SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Mengidentifikasi dan Mengelola Risiko dalam Pengadaan yang
Kompleks‖. Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor
pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.
Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di
Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan
konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan
bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah
secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan
jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk
membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran
dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola
pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat
pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan
kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama
pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
- Pembelajaran bersifat mandiri
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
- Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
- Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
- Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan
pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang
dibutuhkan.
Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi
pelatihan dengan sejelas mungkin.
SESI 1
PENDAHULUAN TENTANG RISIKO
Risiko didefinisikan sebagai…
- “Dampak ketidakpastian terhadap tujuan, dan dampak tersebut merupakan deviasi positif atau negatif dari apa yang diharapkan” – ISO 31000
- “Ketidakpastian yang terukur terhadap suatu hasil, baik berupa peluang positif atau dampak negatif, dimana ketidakpastian yang terukur tersebut dinyatakan dalam kemungkinan” – Komisi Eropa
- “Probabilitas terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan” – Chartered Institute of Procurement & Supply
- “Kerentanan terhadap kerugian sebagai akibat dari ketidakpastian” – Perserikatan Bangsa-Bangsa
Risiko berbeda dengan masalah
Risiko
- Risiko adalah sesuatu yang MUNGKIN terjadi
- “Jika saya lupa mengatur alarm, saya mungkin terlambat bangun tidur dan ketinggalan bis ke kantor.”
- Masalah adalah sesuatu yang TELAH terjadi
- “Saya tadi malam lupa mengatur alarm, jadi saya pagi ini terlambat bangun dan ketinggalan bis ke kantor.”
Pengelolaan risiko adalah…
“Serangkaian kegiatan dan metode secara terkoordinasi yang digunakan untuk mengarahkan organisasi dan mengendalikan banyak risiko yang dapat berpengaruh pada kemampuan organisasi untuk mencapai tujuan.” – ISO 31000
Pengelolaan risiko bertujuan untuk merencanakan dan mengurangi dampak masalah yang timbul dari risiko.
Pengelolaan risiko dimulai dengan perencanaan yang matang dan terdiri atas 5 langkah
Mengapa risiko dikelola secara proaktif?
Risiko terdapat pada setiap tahap pengadaan dan pengelolaan risiko dimulai dalam tahap Perencanaan
- Terdapat risiko dengan tingkatan tertentu dalam semua pengadaan
- Setiap pengadaan memiliki risiko yang berbeda baik secara internal, eksternal, politik, strategis, ataupun operasional.
- Pengelolaan risiko dimulai di tahap paling awal dalam Perencanaan Pengadaan
- Pengelola pengadaan harus merancang khusus perencanaan pengelolaan risiko yang sesuai dengan kompleksitas pengadaan.
Pengelolaan risiko bermanfaat bagi organisasi secara
finansial, operasional, dan strategis
Manfaat financial:
- Mengurangi dampak finansial dari risiko terhadap organisasi
- Mendukung agar jadwal dan estimasi biaya yang lebih realistis dapat ditentukan
Manfaat operasional:
- Memberikan informasi yang diperlukan, sehingga pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih baik
- Meningkatkan pengendalian atas ketidakpastian dalam proses pengadaan
Manfaat strategis:
- Mengurangi kemungkinan terjadinya kerugian yang dialami organisasi dan reputasi organisasi
- Memampukan pengelola pengadaan untuk menjunjung prinsip-prinsip dasar pengadaan
Pengelolaan risiko merupakan tanggung jawab bersama dan
pengelola pengadaan memiliki peran yang sangat penting
Peran Pengelola Pengadaan
- Memahami tujuan dalam organisasi mereka untuk memastikan kesesuaian strategi pengadaan dengan strategi organisasi
- Menggunakan teknik pembelian dan pengelolaan pasokan yang tepat
- Mengembangkan dan menerapkan kerangka kerja pengelolaan risiko
- Memantau perubahan pada sumber-sumber risiko dalam pengadaan
- Mengidentifikasi instrumen dan teknik yang dapat membantu identifikasi dan penilaian risiko
- Menjalankan proses pengadaan yang efektif untuk menangani risiko yang teridentifikasi
- Menjabarkan dengan jelas risiko dalam hal tingkat kemungkinan dan dampaknya dalam pengambilan keputusan pengadaan
- Berpartisipasi dalam diskusi pengelolaan risiko
Pengelolaan risiko merupakan salah satu
kegiatan yang bersifat positif dalam
pengadaan
- Pengelolaan risiko sebaiknya tidak dilihat sebagai ekspektasi bahwa akan terjadi hal yang tidak sesuai, melainkan sebagai cara untuk mempersiapkan kemungkinan terjadinya hal yang tidak sesuai
- Pengelola pengadaan harus bermental “bagaimana kalau” dalam hal menjalankan pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa.
