindakan dan perilaku dalam pengadaan. Prinsip-prinsip ini memengaruhi perilaku pengelola pengadaan, membimbing pengelola pengadaan dalam pengambilan keputusan selama proses pengadaan, dan menjadi landasan untuk menaati peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa. Prinsip-prinsip pengadaan ditujukan untuk menentukan standar praktik para pengelola pengadaan barang/jasa pemerintah, dan menetapkan tolok ukur dasar yang menopang para pengelola pengadaan dalam pengambilan keputusan dan memampukan mereka untuk menentukan apa yang benar dan yang salah. Prinsip-prinsip ini adalah tujuan peraturan dan perundang-undangan. Peraturan dan prosedur pengadaan mendorong penerapan prinsip-prinsip ini dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari prinsipprinsip ini. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, pengelola pengadaan harus: 

• Memahami prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa dengan jelas 
• Mengetahui cara menerapkan prinsip-prinsip dasar tersebut dalam bertindak dan mengambil keputusan 
• Memastikan keputusan tidak hanya didasari oleh peraturan dan perundangundangan pengadaan barang/jasa, tetapi juga prinsip-prinsip dasar tersebut 
• Memahami hubungan antara prinsip-prinsip dasar tersebut dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku 
• Memahami penerapan prinsip-prinsip dasar tersebut dalam peraturan dan perundang-undangan yang berlaku 

Kelima prinsip dasar pengadaan tersebut adalah transparansi, akuntabilitas, keadilan, kompetisi, dan kejujuran. Prinsip-prinsip ini tidak terlepas satu sama lain dan konsepnya sering tumpang tindih dan dapat bersinggungan satu sama lain.

 Transparansi:

• Kegiatan pengadaan direncanakan dan dilakukan melalui proses yang terbuka dan terlihat oleh masyarakat dengan akses terhadap informasi yang mudah dimengerti, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku

Akuntabilitas:

• Memikul tanggung jawab dan bertanggung jawab atas keputusan dan tindakan yang diambil Menyadari adanya konsekuensi yang mungkin timbul dari penyimpangan dan kewajiban menjelaskan kepada lembaga pengawasan (dan publik) tentang konsekuensi tindakan yang diambil
• Mematuhi peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa
• Menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa 

Keadilan:

• Semua penawar yang berminat akan diperlakukan sama dan harus tunduk pada persyaratan yang sama
• Proses pengadaan dan pengambilan keputusan dilakukan tanpa keberpihakan, prasangka atau bias- tanpa perlakuan istimewa
• Terdapat prosedur untuk memastikan setiap penawaran/proposal diperlakukan adil dan sama 

Kompetisi:

• Dua penawar atau lebih bersaing dalam proses pengadaan untuk mendapatkan pekerjaan
• Prosedur pengadaan dirancang untuk mendorong kompetisi yang terbuka dan mencegah pembatasan kesempatan 

Kejujuran:

• Bertindak dan berperilaku adil, benar, tulus, dan tanpa penipuan

PENTINGNYA PRINSIP PENGADAAN BARANG/JASA DAN PENGARUHNYA TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 

Prinsip pengadaan barang/jasa membentuk kerangka kerja untuk mengelola kebutuhan pengadaan barang/jasa pemerintah. Fungsinya adalah sebagai prinsip pedoman bagi pengelola pengadaan barang/jasa dalam proses penyelesaian masalah dan pengambilan keputusan, serta memberikan pengelola pengadaan kerangka kerja untuk menggunakan diskresi dan pertimbangan selama proses pengadaan. Keputusan dalam pengadaan tidak hanya didasari oleh peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa, tetapi juga prinsip-prinsip pengadaan ini. Hasil pengadaan tergantung pada kemampuan pengelola pengadaan dalam melaksanakan perannya sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa bersamaan dengan peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa. Perilaku pengelola pengadaan secara langsung berpengaruh pada hasil pengadaan barang/jasa pemerintah dan terutama pada pengeluaran dana publik. 

MANFAAT DAN PENTINGNYA PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 

Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini, pengelola pengadaan dapat menciptakan lingkungan pengadaan yang lebih memadai dengan tersedianya informasi yang adil dan benar, proses yang transparan, terdapat orang yang dapat diminta pertanggungjawabannya atas tindakan yang ia ambil, berlangsungnya kompetisi, serta akses yang adil bagi penawar yang berminat untuk bersaing dalam pengadaan. Lingkungan pengadaan yang lebih memadai akan meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah dan jumlah organisasi yang tertarik untuk berbisnis dengan pemerintah akan bertambah. Selain itu, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang sesuai dengan prinsipprinsip pengadaan dapat menarik minat dari penawar dengan kualifikasi dan kualitas yang lebih tinggi.

