Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang atau Jasa yang Kompleks Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul “Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. 

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 

• Pembelajaran bersifat mandiri 
• Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
• Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
• Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
• Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan  

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

SESI 1 

GAMBARAN UMUM PERENCANAAN PENGADAAN

Dampak dari perencanaan pengadaan yang kurang baik dapat terlihat saat tahap pemilihan penyedia dan setelah penetapan pemenang 

Pengelola Pengadaan harus ingat bahwa Pengadaan yang Kompleks memerlukan Perencanaan secara terperinci 

• Pengadaan yang kompleks lebih menantang dan memiliki lebih banyak risiko yang terkait 
• Pengelola pengadaan dan Pemangku Kepentingan utama perlu terlibat dalam kegiatan Perencanaan 
• Pengelola pengadaan harus proaktif setiap saat 
• Pengelola pengadaan harus memastikan bahwa dokumen perencanaan dan Format Isiannya selalu diperbarui dan diarsipkan

Apa yang membuat Pengadaan menjadi Kompleks? 

Chartered Institute of Procurement & Supply menyebutkan bahwa Pengadaan yang Kompleks terjadi ketika

• “spesifikasi sulit ditentukan” 
• “atau diperlukan produk atau jasa yang inovatif atau dirancang khusus” 
• “atau kompetisi terbatas karena pasar yang terbatas”

Catatan Penting

• Poin di atas merupakan indikator Pengadaan yang Kompleks yang dapat menimbulkan risiko 
• Pengadaan yang Kompleks memberikan tantangan dengan tingkat kesulitan yang lebih tinggi dalam mencapai hasil yang diinginkan Instansi Pengadaan  

Pengadaan yang Kompleks biasanya memiliki tingkat risiko yang lebih tinggi 

• Spesifikasi pengadaan kadangkadang sulit untuk didefinisikan 
• Mungkin dibutuhkan inovasi atau pengembangan rancangan khusus 
• Penyedia barang/jasa terbatas dan kompetisi yang terbatas 
• Melibatkan lebih banyak pemangku kepentingan 
• Lebih dari satu sumber dana 
• Kemungkinan melibatkan beberapa penyedia / sub-penyedia 

Kegiatan mana yang merupakan Pengadaan Sederhana dan mana yang merupakan Pengadaan yang Kompleks?

Bagaimana Pengelola Pengadaan mengatasi Tantangan dalam Pengadaan yang Kompleks? 

Strategi-strategi utama mencakup 

• Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks 
• Tinjauan Ruang Lingkup dan Analisis Kebutuhan 
• Kesadaran Risiko dan Pengendalian Tata Kelola 
• Analisis Pasar dan Pengelolaan Hubungan Penyedia Barang/Jasa 
• Jenis-Jenis Kontrak Pengadaan dan tingkat pengendalian 
• Metode Pengadaan dan Dokumentasi 

Catatan Penting

• Merencanakan dan Mengembangkan Pengadaan yang Kompleks secara Proaktif akan memperbesar kemungkinan keberhasilan mencapai hasil pengadaan yang diharapkan

Sesi 2

Merencanakan Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Terlepas dari jenis pengadaan yang diselenggarakan, ada 4 langkah dalam proses pengadaan

Kegiatan perencanaan dan pengembangan untuk pengadaan yang kompleks

Pengelola pengadaan akan menyelenggarakan dan memfasilitasi rapat awal dengan pemangku kepentingan utama

Menyusun Rencana Umum Pengadaan dan Rencana Pelaksanaan Pengadaan akan memastikan adanya pengendalian dalam pengadaan

Ilustrasi Rencana Pelaksanaan Kegiatan Pengadaan yang Kompleks

Sesi 3 

Analisis Ruang Lingkup & Kebutuhan

Ada 5 langkah untuk menentukan ruang lingkup pengadaan barang/jasa

Langkah-langkah untuk menentukan ruang lingkup pengadaan barang/jasa

Tantangan dalam ruang lingkup pengadaan yang kompleks

• Semakin tinggi kompleksitas pengadaan, semakin tinggi pula risikonya 
• Tantangan dalam ruang lingkup pengadaan antara lain: 

