SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul “Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang
Kompleks". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor
pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.
Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan
di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan
konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk
memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan
pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan
meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini
mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil
bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan
yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan
yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk
memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama
pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
- Pembelajaran bersifat mandiri
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
- Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
- Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
- Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan
pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang
dibutuhkan.
SESI 1
GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGADAAN
Dampak dari perencanaan pengadaan yang kurang
baik dapat terlihat saat tahap pemilihan penyedia dan
setelah penetapan pemenang
Pengelola Pengadaan harus ingat bahwa
Pengadaan yang Kompleks memerlukan
Perencanaan secara terperinci
- Pengadaan yang kompleks lebih menantang dan memiliki lebih banyak risiko yang terkait
- Pengelola pengadaan dan Pemangku Kepentingan utama perlu terlibat dalam kegiatan Perencanaan
- Pengelola pengadaan harus proaktif setiap saat
- Pengelola pengadaan harus memastikan bahwa dokumen perencanaan dan Format Isiannya selalu diperbarui dan diarsipkan
Apa yang membuat Pengadaan
menjadi Kompleks?
Chartered Institute of Procurement & Supply
menyebutkan bahwa Pengadaan yang Kompleks
terjadi ketika
- “spesifikasi sulit ditentukan”
- “atau diperlukan produk atau jasa yang inovatif atau dirancang khusus”
- “atau kompetisi terbatas karena pasar yang terbatas”
Catatan Penting
- Poin di atas merupakan indikator Pengadaan yang Kompleks yang dapat menimbulkan risiko
- Pengadaan yang Kompleks memberikan tantangan dengan tingkat kesulitan yang lebih tinggi dalam mencapai hasil yang diinginkan Instansi Pengadaan
Pengadaan yang Kompleks biasanya
memiliki tingkat risiko yang lebih tinggi
- Spesifikasi pengadaan kadangkadang sulit untuk didefinisikan
- Mungkin dibutuhkan inovasi atau pengembangan rancangan khusus
- Penyedia barang/jasa terbatas dan kompetisi yang terbatas
- Melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan
- Lebih dari satu sumber dana
- Kemungkinan melibatkan beberapa penyedia / sub-penyedia
Kegiatan mana yang merupakan Pengadaan
Sederhana dan mana yang merupakan
Pengadaan yang Kompleks?
Bagaimana Pengelola Pengadaan
mengatasi Tantangan dalam
Pengadaan yang Kompleks?
Strategi-strategi utama mencakup
- Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks
- Tinjauan Ruang Lingkup dan Analisis Kebutuhan
- Kesadaran Risiko dan Pengendalian Tata Kelola
- Analisis Pasar dan Pengelolaan Hubungan Penyedia Barang/Jasa
- Jenis-Jenis Kontrak Pengadaan dan tingkat pengendalian
- Metode Pengadaan dan Dokumentasi
Catatan Penting
- Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks secara Proaktif akan memperbesar kemungkinan keberhasilan mencapai hasil pengadaan yang diharapkan
Sesi 2
Merencanakan Pengadaan
Barang/Jasa yang Kompleks
Terlepas dari jenis pengadaan yang diselenggarakan,
ada 4 langkah dalam proses pengadaan
Kegiatan perencanaan dan pengembangan
untuk pengadaan yang kompleks
Pengelola pengadaan akan
menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat
