Merencanakan Dan Melaksanakan Pengadaan Strategis Pelatihan Pengadaan - Tingkat Lanjutan

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Merencanakan & Melaksanakan Pengadaan Strategis ". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:

 Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

SESI 1

GAMBARAN UMUM PENGADAAN STRATEGIS

Deskripsi Pengadaan Strategis

Pengadaan Strategis merupakan pendekatan pengadaan jangka panjang, terkoordinasi dan sistematis yang menyelaraskan kegiatan pembelanjaan dengan tujuan institusi.

Pengadaan Strategis mencakup pembelanjaan berisiko tinggi dan bernilai tinggi

Pengadaan Strategis bertujuan untuk memaksimalkan nilai melalui:

Sentralisasi pelayanan pengadaan
Pembelian berkelompok
Analisis dan Pengelolaan Data

Contoh tujuan institusi:

Mengurangi besaran pembelanjaan secara keseluruhan
Meningkatkan nilai untuk uang (value for money)
Meningkatkan kecepatan berinteraksi dengan pasar (speed to market)
Meningkatkan kualitas
Mempersingkat waktu pemrosesan pengadaan
Meningkatkan Tanggung jawab sosial/korporat
Mengurangi korupsi

Setiap organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tujuan yang berbeda

Organisasi terkemuka menerapkan Pengadaan Strategis

Pengadaan Tradisional

Berfokus pada harga pembelian untuk barang yang serupa
Bergantung pada teknik lama (RFP)
Bagian Pembelian bersifat transaksional „ melalui Purchase Order‟
Pendekatan yang kurang bersahabat dengan penyedia membatasi hubungan jangka panjang
Kurangnya kesadaran atas perubahan pasar penyedia(misalnya risiko terhadap pasokan barang/jasa)
IKU yang digunakan Unit Pengadaan tidak berhubungan dengan kebutuhan organisasi

Tekanan Ekonomi & Politik

Pengadaan Strategis

Berfokus pada TCO
Memetakan kebutuhan pembelanjaan dengan kebutuhan organisasi
Menggunakan Analisis Pembelanjaan (Spend Analytics) untuk memperoleh nilai
Mengelompokkan penyedia ke dalam kategori dan segmen untuk memudahkan kolaborasi
Berfokus pada inovasi dan kreativitas dalam Rantai Pasokan
Membagi Risiko dan Keuntungan dengan penyedia
Menggunakan teknologi untuk pelaksanaan yang efisien dan efektif
Memetakan IKU dengan kebutuhan organisasi

Pengadaan Strategis berfokus pada unsur pembelanjaan yang berisiko dan bernilai tinggi

Pengadaaan Strategis berdasarkan Chartered Institute Procurement & Supply

“Pengadaan strategis adalah pengelolaan pembelanjaan institusi yang berisiko tinggi dan berinilai tinggi”
“Pengadaan strategis dapat memenuhi tujuan institusi melalui analisis pasar yang proaktif dan terencana serta pelaksanaan proses yang tepat waktu”
“Perlu penerapan dan penafsiran teknik strategic sourcing oleh pengelola pengadaan yang berkompeten”

Catatan Penting

Pengadaan Strategis merupakan kegiatan inti dalam pengadaan
Pengadaan strategis dapat mendukung institusi dalam mencapai tujuannya dan memaksimalkan nilai untuk uang (value for money)

Pengadaan Strategis dapat memastikan nilai yang lebih tinggi dapat diperoleh dari Pembelanjaan Barang/Jasa

Nilai Ilustratif

Pengurangan biaya
Interaksi dengan pasar dapat dilakukan lebih cepat
Peningkatan kualitas
Inovasi
Tanggung Jawab Sosial Korporat (CSR)
Tata kelola yang lebih baik
Pengurangan Risiko
Diferensiasi Pasar
Kepercayaan publik
Kepercayaan Pemegang Saham