Meninjau sifat/skala barang/jasa yang dibutuhkan dan cara memenuhi kebutuhan tersebut

Pengelola Pengadaan harus memastikan ruang lingkup pengadaan dapat memicu kompetisi

Pengelola pengadaan harus secara aktif melibatkan pemangku kepentingan dan mencatat tingkat keterlibatan setiap pemangku kepentingan 

Ruang lingkup pengadaan harus disetujui secara formal oleh pemangku kepentingan untuk memastikan adanya tata kelola

Perencanaan anggaran harus dilakukan untuk mengurangi dampak negatif yang mungkin terjadi 

Pengelola pengadaan dapat membantu mengurangi risiko dengan memberikan masukan pada proses penetapan anggaran 

Selain itu, pengelola pengadaan dapat memberikan data dan masukan tentang model anggaran yang dapat digunakan secara efektif 

Jika masih ada tantangan dalam penyusunan anggaran, pengelola pengadaan harus menyampaikan ‘permasalahan’ yang ada

Catatan Penting

• Sesuai dengan prinsip pengadaan, penandatanganan kontrak belum dapat dilakukan jika dana yang dialokasikan belum dipastikan. 
• Bekerja sama dengan pengguna anggaran dan tim teknis untuk mencari solusi yang tepat 
• Berkomunikasi dengan bagian keuangan yang merupakan salah satu pemangku kepentingan 

Contoh tantangan dalam pengadaan yang kompleks dan tindakan yang dapat dilakukan

Sesi 4

Risiko & Tata Kelola

Risiko dapat didefinisikan sebagai…

“Dampak ketidakpastian terhadap pencapaian tujuan dan merupakan penyimpangan positif atau negatif dari apa yang diharapkan” – ISO 31000

“Kemungkinan akan terjadinya sesuatu yang buruk atau tidak menyenangkan” – Merriam-Webster

“Kemungkinan terjadinya hasil yang tidak diinginkan”– Chartered Institute of Procurement & Supply

“Kerugian yang dialami akibat ketidakpastian” - Perserikatan Bangsa-Bangsa

“Ketidakpastian hasil yang dapat diukur, baik berupa dampak positif ataupun negatif, dan ketidakpastian tersebut diukur dalam tingkat kemungkinan” – Komisi Eropa  

Apakah semua Risiko harus ditangani dengan cara yang sama?

Pengelola Pengadaan dapat mengurangi dampak risiko melalui Perencanaan dan Pengelolaan Risiko secara efektif

• Tingkat asumsi risiko diperlukan dalam setiap pengadaan 
• Pengelolaan risiko mulai dilakukan sejak tahap-tahap awal Perencanaan Pengadaan 
• Perencanaan Pengadaan mendefinisikan strategi dan mengembangkan rencana untuk mitigasi risiko
• Mitigasi risiko sangat penting dilakukan, tapi beberapa risiko dapat diterima demi kemungkinan kinerja yang lebih baik 
• Menjalin Kemitraan yang erat dengan pemangku kepentingan dan industri dalam mengidentifikasi, menghindari, mengalihkan, dan membuat asumsi risiko 

Risiko tidak dapat sepenuhnya dimitigasi, tapi Risiko perlu dikelola 

Pengelola pengadaan harus memberikan masukan untuk pemilihan ‘strategi penanganan’ Risiko

Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran risiko dan melakukan tindakan perbaikan 

Pengelolaan Risiko mencakup penelusuran risiko dan melakukan tindakan perbaikan (lanjutan) 

• Profil risiko merupakan evaluasi berbagai risiko dan tantangan utama 
• Profil risiko bersifat dinamis dan dapat berubah-ubah tergantung pada faktor-faktor internal dan eksternal 

Sesi 5

Analisis Pasar dan Hubungan Pengelola Pengadaan dengan Penyedia Barang/Jasa

Apa yang dimaksud dengan analisis pasar? 

