SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Merencanakan & Melaksanakan Pengadaan Strategis ". Terima kasih
telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor
pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.
Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di
Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan
konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan
bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah
secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan
jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk
membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran
dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola
pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat
pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan
kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama
pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
Pembelajaran bersifat mandiri
Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling
belajar dari pengalaman satu sama lain)
Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat
korektif
Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan
pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang
dibutuhkan.
Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi
pelatihan dengan sejelas mungkin.
SESI 1
GAMBARAN UMUM PENGADAAN STRATEGIS
Deskripsi Pengadaan Strategis
Pengadaan Strategis merupakan pendekatan
pengadaan jangka panjang, terkoordinasi dan
sistematis yang menyelaraskan kegiatan
pembelanjaan dengan tujuan institusi.
Pengadaan Strategis mencakup pembelanjaan
berisiko tinggi dan bernilai tinggi
Pengadaan Strategis bertujuan untuk
memaksimalkan nilai melalui:
- Sentralisasi pelayanan pengadaan
- Pembelian berkelompok
- Analisis dan Pengelolaan Data
Contoh tujuan institusi:
- Mengurangi besaran pembelanjaan secara keseluruhan
- Meningkatkan nilai untuk uang (value for money)
- Meningkatkan kecepatan berinteraksi dengan pasar (speed to market)
- Meningkatkan kualitas
- Mempersingkat waktu pemrosesan pengadaan
- Meningkatkan Tanggung jawab sosial/korporat
- Mengurangi korupsi
Setiap organisasi pemerintah
maupun swasta memiliki
tujuan yang berbeda
Organisasi terkemuka menerapkan Pengadaan
Strategis
Pengadaan Tradisional
- Berfokus pada harga pembelian untuk barang yang serupa
- Bergantung pada teknik lama (RFP)
- Bagian Pembelian bersifat transaksional „ melalui Purchase Order‟
- Pendekatan yang kurang bersahabat dengan penyedia membatasi hubungan jangka panjang
- Kurangnya kesadaran atas perubahan pasar penyedia(misalnya risiko terhadap pasokan barang/jasa)
- IKU yang digunakan Unit Pengadaan tidak berhubungan dengan kebutuhan organisasi
Tekanan
Ekonomi &
Politik
Pengadaan Strategis
- Berfokus pada TCO
- Memetakan kebutuhan pembelanjaan dengan kebutuhan organisasi
- Menggunakan Analisis Pembelanjaan (Spend Analytics) untuk memperoleh nilai
- Mengelompokkan penyedia ke dalam kategori dan segmen untuk memudahkan kolaborasi
- Berfokus pada inovasi dan kreativitas dalam Rantai Pasokan
- Membagi Risiko dan Keuntungan dengan penyedia
- Menggunakan teknologi untuk pelaksanaan yang efisien dan efektif
- Memetakan IKU dengan kebutuhan organisasi
Pengadaan Strategis berfokus pada unsur
pembelanjaan yang berisiko dan bernilai tinggi
Pengadaaan Strategis berdasarkan Chartered
Institute Procurement & Supply
- “Pengadaan strategis adalah pengelolaan pembelanjaan institusi yang berisiko tinggi dan berinilai tinggi”
- “Pengadaan strategis dapat memenuhi tujuan institusi melalui analisis pasar yang proaktif dan terencana serta pelaksanaan proses yang tepat waktu”
- “Perlu penerapan dan penafsiran teknik strategic sourcing oleh pengelola pengadaan yang berkompeten”
Catatan Penting
- Pengadaan Strategis merupakan kegiatan inti dalam pengadaan
- Pengadaan strategis dapat mendukung institusi dalam mencapai tujuannya dan memaksimalkan nilai untuk uang (value for money)
Pengadaan Strategis dapat memastikan nilai yang
lebih tinggi dapat diperoleh dari Pembelanjaan
Barang/Jasa
Nilai Ilustratif
- Pengurangan biaya
- Interaksi dengan pasar dapat dilakukan lebih cepat
- Peningkatan kualitas
- Inovasi
- Tanggung Jawab Sosial Korporat (CSR)
- Tata kelola yang lebih baik
- Pengurangan Risiko
- Diferensiasi Pasar
- Kepercayaan publik
- Kepercayaan Pemegang Saham
Unsur-unsur Utama Pengadaan Strategis
Unsur-unsur Utama
Banyak organisasi terkemuka yang telah
menerapkan Pengadaan Strategis
Kebutuhan persetujuan kepemimpinan puncak
sehubungan dengan potensi investasi
Perjalanan menuju Pengadaan Strategis
melibatkan berbagai unsur yang berbeda
Banyak negara menyadari pentingnya
penerapan Pengadaan Strategis
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
memiliki daya beli yang dapat berdampak
pada terjadinya perubahan transformasional
Pembangunan
Ekonomi
- • Penciptaan peluang kerja
- • Peningkatan pendapatan karyawan
- • Peningkatan peluang ekonomi untuk semua komunitas
- • Kontribusi terhadap pembangunan ekonomi negara.