Pengelola pengadaan barang/jasa harus selalu menerapkan semua prinsip pengadaan. Prinsip-prinsip tersebut saling berkaitan, sehingga pelanggaran atas salah satu prinsip dapat menjadi pelanggaran atas beberapa prinsip lainnya. Namun, penting untuk dicatat bahwa ada kalanya berdasarkan itikad baik pengelola pengadaan, prinsip pengadaan tidak dapat dipenuhi. Pengecualian penerapan prinsip pengadaan hanya dapat dilakukan berdasarkan itikad baik atau apabila terdapat pertentangan antar prinsip dan diperlukan trade-off (pengambilan keputusan dengan mengorbankan salah satu hal untuk mendapatkan hasil yang lebih baik). Contoh yang baik misalnya penerapan pengecualian terhadap kompetisi yang menyeluruh dan terbuka sehingga salah satu prinsip pengadaan tidak dipenuhi, tetapi didasari oleh itikad baik dan didukung oleh peraturan dan kebijakan pengadaan barang/jasa yang mengatur tentang pengecualian terhadap kompetisi yang menyeluruh dan terbuka. Pengecualian tersebut hanya dapat diterapkan atas alasan yang memadai dan harus dijustifikasi dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu.  

Transparansi

SESI 3: TRANSPARANSI 

TUJUAN Di akhir sesi ini Anda akan dapat: 

• Mendefinisikan transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah 
• Memahami petingnya peran transparansi dalam pengadaan barang/jasa 
• Mengenali penerapan transparansi dalam siklus pengadaan barang/jasa

APA YANG DIMAKSUD DENGAN TRANSPARANSI?

Transparansi mengacu pada keterbukaan informasi, proses, dan hubungan secara internal dalam entitas pengadaan, dan secara eksternal agar terlihat dan dapat diawasi oleh masyarakat. Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, transparansi berarti: 

• Kegiatan pengadaan direncanakan dan dilakukan dengan menggunakan proses yang terbuka, terlihat oleh masyarakat, dan sesuai dengan prosedur yang ditentukan. 
• Informasi tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan dan dapat diakses dengan mudah pada waktu yang tepat, kecuali ada alasan yang sahih untuk menjaga kerahasiaan informasi tertentu.

MENGAPA TRANSPARANSI PENTING? 

Transparansi adalah prinsip dasar pengadaan barang/jasa yang dapat meningkatkan hasil-hasil pengadaan bagi semua pemangku kepentingan. Dengan melihat cara instansi pemerintah berbisnis pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan akan terdorong untuk bertindak etis dalam menjalankan usaha dan menaati prinsip-prinsip pengadaan. Transparansi berarti informasi tersedia bagi masyarakat dan dapat diakses dengan mudah, sehingga membantu menemukan sejak dini setiap perlakuan yang tidak adil dan tidak setara dalam proses pengadaan. Prinsip ini meningkatkan pemahaman tentang pengadaan barang/jasa pemerintah secara menyeluruh, mendorong masyarakat untuk memeriksa dengan seksama dokumen pengadaan, peraturan dan prosedur yang diterbitkan, sehingga dapat menyempurnakan pengadaan atau proses pengadaan barang/jasa tertentu. Berbagi informasi dan proses yang terbuka menunjukkan komitmen untuk bersikap adil dan jujur dalam penyelenggaran kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah dan penggunaan dana publik. Transparansi penting diterapkan dalam seluruh proses pengadaan barang/jasa, dan apabila diterapkan, prinsip ini dapat: 

• Memberikan wawasan mengenai pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa  Membentuk opini masyarakat dan tingkat kepercayaan terhadap pemerintah 
• Meningkatkan minat masyarakat untuk berbisnis dengan pemerintah 
• Menunjukkan bahwa pertimbangan yang adil diberikan kepada semua penawar yang memenuhi syarat dan semua proses diikuti. 
• Mendorong pihak-pihak yang berminat untuk berpartisipasi pada tahap-tahap kunci dalam proses pengadaan 
• Memberikan kesempatan untuk meninjau dan memperbaiki tindakan pengadaan apabila terjadi perselisihan 
• Mengurangi risiko penipuan, korupsi atau salah urus dana publik 
• Mendorong kompetisi dengan memberikan akses yang adil, sama, dan tepat waktu 
• Melindungi kepentingan keuangan

Dampak Transparansi

• Di suatu negara penerima dana bantuan di Afrika, survei pelacakan pembelanjaan pemerintah menemukan bahwa hanya 20% dana yang berasal dari donor untuk program pendidikan benarbenar diterima oleh sekolahsekolah. Melalui kampanye informasi yang membuka transparansi tentang seberapa besar dana yang seharusnya diterima oleh setiap sekolah dari kementerian, penyaluran dana meningkat sampai lebih dari 80% 
• Diadaptasi dari : 2011 Annual Statistical Report on United Nations Procurement 

MENDORONG TRANSPARANSI DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Menerapkan transparansi di seluruh proses pengadaan merupakan tanggung jawab ULP dan pengelola pengadaan. Berikut ini adalah contoh cara mendukung prinsip transparansi: 

• Menyediakan peraturan dan prosedur yang terbuka untuk ditinjau oleh masyarakat: memberikan akses bagi masyarakat terhadap peraturan dan perundang-undangan tentang pengadaan barang/jasa yang relevan yang wajib dipatuhi. 
• Mengembangkan proses dan dokumen pengadaan yang jelas dan terstandarisasi: menggunakan bahasa yang sederhana, tidak terlalu mempersulit persyaratan, menggunakan proses yang sesuai dengan jenis pengadaan dan tidak terlalu rumit 
• Informasi tentang pengadaan dikomunikasikan dengan jelas: dokumen penawaran harus mencantumkan faktor-faktor dan kriteria evaluasi untuk membuat keputusan terkait dengan pemberian kontrak 
• Menyediakan informasi dan dokumentasi penting tentang pengadaan bagi semua pihak yang berminat. 
• Mengembangkan dan menerapkan proses pengadaan yang adil 
• Mengikuti proses pengadaan seperti yang telah direncanakan dan didokumentasikan 
• Mendokumentasikan semua tindakan dan keputusan-keputusan penting yang dibuat selama proses pengadaan. 
• Menyediakan dokumen untuk kepentingan pemeriksaan. 

