SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Merencanakan & Melaksanakan Pengadaan Strategis ". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. 

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 
 Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan 

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan. 

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.


SESI 1
GAMBARAN UMUM PENGADAAN STRATEGIS

Deskripsi Pengadaan Strategis

Pengadaan Strategis merupakan pendekatan pengadaan jangka panjang, terkoordinasi dan sistematis yang menyelaraskan kegiatan pembelanjaan dengan tujuan institusi.

Pengadaan Strategis mencakup pembelanjaan berisiko tinggi dan bernilai tinggi

Pengadaan Strategis bertujuan untuk memaksimalkan nilai melalui:
  • Sentralisasi pelayanan pengadaan 
  • Pembelian berkelompok 
  • Analisis dan Pengelolaan Data  
Contoh tujuan institusi:
  • Mengurangi besaran pembelanjaan secara keseluruhan 
  • Meningkatkan nilai untuk uang (value for money) 
  • Meningkatkan kecepatan berinteraksi dengan pasar (speed to market) 
  • Meningkatkan kualitas 
  • Mempersingkat waktu pemrosesan pengadaan 
  • Meningkatkan Tanggung jawab sosial/korporat 
  • Mengurangi korupsi   
Setiap organisasi pemerintah maupun swasta memiliki tujuan yang berbeda

Organisasi terkemuka menerapkan Pengadaan Strategis 

Pengadaan Tradisional
  • Berfokus pada harga pembelian untuk barang yang serupa 
  • Bergantung pada teknik lama (RFP) 
  • Bagian Pembelian bersifat transaksional „ melalui Purchase Order‟ 
  • Pendekatan yang kurang bersahabat dengan penyedia membatasi hubungan jangka panjang 
  • Kurangnya kesadaran atas perubahan pasar penyedia(misalnya risiko terhadap pasokan barang/jasa) 
  • IKU yang digunakan Unit Pengadaan tidak berhubungan dengan kebutuhan organisasi  
Tekanan Ekonomi & Politik

Pengadaan Strategis 
  • Berfokus pada TCO 
  • Memetakan kebutuhan pembelanjaan dengan kebutuhan organisasi 
  • Menggunakan Analisis Pembelanjaan (Spend Analytics) untuk memperoleh nilai 
  • Mengelompokkan penyedia ke dalam kategori dan segmen untuk memudahkan kolaborasi 
  • Berfokus pada inovasi dan kreativitas dalam Rantai Pasokan 
  • Membagi Risiko dan Keuntungan dengan penyedia 
  • Menggunakan teknologi untuk pelaksanaan yang efisien dan efektif 
  • Memetakan IKU dengan kebutuhan organisasi 
Pengadaan Strategis berfokus pada unsur pembelanjaan yang berisiko dan bernilai tinggi 


Pengadaaan Strategis berdasarkan Chartered Institute Procurement & Supply
  • “Pengadaan strategis adalah pengelolaan pembelanjaan institusi yang berisiko tinggi dan berinilai tinggi” 
  • “Pengadaan strategis dapat memenuhi tujuan institusi melalui analisis pasar yang proaktif dan terencana serta pelaksanaan proses yang tepat waktu” 
  • “Perlu penerapan dan penafsiran teknik strategic sourcing oleh pengelola pengadaan yang berkompeten”  
Catatan Penting
  • Pengadaan Strategis merupakan kegiatan inti dalam pengadaan 
  • Pengadaan strategis dapat mendukung institusi dalam mencapai tujuannya dan memaksimalkan nilai untuk uang (value for money)  
Pengadaan Strategis dapat memastikan nilai yang lebih tinggi dapat diperoleh dari Pembelanjaan Barang/Jasa

Nilai Ilustratif
  • Pengurangan biaya 
  • Interaksi dengan pasar dapat dilakukan lebih cepat 
  • Peningkatan kualitas 
  • Inovasi 
  • Tanggung Jawab Sosial Korporat (CSR) 
  • Tata kelola yang lebih baik 
  • Pengurangan Risiko 
  • Diferensiasi Pasar 
  • Kepercayaan publik 
  • Kepercayaan Pemegang Saham  
Unsur-unsur Utama Pengadaan Strategis
Unsur-unsur Utama
Banyak organisasi terkemuka yang telah menerapkan Pengadaan Strategis