awal dengan pemangku kepentingan utama
Menyusun Rencana Umum Pengadaan dan Rencana
Pelaksanaan Pengadaan akan memastikan adanya
pengendalian dalam pengadaan
Ilustrasi Rencana Pelaksanaan Kegiatan
Pengadaan yang Kompleks
Sesi 3
Analisis Ruang Lingkup & Kebutuhan
Ada 5 langkah untuk menentukan ruang
lingkup pengadaan barang/jasa
Langkah-langkah untuk menentukan ruang
lingkup pengadaan barang/jasa
Tantangan dalam ruang lingkup pengadaan
yang kompleks
- Semakin tinggi kompleksitas pengadaan, semakin tinggi pula risikonya
- Tantangan dalam ruang lingkup pengadaan antara lain:
Meninjau sifat/skala barang/jasa yang dibutuhkan
dan cara memenuhi kebutuhan tersebut
Pengelola Pengadaan harus memastikan
ruang lingkup pengadaan dapat memicu
kompetisi
Pengelola pengadaan harus secara aktif melibatkan
pemangku kepentingan dan mencatat tingkat
keterlibatan setiap pemangku kepentingan
Ruang lingkup pengadaan harus disetujui secara formal oleh
pemangku kepentingan untuk memastikan adanya tata kelola
Perencanaan anggaran harus dilakukan
untuk mengurangi dampak negatif yang
mungkin terjadi
Pengelola pengadaan dapat membantu mengurangi
risiko dengan memberikan masukan pada proses
penetapan anggaran
Selain itu, pengelola pengadaan dapat
memberikan data dan masukan tentang model
anggaran yang dapat digunakan secara efektif
Jika masih ada tantangan dalam penyusunan
anggaran, pengelola pengadaan harus
menyampaikan ‘permasalahan’ yang ada
Catatan Penting
- Sesuai dengan prinsip pengadaan, penandatanganan kontrak belum dapat dilakukan jika dana yang dialokasikan belum dipastikan.
- Bekerja sama dengan pengguna anggaran dan tim teknis untuk mencari solusi yang tepat
- Berkomunikasi dengan bagian keuangan yang merupakan salah satu pemangku kepentingan
Contoh tantangan dalam pengadaan yang
kompleks dan tindakan yang dapat dilakukan
Sesi 4
Risiko & Tata Kelola
Risiko dapat didefinisikan sebagai…
“Dampak ketidakpastian terhadap pencapaian tujuan dan merupakan penyimpangan positif atau negatif dari apa yang diharapkan” – ISO 31000
“Kemungkinan akan terjadinya sesuatu yang buruk atau tidak menyenangkan” – Merriam-Webster
“Kemungkinan terjadinya hasil yang tidak diinginkan”– Chartered Institute of Procurement & Supply
“Kerugian yang dialami akibat ketidakpastian” - Perserikatan Bangsa-Bangsa
“Ketidakpastian hasil yang dapat diukur, baik berupa dampak positif ataupun negatif, dan ketidakpastian tersebut diukur dalam tingkat kemungkinan” – Komisi Eropa
Apakah semua Risiko harus ditangani dengan cara yang sama?
Pengelola Pengadaan dapat mengurangi dampak risiko melalui Perencanaan dan Pengelolaan Risiko secara efektif
- Tingkat asumsi risiko diperlukan dalam setiap pengadaan
- Pengelolaan risiko mulai dilakukan sejak tahap-tahap awal Perencanaan Pengadaan
- Perencanaan Pengadaan mendefinisikan strategi dan mengembangkan rencana untuk mitigasi risiko
- Mitigasi risiko sangat penting dilakukan, tapi beberapa risiko dapat diterima demi kemungkinan kinerja yang lebih baik
- Menjalin Kemitraan yang erat dengan pemangku kepentingan dan industri dalam mengidentifikasi, menghindari, mengalihkan, dan membuat asumsi risiko
Risiko tidak dapat sepenuhnya dimitigasi, tapi
Risiko perlu dikelola
Pengelola pengadaan harus memberikan
masukan untuk pemilihan ‘strategi
penanganan’ Risiko
Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran
risiko dan melakukan tindakan perbaikan
Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran risiko
dan melakukan tindakan perbaikan (lanjutan)
- Profil risiko merupakan evaluasi berbagai risiko dan tantangan utama
- Profil risiko bersifat dinamis dan dapat berubah-ubah tergantung pada faktor-faktor internal dan eksternal
Sesi 5
Analisis Pasar dan
Hubungan Pengelola Pengadaan
dengan Penyedia Barang/Jasa
Apa yang dimaksud dengan analisis pasar?
