SELAMAT DATANG
Selamat datang di Modul "Penerapan Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan"! Terima kasih atas kehadiran Anda dalam pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para profesional pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan sesuai kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
- Pembelajaran bersifat mandiri
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
- Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
- Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
- Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
Apa yang dimaksud dengan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah?
Mengapa Pengadaan Penting?
SESI 1: APA YANG DIMAKSUD DENGAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH?
MENGAPA PENGADAAN PENTING?
TUJUAN
Di akhir sesi ini Anda akan dapat:
- Mendefinisikan pengadaan
- Mengetahui dan memahami tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah
- Mengenali peran dan tanggung jawab pengelola pengadaan
- Mengidentifikasi para pemangku kepentingan serta kepentingan dan pengaruh mereka terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah
- Membedakan pengadaan barang/jasa pemerintah dan swasta
- Menyatakan dampak pengadaan terhadap perekonomian
APA YANG DIMAKSUD DENGAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH?
Pengadaan barang/jasa pemerintah adalah:
- proses untuk mendapatkan barang, pekerjaan konstruksi atau jasa
- untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
- atas nama otoritas pemerintah atau instansi pemerintah
- dengan menggunakan dana publik
- sekaligus mengelola risiko bagi pemerintah
Pengadaan barang/jasa pemerintah bertujuan untuk memenuhi suatu kebutuhan pada waktu yang tepat dan dengan cara yang efektif dari segi biaya melalui pemberian kontrak (atau instrumen perjanjian lainnya) yang memuaskan pembeli dan penjual, serta sesuai dengan peraturan dan prinsip-prinsip pengadaaan barang/jasa pemerintah, sekaligus menyeimbangkan risiko yang ditanggung oleh para pihak serta memastikan penggunaan dana publik yang bertanggung jawab.
APA YANG DIMAKSUD DENGAN PEMBELIAN PEMERINTAH?
Pembelian pemerintah dapat dibagi dalam tiga kategori umum, yaitu barang, pekerjaan konstruksi atau jasa. Pemerintah bertanggung jawab atas pembelian semua barang, pekerjaan konstruksi, jasa atau gabungan antara barang, pekerjaan konstruksi dan jasa yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Pembelian ini mencakup semua yang dibutuhkan oleh pemerintah agar kegiatan masyarakat tetap berjalan dan dapat berkisar dari pembelian kebutuhan kantor yang rutin dan sederhana hingga proyek infrastruktur publik yang rumit, misalnya pembangunan rumah sakit atau jalan raya demi kepentingan masyarakat.
Barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dibeli dari lembaga nonpemerintah (perusahaan, organisasi nirlaba, lembaga akademis) dan pemerintah membuat perjanjian resmi dengan para penjual ini untuk membeli barang, pekerjaan konstruksi atau jasa.
Barang merupakan produk fisik yang dibeli atau dibuat berdasarkan permintaan. Unsur jasa biasanya terdapat dalam pembelian barang, namun jasa tersebut merupakan tambahan dan berkaitan langsung dengan pembelian barang tersebut. Misalnya, suatu barang yang dibeli mungkin membutuhkan perakitan atau pemasangan, yang dapat dianggap sebagai jasa, namun jasa ini bukan pembelian utama. Contoh-contoh barang antara lain: peralatan medis, perlengkapan dan peralatan kantor, perabotan, peralatan teknologi dan informasi (TI), buku dan kendaraan.
Pekerjaan mengacu pada pekerjaan sipil yang mencakup pembangunan konstruksi baru, peningkatan dan renovasi semua jenis bangunan dan struktur. Pekerjaan sipil mencakup semua pembangunan dan perbaikan infrastruktur publik, termasuk bangunan, jembatan, bendungan, jalan raya, jaringan listrik, bandara dll.
Jasa merupakan segala bentuk kegiatan yang dilakukan berdasarkan kontrak yang biasanya tidak menghasilkan aset fisik secara langsung. Jasa digolongkan menjadi jasa konsultansi dan jasa nonkonsultansi. Jasa konsultansi adalah jasa yang berkaitan dengan pemikiran dan hasilnya tidak terlalu bergantung pada penggunaan suatu alat. Sering disebut sebagai jasa penasihat. Contohnya antara lain: jasa manajemen proyek, jasa teknik, jasa keuangan, serta jasa pelatihan dan pengembangan profesi. Jasa nonkonsultansi merupakan jasa yang umumnya bergantung pada penggunaan peralatan atau metode khusus untuk meraih hasilnya. Contoh jasa nonkosultansi antara lain: jasa pengoperasian dan pemeliharaan, jasa perbaikan, jasa pemeliharaan utilitas, dan jasa survei.
Berdasarkan tingkat kerumitan kebutuhan, pengadaan mungkin membutuhkan gabungan antara penyediaan barang, pekerjaan sipil dan jasa dalam satu atau beberapa kontrak.
Kementerian Kesehatan memiliki kebutuhan untuk membangun rumah sakit baru di pulau Jawa. Oleh karena itu, Kemenkes perlu melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa. Apa saja yang dapat digolongkan sebagai barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dalam pengadaan ini?
Transparansi
AKUNTABILITAS DAN PROSES SANGGAHAN PENAWARAN
Sistem pengadaan yang menerapkan prinsip akuntabilitas mencakup proses yang tersedia bagi masyarakat untuk mendapatkan solusi perbaikan apabila terdapat kemungkinan kesalahan. Proses penyelesaian perselisihan dan proses penyanggahan keputusan harus diimbangi dengan perlindungan terhadap kepentingan finansial masyarakat dan hak penawar untuk mencari solusi perbaikan atau kompensasi yang efektif. Komponen penting dalam sistem perbaikan mencakup lembaga peninjauan independen yang diberikan wewenang untuk memberikan sanksi kepada pihak yang tidak mematuhi prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah dan peraturan penyanggahan penawaran yang dipublikasikan. Dalam penyelesaian perselisihan dan sanggahan penawaran, lembaga peninjauan dan peraturan yang berlaku harus memberikan perlakuan yang adil dan tidak berpihak terhadap instansi pengadaan dan para penawar.
Untuk memastikan efektifitas peraturan sanggahan, peraturan tersebut harus:
Sumber: MCA-I
Barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dibeli dari lembaga nonpemerintah (perusahaan, organisasi nirlaba, lembaga akademis) dan pemerintah membuat perjanjian resmi dengan para penjual ini untuk membeli barang, pekerjaan konstruksi atau jasa.
Barang merupakan produk fisik yang dibeli atau dibuat berdasarkan permintaan. Unsur jasa biasanya terdapat dalam pembelian barang, namun jasa tersebut merupakan tambahan dan berkaitan langsung dengan pembelian barang tersebut. Misalnya, suatu barang yang dibeli mungkin membutuhkan perakitan atau pemasangan, yang dapat dianggap sebagai jasa, namun jasa ini bukan pembelian utama. Contoh-contoh barang antara lain: peralatan medis, perlengkapan dan peralatan kantor, perabotan, peralatan teknologi dan informasi (TI), buku dan kendaraan.
Pekerjaan mengacu pada pekerjaan sipil yang mencakup pembangunan konstruksi baru, peningkatan dan renovasi semua jenis bangunan dan struktur. Pekerjaan sipil mencakup semua pembangunan dan perbaikan infrastruktur publik, termasuk bangunan, jembatan, bendungan, jalan raya, jaringan listrik, bandara dll.