Kebutuhan persetujuan kepemimpinan puncak sehubungan dengan potensi investasi  


Perjalanan menuju Pengadaan Strategis melibatkan berbagai unsur yang berbeda 


Banyak negara menyadari pentingnya penerapan Pengadaan Strategis


Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah memiliki daya beli yang dapat berdampak pada terjadinya perubahan transformasional 

Pembangunan Ekonomi
  • • Penciptaan peluang kerja 
  • • Peningkatan pendapatan karyawan 
  • • Peningkatan peluang ekonomi untuk semua komunitas 
  • • Kontribusi terhadap pembangunan ekonomi negara.   
Pembangunan Sosial
  • • Perbaikan kondisi kerja 
  • • Kebebasan berkelompok 
  • • Pemberdayaan perempuan 
  • • Penghapusan diskriminasi 
  • • Penghapusan kerja paksa 
  • • Pemberantasan pekerja anak 
  • • Pengentasan kemiskinan 
Pembangunan Lingkungan Hidup
  • • Pengurangan polusi 
  • • Pengenalan terhadap konsep keberlanjutan 
  • • Pemberlakuan kepatuhan terhadap standar lingkungan hidup 
  • • Penelusuran dan pelaporan metrik berkala 
  • • Pengendalian bahan berbahaya yang efektif 
Namun, dana publik terbatas, jadi kita perlu “Belanja Lebih Cerdas” yang tidak selalu berarti “Belanja Lebih Banyak”
“Belanja Lebih Cerdas” 
  • Data dan informasi pembelanjaan dibagikan dengan Kementerian lainnya 
  • Jenis pembelanjaan yang sama di seluruh Kementerian digabungkan jadi satu 
  • Kumpulkan dan gunakan Analisis Pembelanjaan 
  • Gunakan Kontrak Payung 
  • Sederhanakan proses pendaftaran penyedia 
  • Kelola basis data Komersial penyedia dengan menggabungkan umpan balik kinerja yang efektif 
  • Standardisasi Syarat dan Ketentuan kontrak  
“Belanja Cerdas” sesuai untuk pengadaan tersentralisasi untuk jenis pembelanjaan umum
Gambaran umum tentang pengadaan tersentralisasi 
  • Instansi Pemerintah dengan mandat untuk melakukan pengadaan atau kontrak jenis pembelanjaan yang sama untuk instansi lain yang serupa. 
  • Dapat berupa satu Instansi Pemerintah yang melakukan pengadaan untuk berbagai barang/jasa atau Instansi Pemerintah sebagai pelaksana pengadaan untuk Pembelanjaan Komoditas jenis tertentu. 
  • Melaksanakan penghilangan biaya (Cost Out) 
  • Melaksanakan efisiensi operasional 
  • Didukung oleh tenaga ahli pengadaan yang berpengalaman 
  • Metrik yang penting untuk mendukung investasi
Manfaat yang diharapkan
  • Penggabungan pembelanjaan dapat menimbulkan Skala Ekonomis 
  • Pengembangan Kerangka kerja dan Pemasaran yang Proaktif untuk memastikan adanya manfaat dari semua 
  • Pengurangan biaya operasional (penghematan efisiensi via realokasi sumber) 
  • Alokasi tenaga ahli pengadaan secara efektif 
  • Optimalisasi proses pengadaan dengan peningkatan efisiensi 
  • Peningkatan pengendalian dan tata kelola 
  • Penggunaan teknologi yang lebih baik agar dapat dilakukan analisis yang efektif untuk mengidentifikasi peluang perbaikan 
Jenis pembelanjaan mana yang cenderung sesuai menggunakan pendekatan pengadaan tersentralisasi? 