Pembangunan Sosial
- • Perbaikan kondisi kerja
- • Kebebasan berkelompok
- • Pemberdayaan perempuan
- • Penghapusan diskriminasi
- • Penghapusan kerja paksa
- • Pemberantasan pekerja anak
- • Pengentasan kemiskinan
Pembangunan
Lingkungan Hidup
- • Pengurangan polusi
- • Pengenalan terhadap konsep keberlanjutan
- • Pemberlakuan kepatuhan terhadap standar lingkungan hidup
- • Penelusuran dan pelaporan metrik berkala
- • Pengendalian bahan berbahaya yang efektif
Namun, dana publik terbatas, jadi kita perlu
“Belanja Lebih Cerdas” yang tidak selalu
berarti “Belanja Lebih Banyak”
“Belanja Lebih Cerdas”
- Data dan informasi pembelanjaan dibagikan dengan Kementerian lainnya
- Jenis pembelanjaan yang sama di seluruh Kementerian digabungkan jadi satu
- Kumpulkan dan gunakan Analisis Pembelanjaan
- Gunakan Kontrak Payung
- Sederhanakan proses pendaftaran penyedia
- Kelola basis data Komersial penyedia dengan menggabungkan umpan balik kinerja yang efektif
- Standardisasi Syarat dan Ketentuan kontrak
“Belanja Cerdas” sesuai untuk pengadaan
tersentralisasi untuk jenis pembelanjaan umum
Gambaran umum tentang
pengadaan tersentralisasi
- Instansi Pemerintah dengan mandat untuk melakukan pengadaan atau kontrak jenis pembelanjaan yang sama untuk instansi lain yang serupa.
- Dapat berupa satu Instansi Pemerintah yang melakukan pengadaan untuk berbagai barang/jasa atau Instansi Pemerintah sebagai pelaksana pengadaan untuk Pembelanjaan Komoditas jenis tertentu.
- Melaksanakan penghilangan biaya (Cost Out)
- Melaksanakan efisiensi operasional
- Didukung oleh tenaga ahli pengadaan yang berpengalaman
- Metrik yang penting untuk mendukung investasi
Manfaat yang diharapkan
- Penggabungan pembelanjaan dapat menimbulkan Skala Ekonomis
- Pengembangan Kerangka kerja dan Pemasaran yang Proaktif untuk memastikan adanya manfaat dari semua
- Pengurangan biaya operasional (penghematan efisiensi via realokasi sumber)
- Alokasi tenaga ahli pengadaan secara efektif
- Optimalisasi proses pengadaan dengan peningkatan efisiensi
- Peningkatan pengendalian dan tata kelola
- Penggunaan teknologi yang lebih baik agar dapat dilakukan analisis yang efektif untuk mengidentifikasi peluang perbaikan
Jenis pembelanjaan mana yang cenderung sesuai
menggunakan pendekatan pengadaan tersentralisasi?