Jasa merupakan segala bentuk kegiatan yang dilakukan berdasarkan kontrak yang biasanya tidak menghasilkan aset fisik secara langsung. Jasa digolongkan menjadi jasa konsultansi dan jasa nonkonsultansi. Jasa konsultansi adalah jasa yang berkaitan dengan pemikiran dan hasilnya tidak terlalu bergantung pada penggunaan suatu alat. Sering disebut sebagai jasa penasihat. Contohnya antara lain: jasa manajemen proyek, jasa teknik, jasa keuangan, serta jasa pelatihan dan pengembangan profesi. Jasa nonkonsultansi merupakan jasa yang umumnya bergantung pada penggunaan peralatan atau metode khusus untuk meraih hasilnya. Contoh jasa nonkosultansi antara lain: jasa pengoperasian dan pemeliharaan, jasa perbaikan, jasa pemeliharaan utilitas, dan jasa survei.
Berdasarkan tingkat kerumitan kebutuhan, pengadaan mungkin membutuhkan gabungan antara penyediaan barang, pekerjaan sipil dan jasa dalam satu atau beberapa kontrak.
Pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa untuk pembangunan rumah sakit baru
Kementerian Kesehatan memiliki kebutuhan untuk membangun rumah sakit baru di pulau Jawa. Oleh karena itu, Kemenkes perlu melakukan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa. Apa saja yang dapat digolongkan sebagai barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dalam pengadaan ini?
- Alat kesehatan, ranjang, perabotan, dan peralatan kesehatan lainnya yang dibeli untuk rumah sakit dapat dianggap sebagai Barang
- Konstruksi bangunan rumah sakit tersebut dapat dianggap sebagai Pekerjaan Konstruksi
- Jasa mencakup jasa teknik atau jasa pengukuran tanah yang diperlukan untuk mengembangkan dan membangun rumah sakit
PERAN DAN TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
Pengelola pengadaan adalah pelaku utama dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Pengelola pengadaan bertanggung jawab atas hasil suatu pengadaan dan, pada akhirnya, atas cara penggunaan dana publik. Tanggung jawab pengelola pengadaan mencakup, namun tidak terbatas pada:
- Mengelola proses pengadaan guna memastikan pemberian kontrak atas pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dalam waktu yang tepat dan efektif dari segi biaya.
- Menerapkan dan menaati prinsip-prinsip pengadaan di seluruh proses pengadaan
- Memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan
- Melindungi kepentingan instansi pengadaan berdasarkan kontrak
- Mengelola risiko dalam seluruh proses pengadaan
- Melindungi instansi pengadaan dari kecurangan, pemborosan, atau penyalahgunaan
- Merencanakan, menjadwalkan dan membuat prioritas untuk kegiatan pengadaan
- Mengoptimalkan keberhasilan instansi pengadaan
- Melakukan pengadaan dengan cara yang mendorong terciptanya persaingan terbuka
Kemampuan untuk memenuhi tujuan pengadaan barang/jasa pemerintah dapat
merupakan hasil langsung yang diperoleh dari tindakan dan keputusan yang diambil oleh
pengelola pengadaan. Oleh sebab itu pengelola pengadaan harus sepenuhnya memahami
dan menerapkan prinsip, kebijakan dan peraturan pengadaan barang/jasa pemerintah
dalam seluruh keputusan yang dibuat selama proses pengadaan.
LANGKAH-LANGKAH UTAMA DALAM PROSES PENGADAAN
Proses pengadaan membimbing tim pengadaan melalui langkah-langkah utama dan langkah tambahan yang penting untuk merencanakan dan membeli barang, pekerjaan konstruksi atau jasa yang diperlukan guna memenuhi kebutuhan masyarakat.
Ada banyak langkah dalam proses pengadaan yang masing-masing memiliki tingkat kerumitan yang
berbeda. Setiap skenario pengadaan bersifat unik dengan waktu, sumber daya dan risiko yang terlibat sejak proses perencanaan suatu pengadaan bergantung pada kompleksitas kebutuhan yang diperlukan dan perkiraan nilai uang secara keseluruhan. Misalnya, besarnya upaya yang dilakukan untuk merencanakan pembangunan rumah sakit berbeda dengan upaya untuk membeli jasa kebersihan rutin
untuk rumah sakit tersebut. Semua pengadaan yang kompetitif, apakah itu pengadaan yang sederhana dan rutin atau proyek pembangunan multifaset, akan mengikuti tahapan-tahapan umum yang sama,
dimulai dengan mengidentifikasi kebutuhan dan berujung pada pengakhiran kontrak.
Dalam tahapan tersebut ada beberapa kegiatan, poin-poin keputusan, dan persyaratan dokumentasi yang harus dipenuhi. Juga penting untuk dicatat bahwa beberapa kegiatan pengadaan dapat terjadi secara bersamaan Proses pengadaan dimulai ketika kebutuhan masyarakat dan persyaratannya diidentifikasi. Setelah itu, perencanaan pengadaan dapat dimulai. Sebuah langkah penting dalam tahap perencanaan adalah riset pasar, yang dapat mencakup identifikasi calon penawar yang kapabel dan berkualitas, serta penyusunan strategi pengadaan. Proses ini memandu tim pengadaan melalui penyusunan dokumen pengadaan, penerbitan dokumen pengadaan kepada publik, penerimaan proposal, evaluasi proposal dan pemberian kontrak, hingga pelaksanaan dan pengakhiran kontrak.
PEMANGKU KEPENTINGAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
Pemangku kepentingan adalah seseorang atau organisasi yang mungkin memiliki
kepentingan atau terlibat dalam suatu pengadaan. Pemangku kepentingan mencakup
setiap individu atau organisasi yang mungkin memiliki pengaruh terhadap keputusan
pengadaan, serta mereka yang baik secara langsung maupun tidak langsung terdampak
oleh hasil pengadaan.
Pemangku kepentingan dapat memiliki peran yang aktif atau pasif dalam proses
pengadaan. Pemangku kepentingan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah termasuk,
namun tidak terbatas pada:
PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH VS SWASTA
Baik pengadaan barang/jasa pemerintah maupun swasta bertujuan untuk membeli
barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa guna memenuhi kebutuhan organisasi dan
pemangku kepentingan. Perbedaan utama antara pengadaan barang/jasa pemerintah
dan swasta terletak pada sumber pendanaan, kebutuhan agar transparan, dan konsep
akses yang adil dalam persaingan.
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, pendanaan bersumber dari masyarakat dan
seharusnya hanya digunakan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Dana ini diberikan
kepada pemerintah oleh masyarakat dan organisasi melalui pajak, biaya, atau pungutan.
Karena pemerintah menggunakan dana publik, pemerintah memiliki tanggung jawab
untuk bertindak secara transparan dalam hal pembelian dan menunjukkan penggunaan
dana publik yang bertanggung jawab.
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah ada suatu konsep yang unik, yaitu konsep
akses yang adil. Akses yang adil mengacu pada keterbukaan dalam persaingan. Konsep
tentang akses yang adil memungkinkan semua pihak untuk memiliki akses yang sama dan
tidak memihak untuk bersaing dalam suatu pengadaan.