INTEGRASI TEKNOLOGI UNTUK MEWUJUDKAN TRANSPARANSI 

Kemampuan untuk berbagi informasi dengan masyarakat meningkat pesat melalui pemanfaatan sistem teknologi. Teknologi memungkinkan berbagi informasi terjadi dengan cepat dan memudahkan akses terhadap khalayak luas. Langkah-langkah untuk mengintegrasikan teknologi ke dalam sistem pengadaan barang/jasa pemerintah mencakup pengembangan: 

• Alat pelaporan berbasis jaringan yang memungkinkan data pengadaan diunggah, sehinga dapat dilihat oleh masyarakat (undangan lelang, dokumen pengadaan, informasi tentang pemberian kontrak) 
• Pengelola pengadaan atau penghubung komunikasi dengan individu atau institusi yang mencari informasi yang tidak tersedia di situs. 
• Syarat-syarat penggunaan dan kode etik untuk mendukung penggunaan informasi dan perilaku yang tepat. 

AKSES TERHADAP INFORMASI

Akses terhadap informasi yang dapat diandalkan adalah komponen kunci dalam sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang transparan. Berbagi informasi meningkatkan kepercayaan terhadap sistem pengadaan barang/jasa pemerintah, meningkatkan hubungan bisnis antara pemerintah dan pihak-pihak yang berminat, serta memberikan perlindungan terhadap korupsi. Instansi pengadaan dapat meningkatkan transparansi dengan berbagi informasi mengenai kegiatan pengadaan dan proses yang terjadi dalam instansi tersebut, serta informasi yang relevan dengan peluang pengadaan yang ada. Contoh informasi yang bisa dibagi untuk meningkatkan transparansi dalam instansi pengadaan antara lain adalah:

INFORMASI RAHASIA

Meskipun transparansi merupakan prinsip pengadaan yang penting, pengelola pengadaan harus berhati-hati agar tidak mengungkapkan informasi yang sensitif. Informasi tersebut mencakup informasi yang apabila terungkap akan mengancam persaingan yang adil di antara para calon penawar, menimbulkan kolusi, atau membahayakan kepentingan pemerintah atau rakyat. Akibat yang ditimbulkan oleh pengungkapan informasi rahasia dapat termasuk, namun tidak terbatas pada 

• Membahayakan proses pengadaan dan mengancam reputasi pemerintah 
• Pembatalan dan/atau pengulangan proses pengadaan dan/atau penyusunan ulang dokumen pengadaan 
• Gugatan hukum dari pihak yang mengalami kerugian 

Misalnya, apabila pendekatan teknis yang diajukan oleh salah satu penawar terungkap kepada masyarakat, bagaimana dampaknya terhadap kemampuan penawar tersebut untuk bersaing pada pengadaan yang akan datang? Dalam hal ini, penerapan transparansi akan merugikan perusahaan penawar tersebut dan memberikan keuntungan bagi para pesaingnya di pasar yang sama dalam kompetisi pengadaan di masa yang akan datang. Pengungkapan informasi ini akan merusak bisnis perusahaan tersebut dan mengancam kompetisi di masa depan. 

Akuntabilitas

SESI 4: AKUNTABILITAS

TUJUAN 

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: 

• Mendefinisikan akuntabilitas 
• Mendiskusikan pentingnya akuntabilitas dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah  Mengetahui peran akuntabilitas 
• Memformulasikan tanggung jawab pengelola pengadaan yang akuntabel terhadap masyarakat dan para pemangku kepentingan 
• Mengidentifikasi dan memahami proses mewujudkan akuntabilitas 
• Menyadari pentingnya persetujuan, audit, mekanisme pemantauan dan pengendalian tindakan pengadaan 

AKUNTABILITAS DAN PENTINGNYA AKUNTABILITAS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 

Secara umum, akuntabilitas berarti setiap orang memikul tanggung jawab atas tindakan yang diambilnya. Berdasarkan definisi tersebut, akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah berarti pengelola pengadaan: 

• Mematuhi peraturan dan per-UU-an pengadaan barang/jasa 
• Menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan 
• Menyadari konsekuensi yang mungkin timbul dari penyimpangan; dan 
• Diharapkan untuk menjelaskan dan menjustifikasi tindakan dan keputusan yang diambil dalam proses dan hasil pengadaan barang/jasa

Pengelola pengadaan bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan hasil dari pengambilan keputusan dan pertimbangan yang dilakukan selama proses pengadaan. Akuntabilitas menjamin kepentingan masyarakat diutamakan dan dilindungi selama seluruh proses pengadaaan barang/jasa dan dengan disertai dengan dokumentasi yang baik, pemangku kepentingan dapat menelusuri kembali siapa yang bertanggung jawab atas tindakan yang diambil. Prinsip dasar akuntabilitas dan transparansi merupakan prinsip yang terintegrasi dengan erat. Apabila diterapkan, kedua prinsip ini mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan, pemborosan, atau penyalahgunaan dalam kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah, sehingga dana publik digunakan secara bertanggung jawab.