Tantangan dalam pelaksanaan Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah secara tersentralisasi
Tantangan dalam Pelaksanaan
Pengadaan Strategis dan Prinsip Pengadaan
SESI 2
PENGELOLAAN KELOMPOK BELANJA SEJENIS (CATEGORY MANAGEMENT )
Kegiatan Pengadaan Strategis umumnya mencakup
Category Management dan Strategic Sourcing
Pengadaan Strategis menerapkan
Strategic Sourcing & Category Management
Bidang Fokus Strategic Sourcing & Category Management
Category Management merupakan Pendekatan
Holistik dalam Melaksanakan Pengadaan
Kerangka kerja Category Management merupakan
pendekatan terstruktur yang terdiri dari beberapa
tahapan proses
Category Management mencakup pengelompokkan
belanja untuk barang/jasa yang sejenis sebelum
pengembangan strategi
Contoh pengelompokan Perlengkapan
Kantor yang terdiri dari 3 Tingkatan
Category Management akan memberikan
dampak positif dan manfaat bagi Organisasi
Category Management membutuhkan
komitmen Organisasi
Pelaksanaan dalam beberapa gelombang
untuk menghasilkan quick win
Tantangan bagi Organisasi dalam Menerapkan
Category Management
Tools yang dapat digunakan untuk menerapkan
Category Management
SESI 3
PENCARIAN SUMBER PENYEDIA STRATEGIS (STRATEGIC SOURCING )
Strategic Sourcing merupakan pendekatan sistematis
untuk melakukan pengadaan
Pendekatan Strategic Sourcing
Pendekatan Strategic Sourcing untuk melakukan pengadaan
mengidentifikasi:
- Persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan organisasi dan keselarasan dengan tujuan strategis Pendekatan untuk mencari penyedia barang/jasa
- Metode evaluasi yang lebih tepat
- Calon penawar
- Hubungan yang diperlukan pascapenetapan pemenang
Semuanya akan ditinjau dan disetujui terlebih dahulu oleh
pemangku kepentingan
Strategic Sourcing mengaitkan pengadaan
dengan tujuan strategis organisasi
Strategic Sourcing memerlukan input dari berbagai sumber
Pola pikir strategis akan memaksimalkan nilai yang diperoleh
Pendekatan Strategic Sourcing harus selalu selaras dengan Tujuan Institusi
Pengembangan Strategic Sourcing tidak dilakukan secara terpisah
Dengan demikian, rencana pelaksanaan untuk tujuan penelusuran dan pelaporan dapat disepakati bersama.
Pendekatan Strategic Sourcing tidak bersifat statis. Kaji ulang perlu dilakukan secara teratur
Nilai yang diperoleh berkurang jika pendekatan Strategic Sourcing tidak selaras dengan tujuan
Pengelola pengadaan harus mengkomunikasikan pendekatan yang direvisi kepada pemangku kepentingan untuk memastikan adanya keselarasan dan jejak audit (audit trail)
- Revisi pendekatan Strategic Sourcing yang telah disepakati sebelumnya akan dirancang oleh Pengelola Pengadaan
- Pengelola pengadaan harus berinteraksi dengan Pemangku Kepentingan utama
- Pemangku Kepentingan utama memberikan persetujuan
- Pendekatan Strategic Sourcing disimpan dalam arsip untuk jejak audit (audit trail)
Apa saja yang dicakup dalam Strategic
Sourcing?
Apa saja yang dicakup dalam Strategic
Sourcing?
SESI 4
ANALISIS PEMBELANJAAN PENYEDIA BARANG/JASA
Analisis Pembelanjaan merupakan proses berulang
Negosiasi harga menghasilkan penghematan
taktis (tactical saving).
Pengadaan selalu ditargetkan untuk menghasilkan
penghematan dari proses pengadaan.
Dalam pendekatan taktis tradisional, paling tidak 3
harga penawaran dibandingkan.
Pengelola Pengadaan menganalisis harga yang
ditawarkan, mengidentifikasi laba untuk penyedia,
dan menargetkan negosiasi pengurangan harga .
Catatan Penting
Negosiasi hanya dapat menghasilkan penghematan taktis.
Pelaksanaan negosiasi biasanya dipicu oleh sesuatu dan pelaksanaanya sering
kali berjalan sendiri.
Analisis Pembelanjaan dapat memberikan masukan
strategis untuk peluang penghematan.
