SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul “Pelaksanaan Kontrak Payung ” Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
  • Pembelajaran bersifat mandiri 
  • Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
  • Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
  • Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
  • Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan  
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

SESI 1
GAMBARAN UMUM PELAKSANAAN KONTRAK PAYUNG  

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung? 
Kontrak payung adalah… perjanjian dengan satu atau sejumlah penyedia untuk penyediaan barang dan/atau jasa dengan menetapkan harga satuan, syarat, dan kondisi untuk dilakukan transaksi pembelian selama masa perjanjian.

Apa perbedaan kontrak standar dengan kontrak payung?
  • Kontrak standar dapat digunakan secara strategis untuk memenuhi persyaratan spesifik, tetapi kontrak payung secara luas dianggap sebagai pendekatan strategis untuk pengadaan dengan adanya analisis permintaan/pembelanjaan yang berhubungan. 
  • Perbedaan utama antara kontrak yang dihasilkan adalah tingkat komitmennya.  
Kontrak Payung 
  • Berdasarkan kontrak payung, pemerintah secara teknis tidak berkewajiban untuk melakukan pembelian. 
  • Dengan demikian pemerintah memiliki fleksibilitas yang lebih karena kebutuhan pengadaan dapat berubah dari waktu ke waktu 
  • Kemungkinan kontrak diberikan kepada beberapa penyedia 
  • Kemungkinan terdapat beberapa pengguna  
Kontrak Standar
  • Berdasarkan kontrak standar, pemerintah berkewajiban untuk melakukan pembelian atas barang/jasa yang tercantum dalam kontrak 
  • Perubahan dari waktu ke waktu disesuaikan melalui modifikasi kontrak dan harus tetap dalam ruang lingkup semula 
  • Kontrak diberikan kepada satu penyedia 
  • Hanya terdapat satu pengguna  

Kontrak payung digunakan sebagai… 
  • Sebuah metode untuk menjadikan pengadaan lebih sederhana dan mudah 
  • Komitmen itikad baik pemerintah kepada penyedia barang/jasa 
  • Instrumen untuk melakukan pengadaaan barang/jasa secara berulang jika volume barang/jasa yang diperlukan belum dapat ditentukan 
  • Serangkaian ketentuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu antara penyedia barang/jasa dengan pemerintah untuk durasi waktu tertentu
Setelah penerbitan kontrak, pengguna yang berwenang membuat pemesanan di bawah kontrak tersebut 
  • Syarat dan ketentuan dasar dicantumkan dalam kontrak payung sedangkan kuantitas khusus dan syarat dan ketentuan khusus dicantumkan dalam pemesanan di bawah kontrak tersebut.
  • Pemesanan, yang sering disebut sebagai call-off, dibuat oleh pengguna yang berwenang sesuai dengan syarat dan ketentuan kontrak payung.
  • Contoh struktur kontrak payung dengan lebih dari satu penyedia  
Mengapa kita menggunakan kontrak payung?
  • Setelah penerbitan kontrak, proses pengalokasian dana dan penerimaan barang/jasa menjadi sangat sederhana dan terstandarisasi 
  • Penyederhanaan dan standarisasi dapat menghasilkan pengadaan barang/jasa yang berkualitas tinggi dan efisien waktu 
  • Proses pengadaan yang lebih cepat dan berkurangnya pekerjaan administrasi akan menghasilkan penghematan biaya bagi pemerintah maupun bagi penyedia barang/jasa 
  • Penghematan biaya terjadi karena biaya administrasi menjadi lebih rendah (waktu/tenaga lebih sedikit) dan biaya pengadaan menjadi lebih rendah (harga barang/jasa lebih murah) 
Struktur Kontrak Payung
Terdapat empat pilihan struktur berbeda yang harus dipertimbangkan pengelola pengadaan 


Struktur Kontrak Payung


Struktur Kontrak Payung (lanjutan) 


Pemilihan struktur yang tepat 
Jenis Kompetisi
  • Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai 
  • Jika spesifikasi barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat dan tepat, maka kompetisi satu tahap saja yang diperlukan 
  • Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan kompetisi dan penawaran yang diterima merupakan penawaran yang terbaik dari awal proses, tetapi penawarannya dapat bersifat tidak fleksibel, sehingga harus ada perencanaan yang matang 
  • Jika pasar memiliki pergerakan yang cepat atau fluktuatif, dan jika persyaratan barang/jasa perlu disempurnakan lagi di kemudian hari, maka kompetisi dua tahap (mini) lebih tepat  
Kapan kontrak payung sebaiknya digunakan?: Pertimbangkan persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan
Persyaratan barang/jasa tertentu lebih sesuai untuk diperoleh melalui kontrak payung:
  • Persyaratan yang dipahami dengan baik 
  • Persyaratan kebutuhan yang berulang 
  • Persyaratan yang sederhana and bersifat komoditas 
  • Persyaratan dengan volume pemesanan yang bervariasi  
Hal ini mencakup persyaratan untuk barang/jasa seperti:
  • Barang dan jasa Teknologi Informatika 
  • Peralatan pertanian 
  • dan masih banyak lagi… 
Kapan kontrak payung sebaiknya digunakan? Pertimbangkan ketersediaan
Sebelum melakukan pemesanan melalui kontrak payung, pengelola pengadaan harus:  
  • Verifikasikan apakah persyaratan barang/jasa tersebut tercakup dalam kontrak payung yang sudah ada (lihat SIMP) 
  • Verifikasikan apakah pengelola pengadaan diperbolehkan untuk menggunakan kontrak payung 
  • Bacalah dengan teliti setiap dokumen tentang larangan atau catatan yang berlaku bagi unit pengadaan Anda atau institusi pengguna anggaran untuk barang/jasa dalam kontrak payung tersebut
Kapan kontrak payung sebaiknya digunakan?: Pertimbangkan kompetisi
Harga di pasar yang telah didominasi oleh satu penyedia seringkali terlalu tinggi dan ini cocok untuk penggunaan kontrak payung:
  • Satu penyedia = harga lebih tinggi dan fleksibilitas rendah 
  • Kontrak payung dapat memperluas pasar dan meningkatkan kompetisi, sehingga harga menjadi lebih rendah dan fleksibilitas dapat ditingkatkan.  
Bagaimana menerapkan proses pengambilan keputusan