Tantangan dalam pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara tersentralisasi 
Tantangan dalam Pelaksanaan 


Pengadaan Strategis dan Prinsip Pengadaan




SESI 2
PENGELOLAAN KELOMPOK BELANJA SEJENIS (CATEGORY MANAGEMENT ) 

Kegiatan Pengadaan Strategis umumnya mencakup Category Management dan Strategic Sourcing 


Pengadaan Strategis menerapkan Strategic Sourcing & Category Management



Bidang Fokus Strategic Sourcing & Category Management


Category Management merupakan Pendekatan Holistik dalam Melaksanakan Pengadaan 


Kerangka kerja Category Management merupakan pendekatan terstruktur yang terdiri dari beberapa tahapan proses 


Category Management mencakup pengelompokkan belanja untuk barang/jasa yang sejenis sebelum pengembangan strategi



Contoh pengelompokan Perlengkapan Kantor yang terdiri dari 3 Tingkatan



Category Management akan memberikan dampak positif dan manfaat bagi Organisasi 


Category Management membutuhkan komitmen Organisasi 



Pelaksanaan dalam beberapa gelombang untuk menghasilkan quick win 



Tantangan bagi Organisasi dalam Menerapkan Category Management 


Tools yang dapat digunakan untuk menerapkan Category Management 






SESI 3
PENCARIAN SUMBER PENYEDIA STRATEGIS (STRATEGIC SOURCING ) 

Strategic Sourcing merupakan pendekatan sistematis untuk melakukan pengadaan 


Pendekatan Strategic Sourcing 
Pendekatan Strategic Sourcing untuk melakukan pengadaan mengidentifikasi:
  • Persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan organisasi dan keselarasan dengan tujuan strategis Pendekatan untuk mencari penyedia barang/jasa 
  • Metode evaluasi yang lebih tepat 
  • Calon penawar 
  • Hubungan yang diperlukan pascapenetapan pemenang
Semuanya akan ditinjau dan disetujui terlebih dahulu oleh pemangku kepentingan

Strategic Sourcing mengaitkan pengadaan dengan tujuan strategis organisasi 


Strategic Sourcing memerlukan input dari berbagai sumber 




Pola pikir strategis akan memaksimalkan nilai yang diperoleh




Pendekatan Strategic Sourcing harus selalu selaras dengan Tujuan Institusi



Pengembangan Strategic Sourcing tidak dilakukan secara terpisah



Dengan demikian, rencana pelaksanaan untuk tujuan penelusuran dan pelaporan dapat disepakati bersama.



Pendekatan Strategic Sourcing tidak bersifat statis. Kaji ulang perlu dilakukan secara teratur 



Nilai yang diperoleh berkurang jika pendekatan Strategic Sourcing tidak selaras dengan tujuan




Pengelola pengadaan harus mengkomunikasikan pendekatan yang direvisi kepada pemangku kepentingan untuk memastikan adanya keselarasan dan jejak audit (audit trail) 

  • Revisi pendekatan Strategic Sourcing yang telah disepakati sebelumnya akan dirancang oleh Pengelola Pengadaan 
  • Pengelola pengadaan harus berinteraksi dengan Pemangku Kepentingan utama 
  • Pemangku Kepentingan utama memberikan persetujuan 
  • Pendekatan Strategic Sourcing disimpan dalam arsip untuk jejak audit (audit trail) 
Apa saja yang dicakup dalam Strategic Sourcing? 


Apa saja yang dicakup dalam Strategic Sourcing? 




SESI 4
ANALISIS PEMBELANJAAN PENYEDIA BARANG/JASA

Analisis Pembelanjaan merupakan proses berulang  


Negosiasi harga menghasilkan penghematan taktis (tactical saving). 
Pengadaan selalu ditargetkan untuk menghasilkan penghematan dari proses pengadaan.

Dalam pendekatan taktis tradisional, paling tidak 3 harga penawaran dibandingkan.

Pengelola Pengadaan menganalisis harga yang ditawarkan, mengidentifikasi laba untuk penyedia, dan menargetkan negosiasi pengurangan harga .

Catatan Penting
Negosiasi hanya dapat menghasilkan penghematan taktis. Pelaksanaan negosiasi biasanya dipicu oleh sesuatu dan pelaksanaanya sering kali berjalan sendiri.

Analisis Pembelanjaan dapat memberikan masukan strategis untuk peluang penghematan. 