PENERIMA MANFAAT DARI PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Seluruh penduduk suatu negara dapat menjadi penerima manfaat dari sistem pengadaan
barang/jasa pemerintah, dan akan memanfaatkan keuntungan ini setiap hari. Utilitas,
transportasi umum, jalan raya, sistem pendidikan, layanan dan fasilitas kesehatan
semuanya adalah contoh hasil yang diperoleh dari pengadaan barang/jasa pemerintah
Keadaan ekonomi suatu negara secara langsung dipengaruhi oleh pengadaan
barang/jasa pemerintah. Barang, pekerjaan konstruksi dan jasa dibeli dari kalangan
industri swasta yang menerima dana untuk pekerjaan yang dilakukannya atau untuk
produk yang disediakannya. Dana yang diterima dapat digunakan untuk memperluas
usaha yang sedang berjalan dan menciptakan lapangan pekerjaan. Selain merangsang
pertumbuhan ekonomi dan memberikan kesempatan kerja, pengadaan barang/jasa
pemerintah yang efisien juga dapat:
- Mencegah kecurangan, pemborosan dan penyalahgunaan dana publik
- Meningkatkan kepercayaan dan penghargaan masyarakat terhadap pemerintah
- Meningkatkan kemampuan pemerintah untuk memperoleh nilai yang setara dengan uang yang dikeluarkan (nilai untuk uang)
- Menyediakan lebih banyak sumber daya untuk pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan di masa mendatang.
Prinsip-Prinsip Dasar
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
SESI 2: PRINSIP-PRINSIP DASAR PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
TUJUAN
Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:
- Mendefinisikan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah
- Memahami pentingnya prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa pemerintah
- Menyadari perlunya mengintegrasikan prinsip-prinsip tersebut ke dalam etos kerja
- Memahami cara menjunjung tinggi prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa melalui peraturan, kebijakan, dan prosedur pengadaan
PRINSIP-PRINSIP DASAR
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, prinsip-prinsip dasar membentuk landasan
semua tindakan dan perilaku dalam pengadaan. Prinsip-prinsip ini memengaruhi perilaku
pengelola pengadaan, membimbing pengelola pengadaan dalam pengambilan keputusan
selama proses pengadaan, dan menjadi landasan untuk menaati peraturan dan
perundang-undangan pengadaan barang/jasa.
Prinsip-prinsip pengadaan ditujukan untuk menentukan standar praktik para pengelola
pengadaan barang/jasa pemerintah, dan menetapkan tolok ukur dasar yang menopang
para pengelola pengadaan dalam pengambilan keputusan dan memampukan mereka
untuk menentukan apa yang benar dan yang salah. Prinsip-prinsip ini adalah tujuan
peraturan dan perundang-undangan. Peraturan dan prosedur pengadaan mendorong
penerapan prinsip-prinsip ini dan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari prinsipprinsip
ini.
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, pengelola pengadaan harus:
- Memahami prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa dengan jelas
- Mengetahui cara menerapkan prinsip-prinsip dasar tersebut dalam bertindak dan mengambil keputusan
- Memastikan keputusan tidak hanya didasari oleh peraturan dan perundangundangan pengadaan barang/jasa, tetapi juga prinsip-prinsip dasar tersebut
- Memahami hubungan antara prinsip-prinsip dasar tersebut dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
- Memahami penerapan prinsip-prinsip dasar tersebut dalam peraturan dan perundang-undangan yang berlaku
Kelima prinsip dasar pengadaan tersebut adalah transparansi, akuntabilitas, keadilan,
kompetisi, dan kejujuran. Prinsip-prinsip ini tidak terlepas satu sama lain dan konsepnya
sering tumpang tindih dan dapat bersinggungan satu sama lain.
Transparansi:
- Kegiatan pengadaan direncanakan dan dilakukan melalui proses yang terbuka dan terlihat oleh masyarakat dengan akses terhadap informasi yang mudah dimengerti, dan sesuai dengan prosedur yang berlaku
Akuntabilitas:
- Memikul tanggung jawab dan bertanggung jawab atas keputusan dan tindakan yang diambil Menyadari adanya konsekuensi yang mungkin timbul dari penyimpangan dan kewajiban menjelaskan kepada lembaga pengawasan (dan publik) tentang konsekuensi tindakan yang diambil
- Mematuhi peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa
- Menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa
Keadilan:
- Semua penawar yang berminat akan diperlakukan sama dan harus tunduk pada persyaratan yang sama
- Proses pengadaan dan pengambilan keputusan dilakukan tanpa keberpihakan, prasangka atau bias- tanpa perlakuan istimewa
- Terdapat prosedur untuk memastikan setiap penawaran/proposal diperlakukan adil dan sama
Kompetisi:
- Dua penawar atau lebih bersaing dalam proses pengadaan untuk mendapatkan pekerjaan
- Prosedur pengadaan dirancang untuk mendorong kompetisi yang terbuka dan mencegah pembatasan kesempatan
Kejujuran:
- Bertindak dan berperilaku adil, benar, tulus, dan tanpa penipuan
PENTINGNYA PRINSIP PENGADAAN BARANG/JASA DAN PENGARUHNYA
TERHADAP PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Prinsip pengadaan barang/jasa membentuk kerangka kerja untuk mengelola kebutuhan
pengadaan barang/jasa pemerintah. Fungsinya adalah sebagai prinsip pedoman bagi
pengelola pengadaan barang/jasa dalam proses penyelesaian masalah dan pengambilan
keputusan, serta memberikan pengelola pengadaan kerangka kerja untuk menggunakan
diskresi dan pertimbangan selama proses pengadaan. Keputusan dalam pengadaan tidak hanya didasari oleh peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa, tetapi
juga prinsip-prinsip pengadaan ini.
Hasil pengadaan tergantung pada kemampuan pengelola pengadaan dalam
melaksanakan perannya sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa
bersamaan dengan peraturan dan perundang-undangan pengadaan barang/jasa. Perilaku
pengelola pengadaan secara langsung berpengaruh pada hasil pengadaan barang/jasa
pemerintah dan terutama pada pengeluaran dana publik.
MANFAAT DAN PENTINGNYA PENERAPAN PRINSIP-PRINSIP DASAR
PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Dengan menerapkan prinsip-prinsip ini,
pengelola pengadaan dapat menciptakan
lingkungan pengadaan yang lebih
memadai dengan tersedianya informasi
yang adil dan benar, proses yang
transparan, terdapat orang yang dapat
diminta pertanggungjawabannya atas
tindakan yang ia ambil, berlangsungnya
kompetisi, serta akses yang adil bagi
penawar yang berminat untuk bersaing
dalam pengadaan. Lingkungan
pengadaan yang lebih memadai akan
meningkatkan kepercayaan masyarakat
terhadap pengadaan barang/jasa
pemerintah dan jumlah organisasi yang
tertarik untuk berbisnis dengan
pemerintah akan bertambah. Selain itu,
sistem pengadaan barang/jasa
pemerintah yang sesuai dengan prinsipprinsip
pengadaan dapat menarik minat
dari penawar dengan kualifikasi dan
kualitas yang lebih tinggi.
Pengelola pengadaan barang/jasa harus selalu menerapkan semua prinsip pengadaan.
Prinsip-prinsip tersebut saling berkaitan, sehingga pelanggaran atas salah satu prinsip
dapat menjadi pelanggaran atas beberapa prinsip lainnya. Namun, penting untuk dicatat
bahwa ada kalanya berdasarkan itikad baik pengelola pengadaan, prinsip pengadaan
tidak dapat dipenuhi. Pengecualian penerapan prinsip pengadaan hanya dapat dilakukan
berdasarkan itikad baik atau apabila terdapat pertentangan antar prinsip dan diperlukan
trade-off (pengambilan keputusan dengan mengorbankan salah satu hal untuk
mendapatkan hasil yang lebih baik). Contoh yang baik misalnya penerapan pengecualian
terhadap kompetisi yang menyeluruh dan terbuka sehingga salah satu prinsip pengadaan
tidak dipenuhi, tetapi didasari oleh itikad baik dan didukung oleh peraturan dan kebijakan
pengadaan barang/jasa yang mengatur tentang pengecualian terhadap kompetisi yang
menyeluruh dan terbuka. Pengecualian tersebut hanya dapat diterapkan atas alasan yang
memadai dan harus dijustifikasi dan mendapatkan persetujuan terlebih dahulu.