MEMBANGUN DAN MENEGAKKAN AKUNTABILITAS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH

Pengelola pengadaan dari berbagai instansi pemerintah bertanggung jawab atas pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Akuntabilitas dapat diwujudkan dengan terlebih dahulu memperjelas peran, tanggung jawab, dan tingkat wewenang yang dimiliki pejabat di bagian manajemen, anggaran, teknis, hukum, dan pengadaan barang/jasa. Hal ini sangat penting untuk menjamin bahwa peran dalam proses pengadaan, peraturan yang mengatur tindakan yang diambil, dan konsekuensi pelanggaran dapat dipahami dengan baik. Pemisahan tugas dan wewenang dalam jajaran pemerintahan berfungsi untuk mencegah seseorang atau sekelompok orang memiliki tingkat kontrol dan pengaruh yang tidak seimbang dalam suatu instansi. Pengadaan barang/jasa harus dijalankan sebagai bagian yang terpisah dan khusus dalam suatu instansi yang dikelola oleh para pengelola pengadaan yang terlatih untuk mengelola dan menjalankan proses pengadaan barang/jasa pemerintah dan yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan. Akuntabilitas ditegakkan di seluruh tahapan proses pengadaan barang/jasa melalui:

MEWUJUDKAN AKUNTABILITAS

Terkait dengan mekanisme institusional yang dijelaskan sebelumnya, ada banyak cara yang dapat digunakan pengelola pengadaan untuk menunjukkan akuntabilitas dalam menjalankan tugasnya. Metode yang mungkin paling penting dan yang dapat ditelusuri adalah dokumentasi. Pengelola pengadaan harus memelihara tingkat dokumentasi yang sepadan dengan skala, ruang lingkup, dan risiko setiap pengadaan barang/jasa. Mendokumentasikan tindakan dalam pengadaan barang/jasa termasuk menjelaskan dan menjustifikasi keputusan dalam barang/jasa secara tepat waktu dan menyeluruh Peraturan dan perundang-undangan pengadaan tidak mengatur diskresi untuk setiap kasus pengadaan yang dihadapi, sehingga pengelola pengadaan harus menafsirkan peraturan yang berlaku dan memutuskan bagaimana penerapan prinsip pengadaan. Dalam hal ini, pengelola pengadaan harus mendokumentasikan semua berkas pengadaan dengan opsi tindakan yang dipertimbangkan, alasan pengambilan keputusan, dan risiko yang dapat timbul apabila diambil keputusan yang lain. Dengan demikian, akuntabilitas dapat ditegakkan. Kebijakan dokumentasi dan penyimpanan dokumen secara eksplisit harus ditetapkan dalam instansi pengadaan. Kebijakan dokumentasi harus sejalan dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Kebijakan tersebut juga harus menentukan tingkat rincian dokumentasi dan penyimpanan catatan berdasarkan besar, ruang lingkup, dan kompleksitas pengadaan barang/jasa. Catatan pengadaan perlu disimpan karena diperlukan untuk proses audit dan sanggahan. Selain itu, catatan pengadaan juga dapat disimpan sebagai referensi untuk membantu perencanaan pengadaan yang akan dilakukan di kemudian hari. Proses pengadaan barang/jasa yang terstruktur dengan baik yang patuh pada prinsip akuntabilitas tidak hanya mendokumentasikan tindakan dan keputusan yang diambil, tetapi juga: 

• menanggapi permohonan informasi yang sah dengan tepat waktu dan akurat 
• menggunakan kegiatan dan keputusan pengadaan barang/jasa yang terbuka untuk pengawasan yang wajar dan dapat menghadapi uji publik terkait dengan keadilan, kewajaran, dan nilai untuk uang. 
• mencantumkan ketentuan tentang penerapan akuntabilitas dalam dokumen pengadaan dan kontrak untuk diketahui oleh calon penawar 

AKUNTABILITAS DAN PROSES SANGGAHAN PENAWARAN

Sistem pengadaan yang menerapkan prinsip akuntabilitas mencakup proses yang tersedia bagi masyarakat untuk mendapatkan solusi perbaikan apabila terdapat kemungkinan kesalahan. Proses penyelesaian perselisihan dan proses penyanggahan keputusan harus diimbangi dengan perlindungan terhadap kepentingan finansial masyarakat dan hak penawar untuk mencari solusi perbaikan atau kompensasi yang efektif. Komponen penting dalam sistem perbaikan mencakup lembaga peninjauan independen yang diberikan wewenang untuk memberikan sanksi kepada pihak yang tidak mematuhi prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah dan peraturan penyanggahan penawaran yang dipublikasikan. Dalam penyelesaian perselisihan dan sanggahan penawaran, lembaga peninjauan dan peraturan yang berlaku harus memberikan perlakuan yang adil dan tidak berpihak terhadap instansi pengadaan dan para penawar.