“proses yang berlangsung terus menerus untuk mengumpulkan data tentang produk, kapabilitas penyedia barang/jasa dan praktik usaha umum yang diterapkan”

Analisa pasar sangat penting dilakukan

• Masukan penting bagi rencana pencarian sumber penyedia barang/jasa untuk pengadaan yang kompleks 
• Membantu mengidentifikasi risiko penyediaan barang/jasa 
• Menjadi masukan untuk memilih pendekatan pengadaan secara keseluruhan 
• Berdampak pada penyusunan dokumen pengadaan 
• Mengidentifikasi spesifikasi untuk mendapatkan manfaat dari pasar penyedia barang/jasa

Catatan Penting 

• Manfaat analisis pasar bagi instansi pengadaan bertambah ketika tingkat risiko dan pengeluaran meningkat 
• Waktu yang digunakan untuk melakukan analisis pasar akan diimbangi dengan manfaat yang yang diperoleh (harga, waktu, kualitas, risiko ) 

Analisis pasar: pendekatan sistematis untuk memahami bagaimana pasar penyedia barang/jasa beroperasi 

Analisis pasar dilakukan pada saat yang tepat untuk memberikan masukan bagi rencana pemilihan penyedia barang/jasa

Analisis pasar dilakukan secara kolaboratif di bawah pimpinan ahli teknis 

Analisis pasar tidak hanya sekedar ‘Googling’, namun merupakan pendekatan yang sistematis

Keterlibatan penyedia barang/jasa

• Meninjau database/blog online 

• Melibatkan pasar penyedia barang/jasa dan asosiasi perdagangan 

• Terlibat dengan pengelola pengadaan dari instansi pengadaan lain 

• Menghubungi penyedia barang/jasa (Supplier Market Sounding) 

• Mengkaji rincian informasi khusus tentang penyedia barang/jasa 

• - Laporan keuangan dan materi pemasaran 
• - Riwayat proposal penawar 
• - Masukan internal dari sesama pengelola pengadaan dan pengguna

Kapabilitas penyedia barang/jasa terbentuk melalui keterlibatan formal 

Keterlibatan Proaktif Penyedia Barang/Jasa

• Hari Industri (Industry Days) yang mengundang penyedia barang/jasa untuk mendaftar menjadi rekanan instansi pengadaan 
• Proses permohonan informasi formal untuk memperdalam pemahaman instansi pengadaan tentang kapabilitas penyedia barang/jasa 
• Kegiatan prakualifikasi formal guna memastikan penyedia barang/jasa disetujui untuk menyediakan kategori barang/jasa tertentu  

Hal ini selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan karena bagian dari peran kita adalah memastikan terciptanya kompetisi dan transparansi

Hubungan dengan penyedia barang/jasa bertujuan untuk membantu instansi pengadaan mencapai tujuannya  

• Hubungan dengan penyedia barang/jasa bertujuan untuk membantu memperbaiki kinerja penyedia barang/jasa dalam memenuhi kebutuhan instansi pengadaan. 
• Hubungan dengan penyedia barang/jasa bervariasi, tidak hanya satu jenis untuk semua pengadaan barang/jasa 
• Hubungan dengan penyedia barang/jasa dikaitkan dengan analisis pasar yang akan menegaskan ‘kekuatan’ dan ‘ketergantungan’ berbagai pihak

Jenis hubungan dengan penyedia barang/jasa

Keselarasan dengan pemangku kepentingan dibutuhkan untuk menetapkan hubungan yang diinginkan

• Pemangku kepentingan dan pengelola pengadaan harus selaras dalam menentukan hubungan dengan penyedia barang/jasa pascapenetapan pemenang 
• Hal ini akan memungkinkan penyusunan dokumen pengadaan dilakukan dengan tepat 
• Sehingga dapat meningkatkan kemungkinan disepakatinya hubungan yang diinginkan pascapenetapan pemenang 

Manakah hubungan dengan penyedia barang/jasa yang paling tepat? 

Sesi 6

Jenis Kontrak yang digunakan untuk Pengadaan Barang/Jasa yang Kompleks

Apa yang dimaksud dengan Kontrak? 