Siapa yang melaksanakan kontrak payung?
  • Seperti pengadaan standar, proses pelaksanaan kontrak payung menghasilkan kesepakatan kontraktual antara pemerintah dan penyedia. Oleh karena itu, pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk proses ini. 
  • Perlu diketahui bahwa kontrak jenis ini membutuhkan kolaborasi antara unit pengadaan yang bertanggung jawab dan kemungkinan pengguna dalam kontrak ini. 
Tinjau setiap pekerjaan untuk mengetahui kesempatan menggunakan kontrak payung

Setelah pengelola pengadaan memahami pendekatan pengambilan keputusan, saatnya untuk meninjau pekerjaan utama untuk melihat kemungkinan menggunakan kontrak payung  


Namun, pertimbangkan juga gambaran besarnya …
  • Pelaksanaan kontrak payung merupakan metode strategis untuk melakukan pengadaan
  • Jadi, metode ini mengharuskan pengelola pengadaan untuk berpikir secara strategis
  • Seringkali kita harus menggunakan waktu untuk mundur satu langkah dari kegiatan rutin kita untuk mengkaji tren yang ada, berbicara dengan ‘klien’, dan berdiskusi dengan rekan tentang kesempatan menggunakan kontrak payung
  • Penggunaan kontrak payung merupakan kesempatan pengelola pengadaan untuk menjadi PROAKTIF, bukan REAKTIF 
Empat tahap proses pengadaan masih berlaku dalam pelaksanaan kontrak payung

 Apa perbedaan proses pelaksanaan kontrak payung dengan proses pengadaan standar?



Patuhi peraturan dan per-UU-an yang mungkin dapat berubah 

  • Kebanyakan negara menetapkan peraturan dan prosedur khusus untuk penggunaan kontrak payung 
  • Untuk menghadapi peraturan yang mungkin dapat berubah, pastikan adanya kejelasan peraturan sebelum menggunakan kontrak payung 
Bagaimana lini waktu untuk penetapan pemenang dalam kontrak payung?  


Terapkan 5 prinsip pengadaan 




SESI 2
PERENCANAAN PELAKSANAAN KONTRAK PAYUNG

Perencanaan pelaksanaan kontrak payung membutuhkan fokus khusus 


Pelaksanaan analisis permintaan/pembelanjaan
Sebelum memulai penyusunan kontrak payung, pengelola pengadaan harus menentukan apakah pembelanjaan (permintaan pembeli) di masa lalu akan terus berlanjut:
  • Kontrak payung cocok untuk pola pembelanjaan yang konsisten 
  • Penyedia membuat asumsi rencana pembelanjaan ketika penyedia memutuskan untuk berpartisipasi dalam kontrak payung   
Pertanyaan yang harus dijawab:
  • Apakah akan ada kejadian yang mungkin dapat berpengaruh pada pembelanjaan di masa mendatang? 
  • Apakah ada kejadian di masa lalu yang mengganggu pembelanjaan tahun lalu? 
  • Apakah ada berubah yang terjadi perlahan-lahan di pasar? 
  • Apakah kebutuhan atau prioritas pembeli berubah? 
  • Apakah pembeli telah membuat proyeksi yang akurat? 
  • Apakah pembeli telah mengalokasikan dana yang memadai? 
Bagaimana Anda mendapatkan data yang diperlukan untuk analisis pembelanjaan dan apa yang Anda lakukan dengan data ini?  


Pelaksanaan analisis permintaan/pembelanjaan (lanjutan)


Pelaksanaan analisis permintaan/pembelanjaan (lanjutan) 


Pelaksanaan analisis pasar 



Pelaksanaan analisis pasar (lanjutan) 



Pelaksanaan analisis pasar: ketersediaan penyedia barang/jasa 
Pengelola pengadaan harus menganalisis pasar untuk membuat estimasi jumlah penyedia yang tersedia dan kapabilitas penyedia:
  • Dalam hal tertentu, ada kemungkinan hanya tersedia satu penyedia 
  • Penyedia mungkin tidak dapat memberikan jenis atau kualitas yang diperlukan 
  • Harga penyedia mungkin jauh lebih tinggi dari daya beli pembeli 
  • Penyedia mungkin sedang mengadakan perubahan berskala besar 
Pertanyaan yang harus dijawab:  
  • Berapa jumlah penyedia yang dapat memenuhi barang/jasa yang diperlukan? 
  • Dengan harga berapa? 
  • Apakah kontrak payung dibutuhkan untuk membentuk pasar atau mendorong kompetisi yang lebih besar?
Pelaksanaan analisis pasar: tren industri  
Pengelola pengadaan harus memahami tren dalam industri:
  • Tren industri dapat berpengaruh pada kesuksesan kontrak payung 
Pertanyaan yang harus dijawab:
  • Apakah penyedia sering bangkrut? 
  • Apakah lingkungan sangat kompetitif? 
  • Apakah harga produk terus berubah atau stabil? 
  • Apakah barang dan jasa mengalami perubahan bentuk dan/atau fungsi dengan cepat, misalnya, telepon genggam? Atau bentuk dan/atau fungsinya tetap stabil? 
  • Apakah penyedia memiliki pelanggan/pembeli selain pemerintah? 
Penentuan struktur kontrak payung 
Keputusan tertentu terkait struktur kontrak payung harus dibuat oleh unit layanan pengadaan sebelum nilai untuk uang dapat ditentukan:

Pertanyaan yang harus dijawab: 
  • Apakah kontrak payung digunakan hanya oleh ULP Anda atau bersama-sama dengan unit/institusi lain? 
  • Apakah ULP Anda bekerja bersama dengan institusi/unit lainnya dalam tingkat nasional, lokal, atau antar pasar? 
  • Berapa lama jangka waktu kontrak yang optimal? Apakah ada opsi perpanjangan jangka waktu? 
  • Berapa penyedia yang terdaftar dalam kontrak? 
  • Apakah kontrak ini akan bersifat terbuka atau tertutup? 
  • Bagaimana persyaratan akan dipenuhi?   
Penentuan nilai untuk uang
Nilai untuk uang dapat ditentukan dengan menggunakan faktorfaktor berikut untuk menghitung apakah kontrak payung akan memberikan nilai terbaik.