Untuk memastikan efektifitas peraturan sanggahan, peraturan tersebut harus:

• dicantumkan pada dokumen pengadaan yang didistribusikan kepada semua penawar yang berminat
• memberikan kesempatan kepada penawar untuk menyampaikan sanggahan 
• menegakkan akuntabilitas 
• memberikan penjelasan kepada penawar yang gagal, apabila diminta, tentang mengapa penawaran atau proposal mereka ditolak atau tidak dipilih 
• membangun dan menjalankan proses untuk menangani protes yang diajukan 

Untuk menjamin efektifitas proses ini, peraturan tersebut juga harus menetapkan bahwa penawar harus tunduk dan mematuhi peraturan tersebut pada saat mengajukan penawaran atau sanggahan sebelum berupaya untuk mencari solusi perbaikan di pengadilan atau proses hukum lainnya.

Keadilan

SESI 5: KEADILAN 

TUJUAN 

Di akhir sesi ini, Anda akan dapat: 

• Mendefinisikan keadilan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah 
• Mengetahui dan memahami pentingnya keadilan dalam proses pengadaan 
• Mengenali permasalahan yang mungkin timbul terkait keadilan dalam proses pengadaan dan mengidentifikasi metode untuk mengurangi risiko dan mendorong keadilan dalam tahapan proses pengadaan

APA YANG DIMAKSUD DENGAN KEADILAN?

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, keadilan berarti semua penawar mendapat perlakuan yang sama dari instansi pengadaan dan pengelola pengadaan dan tunduk pada persyaratan yang sama. Prinsip keadilan mendorong proses pengadaan dan pengambilan keputusan yang dilakukan tanpa adanya keberpihakan, prasangka atau bias terhadap penawar tertentu dan memastikan bahwa semua penawar diperlakukan dengan setara.

MENGAPA KEADILAN PENTING?  

Keadilan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah menjamin semaksimal mungkin bahwa semua penawar yang berminat diperlakukan sama dan diberikan kesempatan dan persyaratan yang sama untuk mengajukan penawaran, mendapatkan, dan menyediakan pekerjaan berdasarkan pengadaan barang/jasa pemerintah. Prinsip keadilan dapat membentuk kerangka kerja bagi pengelola pengadaan agar mampu menghadapi kondisi pengadaan seperti keberpihakan atau konflik kepentingan dan membuat metode pencegahan untuk mewujudkan kondisi pengadaan yang adil. Walaupun kondisi sekitar pengadaan di pasar tidak mungkin persis sama, prinsip keadilan membimbing pengelola pengadaan agar mampu mengenali dan menghadapi kondisi yang memberi keuntungan yang adil atau tidak adil kepada para penawar yang bersaing dan mengembangkan metode untuk mengatasi kondisi yang menimbulkan keuntungan yang tidak adil dengan tujuan menyeimbangkan kondisi pengadaan bagi semua penawar yang berminat. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, keadilan sangat penting karena keadilan mendorong perilaku yang berbentuk upaya mewujudkan kondisi pengadaan yang adil bagi semua penawar yang berminat. Dengan menaati prinsip keadilan, lingkungan pengadaan akan lebih memadai bagi para penawar yang berminat dan meningkatkan kepercayaan masyarakat dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.

MEWUJUDKAN KEADILAN

Ada beberapa inisiatif yang dapat diambil pengelola pengadaan untuk mewujudkan keadilan dalam proses pengadaan, misalnya membuat persyaratan yang tidak mengarah, menerapkan dan menaati proses dan prosedur pengadaan dengan adil, menyeleksi penawar yang memenangkan kontrak dengan adil, mengidentifikasi dan mengurangi bias, dan mengungkapkan dan mengelola konflik kepentingan dengan tepat. Penerapan prinsip keadilan dapat membantu pengelola pengadaan membedakan antara adanya keuntungan kompetitif yang adil dan yang tidak adil, dan membuat metode untuk menyeimbangkan kondisi pengadaan semaksimal mungkin.

Untuk mewujudkan keadilan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah, persyaratan harus tidak mengarah dan hanya dibuat untuk memenuhi kebutuhan minimum pengadaan barang/jasa pemerintah. Apabila perincian persyaratannya dibuat dengan tidak semestinya, kesempatan bagi penawar lain selain penawar yang memenuhi persyaratan tersebut akan tertutup atau bahkan menunjukkan adanya keberpihakan yang tidak adil terhadap penawar atau nama merek tertentu. 

Keadilan dapat diwujudkan dengan secara adil menerapkan dan menaati prosedur dan proses pengadaan. Dengan demikian, semua penawar yang berminat diperlakukan setara dan tunduk pada syarat dan ketentuan yang sama. Untuk mewujudkannya, pengelola pengadaan harus mengevaluasi dan menyeleksi para penawar berdasarkan kualifikasi dan penawaran yang mereka ajukan. Kualifikasi dan kriteria evaluasi dalam dokumen pengadaan harus tidak mengarah atau berpihak pada barang/jasa tertentu. Dengan memperlakukan semua penawar dengan sama melalui secara adil menerapkan dan menaati proses pengadaan, para penawar akan tunduk pada syarat dan ketentuan yang sama dan memiliki kesempatan yang adil untuk memenangkan pekerjaan. 