Transparansi
SESI 3: TRANSPARANSI
TUJUAN
Di akhir sesi ini Anda akan dapat:
- Mendefinisikan transparansi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah
- Memahami petingnya peran transparansi dalam pengadaan barang/jasa
- Mengenali penerapan transparansi dalam siklus pengadaan barang/jasa
APA YANG DIMAKSUD DENGAN TRANSPARANSI?
Transparansi mengacu pada keterbukaan informasi, proses, dan hubungan secara
internal dalam entitas pengadaan, dan secara eksternal agar terlihat dan dapat diawasi
oleh masyarakat. Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, transparansi
berarti:
- Kegiatan pengadaan direncanakan dan dilakukan dengan menggunakan proses yang terbuka, terlihat oleh masyarakat, dan sesuai dengan prosedur yang ditentukan.
- Informasi tersedia untuk semua pihak yang berkepentingan dan dapat diakses dengan mudah pada waktu yang tepat, kecuali ada alasan yang sahih untuk menjaga kerahasiaan informasi tertentu.
MENGAPA TRANSPARANSI PENTING?
Transparansi adalah prinsip dasar pengadaan
barang/jasa yang dapat meningkatkan hasil-hasil
pengadaan bagi semua pemangku kepentingan.
Dengan melihat cara instansi pemerintah berbisnis
pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan akan
terdorong untuk bertindak etis dalam menjalankan
usaha dan menaati prinsip-prinsip pengadaan.
Transparansi berarti informasi tersedia bagi masyarakat
dan dapat diakses dengan mudah, sehingga membantu
menemukan sejak dini setiap perlakuan yang tidak adil
dan tidak setara dalam proses pengadaan. Prinsip ini
meningkatkan pemahaman tentang pengadaan
barang/jasa pemerintah secara menyeluruh,
mendorong masyarakat untuk memeriksa dengan
seksama dokumen pengadaan, peraturan dan prosedur
yang diterbitkan, sehingga dapat menyempurnakan
pengadaan atau proses pengadaan barang/jasa
tertentu. Berbagi informasi dan proses yang terbuka menunjukkan komitmen untuk bersikap adil dan jujur dalam penyelenggaran kegiatan pengadaan barang/jasa
pemerintah dan penggunaan dana publik.
Transparansi penting diterapkan dalam seluruh proses pengadaan barang/jasa, dan
apabila diterapkan, prinsip ini dapat:
- Memberikan wawasan mengenai pelaksanaan proses pengadaan barang/jasa Membentuk opini masyarakat dan tingkat kepercayaan terhadap pemerintah
- Meningkatkan minat masyarakat untuk berbisnis dengan pemerintah
- Menunjukkan bahwa pertimbangan yang adil diberikan kepada semua penawar yang memenuhi syarat dan semua proses diikuti.
- Mendorong pihak-pihak yang berminat untuk berpartisipasi pada tahap-tahap kunci dalam proses pengadaan
- Memberikan kesempatan untuk meninjau dan memperbaiki tindakan pengadaan apabila terjadi perselisihan
- Mengurangi risiko penipuan, korupsi atau salah urus dana publik
- Mendorong kompetisi dengan memberikan akses yang adil, sama, dan tepat waktu
- Melindungi kepentingan keuangan
Dampak Transparansi
- Di suatu negara penerima dana bantuan di Afrika, survei pelacakan pembelanjaan pemerintah menemukan bahwa hanya 20% dana yang berasal dari donor untuk program pendidikan benarbenar diterima oleh sekolahsekolah. Melalui kampanye informasi yang membuka transparansi tentang seberapa besar dana yang seharusnya diterima oleh setiap sekolah dari kementerian, penyaluran dana meningkat sampai lebih dari 80%
- Diadaptasi dari : 2011 Annual Statistical Report on United Nations Procurement
MENDORONG TRANSPARANSI DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
Menerapkan transparansi di seluruh proses pengadaan merupakan tanggung jawab ULP
dan pengelola pengadaan. Berikut ini adalah contoh cara mendukung prinsip transparansi:
- Menyediakan peraturan dan prosedur yang terbuka untuk ditinjau oleh masyarakat: memberikan akses bagi masyarakat terhadap peraturan dan perundang-undangan tentang pengadaan barang/jasa yang relevan yang wajib dipatuhi.
- Mengembangkan proses dan dokumen pengadaan yang jelas dan terstandarisasi: menggunakan bahasa yang sederhana, tidak terlalu mempersulit persyaratan, menggunakan proses yang sesuai dengan jenis pengadaan dan tidak terlalu rumit
- Informasi tentang pengadaan dikomunikasikan dengan jelas: dokumen penawaran harus mencantumkan faktor-faktor dan kriteria evaluasi untuk membuat keputusan terkait dengan pemberian kontrak
- Menyediakan informasi dan dokumentasi penting tentang pengadaan bagi semua pihak yang berminat.
- Mengembangkan dan menerapkan proses pengadaan yang adil
- Mengikuti proses pengadaan seperti yang telah direncanakan dan didokumentasikan
- Mendokumentasikan semua tindakan dan keputusan-keputusan penting yang dibuat selama proses pengadaan.
- Menyediakan dokumen untuk kepentingan pemeriksaan.
INTEGRASI TEKNOLOGI UNTUK MEWUJUDKAN TRANSPARANSI
Kemampuan untuk berbagi informasi dengan masyarakat meningkat pesat melalui
pemanfaatan sistem teknologi. Teknologi memungkinkan berbagi informasi terjadi dengan
cepat dan memudahkan akses terhadap khalayak luas. Langkah-langkah untuk
mengintegrasikan teknologi ke dalam sistem pengadaan barang/jasa pemerintah
mencakup pengembangan:
- Alat pelaporan berbasis jaringan yang memungkinkan data pengadaan diunggah, sehinga dapat dilihat oleh masyarakat (undangan lelang, dokumen pengadaan, informasi tentang pemberian kontrak)
- Pengelola pengadaan atau penghubung komunikasi dengan individu atau institusi yang mencari informasi yang tidak tersedia di situs.
- Syarat-syarat penggunaan dan kode etik untuk mendukung penggunaan informasi dan perilaku yang tepat.
AKSES TERHADAP INFORMASI
Akses terhadap informasi yang dapat diandalkan adalah komponen kunci dalam sistem
pengadaan barang/jasa pemerintah yang transparan. Berbagi informasi meningkatkan
kepercayaan terhadap sistem pengadaan barang/jasa pemerintah, meningkatkan
hubungan bisnis antara pemerintah dan pihak-pihak yang berminat, serta memberikan
perlindungan terhadap korupsi. Instansi pengadaan dapat meningkatkan transparansi
dengan berbagi informasi mengenai kegiatan pengadaan dan proses yang terjadi dalam
instansi tersebut, serta informasi yang relevan dengan peluang pengadaan yang ada.
Contoh informasi yang bisa dibagi untuk meningkatkan transparansi dalam instansi
pengadaan antara lain adalah:
INFORMASI RAHASIA
Meskipun transparansi merupakan prinsip pengadaan yang penting, pengelola pengadaan
harus berhati-hati agar tidak mengungkapkan informasi yang sensitif. Informasi tersebut
mencakup informasi yang apabila terungkap akan
mengancam persaingan yang adil di antara para calon
penawar, menimbulkan kolusi, atau membahayakan
kepentingan pemerintah atau rakyat.