Faktor-faktor yang berpengaruh pada nilai:   
  • Volume dari call-off/kontrak yang diantisipasi 
  • Durasi dari call-off/kontrak yang diantisipasi 
  • Harga barang dan jasa di dalam vs. di luar kontrak payung 
  • Call-off vs. kontrak standar dalam hal administratif dan waktu pemeliharaan (upkeep time) 
  • Biaya penyusunan kontrak payung vs. kontrak standar  
Perencanaan Pengadaan  

Ketika pengelola pengadaan telah memutuskan untuk membuat kontrak payung, mereka harus memfinalisasi perincian menuju rencana pengadaan:

• Jadwal dan harga harus diestimasi 
• Hasil pekerjaan dan tahapan penting harus diperkirakan
• Metode call-off harus ditentukan
• Metode call-off harus ditentukan 
  • Metode call-off tergantung pada barang atau jasa 
  • Pembelian langsung lebih cocok untuk komoditas sementara kompetisi mini lebih cocok untuk call-off yang lebih kompleks.   
Perencanaan Pengadaan (lanjutan) 
Berbagai metode pengadaan berikut dapat dipertimbangkan:
• Kompetisi tanpa Negosiasi 
  • Utamanya digunakan untuk kontrak payung dengan spesifikasi dan kuantitas yang dapat terdefinisi.
  • Analisis pasar menunjukkan terdapat banyak penyedia yang kompeten
• Kompetisi dengan Negosiasi 
  • Digunakan untuk kontrak payung yang melibatkan kuantitas yang tidak terdefinisi dan tidak ada komitmen pembelian minimum. 
  • Ketika tujuan pengadaan untuk mendapatkan pemenang lebih dari satu Penyedia untuk tiap produk barang/jasa dan/atau wilayah pengiriman (terdapat cadangan pemenang untuk jaminan ketersediaan pasokan). 
  • Non-kompetisi dengan Negosiasi
  • Digunakan untuk pengadaan barang/jasa dengan spesifikasi yang belum diketahui pasti atau relatif kompleks tetapi memiliki ruang lingkup komoditas yang jelas; 
  • Ketika tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan cakupan spesifikasi atau ruang lingkup komoditas yang lebih luas. 
• Non-kompetisi tanpa Negosiasi
  • Digunakan untuk pengadaan barang/jasa dimana harga satuan telah ditetapkan oleh Pemerintah.  
• Pelelangan Terbalik (Reverse Auction)
  • Digunakan untuk kontrak payung dengan spesifikasi dan kuantitas yang dapat terdefinisi, serta dipastikan terdapat sistem elektronik yang mendukung pelaksanaan proses pengadaan, 
  • Bentuk kompetisi yang cocok digunakan dalam pasar dengan banyak pelanggan untuk mendapatkan harga terendah. 
Perencanaan pengadaan (lanjutan)
Metode pengadaan dapat dipetakan terhadap sifat dan kondisi kontrak payung: 



Perencanaan Pengadaan: estimasi biaya 
Untuk mengundang penawaran, pengelola pengadaan harus membuat estimasi biaya dengan menggunakan dasar estimasi:
  • Estimasi biaya penting karena penyedia akan mencari potensi arus kerja yang stabil selama masa berlakunya kontrak. 
  • Untuk tujuan perencanaan anggaran, pertimbangkan total nilai estimasi dari kontrak payung – agregat pembelanjaan berdasarkan seluruh kontrak dengan penyedia yang diantisipasi. 
  • Untuk memudahkan proses evaluasi dan menentukan kewajaran harga, estimasi Anda harus mencerminkan biaya satuan barang/jasa yang diharapkan tersedia dalam kontrak payung. 
  • Jika harga yang diestimasi berubah karena riset pasar tambahan, perencana pengadaan harus mempertimbangkan kembali analisis nilai untuk uang untuk memastikan kontrak payung masih merupakan pilihan terbaik ke depan. 
Perencanaan pengadaan: estimasi biaya (lanjutan) 
Kebutuhan akan estimasi biaya untuk call-off tergantung pada struktur kontrak payung yang dipilih
  • Untuk kompetisi mini, Anda bertanggung jawab untuk menentukan kewajaran harga dari penawaran 
  • Untuk melaksanakan hal ini, Anda dapat menyiapkan estimasi biaya yang mencerminkan persyaratan tertentu untuk call-off tersebut (misalnya, komposisi tenaga kerja yang diinginkan) 
  • Harga sering ditetapkan dalam kontrak payung, tetapi penyedia dapat melakukan pendekatan baru untuk memenuhi persyaratan yang ditetapkan. Oleh karena itu, Anda perlu mengetahui harga yang wajar Anda bayarkan untuk barang/jasa yang diminta. 
Perencanaan pengadaan: evaluasi 
Kriteria evaluasi untuk kontrak payung akan disusun dengan proses yang sama dengan penyusunan kriteria untuk kontrak standar.
Pastikan kriteria selaras dengan tujuan keseluruhan 

Pertanyaan yang perlu dijawab:   
  • Apa tujuan strategis organisasi? 
  • Bagaimana persyaratan terkait dengan tujuan ini? 
  • Pendekatan evaluasi mana yang akan memastikan pencapaian hasil yang diharapkan? 
  • Kriteria evaluasi apa yang akan memilih nilai terbaik? (Dengan mempertimbangkan seluruh masa berlakunya kontrak)
  • Ingat, kriteria evaluasi untuk kontrak payung utama penting untuk memilih penyedia yang tepat.
• Kriteria evaluasi untuk kompetisi mini (jika direncanakan) terbatas pada hal-hal berikut: 
  • Skala waktu pemenuhan Barang/Jasa 
  • Kuantitas 
  • Spesifikasi fungsional
  • Pengaturan pembayaran 
  • Layanan yang terkait (contohnya pelatihan)  
  • Kriteria ini terbatas karena setiap penyedia harus yakin bahwa mereka akan dapat mengikuti sebagian besar kompetisi mini dalam kontrak payung. Bila tidak, mereka tidak menyampaikan penawaran mereka.