Unsur-unsur Utama Pengadaan Strategis

Unsur-unsur Utama

Banyak organisasi terkemuka yang telah menerapkan Pengadaan Strategis

Kebutuhan persetujuan kepemimpinan puncak sehubungan dengan potensi investasi

Perjalanan menuju Pengadaan Strategis melibatkan berbagai unsur yang berbeda

Banyak negara menyadari pentingnya penerapan Pengadaan Strategis

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memiliki daya beli yang dapat berdampak pada terjadinya perubahan transformasional

Pembangunan Ekonomi

• Penciptaan peluang kerja
• Peningkatan pendapatan karyawan
• Peningkatan peluang ekonomi untuk semua komunitas
• Kontribusi terhadap pembangunan ekonomi negara.

Pembangunan Sosial

• Perbaikan kondisi kerja
• Kebebasan berkelompok
• Pemberdayaan perempuan
• Penghapusan diskriminasi
• Penghapusan kerja paksa
• Pemberantasan pekerja anak
• Pengentasan kemiskinan

Pembangunan Lingkungan Hidup

• Pengurangan polusi
• Pengenalan terhadap konsep keberlanjutan
• Pemberlakuan kepatuhan terhadap standar lingkungan hidup
• Penelusuran dan pelaporan metrik berkala
• Pengendalian bahan berbahaya yang efektif

Namun, dana publik terbatas, jadi kita perlu “Belanja Lebih Cerdas” yang tidak selalu berarti “Belanja Lebih Banyak”

“Belanja Lebih Cerdas”

Data dan informasi pembelanjaan dibagikan dengan Kementerian lainnya
Jenis pembelanjaan yang sama di seluruh Kementerian digabungkan jadi satu
Kumpulkan dan gunakan Analisis Pembelanjaan
Gunakan Kontrak Payung
Sederhanakan proses pendaftaran penyedia
Kelola basis data Komersial penyedia dengan menggabungkan umpan balik kinerja yang efektif
Standardisasi Syarat dan Ketentuan kontrak

“Belanja Cerdas” sesuai untuk pengadaan tersentralisasi untuk jenis pembelanjaan umum

Gambaran umum tentang pengadaan tersentralisasi

Instansi Pemerintah dengan mandat untuk melakukan pengadaan atau kontrak jenis pembelanjaan yang sama untuk instansi lain yang serupa.
Dapat berupa satu Instansi Pemerintah yang melakukan pengadaan untuk berbagai barang/jasa atau Instansi Pemerintah sebagai pelaksana pengadaan untuk Pembelanjaan Komoditas jenis tertentu.
Melaksanakan penghilangan biaya (Cost Out)
Melaksanakan efisiensi operasional
Didukung oleh tenaga ahli pengadaan yang berpengalaman
Metrik yang penting untuk mendukung investasi

Manfaat yang diharapkan

Penggabungan pembelanjaan dapat menimbulkan Skala Ekonomis
Pengembangan Kerangka kerja dan Pemasaran yang Proaktif untuk memastikan adanya manfaat dari semua
Pengurangan biaya operasional (penghematan efisiensi via realokasi sumber)
Alokasi tenaga ahli pengadaan secara efektif
Optimalisasi proses pengadaan dengan peningkatan efisiensi
Peningkatan pengendalian dan tata kelola
Penggunaan teknologi yang lebih baik agar dapat dilakukan analisis yang efektif untuk mengidentifikasi peluang perbaikan

Jenis pembelanjaan mana yang cenderung sesuai menggunakan pendekatan pengadaan tersentralisasi?