Penting untuk diingat oleh pengelola pengadaan untuk dapat menggunakan diskresi dan pertimbangan yang baik. Tergantung situasinya, pengelola pengadaan dapat menyimpang dari proses yang direncanakan atau aturan selama tidak melanggar prinsip pengadaan. Misalnya, apabila terdapat dua penawaran dan salah satu penawar tidak menyertakan laporan keuangan sebagaimana disyaratkan oleh dokumen pengadaan, apakah penawar tersebut menjadi gugur karena kesalahan administrasi? Tidak. Apabila Anda meminta penawar tersebut mengirimkan laporan keuangannya, apakah hal ini menyebabkan ketidakadilan bagi penawar lainnya? Belum tentu. Dalam hal ini, menyimpang dari aturan tidak menimbulkan masalah karena dengan meminta dokumen administrasif, penawar tersebut tidak diberikan keuntungan kompetitif yang tidak adil, prinsip pengadaan tidak dilanggar, dan didasarkan pertimbangan bisnis yang baik.  

Komponen penting untuk mewujudkan keadilan adalah mengenali dan mengurangi bias. Bias terdapat pada pikiran semua orang dan tidak dapat dihilangkan secara keseluruhan. Bias dapat memengaruhi pembuatan persyaratan dan persyaratan dapat dibuat dengan tidak semestinya sehingga mengarah pada penawar tertentu. Apabila persyaratan dibuat secara mengarah dengan tidak semestinya, penawar selain penawar yang memenuhi persyaratan tersebut tidak dapat berpartisipasi dan prinsip keadilan dilanggar. Pengelola pengadaanlah yang bertanggung jawab untuk mengidentifikasi, mengatasi, dan mengurangi bias agar terbentuk kondisi pengadaan yang memadai bagi semua penawar. Salah satu contoh cara mengurangi bias adalah dengan membentuk tim pengadaan yang anggotanya memiliki latar belakang dan pengalaman kerja yang berbeda-beda. 

Melalui kegiatan usaha biasa dan kehidupan pribadi, konflik kepentingan baik antar organisasi maupun pribadi dapat timbul dari hubungan atau kegiatan lainnya. Konflik kepentingan dapat timbul secara internal dari anggota dalam tim pengadaan barang/jasa pemerintah atau secara eksternal dari organisasi yang berminat untuk berpartisipasi dalam pengadaan. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, individu yang berpartisipasi dalam pengadaan harus bertanggung jawab dan mengungkapkan adanya atau kemungkinan terjadinya konflik kepentingan. Apabila konflik kepentingan tidak diungkapkan atau tidak diatasi, terjadi pelanggaran atas prinsip keadilan. Adanya konflik kepentingan belum tentu berarti terjadi pelanggaran atas prinsip keadilan, tetapi dengan timbulnya konflik kepentingan, seseorang dapat beranggapan bahwa praktik pengadaan yang tidak adil akan terjadi. Oleh sebab itu, konflik kepentingan harus diungkapkan sehingga konflik kepentingan dapat diatasi dan mereka yang tidak dapat bertindak dengan netral sebaiknya tidak dilibatkan dalam kegiatan pengadaan. 

Inisiatif untuk mewujudkan keadilan terikat dengan hasil pengadaan yang positif. Misalnya, persyaratan yang tidak mengarah akan menambah jumlah penawar yang dapat memenuhi syarat sehingga dapat berpartisipasi dalam pengadaan yang dilakukan. Apabila proses pengadaan barang/jasa pemerintah dianggap adil dan persyaratannya dibuat supaya banyak penawar yang dapat memenuhi syarat, jumlah penawar yang ingin dan berminat untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah akan bertambah, sehingga terjadi peningkatan kompetisi, dan hasil pengadaan yang lebih baik dapat diperoleh. Penawar yang berkualifikasi tinggi dan kompeten juga akan tertarik untuk berpartisipati. Apabila terdapat sistem yang adil, perusahaan yang sebelumnya tidak berminat untuk berbisnis dengan pemerintah akan tertarik untuk berpartisipasi.

TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PENGADAAN UNTUK MENDORONG KEADILAN

Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan pengadaan yang memperlakukan semua penawar yang berminat secara adil dan tunduk pada persyaratan yang sama. Selain menerapkan metode untuk mewujudkan keadilan yang dibahas sebelumnya, pengelola pengadaan harus:

• Terbuka, adil, tidak berpihak, dan nondiskriminatif dalam semua tindakan dan keputusan yang diambil 
• Memperlakukan penawar dengan sama, tanpa diskriminasi, dan tidak membatasi persaingan dalam pasar 
• Menggunakan pertimbangan profesional yang baik dalam kerangka hukum yang telah ditetapkan 
• Mengungkapkan adanya dan kemungkinan terjadinya konflik kepentingan 
• Menyediakan informasi pengadaan bagi semua penawar yang berminat secara tepat waktu 
• Membedakan keuntungan kompetitif yang adil dan yang tidak adil – berupaya untuk meminimalkan keuntungan kompetitif yang tidak adil dan menyeimbangkan kondisi pengadaan bagi semua penawar yang berminat 

Kompetisi

SESI 6: KOMPETISI

TUJUAN 

Di akhir sesi ini Anda akan dapat: 

• Mendefinisikan kompetisi dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah. 
• Mengetahui dan memahami pentingnya dan manfaat menerapkan prinsip kompetisi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. 
• Mengidentfikasi metode untuk mendorong kompetisi. 