Membangun konsensus 
• Pengadaan perlu membangun konsensus secara organisasional (tergantung pada kekhususan dari kontrak) dan secara internal (dalam ULP Anda).

• ULP yang bertanggung jawab perlu diposisikan untuk mengelola kontrak payung yang dihasilkan. 

• Jika kontrak payung memiliki barang atau jasa yang bernilai teknis atau bernilai tinggi atau digunakan oleh banyak institusi pemerintah, kebutuhan penyedia dan pembeli yang relevan perlu dipenuhi. 
  • Misalnya, keluhan penyedia, pemantauan kontrak payung untuk kepatuhan terhadap ketentuan dan pemenuhan hasil pekerjaan yang diharapkan, keluhan pelanggan internal. 
  • Kontrak payung ini mungkin memerlukan pengelolaan pengadaan tersendiri   
• Kontrak payung yang lebih kecil (misalnya, dalam ULP) biasanya dapat dikelola secara internal.

Membangun konsensus (lanjutan)   
Bila rencana pengadaan sudah ditetapkan, langkah akhirnya adalah memastikan seluruh pemangku kepentingan mencapai kesepakatan:
• Pimpinan pengadaan 
• Bagian keuangan dan anggaran 
• Bagian Hukum 
• E-Procurement 
• Penyedia barang/jasa (bila mereka sudah terlibat)  


SESI 3
DOKUMENTASI DAN UNDANGAN PENAWARAN UNTUK KONTRAK PAYUNG 

Proses penyusunan dokumen pengadaan untuk kontrak payung serupa dengan pengadaan pada umumnya 
Dokumen pengadaan setidaknya harus memuat: 
  • Persyaratan dan spesifikasi 
  • Rancangan kontrak 
  • Metode Pengadaan 
  • Kriteria evaluasi dan pembobotan (jika tepat untuk digunakan) 
  • Syarat-syarat dan instruksi kontrak payung

Menyusun persyaratan dan spesifikasi 
  • Barang dan jasa yang dibutuhkan pemerintah harus ditulis dengan benar agar penyedia berhasil memberikan penawaran yang tepat. Proses ini disebut menyusun persyaratan dan spesifikasi dan proses ini sangat penting untuk memperoleh barang/jasa yang berkualitas
  • Persyaratan dan spesifikasi akan diperinci pada tahap pertama dan kedua pada kompetisi (jika berlaku)
  • Persyaratan dan spesifikasi dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok untuk mendapatkan harga yang lebih rendah dan untuk mencapai tujuan tertentu
  • Terakhir, persyaratan juga harus bersifat fungsional  
Membagi persyaratan (kelompok) 
Praktik-praktik terbaik dalam membagi persyaratan ke dalam beberapa kelompok:
  • Membagi kontrak payung ke dalam beberapa kelompok persyaratan dapat memudahkan pasar penyedia karena penyedia dapat berfokus pada persyaratan spesifik yang menarik minat mereka dengan basis kompetisi yang lebih kecil daripada, misalnya, menempatkan penyedia berhadapan dengan banyak penawar dalam kompetisi mini secara global. 
  • Kontrak payung akan lebih menarik bagi perusahaan-perusahaan kecil karena membuka kesempatan yang tidak mungkin mereka peroleh jika tidak dilakukan pembagian persyaratan. 
  • Jika kontrak payung tidak dibagi ke dalam beberapa kelompok untuk memisahkan barang/jasa yang dapat disediakan oleh penyedia, maka semua penyedia yang berkompeten perlu diundang untuk menyampaikan penawaran dalam kompetisi mini. 
  • Apabila dalam kontrak payung terdapat beberapa kelompok namun persyaratan untuk sebuah call-off mencakup lebih dari satu kelompok maka call-off tersebut seharusnya dipublikasikan kepada para penyedia di semua kelompok yang bersangkutan.   
Contoh: Membagi Persyaratan untuk Seperangkat Audio/Video 
  • Sebuah kontrak payung berskala besar telah disusun untuk pengadaan peralatan audio/video. 
  • Spesifikasi teknis yang ditetapkan hanya dapat dipenuhi oleh perusahaan AV yang besar. Perusahaan kecil tidak menyediakan variasi barang yang dibutuhkan. 
  • Pengelola pengadaan ingin mengumpulkan penyedia yang lebih beragam, sehingga persyaratan dibagi ke dalam beberapa area fungsional yang dapat dipenuhi oleh perusahaan kecil maupun besar (kamera, speaker, dan mikrofon) 
Menyusun persyaratan dan spesifikasi fungsional
  • Persyaratan serta spesifikasi dan standar teknis sering tidak sesuai lagi di akhir siklus hidup kontrak payung dan dapat membatasi lingkup kompetisi 
  • Deskripsi persyaratan fungsional mendorong penyedia untuk berinovasi dan meningkatkan kapabilitas teknis seiring waktu untuk memenuhi kebutuhan yang lebih luas 
  • Yang paling penting, Anda harus memastikan bahwa kebutuhan pengguna akhir dipahami 
  • Semua syarat dan ketentuan harus didefinisikan di awal untuk mendorong partisipasi dan transparansi  
Menyusun persyaratan dan spesifikasi dua tahap 
  • Dalam kontrak payung berdasarkan kompetisi dua tahap, klausul dan syarat-syarat yang dapat berubah sewaktu-waktu harus diidentifikasi di awal dalam tahap penyusunan dokumen pengadaan 
  • Pada kondisi ini, Anda dianjurkan untuk memuat estimasi (sejauh yang Anda ketahui) dalam hal frekuensi dan kuantitas pembelian 
  • Estimasi harga juga dapat ditetapkan pada tahap ini, walaupun persyaratan, pasar, dan nilai mata uang dapat menyebabkan proses ini menjadi kontraproduktif 
Rancangan Kontrak 
Rancangan kontrak payung yang lengkap harus terdapat dalam dokumen pengadaan, tapi ditandatangi setelah evaluasi terhadap calon penyedia selesai dilakukan.