Akibat yang ditimbulkan oleh pengungkapan informasi
rahasia dapat termasuk, namun tidak terbatas pada
- Membahayakan proses pengadaan dan mengancam reputasi pemerintah
- Pembatalan dan/atau pengulangan proses pengadaan dan/atau penyusunan ulang dokumen pengadaan
- Gugatan hukum dari pihak yang mengalami kerugian
Misalnya, apabila pendekatan teknis yang diajukan oleh
salah satu penawar terungkap kepada masyarakat, bagaimana dampaknya terhadap
kemampuan penawar tersebut untuk bersaing pada pengadaan yang akan datang? Dalam
hal ini, penerapan transparansi akan merugikan perusahaan penawar tersebut dan
memberikan keuntungan bagi para pesaingnya di pasar yang sama dalam kompetisi
pengadaan di masa yang akan datang. Pengungkapan informasi ini akan merusak bisnis
perusahaan tersebut dan mengancam kompetisi di masa depan.
Akuntabilitas
SESI 4: AKUNTABILITAS
TUJUAN
Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:
- Mendefinisikan akuntabilitas
- Mendiskusikan pentingnya akuntabilitas dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah Mengetahui peran akuntabilitas
- Memformulasikan tanggung jawab pengelola pengadaan yang akuntabel terhadap masyarakat dan para pemangku kepentingan
- Mengidentifikasi dan memahami proses mewujudkan akuntabilitas
- Menyadari pentingnya persetujuan, audit, mekanisme pemantauan dan pengendalian tindakan pengadaan
AKUNTABILITAS DAN PENTINGNYA AKUNTABILITAS DALAM PENGADAAN
BARANG/JASA PEMERINTAH
Secara umum, akuntabilitas berarti setiap orang memikul tanggung jawab atas tindakan
yang diambilnya. Berdasarkan definisi tersebut, akuntabilitas dalam pengadaan
barang/jasa pemerintah berarti pengelola pengadaan:
- Mematuhi peraturan dan per-UU-an pengadaan barang/jasa
- Menerapkan prinsip-prinsip dasar pengadaan
- Menyadari konsekuensi yang mungkin timbul dari penyimpangan; dan
- Diharapkan untuk menjelaskan dan menjustifikasi tindakan dan keputusan yang diambil dalam proses dan hasil pengadaan barang/jasa
Pengelola pengadaan bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan hasil dari
pengambilan keputusan dan pertimbangan yang dilakukan selama proses pengadaan.
Akuntabilitas menjamin kepentingan masyarakat diutamakan dan dilindungi selama
seluruh proses pengadaaan barang/jasa dan dengan disertai dengan dokumentasi yang
baik, pemangku kepentingan dapat menelusuri kembali siapa yang bertanggung jawab
atas tindakan yang diambil.
Prinsip dasar akuntabilitas dan transparansi merupakan prinsip yang terintegrasi dengan
erat. Apabila diterapkan, kedua prinsip ini mengurangi kemungkinan terjadinya
kecurangan, pemborosan, atau penyalahgunaan dalam kegiatan pengadaan barang/jasa
pemerintah, sehingga dana publik digunakan secara bertanggung jawab.
MEMBANGUN DAN MENEGAKKAN AKUNTABILITAS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Pengelola pengadaan dari berbagai instansi pemerintah bertanggung jawab atas pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Akuntabilitas dapat diwujudkan dengan terlebih dahulu memperjelas peran, tanggung jawab, dan tingkat wewenang yang dimiliki pejabat di bagian manajemen, anggaran, teknis, hukum, dan pengadaan barang/jasa. Hal ini sangat penting untuk menjamin bahwa peran dalam proses pengadaan, peraturan yang mengatur tindakan yang diambil, dan konsekuensi pelanggaran dapat dipahami dengan baik. Pemisahan tugas dan wewenang dalam jajaran pemerintahan berfungsi untuk mencegah seseorang atau sekelompok orang memiliki tingkat kontrol dan pengaruh yang tidak seimbang dalam suatu instansi. Pengadaan barang/jasa harus dijalankan sebagai bagian yang terpisah dan khusus dalam suatu instansi yang dikelola oleh para pengelola pengadaan yang terlatih untuk mengelola dan menjalankan proses pengadaan barang/jasa pemerintah dan yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan. Akuntabilitas ditegakkan di seluruh tahapan proses pengadaan barang/jasa melalui:
MEMBANGUN DAN MENEGAKKAN AKUNTABILITAS DALAM PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH
Pengelola pengadaan dari berbagai instansi pemerintah bertanggung jawab atas pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Akuntabilitas dapat diwujudkan dengan terlebih dahulu memperjelas peran, tanggung jawab, dan tingkat wewenang yang dimiliki pejabat di bagian manajemen, anggaran, teknis, hukum, dan pengadaan barang/jasa. Hal ini sangat penting untuk menjamin bahwa peran dalam proses pengadaan, peraturan yang mengatur tindakan yang diambil, dan konsekuensi pelanggaran dapat dipahami dengan baik. Pemisahan tugas dan wewenang dalam jajaran pemerintahan berfungsi untuk mencegah seseorang atau sekelompok orang memiliki tingkat kontrol dan pengaruh yang tidak seimbang dalam suatu instansi. Pengadaan barang/jasa harus dijalankan sebagai bagian yang terpisah dan khusus dalam suatu instansi yang dikelola oleh para pengelola pengadaan yang terlatih untuk mengelola dan menjalankan proses pengadaan barang/jasa pemerintah dan yang bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah, termasuk berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan. Akuntabilitas ditegakkan di seluruh tahapan proses pengadaan barang/jasa melalui:
MEWUJUDKAN AKUNTABILITAS
Terkait dengan mekanisme institusional yang dijelaskan sebelumnya, ada banyak cara
yang dapat digunakan pengelola pengadaan untuk menunjukkan akuntabilitas dalam
menjalankan tugasnya. Metode yang mungkin paling penting dan yang dapat ditelusuri
adalah dokumentasi. Pengelola pengadaan harus memelihara tingkat dokumentasi yang
sepadan dengan skala, ruang lingkup, dan risiko setiap pengadaan barang/jasa.
Mendokumentasikan tindakan dalam pengadaan barang/jasa termasuk menjelaskan dan
menjustifikasi keputusan dalam barang/jasa secara tepat waktu dan menyeluruh
Peraturan dan perundang-undangan pengadaan tidak mengatur diskresi untuk setiap
kasus pengadaan yang dihadapi, sehingga pengelola pengadaan harus menafsirkan
peraturan yang berlaku dan memutuskan bagaimana penerapan prinsip pengadaan.
Dalam hal ini, pengelola pengadaan harus mendokumentasikan semua berkas pengadaan
dengan opsi tindakan yang dipertimbangkan, alasan pengambilan keputusan, dan risiko yang dapat timbul apabila diambil keputusan yang lain. Dengan demikian, akuntabilitas
dapat ditegakkan.
Kebijakan dokumentasi dan penyimpanan dokumen secara eksplisit harus ditetapkan
dalam instansi pengadaan.
Kebijakan dokumentasi harus
sejalan dengan peraturan dan
perundang-undangan yang berlaku.
Kebijakan tersebut juga harus
menentukan tingkat rincian
dokumentasi dan penyimpanan
catatan berdasarkan besar, ruang
lingkup, dan kompleksitas
pengadaan barang/jasa. Catatan
pengadaan perlu disimpan karena
diperlukan untuk proses audit dan
sanggahan. Selain itu, catatan
pengadaan juga dapat disimpan
sebagai referensi untuk membantu
perencanaan pengadaan yang akan
dilakukan di kemudian hari.