APA YANG DIMAKSUD DENGAN KOMPETISI? 

Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, kompetisi berarti: 

• Dua penawar atau lebih bersaing dalam proses pengadaan untuk mendapatkan pekerjaan. 
• Dalam ekonomi pasar, pembeli (instansi pengadaan) diharapkan untuk memperoleh manfaat melalui kompetisi yang terjadi di antara para penawar. 
• Prosedur pengadaan dirancang untuk mendorong kompetisi yang terbuka dan sedapat mungkin mencegah pembatasan kesempatan. 

MENGAPA KOMPETISI PENTING DAN APA MANFAAT KOMPETISI?

Kompetisi merupakan faktor kunci untuk mendapatkan solusi bernilai terbaik dalam setiap pengadaan, baik pengadaan barang/jasa pemerintah maupun swasta. Kompetisi di antara pihak yang berminat memengaruhi harga pasar dan akhirnya juga memengaruhi harga yang diusulkan dalam penawaran untuk pengadaan barang/jasa pemerintah. Penggunaan prosedur yang kompetitif menunjukkan niat pengelola pengadaan untuk bertanggung jawab atas pembelanjaan dana publik. Kompetisi didukung oleh aturan yang mendefinisikan persyaratan kompetisi dan prinsipprinsip pengadaan yang meningkatkan upaya-upaya untuk membuka peluang untuk ikut serta dalam pengadaan barang/jasa pemerintah bagi perusahaan-perusahaan yang kapabel sebanyak-banyaknya. Terbukanya kesempatan untuk mengikuti pengadaan barang/jasa pemerintah bagi penawar yang berminat meningkatkan peluang bagi pemerintah untuk memenuhi kebutuhannya melalui penawaran solusi dengan harga yang lebih optimal atau kualitas yang lebih baik. Selain itu, kemungkinan untuk mendapatkan nilai terbaik untuk uang yang dikeluarkan terwujud. Ketika instansi pengadaan menerbitkan dokumen pengadaan yang mengurangi kompetisi, mereka tidak dapat membandingkan biaya produk dan kinerjanya. Mereka juga mungkin membayar lebih untuk atau menerima solusi yang kurang optimal, serta tidak memberikan akses yang adil terhadap kompetisi. Proses pengadaan bertujuan untuk menciptakan pengaturan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak, yaitu pemerintah dan industri, sedangkan penggunaan prosedur yang kompetitif dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang terlibat dalam pengadaan barang/jasa pemerintah. Membuka akses terhadap pengadaan akan memberikan kesempatan kepada lebih banyak pihak yang berminat untuk mengajukan penawaran serta memberikan kesempatan yang lebih besar bagi pemerintah untuk mencapai efisiensi dalam pengadaan. Kompetisi juga dapat menarik perusahaan-perusahaan yang lebih berkualitas yang menawarkan solusi bermutu tinggi untuk memenuhi kebutuhan pengadaan barang/jasa pemerintah. Untuk industri, kesempatan untuk menyediakan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa kepada pemerintah memperluas basis pelanggan perusahaan dan peluang untuk menghasilkan penjualan. Saluran pasar tambahan ini akan menumbuhkan perusahaan lokal dan mendukung pertumbuhan kemakmuran ekonomi suatu negara. Masyarakat akan mendapatkan manfaat dari situasi ekonomi yang membaik, yang disertai dengan peningkatan kesempatan kerja dan metode lain untuk menghasilkan kemakmuran. Efisiensi yang terwujud dari meningkatnya persaingan akan memberikan tambahan dana publik, sehingga terjadi penghematan yang dapat menunjang pengadaan barang/jasa pemerintah lainnya atau pengadaan di masa yang akan datang. Pada gilirannya, dana tersebut dapat digunakan untuk memberikan manfaat lebih bagi masyarakat dan selanjutnya menumbuhkan perekonomian daerah melalui pengadaan barang/jasa pemerintah lainnya.

MENDORONG KOMPETISI

Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, hambatan untuk memasuki pasar dapat dikurangi melalui penyusunan kualifikasi dan kriteria evaluasi yang nonrestriktif. Iklan menjamin publisitas dan persaingan yang seluas-luasnya, memungkinkan organisasi dari seluruh lapisan masyarakat untuk berpartisipasi, sehingga menjamin ketersediaan pilihan yang sebanyak-banyaknya. Metode untuk mendorong kompetisi meliputi: 

• Mengumumkan persyaratan pengadaan kepada publik, sehingga tercipta persaingan yang sehat 
• Melakukan komunikasi secara teratur dan adil dengan pihak-pihak yang berminat dan memberikan akses yang adil terhadap informasi, sehingga memperkecil ambiguitas dan meciptakan kompetisi yang setara. 
• Mempublikasikan persyaratan yang jelas dan tidak ambigu yang tidak tampak mendukung merek, institusi, atau individu tertentu, yang berarti menerapkan prinsip keadilan. 
• Mempublikasikan kualifikasi dan kriteria evaluasi, yang memungkinkan penawar untuk memahami apa yang penting dalam proses pengambilan keputusan dan menyusun penawaran yang responsif. 
• Menggunakan metode pengadaan yang paling sesuai dengan situasi pengadaan dan persyaratannya.
• Memanfaatkan kompetisi secara penuh dan terbuka sejauh yang dapat diterapkan apabila memungkinkan dan membantu keberhasilan pengadaan. 