Unsur-unsur utama yang harus dicantumkan dalam setiap rancangan kontrak:  
  • Total harga maksimal 
  • Kuantitas 
  • Tata cara call-off (pembelian) and penyampaian barang/jasa 
  • Standar kualitas 
  • Ketentuan pembayaran 
  • Syarat-syarat umum (peraturan dan perundang-undangan) 
  • Skema atau struktur pemberian diskon 
  • Pengukuran evaluasi kinerja penyedia 
Kriteria evaluasi dan pembobotan
• Ingat kembali metode umum evaluasi 

Sistem Gugur: Standar minimum atau wajib yang harus dipenuhi; maka pemenangnya adalah yang menawarkan harga rendah

Sistem Nilai: Kualitas teknis dipertimbangkan dan dievaluasi, kemudian harga dipertimbangkan; nilai yang dihasilkan merupakan kombinasi kualitas teknis dan harga; yang mendapat nilai tertinggi menjadi pemenangnya 

• Dokumen pengadaan harus memuat penjelasan tentang metode evaluasi dan kriteria untuk unsur-unsur teknis maupun harga 
• Sekali lagi memastikan bahwa kriteria sesuai dengan tujuan organisasi dan persyaratan dan spesifikasi 
• Jangan lupa untuk memuat penjelasan tentang bagaimana mini-kompetisi akan dievaluasi 
• Jika menggunakan sistem nilai, Anda harus menentukan pembobotan antara kualitas dan harga 
• Metode untuk melakukan evaluasi harga harus ditetapkan 

Evaluasi harga: model skoring
Model skoring seharusnya digunakan untuk menghasilkan perbandingan angka dalam harga per unit, harga per tahun, atau harga seumur hidup kontrak

Dalam pengadaan yang sederhana, model skoring dapat dibuat berdasarkan harga itu sendiri atau dalam estimasi persentase (100% diberikan kepada penawaran terendah) 

Penentuan apakah akan memilih harga per unit, harga per tahun, atau harga tetap perlu diputuskan oleh ahli teknis. Mereka akan mengetahui jenis harga yang paling bernilai untuk spesifikasi tertentu

Syarat-syarat kontrak payung: jangka waktu
Menetapkan jangka waktu kontrak payung lebih sulit dari sekedar menetapkan jangka waktu maksimum : 
  • Dalam pasar yang terdiri dari banyak perusahaan baru atau banyak perusahaan berkembang, kontrak payung yang berjangka panjang dapat menutup kemungkinan calon penyedia baru untuk berpartisipasi dalam pemenuhan barang/jasa yang dibutuhkan 
  • Dalam beberapa hal, mengurangi jangka waktu dapat meningkatkan kompetisi dan kualitas yang disediakan bagi pemerintah dengan membuka kesempatan bagi lebih banyak calon penyedia baru. Namun, hal ini akan menambah pekerjaan administratif bagi pemerintah dan calon penyedia 
  • Sebagai alternatif, menambah jangka waktu kadang dapat meningkatkan kompetisi karena penyedia dalam kontrak payung memiliki lebih banyak waktu dan tekanan untuk menurunkan harga 
Syarat-syarat kontrak payung: ketentuan penentuan harga
Karena adanya jangka waktu kontrak, kita harus mempertimbangkan faktor-faktor yang berpengaruh pada ketentuan penentuan harga dan instruksi terkait:
  • Apakah sebaiknya menetapkan harga yang tetap untuk barang atau jasa, dan untuk berapa lama 
  • Diskon berdasarkan volume, jika ada 
  • Angka inflasi, jika ada 
  • Kompetisi (kompetisi yang ketat akan menurunkan harga) 
  • Potensi meningkatnya ruang lingkup dan pekerjaan 
  • Potensi pembeli lain bergabung dalam kontrak payung   
Untuk jasa yang lebih lebih beragam seperti konsultansi atau jasa untuk pekerjaan konstruksi, seringkali berguna untuk meminta penyedia memberikan perincian harga

Undangan penawaran
Kontrak payung harus dipublikasikan di pasar berdasarkan peraturan yang sama dengan kontrak standar 

Publikasi kontrak payung harus mencakup:
  • Struktur kontrak payung (misalnya, terbuka/tertutup, jumlah dan sifat pengguna, satu/lebih dari satu penyedia, satu/dua tahap) 
  • Jangka waktu kontrak payung 
  • Estimasi total nilai kontrak payung 
  • Estimasi kuantitas (atau pernyataan bahwa kuantitas tidak diketahui) 
  • Metode pengadaan dan proses penetapan pemenang 
  • Informasi tempat dan cara untuk memperoleh dokumen pengadaan dan semua dokumen terkait lainnya, misalnya, persyaratan dan spesifikasi, kriteria evaluasi, formulir isian terkait)  
Undangan penawaran: publikasi
Kekhawatiran utama saat mempublikasikan kontrak payung adalah apakah dokumen pengadaan kita akan dilihat oleh pasar penyedia barang/jasa yang kita harapkan 

Hal ini dapat dicapai denan beberapa cara dan harus dilakukan sesuai dengan peraturan yang berlaku: 
  1. Online
  2. Koran/Majalah
  3. Surat

SESI 4
EVALUASI DAN PENETAPAN PEMENANG DALAM PELAKSANAAN KONTRAK PAYUNG 

Tahap evaluasi dan penetapan pemenang untuk mendapatkan kontrak payung dapat menghasilkan lebih dari satu pemenang

Pengelola pengadaan harus menaati praktik-praktik terbaik dalam menggunakan teknik-teknik evaluasi teknis dan evaluasi harga 
• Mengevaluasi penawaran sesuai dengan kriteria yang ditetapkan 
• Menentukan kewajaran harga dan menjunjung akuntabilitas untuk penggunaan dana publik 
• Melakukan negosiasi sesuai dengan peraturan dan dengan cara yang adil