Data pembelanjaan dikumpulkan dari
sumber-sumber organisasi & diperkaya untuk
menambahkan nilai
Analisis Pembelanjaan adalah input
untuk Pengelolaan Kelompok Belanja Sejenis
Analisis Pembelanjaan merupakan input untuk
Pengelolaan Kelompok Belanja Sejenis (Category
Management)
Ada banyak kegunaan lain dan manfaat
organisasional dari Analisis Pembelanjaan
Analisis Pembelanjaan Barang/Jasa membantu
organisasi mengelola penyedia dengan lebih baik
- Penyedia sering lebih mengetahui tentang kami dari yang kami ketahui tentang mereka.
- Mereka menggunakan alat Manajemen Hubungan Pelanggan atau Customer Relationship Management (CRM) karena mereka mengetahui pengetahuan adalah kekuatan (atau pendapatan atau laba!).
- Jika Pengelola Pengadaan mengetahui tentang Penyedia (dan agregat pembelanjaan mereka), kami akan memperlakukan mereka dengan berbeda.
- Melalui analisis, Pengelola Pengadaan dapat mengelola penyedia dengan benar, mengkonsolidasi pembelanjaan dan bernegosiasi dengan posisi tawar yang baik.
Analisis Pembelanjaan membantu mengidentifikasi
peluang pemulihan biaya
Untuk Pengeluaran Publik, keberagaman penyedia
sangat penting bagi beberapa pemerintah
Analisis Pembelanjaan Barang/Jasa juga
mendorong kerja kolaboratif
Analisis Pembelanjaan dapat mengidentifikasi area
risiko yang perlu diperhatikan Pengelola Pengadaan
Laporan Analisis Pembelanjaan meningkatkan penerapan dan
kesesuaian dengan pendekatan strategic sourcing
Hasil analisis pembelanjaan memudahkan untuk
menetapkan tolok ukur (benchmarking) dan
mengidentifikasi area perbaikan harga
- Organisasi sejawat berbagi data untuk benchmarking
- Memungkinkan identifikasi peluang penghilangan biaya (cost out) yang tidak Anda dapatkan dari pembuatan Analisis Biaya sendiri
SESI 5
ANALISIS PASAR, SEGMENTASI PENYEDIA, DAN PENGELOLAAN HUBUNGAN PENYEDIA
YANG EFEKTIF
Analisis Pasar merupakan bagian penting
dalam Pengadaan Strategis
Pasar penyedia barang/jasa dipengaruhi oleh
lingkungan eksternal, hukum permintaan dan
penawaran
Dengan memahami persaingan pasar, pengelola
pengadaan dapat mengembangkan strategi
untuk memperoleh keuntungan bagi organisasi
Strategi Pengadaan
- Secara proaktif mengubah hubungan penyedia dari strategis ke leverage, atau dari taktis ke leverage untuk memperoleh keuntungan kompetitif bagi organisasi
- Mengidentifikasi penyedia baru untuk meningkatkan kompetisi
- Mengurangi hambatan memasuki pasar (contohnya, tantangan untuk mengikuti pengadaan)
- Memastikan ketaatan pada prinsip pengadaan untuk mendorong kompetisi
- Bekerja dengan pemangku kepentingan internal untuk mencari kesempatan untuk membuat inovasi (spesifikasi/pendekatan baru) untuk menarik penyedia baru ke dalam pasar
Setelah Penyedia Terdaftar, Beberapa
Organisasi Melakukan Prakualifikasi
Melakukan pendekatan analitis untuk
mengidentifikasi kekurangan terkait pasokan
Kajian Analitis dilakukan sebagai bagian dari kategorisasi
- Apakah kita memiliki cukup banyak Penyedia untuk setiap kategori pembelanjaan untuk memastikan adanya Kompetisi?
- Apakah kita memiliki terlalu banyak Penyedia yang tidak memenangkan bisnis?
- Apakah Pembelanjaan kita terpusat pada Penyedia yang jumlahnya terlalu sedikit?
- Apakah kita memiliki Supplier yang tepat yang dapat menambah nilai bagi Organisasi?
- Apakah kita sudah memetakan kapabilitas Penyedia terhadap rencana Organisasi dan Tujuan Institusi?
Pengelola Pengadaan harus proaktif untuk
memitigasi kesenjangan dalam pasokan
Apakah tindakan untuk memengaruhi pasar
Penyedia menentang Prinsip Pengadaan?