Proses pengadaan barang/jasa yang terstruktur dengan baik yang patuh pada prinsip
akuntabilitas tidak hanya mendokumentasikan tindakan dan keputusan yang diambil,
tetapi juga:
- menanggapi permohonan informasi yang sah dengan tepat waktu dan akurat
- menggunakan kegiatan dan keputusan pengadaan barang/jasa yang terbuka untuk pengawasan yang wajar dan dapat menghadapi uji publik terkait dengan keadilan, kewajaran, dan nilai untuk uang.
- mencantumkan ketentuan tentang penerapan akuntabilitas dalam dokumen pengadaan dan kontrak untuk diketahui oleh calon penawar
AKUNTABILITAS DAN PROSES SANGGAHAN PENAWARAN
Sistem pengadaan yang menerapkan prinsip akuntabilitas mencakup proses yang tersedia bagi masyarakat untuk mendapatkan solusi perbaikan apabila terdapat kemungkinan kesalahan. Proses penyelesaian perselisihan dan proses penyanggahan keputusan harus diimbangi dengan perlindungan terhadap kepentingan finansial masyarakat dan hak penawar untuk mencari solusi perbaikan atau kompensasi yang efektif. Komponen penting dalam sistem perbaikan mencakup lembaga peninjauan independen yang diberikan wewenang untuk memberikan sanksi kepada pihak yang tidak mematuhi prinsip pengadaan barang/jasa pemerintah dan peraturan penyanggahan penawaran yang dipublikasikan. Dalam penyelesaian perselisihan dan sanggahan penawaran, lembaga peninjauan dan peraturan yang berlaku harus memberikan perlakuan yang adil dan tidak berpihak terhadap instansi pengadaan dan para penawar.
Untuk memastikan efektifitas peraturan sanggahan, peraturan tersebut harus:
- dicantumkan pada dokumen pengadaan yang didistribusikan kepada semua penawar yang berminat
- memberikan kesempatan kepada penawar untuk menyampaikan sanggahan
- menegakkan akuntabilitas
- memberikan penjelasan kepada penawar yang gagal, apabila diminta, tentang mengapa penawaran atau proposal mereka ditolak atau tidak dipilih
- membangun dan menjalankan proses untuk menangani protes yang diajukan
Untuk menjamin efektifitas proses ini, peraturan tersebut juga harus menetapkan bahwa
penawar harus tunduk dan mematuhi peraturan tersebut pada saat mengajukan
penawaran atau sanggahan sebelum berupaya untuk mencari solusi perbaikan di
pengadilan atau proses hukum lainnya.
Keadilan
SESI 5: KEADILAN
TUJUAN
Di akhir sesi ini, Anda akan dapat:
- Mendefinisikan keadilan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah
- Mengetahui dan memahami pentingnya keadilan dalam proses pengadaan
- Mengenali permasalahan yang mungkin timbul terkait keadilan dalam proses pengadaan dan mengidentifikasi metode untuk mengurangi risiko dan mendorong keadilan dalam tahapan proses pengadaan
APA YANG DIMAKSUD DENGAN KEADILAN?
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, keadilan berarti semua penawar mendapat
perlakuan yang sama dari instansi pengadaan dan pengelola pengadaan dan tunduk pada
persyaratan yang sama. Prinsip keadilan mendorong proses pengadaan dan pengambilan
keputusan yang dilakukan tanpa adanya keberpihakan, prasangka atau bias terhadap
penawar tertentu dan memastikan bahwa semua penawar diperlakukan dengan setara.
MENGAPA KEADILAN PENTING?
Keadilan dalam pengadaan barang/jasa pemerintah menjamin semaksimal mungkin
bahwa semua penawar yang berminat diperlakukan sama dan diberikan kesempatan dan
persyaratan yang sama untuk mengajukan penawaran, mendapatkan, dan menyediakan
pekerjaan berdasarkan pengadaan barang/jasa pemerintah. Prinsip keadilan dapat
membentuk kerangka kerja bagi pengelola pengadaan agar mampu menghadapi kondisi
pengadaan seperti keberpihakan atau konflik kepentingan dan membuat metode
pencegahan untuk mewujudkan kondisi pengadaan yang adil.
Walaupun kondisi sekitar pengadaan di pasar tidak mungkin persis sama, prinsip keadilan
membimbing pengelola pengadaan agar mampu mengenali dan menghadapi kondisi yang
memberi keuntungan yang adil atau tidak adil kepada para penawar yang bersaing dan
mengembangkan metode untuk mengatasi kondisi yang menimbulkan keuntungan yang
tidak adil dengan tujuan menyeimbangkan kondisi pengadaan bagi semua penawar yang
berminat.
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, keadilan sangat penting karena keadilan
mendorong perilaku yang berbentuk upaya mewujudkan kondisi pengadaan yang adil bagi
semua penawar yang berminat. Dengan menaati prinsip keadilan, lingkungan pengadaan
akan lebih memadai bagi para penawar yang berminat dan meningkatkan kepercayaan
masyarakat dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
MEWUJUDKAN KEADILAN
Ada beberapa inisiatif yang dapat diambil
pengelola pengadaan untuk mewujudkan
keadilan dalam proses pengadaan, misalnya
membuat persyaratan yang tidak mengarah,
menerapkan dan menaati proses dan
prosedur pengadaan dengan adil, menyeleksi
penawar yang memenangkan kontrak dengan
adil, mengidentifikasi dan mengurangi bias,
dan mengungkapkan dan mengelola konflik
kepentingan dengan tepat. Penerapan prinsip
keadilan dapat membantu pengelola
pengadaan membedakan antara adanya
keuntungan kompetitif yang adil dan yang
tidak adil, dan membuat metode untuk menyeimbangkan kondisi pengadaan semaksimal
mungkin.
Untuk mewujudkan keadilan dalam proses pengadaan barang/jasa pemerintah,
persyaratan harus tidak mengarah dan hanya dibuat untuk memenuhi kebutuhan
minimum pengadaan barang/jasa pemerintah. Apabila perincian persyaratannya dibuat
dengan tidak semestinya, kesempatan bagi penawar lain selain penawar yang memenuhi
persyaratan tersebut akan tertutup atau bahkan menunjukkan adanya keberpihakan yang
tidak adil terhadap penawar atau nama merek tertentu.
Keadilan dapat diwujudkan dengan secara adil menerapkan dan menaati prosedur dan
proses pengadaan. Dengan demikian, semua penawar yang berminat diperlakukan setara
dan tunduk pada syarat dan ketentuan yang sama. Untuk mewujudkannya, pengelola
pengadaan harus mengevaluasi dan menyeleksi para penawar berdasarkan kualifikasi
dan penawaran yang mereka ajukan. Kualifikasi dan kriteria evaluasi dalam dokumen
pengadaan harus tidak mengarah atau berpihak pada barang/jasa tertentu. Dengan
memperlakukan semua penawar dengan sama melalui secara adil menerapkan dan
menaati proses pengadaan, para penawar akan tunduk pada syarat dan ketentuan yang
sama dan memiliki kesempatan yang adil untuk memenangkan pekerjaan.
Penting untuk diingat oleh pengelola pengadaan untuk dapat menggunakan diskresi dan
pertimbangan yang baik. Tergantung situasinya, pengelola pengadaan dapat menyimpang
dari proses yang direncanakan atau aturan selama tidak melanggar prinsip pengadaan.
Misalnya, apabila terdapat dua penawaran dan salah satu penawar tidak menyertakan
laporan keuangan sebagaimana disyaratkan oleh dokumen pengadaan, apakah penawar
tersebut menjadi gugur karena kesalahan administrasi? Tidak. Apabila Anda meminta
penawar tersebut mengirimkan laporan keuangannya, apakah hal ini menyebabkan
ketidakadilan bagi penawar lainnya? Belum tentu. Dalam hal ini, menyimpang dari aturan
tidak menimbulkan masalah karena dengan meminta dokumen administrasif, penawar
tersebut tidak diberikan keuntungan kompetitif yang tidak adil, prinsip pengadaan tidak
dilanggar, dan didasarkan pertimbangan bisnis yang baik.