“proses yang berlangsung terus menerus untuk
mengumpulkan data tentang produk, kapabilitas penyedia
barang/jasa dan praktik usaha umum yang diterapkan”
Analisa pasar sangat penting dilakukan
- Masukan penting bagi rencana pencarian sumber penyedia barang/jasa untuk pengadaan yang kompleks
- Membantu mengidentifikasi risiko penyediaan barang/jasa
- Menjadi masukan untuk memilih pendekatan pengadaan secara keseluruhan
- Berdampak pada penyusunan dokumen pengadaan
- Mengidentifikasi spesifikasi untuk mendapatkan manfaat dari pasar penyedia barang/jasa
Catatan Penting
- Manfaat analisis pasar bagi instansi pengadaan bertambah ketika tingkat risiko dan pengeluaran meningkat
- Waktu yang digunakan untuk melakukan analisis pasar akan diimbangi dengan manfaat yang yang diperoleh (harga, waktu, kualitas, risiko )
Analisis pasar: pendekatan sistematis untuk
memahami bagaimana pasar penyedia
barang/jasa beroperasi
Analisis pasar dilakukan pada saat yang tepat
untuk memberikan masukan bagi rencana
pemilihan penyedia barang/jasa
Analisis pasar dilakukan secara kolaboratif di
bawah pimpinan ahli teknis
Analisis pasar tidak hanya sekedar ‘Googling’,
namun merupakan pendekatan yang sistematis
Keterlibatan penyedia barang/jasa
• Meninjau database/blog online
• Melibatkan pasar penyedia barang/jasa dan asosiasi perdagangan
• Terlibat dengan pengelola pengadaan dari instansi pengadaan lain
• Menghubungi penyedia barang/jasa (Supplier Market Sounding)
• Mengkaji rincian informasi khusus tentang penyedia barang/jasa
- - Laporan keuangan dan materi pemasaran
- - Riwayat proposal penawar
- - Masukan internal dari sesama pengelola pengadaan dan pengguna
Kapabilitas penyedia barang/jasa terbentuk
melalui keterlibatan formal
Keterlibatan Proaktif Penyedia Barang/Jasa
- Hari Industri (Industry Days) yang mengundang penyedia barang/jasa untuk mendaftar menjadi rekanan instansi pengadaan
- Proses permohonan informasi formal untuk memperdalam pemahaman instansi pengadaan tentang kapabilitas penyedia barang/jasa
- Kegiatan prakualifikasi formal guna memastikan penyedia barang/jasa disetujui untuk menyediakan kategori barang/jasa tertentu
Hal ini selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan karena bagian dari
peran kita adalah memastikan terciptanya kompetisi dan transparansi
Hubungan dengan penyedia barang/jasa
bertujuan untuk membantu instansi
pengadaan mencapai tujuannya
- Hubungan dengan penyedia barang/jasa bertujuan untuk membantu memperbaiki kinerja penyedia barang/jasa dalam memenuhi kebutuhan instansi pengadaan.
- Hubungan dengan penyedia barang/jasa bervariasi, tidak hanya satu jenis untuk semua pengadaan barang/jasa
- Hubungan dengan penyedia barang/jasa dikaitkan dengan analisis pasar yang akan menegaskan ‘kekuatan’ dan ‘ketergantungan’ berbagai pihak
Jenis hubungan dengan penyedia
barang/jasa
Keselarasan dengan pemangku kepentingan
dibutuhkan untuk menetapkan hubungan yang
diinginkan
- Pemangku kepentingan dan pengelola pengadaan harus selaras dalam menentukan hubungan dengan penyedia barang/jasa pascapenetapan pemenang
- Hal ini akan memungkinkan penyusunan dokumen pengadaan dilakukan dengan tepat
- Sehingga dapat meningkatkan kemungkinan disepakatinya hubungan yang diinginkan pascapenetapan pemenang
Manakah hubungan dengan penyedia
barang/jasa yang paling tepat?
Sesi 6
Jenis Kontrak yang digunakan untuk
Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks
Apa yang dimaksud dengan Kontrak?