Jika Anda tidak mengelola risiko, risiko akan
mengelola Anda!
SESI 2
PERENCANAAN PENGELOLAAN RISIKO
Perencanaan pengelolaan risiko merupakan
investasi untuk keberhasilan jangka panjang
Perencanaan pengelolaan risiko memerlukan pemahaman tentang:
- Kompleksitas pengadaan
- Para pemangku kepentingan yang terlibat
- Tujuan, prioritas, dan hambatan yang dimiliki organisasi dan bagi kegiatan pengadaan yang dilakukan
- Output dari masing-masing langkah dalam proses pengelolaan risiko (mengidentifikasi risiko, menganalisis risiko, menentukan peringkat risiko, menanggapi risiko, memantau/melapor risiko)
Untuk dapat menentukan:
- Berapa banyak waktu dan uang yang harus dialokasikan untuk pengelolaan risiko
- Bagaimana pengelolaan risiko seharusnya dilakukan dan frekuensi kegiatannya
- Siapa yang seharusnya terlibat
- Kategori risiko dan definisi-definisi penting yang digunakan dalam analisis risiko
Pengadaan yang kompleks sering menanggung
tingkat risiko yang lebih tinggi dan pemahaman ini
dapat membantu Anda untuk membuat rencana
Perencanaan pengelolaan risiko merupakan
investasi untuk keberhasilan jangka panjang
- Kenali para pemangku kepentingan untuk menentukan siapa saja yang harus dilibatkan dalam proses pengelolaan risiko
- Pikirkan risiko pengadaan dari perspektif pemangku kepentingan
- Hubungi para pemangku kepentingan sambil mengumpulkan masukan untuk langkah-langkah identifikasi risiko.
Tujuan dan prioritas organisasi sebagai informasi
untuk perencanaan pengelolaan risiko
Setiap langkah pengelolaan risiko menghasilkan
output
Semua informasi ini digabungkan ke dalam
Rencana Pengelolaan Risiko
Isi Rencana Pengelolaan Risiko
- Pendahuluan (ruang lingkup, kriteria risiko, dan tujuan keseluruhan)
- Tim Teknis
- Proses Identifikasi Risiko
- Proses Analisis Risiko
- Perencanaan Tanggapan terhadap Risiko
- Proses Pemantauan, Peninjauan, dan Pelaporan Risiko
- Alat-alat dan Lampiran (misalnya, daftar risiko, skala peringkat risiko, lembar skoring risiko, definisi, kriteria)
Ingat:
- Rencana Pengelolaan Risiko harus dirancang khusus untuk setiap pengadaan yang memerlukan rencana
- Isi utama dari rencana tersebut termasuk latar belakang dan informasi tentang proses pengelolaan risiko
- Alat-alat mencakup risiko yang sebenarnya, dampak, skoring yang terkait, rencana penanganan, status, dll.
Daftar risiko merupakan „potret‟ risiko dan didukung dengan
berbagai tabel yang umumnya terdapat pada lampiran
Rencana Pengelolaan Risiko dan Daftar Risiko seharusnya
meningkatkan kemungkinan keberhasilan pengadaan
SESI 3
IDENTIFIKASI RISIKO
Apa yang dimaksud dengan identifikasi
risiko?
Risiko dapat dikelompokkan secara luas dan
dapat berasal dari berbagai sumber
Metode Identifikasi Risiko
Kombinasi metode dapat digunakan untuk
mengidentifikasi risiko:
- Berdasarkan Tujuan – berfokus pada peristiwa yang dapat memengaruhi kemampuan untuk mencapai tujuan.
- Berdasarkan Skenario – mengembangkan pendekatan akternatif untuk mencapai tujuan.
- Berdasarkan Taksonomi – mengklasifikasikan sumber risiko kemudian membuat kuesioner
- Pemeriksaan risiko umum – gunakan daftar risiko yang umumnya terjadi dalam pengadaan barang/jasa
Berbagai sumber dan teknik yang
mendukung identifikasi dan dokumentasi
Sumber yang dapat
dimanfaatkan:
- Data historis / pelajaran yang dapat dipetik.