Komponen penting untuk mewujudkan keadilan adalah mengenali dan mengurangi bias.
Bias terdapat pada pikiran semua orang dan tidak dapat dihilangkan secara keseluruhan.
Bias dapat memengaruhi pembuatan
persyaratan dan persyaratan dapat dibuat
dengan tidak semestinya sehingga mengarah
pada penawar tertentu. Apabila persyaratan
dibuat secara mengarah dengan tidak
semestinya, penawar selain penawar yang
memenuhi persyaratan tersebut tidak dapat
berpartisipasi dan prinsip keadilan dilanggar. Pengelola pengadaanlah yang bertanggung
jawab untuk mengidentifikasi, mengatasi, dan mengurangi bias agar terbentuk kondisi
pengadaan yang memadai bagi semua penawar. Salah satu contoh cara mengurangi bias
adalah dengan membentuk tim pengadaan yang anggotanya memiliki latar belakang dan
pengalaman kerja yang berbeda-beda.
Melalui kegiatan usaha biasa dan kehidupan pribadi, konflik kepentingan baik antar
organisasi maupun pribadi dapat timbul dari hubungan atau kegiatan lainnya. Konflik
kepentingan dapat timbul secara internal dari anggota dalam tim pengadaan barang/jasa
pemerintah atau secara eksternal dari organisasi yang berminat untuk berpartisipasi
dalam pengadaan. Dalam pengadaan barang/jasa
pemerintah, individu yang berpartisipasi dalam
pengadaan harus bertanggung jawab dan
mengungkapkan adanya atau kemungkinan
terjadinya konflik kepentingan. Apabila konflik
kepentingan tidak diungkapkan atau tidak diatasi,
terjadi pelanggaran atas prinsip keadilan. Adanya
konflik kepentingan belum tentu berarti terjadi
pelanggaran atas prinsip keadilan, tetapi dengan
timbulnya konflik kepentingan, seseorang dapat beranggapan bahwa praktik pengadaan
yang tidak adil akan terjadi. Oleh sebab itu, konflik kepentingan harus diungkapkan
sehingga konflik kepentingan dapat diatasi dan mereka yang tidak dapat bertindak dengan
netral sebaiknya tidak dilibatkan dalam kegiatan pengadaan.
Inisiatif untuk mewujudkan keadilan terikat dengan hasil pengadaan yang positif.
Misalnya, persyaratan yang tidak mengarah akan menambah jumlah penawar yang dapat
memenuhi syarat sehingga dapat berpartisipasi dalam pengadaan yang dilakukan. Apabila
proses pengadaan barang/jasa pemerintah dianggap adil dan persyaratannya dibuat
supaya banyak penawar yang dapat memenuhi syarat, jumlah penawar yang ingin dan
berminat untuk berpartisipasi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah akan
bertambah, sehingga terjadi peningkatan kompetisi, dan hasil pengadaan yang lebih baik
dapat diperoleh. Penawar yang berkualifikasi tinggi dan kompeten juga akan tertarik untuk
berpartisipati. Apabila terdapat sistem yang adil, perusahaan yang sebelumnya tidak
berminat untuk berbisnis dengan pemerintah akan tertarik untuk berpartisipasi.
TANGGUNG JAWAB PENGELOLA PENGADAAN UNTUK MENDORONG
KEADILAN
Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk menciptakan lingkungan pengadaan yang
memperlakukan semua penawar yang berminat secara adil dan tunduk pada persyaratan
yang sama. Selain menerapkan metode untuk mewujudkan keadilan yang dibahas
sebelumnya, pengelola pengadaan harus:
- Terbuka, adil, tidak berpihak, dan nondiskriminatif dalam semua tindakan dan keputusan yang diambil
- Memperlakukan penawar dengan sama, tanpa diskriminasi, dan tidak membatasi persaingan dalam pasar
- Menggunakan pertimbangan profesional yang baik dalam kerangka hukum yang telah ditetapkan
- Mengungkapkan adanya dan kemungkinan terjadinya konflik kepentingan
- Menyediakan informasi pengadaan bagi semua penawar yang berminat secara tepat waktu
- Membedakan keuntungan kompetitif yang adil dan yang tidak adil – berupaya untuk meminimalkan keuntungan kompetitif yang tidak adil dan menyeimbangkan kondisi pengadaan bagi semua penawar yang berminat
Kompetisi
SESI 6: KOMPETISI
TUJUAN
Di akhir sesi ini Anda akan dapat:
- Mendefinisikan kompetisi dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah.
- Mengetahui dan memahami pentingnya dan manfaat menerapkan prinsip kompetisi dalam pengadaan barang/jasa pemerintah.
- Mengidentfikasi metode untuk mendorong kompetisi.
APA YANG DIMAKSUD DENGAN KOMPETISI?
Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, kompetisi berarti:
- Dua penawar atau lebih bersaing dalam proses pengadaan untuk mendapatkan pekerjaan.
- Dalam ekonomi pasar, pembeli (instansi pengadaan) diharapkan untuk memperoleh manfaat melalui kompetisi yang terjadi di antara para penawar.
- Prosedur pengadaan dirancang untuk mendorong kompetisi yang terbuka dan sedapat mungkin mencegah pembatasan kesempatan.
MENGAPA KOMPETISI PENTING DAN APA MANFAAT KOMPETISI?
Kompetisi merupakan faktor kunci untuk mendapatkan solusi bernilai terbaik dalam
setiap pengadaan, baik pengadaan barang/jasa pemerintah maupun swasta. Kompetisi di
antara pihak yang berminat memengaruhi harga pasar dan akhirnya juga memengaruhi
harga yang diusulkan dalam penawaran untuk pengadaan barang/jasa pemerintah.
Penggunaan prosedur yang kompetitif menunjukkan niat pengelola pengadaan untuk
bertanggung jawab atas pembelanjaan dana publik.
Kompetisi didukung oleh aturan yang mendefinisikan persyaratan kompetisi dan prinsipprinsip
pengadaan yang meningkatkan upaya-upaya untuk membuka peluang untuk ikut
serta dalam pengadaan barang/jasa pemerintah bagi perusahaan-perusahaan yang
kapabel sebanyak-banyaknya. Terbukanya kesempatan untuk mengikuti pengadaan
barang/jasa pemerintah bagi penawar yang berminat meningkatkan peluang bagi
pemerintah untuk memenuhi kebutuhannya melalui penawaran solusi dengan harga yang
lebih optimal atau kualitas yang lebih baik. Selain itu, kemungkinan untuk mendapatkan
nilai terbaik untuk uang yang dikeluarkan terwujud. Ketika instansi pengadaan
menerbitkan dokumen pengadaan yang mengurangi kompetisi, mereka tidak dapat
membandingkan biaya produk dan kinerjanya. Mereka juga mungkin membayar lebih
untuk atau menerima solusi yang kurang optimal, serta tidak memberikan akses yang adil
terhadap kompetisi.
Proses pengadaan bertujuan untuk menciptakan pengaturan yang menguntungkan bagi
kedua belah pihak, yaitu pemerintah dan industri, sedangkan penggunaan prosedur yang
kompetitif dapat memberikan manfaat bagi semua pihak yang terlibat dalam pengadaan
barang/jasa pemerintah. Membuka akses terhadap pengadaan akan memberikan
kesempatan kepada lebih banyak pihak yang berminat untuk mengajukan penawaran
serta memberikan kesempatan yang lebih besar bagi pemerintah untuk mencapai efisiensi
dalam pengadaan. Kompetisi juga dapat menarik perusahaan-perusahaan yang lebih berkualitas yang menawarkan solusi bermutu tinggi untuk memenuhi kebutuhan
pengadaan barang/jasa pemerintah.