- Penawararan adalah dokumen penawaran/proposal yang diterima dari penawar. Empat syarat penawaran adalah: Memiliki tujuan, Dikomunikasikan, Melengkapi persyaratan, Jelas dan tidak Ambigu
- Penerimaan adalah hal yang menunjukkan bahwa entitas pengadaan menyetujui suatu penawaran dari segi lingkup dan harga
- Kontraprestasi mengacu pada remunerasi (biasanya berupa pembayaran) yang disepakati oleh kedua belah pihak
- Legalitas – kontrak harus dibuat berdasarkan hukum dan mengikat sesuai dengan statuta dan peraturan pengadaan serta ketentuan kebijakan
- Timbal balik berarti pihak-pihak yang terlibat memahami dan menyepakati hal-hal yang pokok dan persyaratan yang tercantum dalam kontrak
- Kompetensi dan kapasitas berarti pihak-pihak yang terlibat secara hukum kompeten dan memiliki kapasitas untuk membuat perjanjian yang mengikat secara hukum
Kontrak merupakan unsur penting dalam
pengadaan barang/jasa yang kompleks
karena adanya risiko yang mungkin timbul
Pemerintah di beberapa negara bersedia membayar
lebih tinggi kepada penyedia barang/jasa untuk
mengelola risiko
- Untuk memitigasi risiko yang lebih tinggi, penyedia barang/jasa dapat memasukkan biaya yang lebih tinggi untuk mengantisipasi terjadinya risiko tersebut.
- Untuk menekan pengeluaran biaya agar keuntungan yang didapat lebih tinggi, penyedia harus meningkatkan upaya pengelolaan kinerja. Oleh karena itu, penyedia menetapkan harga yang lebih tinggi.
Sesi 7
Metode Pengadaan dan
Dokumentasi
Apa yang dimaksud dengan metode
pengadaan dan mengapa penting?
Metode pengadaan adalah terminologi
untuk mengidentifikasi pendekatan
yang digunakan untuk memilih
penyedia barang/jasa
Merupakan unsur penting dalam
proses pengadaan
Pengadaan dan pemangku
kepentingan utama perlu menentukan
metode pengadaan yang paling sesuai
Langkah-langkah dalam metode dan
proses pengadaan digunakan sebagai
jejak audit terkait dengan tata kelola
dan kontrol
Jenis-jenis metode pengadaan untuk memilih
penyedia barang/jasa
Pengelola pengadaan harus menentukan
metode yang paling sesuai dan menjustifikasi
keputusannya
Pengelola pengadaan harus mengkomunikasikan
dan menjustifikasi metode yang digunakan kepada
pemangku kepentingan
- Pengelola pengadaan adalah penanggung jawab seluruh proses pengadaan
- Pengelola pengadaan akan diminta pertanggungjawabannya atas metode pengadaan yang ditetapkan
- Pengelola pengadaan harus secara proaktif berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk menginformasikan metode yang dipilih
- Namun, kita tidak boleh ditekan untuk membuat suatu keputusan
Perhatikan bahwa pengadaan yang kompleks
mungkin memengaruhi metode pengadaan
yang digunakan
Masukan data untuk pengadaan yang kompleks
- Pasar penyedia barang/jasa terbatas
- Penyedia barang/jasa terbatas dari segi kapabilitas, pengalaman dan akreditasi yang disyaratkan
- Peningkatan kemungkinan diperlukannya barang/jasa yang dirancang khusus
Catatan penting
- Peningkatan kemungkinan untuk menggunakan pengadaan terbatas, penunjukan langsung atau penyedia tunggal
- Perlu dokumentasi dan justifikasi pengambilan keputusan karena tidak menggunakan kompetisi penuh dan terbuka
Namun, seiring waktu pengelola pengadaan harus
menggunakan pengaruhnya untuk meningkatkan
kompetisi
Semua dokumen pengadaan harus sesuai
dan ditujukan untuk memenuhi persyaratan
Perhatikan bahwa kriteria evaluasi sangat
penting dalam pemilihan penyedia untuk
kompetisi
SUMBER: M-CAI
Post a Comment
Post a Comment