Tantangan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara tersentralisasi

Tantangan dalam Pelaksanaan

Pengadaan Strategis dan Prinsip Pengadaan

SESI 2

PENGELOLAAN KELOMPOK BELANJA SEJENIS (CATEGORY MANAGEMENT )

Kegiatan Pengadaan Strategis umumnya mencakup Category Management dan Strategic Sourcing

Pengadaan Strategis menerapkan Strategic Sourcing & Category Management

Bidang Fokus Strategic Sourcing & Category Management

Category Management merupakan Pendekatan Holistik dalam Melaksanakan Pengadaan

Kerangka kerja Category Management merupakan pendekatan terstruktur yang terdiri dari beberapa tahapan proses

Category Management mencakup pengelompokkan belanja untuk barang/jasa yang sejenis sebelum pengembangan strategi

Contoh pengelompokan Perlengkapan Kantor yang terdiri dari 3 Tingkatan

Category Management akan memberikan dampak positif dan manfaat bagi Organisasi

Category Management membutuhkan komitmen Organisasi

Pelaksanaan dalam beberapa gelombang untuk menghasilkan quick win

Tantangan bagi Organisasi dalam Menerapkan Category Management

Tools yang dapat digunakan untuk menerapkan Category Management

SESI 3

PENCARIAN SUMBER PENYEDIA STRATEGIS (STRATEGIC SOURCING )

Strategic Sourcing merupakan pendekatan sistematis untuk melakukan pengadaan

Pendekatan Strategic Sourcing

Pendekatan Strategic Sourcing untuk melakukan pengadaan mengidentifikasi:

Persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan organisasi dan keselarasan dengan tujuan strategis Pendekatan untuk mencari penyedia barang/jasa
Metode evaluasi yang lebih tepat
Calon penawar
Hubungan yang diperlukan pascapenetapan pemenang

Semuanya akan ditinjau dan disetujui terlebih dahulu oleh pemangku kepentingan

Strategic Sourcing mengaitkan pengadaan dengan tujuan strategis organisasi

Strategic Sourcing memerlukan input dari berbagai sumber

Pola pikir strategis akan memaksimalkan nilai yang diperoleh

Pendekatan Strategic Sourcing harus selalu selaras dengan Tujuan Institusi

Pengembangan Strategic Sourcing tidak dilakukan secara terpisah

Dengan demikian, rencana pelaksanaan untuk tujuan penelusuran dan pelaporan dapat disepakati bersama.

Pendekatan Strategic Sourcing tidak bersifat statis. Kaji ulang perlu dilakukan secara teratur

Nilai yang diperoleh berkurang jika pendekatan Strategic Sourcing tidak selaras dengan tujuan

Pengelola pengadaan harus mengkomunikasikan pendekatan yang direvisi kepada pemangku kepentingan untuk memastikan adanya keselarasan dan jejak audit (audit trail)

Revisi pendekatan Strategic Sourcing yang telah disepakati sebelumnya akan dirancang oleh Pengelola Pengadaan
Pengelola pengadaan harus berinteraksi dengan Pemangku Kepentingan utama
Pemangku Kepentingan utama memberikan persetujuan
Pendekatan Strategic Sourcing disimpan dalam arsip untuk jejak audit (audit trail)

Apa saja yang dicakup dalam Strategic Sourcing?

SESI 4

ANALISIS PEMBELANJAAN PENYEDIA BARANG/JASA

Analisis Pembelanjaan merupakan proses berulang

Negosiasi harga menghasilkan penghematan taktis (tactical saving).

Pengadaan selalu ditargetkan untuk menghasilkan penghematan dari proses pengadaan.

Dalam pendekatan taktis tradisional, paling tidak 3 harga penawaran dibandingkan.

Pengelola Pengadaan menganalisis harga yang ditawarkan, mengidentifikasi laba untuk penyedia, dan menargetkan negosiasi pengurangan harga .

Catatan Penting

Negosiasi hanya dapat menghasilkan penghematan taktis. Pelaksanaan negosiasi biasanya dipicu oleh sesuatu dan pelaksanaanya sering kali berjalan sendiri.

Analisis Pembelanjaan dapat memberikan masukan strategis untuk peluang penghematan.