Untuk industri, kesempatan untuk menyediakan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa
kepada pemerintah memperluas basis pelanggan perusahaan dan peluang untuk
menghasilkan penjualan. Saluran pasar tambahan ini akan menumbuhkan perusahaan
lokal dan mendukung pertumbuhan kemakmuran ekonomi suatu negara. Masyarakat
akan mendapatkan manfaat dari situasi ekonomi yang membaik, yang disertai dengan
peningkatan kesempatan kerja dan metode lain untuk menghasilkan kemakmuran.
Efisiensi yang terwujud dari meningkatnya persaingan akan memberikan tambahan dana
publik, sehingga terjadi penghematan yang dapat menunjang pengadaan barang/jasa
pemerintah lainnya atau pengadaan di masa yang akan datang. Pada gilirannya, dana
tersebut dapat digunakan untuk memberikan manfaat lebih bagi masyarakat dan
selanjutnya menumbuhkan perekonomian daerah melalui pengadaan barang/jasa
pemerintah lainnya.
MENDORONG KOMPETISI
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, hambatan untuk memasuki pasar dapat
dikurangi melalui penyusunan kualifikasi dan kriteria evaluasi yang nonrestriktif. Iklan
menjamin publisitas dan persaingan yang seluas-luasnya, memungkinkan organisasi dari
seluruh lapisan masyarakat untuk berpartisipasi, sehingga menjamin ketersediaan pilihan
yang sebanyak-banyaknya. Metode untuk mendorong kompetisi meliputi:
- Mengumumkan persyaratan pengadaan kepada publik, sehingga tercipta persaingan yang sehat
- Melakukan komunikasi secara teratur dan adil dengan pihak-pihak yang berminat dan memberikan akses yang adil terhadap informasi, sehingga memperkecil ambiguitas dan meciptakan kompetisi yang setara.
- Mempublikasikan persyaratan yang jelas dan tidak ambigu yang tidak tampak mendukung merek, institusi, atau individu tertentu, yang berarti menerapkan prinsip keadilan.
- Mempublikasikan kualifikasi dan kriteria evaluasi, yang memungkinkan penawar untuk memahami apa yang penting dalam proses pengambilan keputusan dan menyusun penawaran yang responsif.
- Menggunakan metode pengadaan yang paling sesuai dengan situasi pengadaan dan persyaratannya.
- Memanfaatkan kompetisi secara penuh dan terbuka sejauh yang dapat diterapkan apabila memungkinkan dan membantu keberhasilan pengadaan.
PENGADAAN NONKOMPETITIF
Dalam situasi-situasi tertentu upaya dan sumber daya yang dibutuhkan dalam
perencanaan dan pelaksanaan pengadaan kompetitif secara penuh mungkin lebih besar
daripada manfaat yang dihasilkannya bagi masyarakat. Pengecualian untuk tidak
menerapkan kompetisi secara penuh harus didukung oleh alasan yang tepat,
terdokumentasi dengan baik, dan hanya dilakukan dalam keadaan yang tidak wajar atau
tidak layak untuk menerapkan kompetisi secara penuh dan terbuka. Kurangnya
perencanaan yang tepat bukan alasan yang dapat dibenarkan untuk membatasi Pengelola pengadaan harus menerapkan diskresi dan penilaian yang baik ketika
mengizinkan penggunaan metode nonkompetitif. Pengadaan nonkompetitif atau
kompetitif terbatas dapat menyebabkan harga yang lebih tinggi karena kurangnya tekanan
untuk bersaing dari segi harga. Alasan yang dapat dibenarkan untuk tidak menggunakan
metode kompetitif secara penuh dan terbuka harus mengatasi potensi dampak yang
ditimbulkan oleh penggunaan metode kompetisi. Misalnya, apakah akan terjadi
penundaan jadwal, atau biaya tambahan yang saling bergantung sama lain apabila
metode kompetitif digunakan? Sebelum metode nonkompetitif diterapkan, pengadaan
harus melewati uji kewajaran, didokumentasikan denga baik, disetujui dan ditandatangani
oleh otoritas yang tepat.
Contoh-contoh keadaan ketika penggunaan metode nonkompetitif dapat dibenarkan
antara lain:
Kejujuran
SESI 7: KEJUJURAN
TUJUAN
Di akhir sesi ini Anda akan dapat:
- Mendefinisikan kejujuran dalam konteks pengadaan
- Memahami pentingnya menerapkan kejujuran dalam konteks pengadaan
- Memahami tanggung jawab pengelola pengadaan untuk bertindak jujur
KEJUJURAN DAN PENTINGNYA KEJUJURAN
Dalam konteks pengadaan barang/jasa pemerintah, kejujuran berarti bertindak dan
berperilaku adil, jujur, tulus, dan tanpa penipuan.
Prinsip ini mengacu pada kejujuran dalam:
Kejujuran adalah prinsip penting yang harus diterapkan di seluruh aspek pengadaan, dari
kesahihan informasi yang diberikan kepada masyarakat hingga keputusan yang dibuat
oleh individu dan organisasi. Pengelola pengadaan harus bertindak jujur dalam seluruh
proses pengadaan. Tindakan yang tidak jujur setiap saat dapat merusak seluruh proses
pengadaan, dan meningkatkan risiko terjadinya pengadaan yang tidak sesuai dengan
peraturan dan prosedur pengadaan (mis-procurement) atau timbulnya sanggahan dari
penawar.
Bersikap jujur dapat memperbaiki persepsi masyarakat terhadap pemerintah dan proses
pengadaan yang dilakukannya, serta akan membantu membangun dan menjaga
kepercayaan di antara pemerintah dan swasta. Sebaliknya, memberikan informasi yang
tidak jujur atau keliru kepada masyarakat akan menunjukkan bahwa praktik korupsi dapat
terjadi, dan akan menurunkan kepercayaan masyarakat. Masyarakat akan
mempertanyakan kesahihan dan keandalan informasi yang diberikan. Hal ini dapat
mengurangi jumlah perusahaan yang memenuhi syarat dan bersedia untuk berbisnis
dengan pemerintah. Selain itu, apabila informasi yang tidak jujur diberikan kepada pihak
yang berminat dan informasi tersebut digunakan untuk menyusun penawaran, maka hal
ini akan merusak seluruh proses pengadaan.
MENDORONG KEJUJURAN DALAM PENGADAAN BARANG/JASA
PEMERINTAH
Ada beberapa tindakan yang dapat dilakukan oleh instansi dan pengelola pengadaan
untuk menunjukkan kejujuran selama proses pengadaan. Berikut adalah beberapa contoh
cara mendorong kejujuran:
KEJUJURAN PENGELOLA PENGADAAN
Reputasi seluruh proses pengadaan barang/jasa pemerintah bergantung pada kejujuran
dan sikap pengelola pengadaan yang dapat dipercaya di semua tingkatan organisasi.
Pengelola pengadaan harus bersikap jujur, dapat dipercaya, bertanggung jawab, dan
dapat diandalkan setiap saat. Adalah tanggung jawab pengelola pengadaan selama proses
pengadaan untuk mewakili pemerintah dengan bersikap jujur, menjamin kejujuran dalam
pengadaan, dan memastikan bahwa masyarakat dapat mempercayai proses dan
keputusan dalam pengadaan barang/jasa yang dilakukan.
Post a Comment
Post a Comment