Segmentasi Penyedia akan memudahkan
identifikasi hubungan pascapenetapan
pemenang yang tepat
Organisasi memetakan berbagai faktor
terhadap standar matriks risiko dan nilai
Memastikan Organisasi memilih hubungan
yang tepat dengan Penyedia
Pemangku Kepentingan perlu dilibatkan untuk
memastikan Pengelolaan Hubungan dengan
Penyedia selaras dengan Tujuan Institusi
Rencana hubungan dibagikan dengan
Penyedia untuk memastikan ketaatan pada
tujuan
Pengelolaan Hubungan dengan Penyedia
Barang/Jasa berfokus pada Tujuan
Organisasi
Peninjauan pelayanan secara berkala untuk
memvalidasi efektifitas hubungan
Penyedia memiliki persepsi sendiri atas
hubungan yang diharapkan
Penyedia Menentukan Nilai dan Daya Tarik
Masa Depan dari Organisasi
Pemetaan Organisasi ke dalam
Model Empat Kotak Standar Persepsi
Penyedia mengambil posisi hubungan untuk
setiap pelibatan
Persepsi Penyedia tidak statis, dapat
berubah, dan dapat memengaruhi profil risiko
Organisasi
Diperlukan tindakan bila Penyedia tidak
menawarkan hubungan yang diharapkan
SESI 6
KINERJA PENGADAAN STRATEGIS
Pengelola pengadaan tidak boleh menjadi
kotak hitam, kita harus menyediakan layanan
yang bermanfaat
Data historis mengenai interaksi pemangku kepentingan dengan
pengelola pengadaan
- Apa yang dimaksud dengan proses pengadaan?
- Berapa lama proses tersebut berlangsung dan apa peran saya?
- Bagaimana saya terlibat dengan pengadaan?
- Mengapa saya tidak dapat membeli begitu saja dari penyedia barang/jasa yang saya sukai?
- Pengelola pengadaan tidak pernah memberikan hasil dengan tepat waktu!
- Pengelola pengadaan seharusnya tidak hanya sekedar melakukan pemesanan, ini berarti mereka tidak memberikan manfaat apapun
Pemahaman pemangku kepentingan tentang pengadaan di masa yang akan datang
- Pemahaman tentang layanan pengadaan
- Kejelasan tentang manfaat pengadaan yang dapat diberikan
- Pemahaman yang jelas tentang proses pengadaan, lini waktu keterlibatan dan peran/tanggung jawab
Kita harus mendokumentasikan layanan
yang kita berikan dan berkomunikasi
dengan para pemangku kepentingan
Pemahaman umum tentang pemberian
layanan akan menghasilkan manfaat
Contoh Manfaat
- Peningkatan efektivitas yang disebabkan oleh adanya pemahaman tentang mekanisme keterlibatan, misalnya meningkatnya jumlah penyedia barang/jasa yang mendaftar
- Penghemetan efisiensi (waktu) disertai dengan meningkatnya pemahaman tentang proses, misalnya kegiatan perencanaan yang lebih baik, berkurangnya pertanyaan
- Pengurangan tantangan dalam tata kelola karena adanya pemahaman yang sama tentang proses, misalnya pengurangan kegiatan yang tidak sesuai
- Perbaikan mutu karena peran dan tanggung jawab dipahami, misalnya persyaratan, kesesuaian dengan tujuan usaha
- Perubahan pola pikir pengelola pengadaan, kita tidak lagi hanya mengikuti proses saja, namun menawarkan layanan (budaya layanan) – meningkatkan persetujuan dari pengelola pengadaan agar dapat memetakan kinerja untuk kepentingan analisis tren dan perbaikan
Untuk menentukan manfaat layanan
pengadaan, kinerja kita perlu diukur
Agar benar-benar efektif IKU perlu SMART
Tampilan Dashboard IKU pengadaan
Kinerja individu akan berdampak langsung
pada IKU pengadaan
SUMBER: MCA-I
Post a Comment
Untuk mengelola gudang dengan mudah sebaiknya menggunakanERP Cloud software yang dirancang khusus untuk management gudang
Post a Comment