Data pembelanjaan dikumpulkan dari sumber-sumber organisasi & diperkaya untuk menambahkan nilai 


Analisis Pembelanjaan adalah input untuk Pengelolaan Kelompok Belanja Sejenis


Analisis Pembelanjaan merupakan input untuk Pengelolaan Kelompok Belanja Sejenis (Category Management) 



Ada banyak kegunaan lain dan manfaat organisasional dari Analisis Pembelanjaan 


Analisis Pembelanjaan Barang/Jasa membantu organisasi mengelola penyedia dengan lebih baik 

  • Penyedia sering lebih mengetahui tentang kami dari yang kami ketahui tentang mereka. 
  • Mereka menggunakan alat Manajemen Hubungan Pelanggan atau Customer Relationship Management (CRM) karena mereka mengetahui pengetahuan adalah kekuatan (atau pendapatan atau laba!). 
  • Jika Pengelola Pengadaan mengetahui tentang Penyedia (dan agregat pembelanjaan mereka), kami akan memperlakukan mereka dengan berbeda. 
  • Melalui analisis, Pengelola Pengadaan dapat mengelola penyedia dengan benar, mengkonsolidasi pembelanjaan dan bernegosiasi dengan posisi tawar yang baik.  
Analisis Pembelanjaan membantu mengidentifikasi peluang pemulihan biaya  



Untuk Pengeluaran Publik, keberagaman penyedia sangat penting bagi beberapa pemerintah


Analisis Pembelanjaan Barang/Jasa juga mendorong kerja kolaboratif  



Analisis Pembelanjaan dapat mengidentifikasi area risiko yang perlu diperhatikan Pengelola Pengadaan


Laporan Analisis Pembelanjaan meningkatkan penerapan dan kesesuaian dengan pendekatan strategic sourcing 



Hasil analisis pembelanjaan memudahkan untuk menetapkan tolok ukur (benchmarking) dan mengidentifikasi area perbaikan harga 
  • Organisasi sejawat berbagi data untuk benchmarking 
  • Memungkinkan identifikasi peluang penghilangan biaya (cost out) yang tidak Anda dapatkan dari pembuatan Analisis Biaya sendiri 



SESI 5
ANALISIS PASAR, SEGMENTASI PENYEDIA, DAN PENGELOLAAN HUBUNGAN PENYEDIA YANG EFEKTIF


Analisis Pasar merupakan bagian penting dalam Pengadaan Strategis 


Pasar penyedia barang/jasa dipengaruhi oleh lingkungan eksternal, hukum permintaan dan penawaran 



Dengan memahami persaingan pasar, pengelola pengadaan dapat mengembangkan strategi untuk memperoleh keuntungan bagi organisasi 

Strategi Pengadaan
  • Secara proaktif mengubah hubungan penyedia dari strategis ke leverage, atau dari taktis ke leverage untuk memperoleh keuntungan kompetitif bagi organisasi 
  • Mengidentifikasi penyedia baru untuk meningkatkan kompetisi 
  • Mengurangi hambatan memasuki pasar (contohnya, tantangan untuk mengikuti pengadaan) 
  • Memastikan ketaatan pada prinsip pengadaan untuk mendorong kompetisi 
  • Bekerja dengan pemangku kepentingan internal untuk mencari kesempatan untuk membuat inovasi (spesifikasi/pendekatan baru) untuk menarik penyedia baru ke dalam pasar
Setelah Penyedia Terdaftar, Beberapa Organisasi Melakukan Prakualifikasi 



Melakukan pendekatan analitis untuk mengidentifikasi kekurangan terkait pasokan
Kajian Analitis dilakukan sebagai bagian dari kategorisasi
  • Apakah kita memiliki cukup banyak Penyedia untuk setiap kategori pembelanjaan untuk memastikan adanya Kompetisi? 
  • Apakah kita memiliki terlalu banyak Penyedia yang tidak memenangkan bisnis? 
  • Apakah Pembelanjaan kita terpusat pada Penyedia yang jumlahnya terlalu sedikit? 
  • Apakah kita memiliki Supplier yang tepat yang dapat menambah nilai bagi Organisasi? 
  • Apakah kita sudah memetakan kapabilitas Penyedia terhadap rencana Organisasi dan Tujuan Institusi?  
Pengelola Pengadaan harus proaktif untuk memitigasi kesenjangan dalam pasokan



Apakah tindakan untuk memengaruhi pasar Penyedia menentang Prinsip Pengadaan? 