Data pembelanjaan dikumpulkan dari sumber-sumber organisasi & diperkaya untuk menambahkan nilai

Analisis Pembelanjaan adalah input untuk Pengelolaan Kelompok Belanja Sejenis

Analisis Pembelanjaan merupakan input untuk Pengelolaan Kelompok Belanja Sejenis (Category Management)

Ada banyak kegunaan lain dan manfaat organisasional dari Analisis Pembelanjaan

Analisis Pembelanjaan Barang/Jasa membantu organisasi mengelola penyedia dengan lebih baik

Penyedia sering lebih mengetahui tentang kami dari yang kami ketahui tentang mereka.
Mereka menggunakan alat Manajemen Hubungan Pelanggan atau Customer Relationship Management (CRM) karena mereka mengetahui pengetahuan adalah kekuatan (atau pendapatan atau laba!).
Jika Pengelola Pengadaan mengetahui tentang Penyedia (dan agregat pembelanjaan mereka), kami akan memperlakukan mereka dengan berbeda.
Melalui analisis, Pengelola Pengadaan dapat mengelola penyedia dengan benar, mengkonsolidasi pembelanjaan dan bernegosiasi dengan posisi tawar yang baik.

Analisis Pembelanjaan membantu mengidentifikasi peluang pemulihan biaya

Untuk Pengeluaran Publik, keberagaman penyedia sangat penting bagi beberapa pemerintah

Analisis Pembelanjaan Barang/Jasa juga mendorong kerja kolaboratif

Analisis Pembelanjaan dapat mengidentifikasi area risiko yang perlu diperhatikan Pengelola Pengadaan

Laporan Analisis Pembelanjaan meningkatkan penerapan dan kesesuaian dengan pendekatan strategic sourcing

Hasil analisis pembelanjaan memudahkan untuk menetapkan tolok ukur (benchmarking) dan mengidentifikasi area perbaikan harga

Organisasi sejawat berbagi data untuk benchmarking
Memungkinkan identifikasi peluang penghilangan biaya (cost out) yang tidak Anda dapatkan dari pembuatan Analisis Biaya sendiri

SESI 5

ANALISIS PASAR, SEGMENTASI PENYEDIA, DAN PENGELOLAAN HUBUNGAN PENYEDIA YANG EFEKTIF

Analisis Pasar merupakan bagian penting dalam Pengadaan Strategis

Pasar penyedia barang/jasa dipengaruhi oleh lingkungan eksternal, hukum permintaan dan penawaran

Dengan memahami persaingan pasar, pengelola pengadaan dapat mengembangkan strategi untuk memperoleh keuntungan bagi organisasi

Strategi Pengadaan

Secara proaktif mengubah hubungan penyedia dari strategis ke leverage, atau dari taktis ke leverage untuk memperoleh keuntungan kompetitif bagi organisasi
Mengidentifikasi penyedia baru untuk meningkatkan kompetisi
Mengurangi hambatan memasuki pasar (contohnya, tantangan untuk mengikuti pengadaan)
Memastikan ketaatan pada prinsip pengadaan untuk mendorong kompetisi
Bekerja dengan pemangku kepentingan internal untuk mencari kesempatan untuk membuat inovasi (spesifikasi/pendekatan baru) untuk menarik penyedia baru ke dalam pasar

Setelah Penyedia Terdaftar, Beberapa Organisasi Melakukan Prakualifikasi

Melakukan pendekatan analitis untuk mengidentifikasi kekurangan terkait pasokan

Kajian Analitis dilakukan sebagai bagian dari kategorisasi

Apakah kita memiliki cukup banyak Penyedia untuk setiap kategori pembelanjaan untuk memastikan adanya Kompetisi?
Apakah kita memiliki terlalu banyak Penyedia yang tidak memenangkan bisnis?
Apakah Pembelanjaan kita terpusat pada Penyedia yang jumlahnya terlalu sedikit?
Apakah kita memiliki Supplier yang tepat yang dapat menambah nilai bagi Organisasi?
Apakah kita sudah memetakan kapabilitas Penyedia terhadap rencana Organisasi dan Tujuan Institusi?