PENGADAAN NONKOMPETITIF 

Dalam situasi-situasi tertentu upaya dan sumber daya yang dibutuhkan dalam perencanaan dan pelaksanaan pengadaan kompetitif secara penuh mungkin lebih besar daripada manfaat yang dihasilkannya bagi masyarakat. Pengecualian untuk tidak menerapkan kompetisi secara penuh harus didukung oleh alasan yang tepat, terdokumentasi dengan baik, dan hanya dilakukan dalam keadaan yang tidak wajar atau tidak layak untuk menerapkan kompetisi secara penuh dan terbuka. Kurangnya perencanaan yang tepat bukan alasan yang dapat dibenarkan untuk membatasi Pengelola pengadaan harus menerapkan diskresi dan penilaian yang baik ketika mengizinkan penggunaan metode nonkompetitif. Pengadaan nonkompetitif atau kompetitif terbatas dapat menyebabkan harga yang lebih tinggi karena kurangnya tekanan untuk bersaing dari segi harga. Alasan yang dapat dibenarkan untuk tidak menggunakan metode kompetitif secara penuh dan terbuka harus mengatasi potensi dampak yang ditimbulkan oleh penggunaan metode kompetisi. Misalnya, apakah akan terjadi penundaan jadwal, atau biaya tambahan yang saling bergantung sama lain apabila metode kompetitif digunakan? Sebelum metode nonkompetitif diterapkan, pengadaan harus melewati uji kewajaran, didokumentasikan denga baik, disetujui dan ditandatangani oleh otoritas yang tepat. 

Contoh-contoh keadaan ketika penggunaan metode nonkompetitif dapat dibenarkan antara lain:

Kejujuran 

SESI 7: KEJUJURAN

TUJUAN 

Di akhir sesi ini Anda akan dapat: 

• Mendefinisikan kejujuran dalam konteks pengadaan 
• Memahami pentingnya menerapkan kejujuran dalam konteks pengadaan 
• Memahami tanggung jawab pengelola pengadaan untuk bertindak jujur

KEJUJURAN DAN PENTINGNYA KEJUJURAN 

Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, kejujuran berarti bertindak dan berperilaku adil, jujur, tulus, dan tanpa penipuan. 

Prinsip ini mengacu pada kejujuran dalam:

Kejujuran adalah prinsip penting yang harus diterapkan di seluruh aspek pengadaan, dari kesahihan informasi yang diberikan kepada masyarakat hingga keputusan yang dibuat oleh individu dan organisasi. Pengelola pengadaan harus bertindak jujur dalam seluruh proses pengadaan. Tindakan yang tidak jujur setiap saat dapat merusak seluruh proses pengadaan, dan meningkatkan risiko terjadinya pengadaan yang tidak sesuai dengan peraturan dan prosedur pengadaan (mis-procurement) atau timbulnya sanggahan dari penawar.

Bersikap jujur dapat memperbaiki persepsi masyarakat terhadap pemerintah dan proses pengadaan yang dilakukannya, serta akan membantu membangun dan menjaga kepercayaan di antara pemerintah dan swasta. Sebaliknya, memberikan informasi yang tidak jujur atau keliru kepada masyarakat akan menunjukkan bahwa praktik korupsi dapat terjadi, dan akan menurunkan kepercayaan masyarakat. Masyarakat akan mempertanyakan kesahihan dan keandalan informasi yang diberikan. Hal ini dapat mengurangi jumlah perusahaan yang memenuhi syarat dan bersedia untuk berbisnis dengan pemerintah. Selain itu, apabila informasi yang tidak jujur diberikan kepada pihak yang berminat dan informasi tersebut digunakan untuk menyusun penawaran, maka hal ini akan merusak seluruh proses pengadaan.

MENDORONG KEJUJURAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH 

Ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan oleh instansi dan pengelola pengadaan untuk menunjukkan kejujuran selama proses pengadaan. Berikut adalah beberapa contoh cara mendorong kejujuran: 

KEJUJURAN PENGELOLA PENGADAAN

Reputasi seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah bergantung pada kejujuran dan sikap pengelola pengadaan yang dapat dipercaya di semua tingkatan organisasi. Pengelola pengadaan harus bersikap jujur, dapat dipercaya, bertanggung jawab, dan dapat diandalkan setiap saat. Adalah tanggung jawab pengelola pengadaan selama proses pengadaan untuk mewakili pemerintah dengan bersikap jujur, menjamin kejujuran dalam pengadaan, dan memastikan bahwa masyarakat dapat mempercayai proses dan keputusan dalam pengadaan barang/jasa yang dilakukan.

Sumber: MCA-I