• Penawararan adalah dokumen penawaran/proposal yang diterima dari penawar. Empat syarat penawaran adalah: Memiliki tujuan, Dikomunikasikan, Melengkapi persyaratan, Jelas dan tidak Ambigu
• Penerimaan adalah hal yang menunjukkan bahwa entitas pengadaan menyetujui suatu penawaran dari segi lingkup dan harga 
• Kontraprestasi mengacu pada remunerasi (biasanya berupa pembayaran) yang disepakati oleh kedua belah pihak 
• Legalitas – kontrak harus dibuat berdasarkan hukum dan mengikat sesuai dengan statuta dan peraturan pengadaan serta ketentuan kebijakan 
• Timbal balik berarti pihak-pihak yang terlibat memahami dan menyepakati hal-hal yang pokok dan persyaratan yang tercantum dalam kontrak
• Kompetensi dan kapasitas berarti pihak-pihak yang terlibat secara hukum kompeten dan memiliki kapasitas untuk membuat perjanjian yang mengikat secara hukum 

Kontrak merupakan unsur penting dalam pengadaan barang/jasa yang kompleks karena adanya risiko yang mungkin timbul 

Pemerintah di beberapa negara bersedia membayar lebih tinggi kepada penyedia barang/jasa untuk mengelola risiko

• Untuk memitigasi risiko yang lebih tinggi, penyedia barang/jasa dapat memasukkan biaya yang lebih tinggi untuk mengantisipasi terjadinya risiko tersebut. 
• Untuk menekan pengeluaran biaya agar keuntungan yang didapat lebih tinggi, penyedia harus meningkatkan upaya pengelolaan kinerja. Oleh karena itu, penyedia menetapkan harga yang lebih tinggi.

Sesi 7

Metode Pengadaan dan Dokumentasi 

Apa yang dimaksud dengan metode pengadaan dan mengapa penting? 

Metode pengadaan adalah terminologi untuk mengidentifikasi pendekatan yang digunakan untuk memilih penyedia barang/jasa 

Merupakan unsur penting dalam proses pengadaan 

Pengadaan dan pemangku kepentingan utama perlu menentukan metode pengadaan yang paling sesuai 

Langkah-langkah dalam metode dan proses pengadaan digunakan sebagai jejak audit terkait dengan tata kelola dan kontrol 

Jenis-jenis metode pengadaan untuk memilih penyedia barang/jasa 

Pengelola pengadaan harus menentukan metode yang paling sesuai dan menjustifikasi keputusannya

Pengelola pengadaan harus mengkomunikasikan dan menjustifikasi metode yang digunakan kepada pemangku kepentingan 

• Pengelola pengadaan adalah penanggung jawab seluruh proses pengadaan 
• Pengelola pengadaan akan diminta pertanggungjawabannya atas metode pengadaan yang ditetapkan
• Pengelola pengadaan harus secara proaktif berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk menginformasikan metode yang dipilih 
• Namun, kita tidak boleh ditekan untuk membuat suatu keputusan 

Perhatikan bahwa pengadaan yang kompleks mungkin memengaruhi metode pengadaan yang digunakan

Masukan data untuk pengadaan yang kompleks 

• Pasar penyedia barang/jasa terbatas 
• Penyedia barang/jasa terbatas dari segi kapabilitas, pengalaman dan akreditasi yang disyaratkan 
• Peningkatan kemungkinan diperlukannya barang/jasa yang dirancang khusus

Catatan penting

• Peningkatan kemungkinan untuk menggunakan pengadaan terbatas, penunjukan langsung atau penyedia tunggal 
• Perlu dokumentasi dan justifikasi pengambilan keputusan karena tidak menggunakan kompetisi penuh dan terbuka 

Namun, seiring waktu pengelola pengadaan harus menggunakan pengaruhnya untuk meningkatkan kompetisi

Semua dokumen pengadaan harus sesuai dan ditujukan untuk memenuhi persyaratan

Perhatikan bahwa kriteria evaluasi sangat penting dalam pemilihan penyedia untuk kompetisi 

SUMBER: M-CAI