- Saran ahli tenis
- Tinjauan internal/eksternal
- Input dari pemangku kepentingan
- Hambatan program (misalnya, anggaran)
- Anda sendiri dan pengalaman Anda sebagai pengelola pengadaan
- Curah pendapat
- Kelompok Kerja
- Interview
- Kuesioner
- Daftar Periksa
- Analisis SWOT (Strengths, Weakness, Opportunity, Threats)
Penyusunan pernyataan risiko utama dengan
benar penting untuk pengelolaannya
Risiko hadir di seluruh proses pengadaan
- Pertimbangkan setiap tahap dalam proses pengadaan ketika mengidentifikasi dan mendokumentasikan risiko, dampak dan penanggung jawab yang logis.
- Ubah cara pandang Anda; pertimbangkan juga pandangan masyarakat umum dan penyedia selain pandangan berbagai pemangku kepentingan pemerintah.
- Jangan lupa administrasi dan pengelolaan kontrak; penting untuk mempertimbangkan kinerja kontrak untuk memastikan adanya nilai untuk uang.
- Perlu diingat bahwa rencana pengelolaan risiko harus dibuat sampai akhir kontrak dan daftar awal Anda akan terus berubah sepanjang waktu.
Risiko dalam proses pengadaan
Sumber risiko lainnya: perencanaan pengadaan
Menetapkan risk owner adalah bagian penting
langkah identifikasi risiko
• Tanpa risk owner, risiko memiliki kemungkinan yang lebih besar
untuk menjadi masalah.
- Siapa yang bertanggung jawab atas rencana penanganan?
- Siapa yang akuntabel terhadap jadwal rencana penanganan?
- Siapa yang akan melaporkan status risiko?
• Kepemilikan risiko berarti mengambil tanggung jawab atas risiko
dan rencana penanganan yang terkait dengannya.
• Praktik terbaik yang dapat diterapkan adalah menunjuk seseorang
yang berada dalam posisi terbaik untuk mengelola rencana
penanganan untuk bertanggung jawab atas risiko tersebut.
- Risiko: Jika spesifikasi berpihak pada satu penawar, maka daya saing akan berkurang secara tidak adil.
- Risk Owner: Pemimpin tim teknis bertanggung jawab atas penyusunan persyaratan.
Hasil langkah identifikasi pengelolaan risiko
- Sebuah daftar risiko dan dampak yang terkategorisasi.
- Penanggung jawab (risk owner) atas setiap risiko
- Informasi yang dapat digunakan untuk analisis lanjutan dan skoring terhadap setiap risiko.
SESI 4
ANALISIS RISIKO
Apa yang dimaksud dengan analisis risiko?
Analisis risiko kualitatif dan kuantitatif
Metode analisis risiko dapat bersifat subyektif (kualitatif)
atau obyektif (kuantitatif).
Instrumen dan teknik analisis risiko kualitatif
• Matriks Kemungkinan dan Dampak
• Penilaian Kualitas Data Risiko
• Kategorisasi Risiko
• Penilaian Kedaruratan Risiko (risiko Urgency
Assessment)
• Output
- Pembaruan Daftar Risiko
- Membuat daftar risiko yang diprioritaskan dan peringkat probabilitas/dampaknya.
- Risiko dikelompokkan dalam kategori
- Daftar Pantau (hal-hal non darurat)
- Tren
Setiap risiko yang teridentifikasi harus dinilai
kemungkinan dan dampak kejadiannya
Sesuaikan skala kemungkinan berdasarkan
pengadaan
Sesuaikan skala dampak berdasarkan tujuan
organisasi dan tujuan pengadaan
Dokumentasi tingkat risiko atau skor untuk
setiap risiko dalam daftar risiko
Analisis kuantitatif bersifat obyektif
sedangkan analisis kualitatif bersifat
subyektif
• Kedua analisis ini fungsinya masing-masing dalam pengelolaan
risiko, tetapi penggunaan analisis kuantitatif membutuhkan
keterampilan khusus
• Metode kuantitatif
- Memerlukan waktu lebih banyak dari analisis kualitatif karena analisis ini membutuhkan proses data analisis yang lebih mendalam.
- Memberikan hasil dalam bentuk dampak keuangan dan menekankan hasil dalam bentuk persentase, nilai moneter atau kemungkinan.
- Memberikan peluang untuk pengendalian yang lebih besar dan pemahaman mengenai proses pengadaan.