Menerima Penawaran

  • Penawaran harus disampaikan dengan cara sebagaimana yang diminta dalam dokumen pengadaan 
  • Petunjuk wajib diikuti sebaik mungkin guna meminimalisasi potensi intervensi atau pengungkapan penawaran 
  • Penawaran yang melewati tanggal tenggat waktu penyampaian tidak serta merta diabaikan, namun biasanya diserahkan pada kebijakan atasan. 
  • Aplikasi e-Procurement dapat mengotomatisasi proses penerimaan penawaran. 
Mengevaluasi penawaran: menyusun tim pengadaan
Penyusunan tim pengadaan tergantung pada pengadaan yang dilakukan 
  • Pengadaan strategis, seperti kontrak payung, mungkin melibatkan berbagai kelompok pemangku kepentingan yang mewakili berbagai lembaga pemerintah; bersikap adil dan wajar dengan jumlah dan keterwakilan dalam kontrak payung 
  • Anggota tim pengadaan harus memenuhi syarat yang memiliki pengetahuan tentang situasi pengadaan 
  • Pastikan tim pengadaan siap untuk menjalankan perannya; berikan petunjuk sebelum melakukan evaluasi 
  • Ingatlah – kontrak payung adalah sesuatu yang juga baru bagi tim pengadaan, sehingga dibutuhkan waktu yang lebih lama untuk memberikan edukasi yang mungkin dibutuhkan terkait dengan kontrak payung 
Mengevaluasi penawaran 
Penawaran dapat dievaluasi berdasarkan persyaratan pengalaman kerja, ekonomi dan keuangan guna menentukan penawaran mana yang memiliki nilai terbaik sesuai dengan uang yang dikeluarkan
  • Ada dua pendekatan evaluasi yang umumnya digunakan, yaitu sistem gugur dan sistem nilai 
  • Pertama, pengelola pengadaan harus menentukan kepatuhan terhadap instruksi dan kriteria dasar kelayakan yang ditetapkan dalam dokumen pengadaan 
  • Tim pengadaan kemudian harus melakukan evaluasi teknis dan evaluasi harga sesuai dengan pendekatan evaluasi dan kriteria yang telah ditetapkan.  
Pendekatan evaluasi harus dipilih berdasarkan sifat pengadaan yang akan dilakukan, misalnya antara lain
Sistem gugur
  • Pertama, penyedia barang/jasa dievaluasi menurut kemampuan mereka untuk memenuhi persyaratan dan spesifikasi (lulus atau gugur) 
  • Kedua, penyedia barang/jasa yang dianggap mampu dievaluasi berdasarkan harga yang ditawarkan, dan penawaran dengan harga terendah menerima akses untuk mendapatkan kontrak payung  
Sistem nilai
  • Penyedia barang/jasa dievaluasi menurut serangkaian faktor kualitatif dan pembobotan yang ditetapkan dan diberi skor oleh pengelola pengadaan; penawaran yang mencapai skor minimum akan dievaluasi lagi berdasarkan harga yang ditawarkan, kemudian kedua skor tersebut digabung  
Mengevaluasi penawaran: penentuan harga
• Seperti halnya kriteria evaluasi teknis, pengelola pengadaan harus mengikuti pendekatan dan metodolgi untuk mengevaluasi harga sebagaimana dinyatakan dalam dokumen pengadaan. 
• Selain membandingkan harga penawaran yang diterima, pengelola pengadaan juga harus menentukan kewajaran harga 
• Analisis kewajaran harga menentukan apakah penawaran:  
  • Realistis untuk pekerjaan yang akan dilakukan; 
  • Mencerminkan pemahaman yang jelas terhadap persyaratan dan spesifikasinya; dan 
  • Konsisten dengan metode pelaksanaan dan kinerja yang diuraikan dalam proposal teknisnya 
Mengevaluasi penawaran: contoh sistem gugur


Mengevaluasi Penawaran: contoh sistem nilai
Contoh: Operator Bagian Pelayanan

Langkah 1: Evaluasi Kualitas 
  • Penawar dinilai berdasarkan faktor kualitatif. Penawar yang memenuhi nilai minimum (mis., 65/70) berlanjut ke Langkah 2.
Langkah 2: Evaluasi Harga  
  • Penawar dinilai berdasarkan harga
angkah 3: Nilai Gabungan
  • Niai digabungkan untuk menghasilkan total nilai tertimbang (weighted score) 
Langkah 4: Penetapan Pemenang
  • Pemenangnya adalah penawar yang mendapatkan niai tertinggi 

Negosiasi: kapan memulainya 


Negosiasi: persiapan
Langkah akhir sebelum penetapan pemenang adalah negosiasi dengan penyedia barang/jasa. Hal-hal yang dinegosiasikan dapat mencakup harga, pemenuhan hasil pekerjaan serta syarat dan ketentuan. 
  • Untuk kontrak dengan satu penyedia, penyedia yang berada di peringkat pertama akan diundang untuk melakukan negosiasi 
  • Untuk kontrak dengan lebih dari satu penyedia, negosiasi dilakukan dengan semua penyedia yang lulus evaluasi   
Prosedur negosiasi yang optimal akan tergantung pada jenis barang atau jasa yang akan peroleh dan kepedulian pemerintah terhadap harga, pemenuhan hasil pekerjaan serta syarat dan ketentuan