Segmentasi Penyedia akan memudahkan identifikasi hubungan pascapenetapan pemenang yang tepat 



Organisasi memetakan berbagai faktor terhadap standar matriks risiko dan nilai 



Memastikan Organisasi memilih hubungan yang tepat dengan Penyedia 


Pemangku Kepentingan perlu dilibatkan untuk memastikan Pengelolaan Hubungan dengan Penyedia selaras dengan Tujuan Institusi 


Rencana hubungan dibagikan dengan Penyedia untuk memastikan ketaatan pada tujuan



Pengelolaan Hubungan dengan Penyedia Barang/Jasa berfokus pada Tujuan Organisasi 




Peninjauan pelayanan secara berkala untuk memvalidasi efektifitas hubungan 


Penyedia memiliki persepsi sendiri atas hubungan yang diharapkan 



Penyedia Menentukan Nilai dan Daya Tarik Masa Depan dari Organisasi 



Pemetaan Organisasi ke dalam Model Empat Kotak Standar Persepsi  



Penyedia mengambil posisi hubungan untuk setiap pelibatan 


Persepsi Penyedia tidak statis, dapat berubah, dan dapat memengaruhi profil risiko Organisasi


Diperlukan tindakan bila Penyedia tidak menawarkan hubungan yang diharapkan




SESI 6
KINERJA PENGADAAN STRATEGIS

Pengelola pengadaan tidak boleh menjadi kotak hitam, kita harus menyediakan layanan yang bermanfaat 

Data historis mengenai interaksi pemangku kepentingan dengan pengelola pengadaan
  • Apa yang dimaksud dengan proses pengadaan? 
  • Berapa lama proses tersebut berlangsung dan apa peran saya? 
  • Bagaimana saya terlibat dengan pengadaan? 
  • Mengapa saya tidak dapat membeli begitu saja dari penyedia barang/jasa yang saya sukai? 
  • Pengelola pengadaan tidak pernah memberikan hasil dengan tepat waktu! 
  • Pengelola pengadaan seharusnya tidak hanya sekedar melakukan pemesanan, ini berarti mereka tidak memberikan manfaat apapun
Pemahaman pemangku kepentingan tentang pengadaan di masa yang akan datang 
  • Pemahaman tentang layanan pengadaan 
  • Kejelasan tentang manfaat pengadaan yang dapat diberikan 
  • Pemahaman yang jelas tentang proses pengadaan, lini waktu keterlibatan dan peran/tanggung jawab 
Kita harus mendokumentasikan layanan yang kita berikan dan berkomunikasi dengan para pemangku kepentingan



Pemahaman umum tentang pemberian layanan akan menghasilkan manfaat 
Contoh Manfaat
  • Peningkatan efektivitas yang disebabkan oleh adanya pemahaman tentang mekanisme keterlibatan, misalnya meningkatnya jumlah penyedia barang/jasa yang mendaftar 
  • Penghemetan efisiensi (waktu) disertai dengan meningkatnya pemahaman tentang proses, misalnya kegiatan perencanaan yang lebih baik, berkurangnya pertanyaan 
  • Pengurangan tantangan dalam tata kelola karena adanya pemahaman yang sama tentang proses, misalnya pengurangan kegiatan yang tidak sesuai 
  • Perbaikan mutu karena peran dan tanggung jawab dipahami, misalnya persyaratan, kesesuaian dengan tujuan usaha 
  • Perubahan pola pikir pengelola pengadaan, kita tidak lagi hanya mengikuti proses saja, namun menawarkan layanan (budaya layanan) – meningkatkan persetujuan dari pengelola pengadaan agar dapat memetakan kinerja untuk kepentingan analisis tren dan perbaikan  
Untuk menentukan manfaat layanan pengadaan, kinerja kita perlu diukur


Agar benar-benar efektif IKU perlu SMART 





Tampilan Dashboard IKU pengadaan


Kinerja individu akan berdampak langsung pada IKU pengadaan 


SUMBER: MCA-I

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.