- Harus dipertimbangkan untuk pengadaan kompleks dengan paparan (exposure) dan risiko yang signifikan, tetapi mungkin terlalu membebani untuk digunakan secara terus menerus.
Metode analisis risiko kuantitatif termasuk...
EMV menghitung nilai moneter sebuah risiko
Langkah untuk melaksanakan analisis Nilai Moneter yang Diharapkan
atau Expected Monetary Value (EMV) :
• Tentukan probabilitas terjadinya kepada sebuah kejadian
• Tentukan nilai moneter dari dampak yang dimiliki oleh risiko jika terjadi
• Kalikan nilai 1 dan 2 untuk mendapatkan EMV.
Analisis pohon keputusan (decision tree)
• Teknik analisis diagram yang digunakan untuk
membantu pemilihan langkah terbaik dalam situasi
dengan hasil yang tidak pasti.
Simulasi Monte Carlo
- Simulasi Monte Carlo memberikan pengambil keputusan dengan serangkaian kemungkinan hasil dan probabilitas hasil ini terjadi untuk alternatif apa pun.
- Simulasi ini didefinisikan sebagai “sebuah teknik pemecahan masalah yang digunakan untuk memperkirakan probabilitas hasil tertentu dengan menjalankan beberapa percobaan pelaksanaan yang disebut sebagai simulasi, dengan menggunakan variabel acak”.
- Memperkirakan kemungkinan hasil keputusan dan menilai dampak risiko untuk memungkinkan dibuatnya pengambilan keputusan yang lebih baik dalam kondisi yang tidak pasti.
- Program excel atau software simulasi diperlukan untuk melakukan simulasi ini.
Analisis Sensitivitas
- Teknik analisis ini menunjukkan bagaimana hasil dipengaruhi oleh perubahan nilai dari variabel khusus
- Metode untuk memperkirakan hasil keputusan apabila situasi ternyata berbeda dari yang diperkirakan
- Ada banyak metode analisis yang tersedia
Contoh metode
analisis sensitivitas:
- Analisis sensitivitas parsial (Partial sensitivity analysis)
- Skenario kasus terbaik dan kasus terburuk (Best-case and worse case scenarios)
- Analisis Break-even
SESI 5
MENGEVALUASI DAN MENENTUKAN PERINGKAT RISIKO
Apa yang dimaksud dengan evaluasi dan
penentuan peringkat risiko?
Pengelola pengadaan harus secara obyektif
mengevaluasi tatanan risiko
Apa yang terlihat dari daftar risiko?
- Ada risiko yang besar; ada risiko yang kecil.
- Beberapa risiko harus dihindari; beberapa risiko dapat diterima.
- Risiko dapat berpusat pada beberapa aspek tertentu atau tersebar di seluruh aspek pengadaan
- Kepemilikan risiko (risk ownership) dapat tersebar secara merata di seluruh departemen atau hanya terpusat di beberapa departemen tertentu
- Dalam pengadaan yang kompleks atau strategis, langkah pengkajian risiko secara obyektif sangat penting dilakukan karena identifikasi dan analisis risiko mungkin melibatkan banyak orang
- Pengkajian risiko pada tahap ini dilakukan untuk memastikan bahwa Anda telah menerapkan pemikiran secara logis terhadap risiko dan menentukan skor risiko dengan sesuai .
Pengelolaan risiko ada harganya
Mengevaluasi dan menentukan peringkat risiko dapat
membantu menentukan apakah manfaat pengelolaan
risiko lebih besar dari biayanya.
Contoh:
- Dalam pengkajian risiko untuk pengadaan yang kompleks, bernilai tinggi, dan dana terbatas, Anda menemukan banyak risiko yang muncul akibat kurangnya ahli teknis untuk menyusun persyaratan.
- Untuk pengadaan ini, manfaat yang didapat dari pengelolaan risiko itu mungkin lebih besar dari biayanya.
SESI 6
PERENCANAAN TANGGAPAN RISIKO
Apa yang dimaksud dengan perencanaan
tanggapan terhadap risiko?
Tanggapan risiko atau penanganan risiko seharusnya mengurangi risiko
Strategi penanganan risiko dan strategi tanggapan risiko harus disesuaikan dengan risiko yang dihadapi
- Dalam penanganan risiko, satu atau lebih dari satu pilihan penanganan dipilih dan dilaksanakan
- Pada saat diimplementasi, penanganan akan dapat menjadi pengendalian atau memodifikasi pengendalian yang saat ini diterapkan
Beberapa metode penanganan lebih sesuai
untuk beberapa risiko tertentu
Ada pertimbangan untung-rugi jika risiko
dialihkan kepada penyedia
- Risiko dapat dialihkan kepada penyedia. Namun, mitigasi risikonya merupakan pertimbangan untung-rugi yang dikalkulasikan.