Negosiasi: prosedur  
Ada banyak cara untuk melakukan negosiasi dan mendapatkan sebuah penawaran final dan terbaik
• Negosiasi secara individu (berurutan)
  • Negosiasi dilakukan dengan penyedia barang/jasa satu persatu, dimulai dari yang berada di peringkat pertama dan menetapkan pemenang kepada penyedia barang/jasa pertama yang memenuhi skor minimum yang ditetapkan pemerintah  
• Paling baik digunakan untuk
  • • Persyaratan barang/jasa yang kompleks, dan tidak pasti, dengan jumlah penyedia barang/jasa yang terbatas. jumlah penyedia barang/jasa yang terbatas. Contoh: proyek konsultansi keuangan dengan mandat yang luas  
• NAMUN, cara ini dapat memberikan informasi yang tidak adil.
  • Penyedia barang/jasa mendapat bocoran informasi 
  • Pemerintah kehilangan pengaruh di kalangan penyedia barang/jasa 
Ada banyak cara untuk melakukan negosiasi dan mendapatkan penawaran final dan penawaran terbaik
• Negosiasi Paralel (bersamaan)
  • Semua sesi negosiasi dengan penyedia barang/jasa dilakukan secara bersamaan, biasanya secara elektronik (mis. melalui permintaan penawaran terbaik dan final) guna mencegah pemberian informasi kepada penyedia barang’jasa tertentu dan untuk meningkatkan manfaat
  • Pengelola pengadaan akan menganalisis dan mengidentifikasi hal-hal yang perlu dinegosiasikan dan berbagi poin-poin utama dengan para penyedia barang/jasa serta meminta revisi penawaran
• Paling baik digunakan untuk:
  • Persyaratan barang/jasa yang kompleks, dan tidak pasti dengan banyak penyedia barang/jasa, Mis. proyek konsultansi keuangan dengan mandat yang luas
  • Pengadaan yang memiliki sumber daya untuk melakukan negosiasi secara efektif dan mengambil manfaat dari wawasan yang diberikan 
Penetapan pemenang dalam kontrak payung
Kontrak payung dapat diberikan kepada satu atau lebih penyedia barang/jasa: 
  • Penetapan pemenang harus dilakukan dengan ketat sesuai dengan metode evaluasi dan pemilihan serta kriteria yang ditetapkan dalam rencana pengadaan 
  • Kontrak payung dengan banyak penyedia barang/jasa membutuhkan sekurang-kurangnya tiga penyedia barang/jasa “yang menang” 
  • Kontrak payung harus mencakup lini waktu penyampaian hasil pekerjaan awal dan penentuan harga yang telah disepakati bersama 
  • Penetapan pemenang juga seringkali dipublikasikan
Penetapan pemenang: tata kelola
  • Penetapan pemenang untuk pengadaan strategis seperti kontrak payung akan melibatkan berbagai pihak yang memberikan persetujuan atau pihak yang berwenang 
  • Sebagai praktik terbaik, pastikan rekomendasi pemenang ditulis dengan jelas, dijustifikasi dengan baik dan mendokumentasikan semua poin-poin keputusan penting dalam prosesnya 
  • Ingatlah bahwa berbagai kontrak dan berbagai pihak yang berwenang dapat memperpanjang proses untuk mendapatkan persetujuan kontrak 
  • Untuk memitigasi risiko ini, pada tahap perencanaan di awal, tentukan proses pengkajian dan persetujuan serta buat kesepakatan tentang lini waktu  


SESI 5
ADMINISTRASI DAN PENGELOLAAN DALAM PELAKSANAAN KONTRAK PAYUNG 

Administrasi dan pengelolaan kontrak dalam kontrak payung memiliki dua aspek yang luas



Penetapan pemenang call-off
Kontrak payung dapat diberikan kepada satu atau lebih dari satu penyedia barang/jasa:

Satu penyedia barang/jasa
Jika hanya ada satu penyedia barang/jasa, call-off diberikan kepada penyedia tersebut melalui penetapan pemenang satu tahap, sesuai dengan ketentuan kontrak payung dan segala ketentuan tambahan dalam call-off

Lebih dari satu penyedia barang/jasa
Jika penyedia barang/jasa lebih dari satu, call-off dibuat melalui penetapan pemenang satu tahap atau kompetisi mini  

Penetapan pemenang call-off (lanjutan)  
Ketika menetapkan pemenang call-off dalam kontrak payung dengan lebih dari satu penyedia barang/jasa, pengguna memiliki dua pilihan:

Satu Tahap 
  • Ikuti ketentuan awal kontrak payung untuk penetapan pemenang satu tahap 
  • Pendekatan ini tidak membutuhkan tambahan ketentuan dalam kontrak payung 

ATAU

Kompetisi Mini
  • Kompetisi mini sebaiknya dilakukan hanya jika kriteria awal kontrak payung kurang spesifik 
  • Ketentuan akan disempurnakan untuk mencakup perincian tambahan yang dibutuhkan untuk memenuhi persyaratan 
Penetapan pemenang call-off: satu tahap 
Satu tahap:
– Penetapan pemenang call-off harus mengikuti ketentuan kontrak dan pihak-pihak dalam kontrak tidak dapat mengubah syarat dan ketentuan 
– Penetapan pemenang call-off tidak boleh dilakukan dengan cara yang tidak tepat atau dengan cara sedemikan rupa sehingga mencegah, membatasi, atau menganggu kompetisi 
– Penetapan pemenang call-off dapat dilakukan dengan berbagai cara, misalnya: 
  • Sistem peringkat dapat digunakan untuk menetapkan pemenang 
  • Kontrak dapat digilir di antara penyedia barang/jasa atau didistribusikan sesuai dengan persentasi yang disepakati (hanya jika penyedia barang/jasa membutuhkan usaha yang terjamin agar dapat terus beroperasi) 
Penetapan pemenang call-off: kompetisi mini 
Kompetisi mini:
– Harus dilakukan dengan melibatkan semua penyedia barang/jasa yang dapat memenuhi persyaratan, asalkan penyedia telah terdaftar dalam kontrak payung 
– Persyaratan baru dapat menetapkan:  
  • Tanggal penyampaian barang/jasa
  • Jasa terkait lainnya
  • Keragaman dalam kualitas
  • Kebutuhan pengamanan tertentu
  • Dan masih banyak lagi… 
Contoh Kompetisi Mini
Kompetisi mini dapat terjadi selama periode kontrak payung seperti pada contoh berikut:

Penetapan pemenang call-off: kompetisi mini (lanjutan)
• Kompetisi Mini:
  • Para pihak dalam kontrak tidak dapat melakukan perubahan substansial terhadap syarat dan ketentuan meskipun klausul yang telah diidentifikasi di awal dapat didefinisikan atau dirumuskan dengan lebih tepat 
  • Metode dan kriteria evaluasi untuk kompetisi mini harus selaras dengan ketentuan dalam kontrak payung
  • Penetapan pemenang tidak boleh dilakukan dengan cara yang tidak tepat atau sedemikian rupa sehingga mencegah, membatasi, atau mengganggu kompetisi 
  • Kontrak harus diberikan kepada penyedia barang/jasa sesuai dengan kriteria evaluasi 
Penetapan pemenang call-off: Permintaan penawaran harga (RFQ) 
Semua call-off diawali dengan Permintaan Penawaran Harga (Request for Quotation/RFQ) sesuai dengan ketentuan kontrak payung 