Pengelola Pengadaan harus proaktif untuk memitigasi kesenjangan dalam pasokan

Apakah tindakan untuk memengaruhi pasar Penyedia menentang Prinsip Pengadaan?

Segmentasi Penyedia akan memudahkan identifikasi hubungan pascapenetapan pemenang yang tepat

Organisasi memetakan berbagai faktor terhadap standar matriks risiko dan nilai

Memastikan Organisasi memilih hubungan yang tepat dengan Penyedia

Pemangku Kepentingan perlu dilibatkan untuk memastikan Pengelolaan Hubungan dengan Penyedia selaras dengan Tujuan Institusi

Rencana hubungan dibagikan dengan Penyedia untuk memastikan ketaatan pada tujuan

Pengelolaan Hubungan dengan Penyedia Barang/Jasa berfokus pada Tujuan Organisasi

Peninjauan pelayanan secara berkala untuk memvalidasi efektifitas hubungan

Penyedia memiliki persepsi sendiri atas hubungan yang diharapkan

Penyedia Menentukan Nilai dan Daya Tarik Masa Depan dari Organisasi

Pemetaan Organisasi ke dalam Model Empat Kotak Standar Persepsi

Penyedia mengambil posisi hubungan untuk setiap pelibatan

Persepsi Penyedia tidak statis, dapat berubah, dan dapat memengaruhi profil risiko Organisasi

Diperlukan tindakan bila Penyedia tidak menawarkan hubungan yang diharapkan

SESI 6

KINERJA PENGADAAN STRATEGIS

Pengelola pengadaan tidak boleh menjadi kotak hitam, kita harus menyediakan layanan yang bermanfaat

Data historis mengenai interaksi pemangku kepentingan dengan pengelola pengadaan

Apa yang dimaksud dengan proses pengadaan?
Berapa lama proses tersebut berlangsung dan apa peran saya?
Bagaimana saya terlibat dengan pengadaan?
Mengapa saya tidak dapat membeli begitu saja dari penyedia barang/jasa yang saya sukai?
Pengelola pengadaan tidak pernah memberikan hasil dengan tepat waktu!
Pengelola pengadaan seharusnya tidak hanya sekedar melakukan pemesanan, ini berarti mereka tidak memberikan manfaat apapun

Pemahaman pemangku kepentingan tentang pengadaan di masa yang akan datang

Pemahaman tentang layanan pengadaan
Kejelasan tentang manfaat pengadaan yang dapat diberikan
Pemahaman yang jelas tentang proses pengadaan, lini waktu keterlibatan dan peran/tanggung jawab

Kita harus mendokumentasikan layanan yang kita berikan dan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan

Pemahaman umum tentang pemberian layanan akan menghasilkan manfaat

Contoh Manfaat

Peningkatan efektivitas yang disebabkan oleh adanya pemahaman tentang mekanisme keterlibatan, misalnya meningkatnya jumlah penyedia barang/jasa yang mendaftar
Penghemetan efisiensi (waktu) disertai dengan meningkatnya pemahaman tentang proses, misalnya kegiatan perencanaan yang lebih baik, berkurangnya pertanyaan
Pengurangan tantangan dalam tata kelola karena adanya pemahaman yang sama tentang proses, misalnya pengurangan kegiatan yang tidak sesuai
Perbaikan mutu karena peran dan tanggung jawab dipahami, misalnya persyaratan, kesesuaian dengan tujuan usaha
Perubahan pola pikir pengelola pengadaan, kita tidak lagi hanya mengikuti proses saja, namun menawarkan layanan (budaya layanan) – meningkatkan persetujuan dari pengelola pengadaan agar dapat memetakan kinerja untuk kepentingan analisis tren dan perbaikan

Untuk menentukan manfaat layanan pengadaan, kinerja kita perlu diukur