- Terlalu banyak mengalihkan risiko akan meningkatkan biaya karena penyedia akan memperhitungkan biaya untuk menanggung risiko yang lebih banyak
- Kurangnya pengalihan risiko secara tepat dapat mengakibatkan pemerintah menerima jumlah risiko yang tidak proporsional padahal mungkin ada risiko yang lebih baik diterima dan dikelola oleh penyedia
- Risiko paling baik ditangani oleh seseorang atau pihak yang memiliki kapabilitas, baik dalam hal keahlian, waktu, dan/atau sumber daya, untuk mengelola risiko.
“Wah, kita tidak
tahu apa kebutuhan
pekerjaan ini, jadi
kita tanyakan
kepada penawar
saja untuk
memberitahu apa
yang kita inginkan.”
Tanggapan untuk memitigasi risiko dalam
proses pengadaan
Tanggapan untuk memitigasi risiko dalam
proses pengadaan (lanjutan)
Pendekatan lain untuk mitigasi dapat dilakukan dengan
menggunakan jaminan penawaran dan jaminan lainnya
Output perencanaan tanggapan terhadap
risiko
• Daftar risiko
• Risiko residual
• Risiko sekunder
• Kontrak
• Cadangan kontijensi
• Input untuk revisi rencana pekerjaan
• Input untuk proses lainnya dalam organisasi
SESI 7
PEMANTAUAN DAN PELAPORAN RISIKO
Apakah pemantauan dan pelaporan risiko?
Pemantauan risiko mendukung pengelolaan
yang efektif
Melalui pemantauan risiko, pengelola pengadaan dapat
menentukan apakah…
- Tanggapan telah dilaksanakan sesuai dengan rencana
- Asumsi pekerjaan tetap berlaku
- Tanggapan efektif atau apakah tanggapan baru harus dibuat
- Paparan terhadap risiko (risk exposure) telah berubah
- Pemicu risiko telah terjadi dan risiko telah berubah menjadi sebuah masalah.
- Ada risiko baru yang sebelumnya tidak teridentifikasi
Setiap metode pemantauan risiko berbeda dalam
hal frekuensi pengggunaannya dan area fokusnya
Pemantauan risiko dapat menginformasikan
tindakan yang diperlukan
• Pengelola risiko (risk manager) dan penanggung jawab risiko (risk owner)
minimum harus memperbarui daftar risiko secara teratur sesuai dengan
perkembangan rencana dan jadwal penanganan risiko
• Pemantauan perkembangan juga dapat
mengidentifikasi kebutuhan seperti:
- Permintaan perubahan pekerjaan
- Perubahan kontrak
- Penyesuaian jadwal
- Penyesuaian anggaran
- Tambahan sumber daya
- Tindakan korektif
- Tanggapan risiko alternatif
- Close out risiko
• Ketika pemantauan risiko menunjukkan ada
risiko yang telah terjadi, risiko tersebut harus
diklasifikasikan kembali sebagai masalah.
Pelaporan risiko menggunakan data yang
dikumpulkan selama pemantauan risiko
• Pengelola risiko (risk manager) harus mengkomunikasikan
temuan kepada tim teknis dan pemangku kepentingan
melalui laporan dan pernyataan.
• Daftar risiko digunakan untuk mengkomunikasikan hal ini.
• Format pelaporan lainnya termasuk:
- Laporan status
- Laporan pengendalian
- Laporan informasi
- Laporan keuangan
- Laporan khusus
Pemantauan dan pelaporan risiko penting
untuk menegakkan prinsip pengadaan
- Pengelola pengadaan bertanggung jawab menginformasikan pimpinan apa pun yang mereka berhasil deteksi yang berisiko bagi pemerintah.
- Hal ini tetap berlaku walau Anda yang memimpin proses, mengkontribusikan input kepada rencana atau walau tidak ada rencana sekali pun!
- Perlu diingat bahwa seringkali terdapat risiko yang lebih besar dalam pengadaan kompleks, tetapi melalui perencanaan dan pemikiran strategis, Anda dapat mengendalikan risiko. Bukan risiko yang mengendalikan Anda!
SUMBER: MCA-I
Post a Comment
Post a Comment