RFQ diumumkan di kalangan penyedia barang/jasa dan biasanya mencakup: 
  • Instruksi untuk menyampaikan penawaran harga 
  • Spesifikasi persyaratan 
  • Syarat & Ketentuan 
Mengelola call-off: pemantauan kinerja
  • Pengguna kontrak payung harus memantau kinerja penyedia dalam pemenuhan persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan 
  • Masalah kinerja harus ditelusuri dan dilaporkan kepada pengelola/pemilik kontrak payung agar dapat diatasi bersama 
  •  Kinerja positif juga harus dilaporkan 
Komunikasi antara pengguna dan pemilik kontrak payung sangat penting untuk keberhasilan kontrak payung dalam jangka panjang

Mengelola call-off: aspek finansial  

Pengguna/pihak yang menerbitkan kontrak payung bertanggung jawab untuk mengelola semua proses call-off termasuk aspek finansial dan modifikasi yang dilakukan
  • Pengguna harus memastikan ketersediaan anggaran yang cukup untuk call-off yang akan dilaksanakan 
  • Pengguna harus memastikan bahwa modifikasi yang dilakukan berada dalam lingkup dan skala yang tepat 
  • Pengguna bertanggung jawab untuk melakukan evaluasi sesuai dengan ketentuan-ketentuan tersebut 
  • Pengguna tidak boleh menyalahgunakan proses modifikasi yang dilakukan  
Pengelolaan kontrak payung
Kontrak payung yang tidak dikelola dengan baik dapat mengakibatkan:
  • Meningkatnya perselisihan dan permasalahan yang terkait dengan kontrak 
  • Identifikasi dan penyelesaian yang terkait dengan kontrak tidak dapat dilakukan secara tepat waktu 
  • Risiko adanya klaim terhadap pemerintah 
  • Meningkatnya biaya pengadaan 
  • Berkurangnya minat penyedia barang/jasa untuk berbisnis dengan pemerintah di masa mendatang 
  • Berkurangnya minat unit layanan pengadaan untuk menggunakan kotrak payung sebagai salah satu strategi pengadaan 
Kontrak payung mengurangi beban administratif dibandingkan dengan jenis kontrak lainnya, namun kesulitan tetap ada:
• Perubahan kontrak – perubahan apa yang dapat saya lakukan?
  • Harga, kriteria dan/atau ketentuan yang dinyatakan dalam kontrak payung tidak dapat diubah
  • Oleh karena itu, setiap harga baru yang ditambahkan pada kontrak payung harus dinegosiasikan dengan SEMUA penyedia yang terdaftar pada kontrak payung tersebut
  • Apabila perubahan yang diperlukan cukup signifikan, kontrak payung mungkin perlu diakhiri dan proses pengadaan diulang kembali dari awal 
Pengelolaan kontrak payung: tantangan
Tantangan khusus ini mencakup pemantauan kinerja dan pengelolaan pemangku kepentingan:
• Pemantauan kinerja 
  • Banyaknya penyedia barang/jasa dan kemungkinan banyaknya pengguna dari pihak pemerintah dapat membuat pengelolaan kinerja semakin sulit. Indikator kinerja dan peninjauan perlu diperkuat dan dipatuhi sebaik mungkin guna memastikan keberhasilan pengadaan 
• Pengelolaan pemangku kepentingan
  • Risiko meningkatnya keluhan pengguna perlu diantisipasi dengan banyaknya penyedia barang/jasa dan basis pelanggan yang lebih luas dengan standar yang bervariasi; sehingga sangat penting untuk mengelola dan menangani keluhan para pemangku kepentingan ini.  
Tantangan juga berasal dari faktor-faktor lain: 
  • Kompleksitas – lebih dari satu penyedia, pembeli, dan call-off. Apakah kita memberikan call-off kepada semua penyedia barang/jasa secara adil? 
  • Beban ahli teknis – lebih banyak call-off dapat menghasilkan barang/jasa yang lebih baik Berapa lama waktu yang dapat kita minta kepada ahli teknis kita untuk memeriksa penawaran? 
  • Kepemilikan – biasanya melibatkan lebih dari satu pembeli Siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola kontrak payung? 
  • Jangka waktu – Apakah ada justifikasi untuk melakukan perpanjangan? 
  • E-Catalogue – aplikasi, metode, dan prosedur baru Sebaik apa kita dapat memanfaatkan alat-alat yang berdaya guna? 
E-Catalogue 
  • Setelah kontrak payung ditetapkan, barang atau jasa dapat ditampilkan dalam e-Catalogue 
  • Instansi pemerintah dapat menggunakan e-Catalogue untuk melakukan pembelian berdasarkan kontrak payung 
  • Seperti halnya kontrak payung, e-Catalogue paling sesuai untuk persyaratan yang sederhana dan dipahami dengan baik serta yang bersifat komoditas 
  • E-Catalogue hanya menampilkan syarat dan ketentuan yang dinegosiasikan berdasarkan kontrak payung 
  • Untuk menggunakan e-Catalogue, ikuti langkah-langkah sebagai berikut: • Search (Cari), Find (Temukan), Select (Pilih), dan Finalize (Selesaikan) 
  • Pembelian yang lebih rumit dinegosiasikan dalam kontrak payung, dan ditampilkan dalam e-Catalogue, misalnya jasa instalasi atau jasa pengangkutan barang. 
  • Semua jenis kontrak payung ditampilkan, misalnya proses dua tahap, di mana penyedia barang/jasa telah dipilih sebelumnya dan harga akhir berbeda dalam setiap transaksi 
Manfaat kontrak payung
• Manfaat kontrak payung hanya dapat diwujudkan apabila proses pengadaan dilakukan dengan cermat, yaitu mencakup: 
  • Perencanaan yang penuh kehati-hatian, 
  • Pemilihan penyedia yang jelas, 
  • Evaluasi dan penetapan pemenang yang adil, 
  • Administrasi dan pengelolaan yang berkomitmen
SUMBER: MCA-I

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.