Mengembangkan & Melaksanakan Evaluasi Penawaran Untuk Pengadaan Berskala Besar Atau Kompleks Pelatihan Pengadaan - Tingkat Lanjutan

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Mengembangkan & Melaksanakan Evaluasi Penawaran untuk Pengadaan Berskala Besar/Kompleks”. Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 

• Pembelajaran bersifat mandiri 
• Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
• Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
• Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
• Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan 

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

SESI 1

MEMPERSIAPKAN EVALUASI PENAWARAN UNTUK PENGADAAN BERSKALA BESAR, KOMPLEKS DAN STRATEGIS 

Pelaksanaan evaluasi penawaran merupakan tahap pengendalian penting dalam proses pengadaan 

Konsep dan kegiatan penting dalam evaluasi penawaran untuk pengadaan berskala besar, kompleks dan strategis

Pengadaan strategis dan kompleks seringkali memiliki karakteristik berikut ini 

• Pelaksanaan pengadaan berdampak besar bagi organisasi 
• Jumlah penawar yang menyampaikan penawaran lebih sedikit 
• Kemungkinan lebih tinggi akan adanya konsorsium penawar (rantai pasokan yang kompleks) 
• Pelaksanaan pengadaan memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi 
• Diperlukan hubungan jangka panjang (3-5 tahun) 
• Perkiraan adanya perubahan kontrak setelah pemenang ditetapkan 
• Diperlukan komunikasi reguler antara para pihak 

Catatan Penting

• Proses permintaan penawaran dan evaluasi untuk jenis pengadaan ini penuh tantangan. 
• Kurangnya jumlah penawar yang ikut serta akan berdampak pada kompetisi dan diperlukan waktu dan upaya untuk mengevaluasi dokumen penawaran yang kompleks dan menetapkan pemenang.  

Terlihat dari berbagai inisiatif penting yang diambil oleh Pemerintah dan Organisasi Swasta dalam bidang terkait 

• Proyek Infrastruktur 

• Energi Ramah Lingkungan 
• Rumah sakit baru 
• Jalan raya baru 
• Jaringan kereta cepat 

• Pabrik baru 

• Peluncuran teknologi baru

• Peralatan baru 

• Pelatihan dan Pengembangan 

Pengadaan Strategis bertujuan untuk memaksimalkan nilai pembelanjaan untuk sektor pemerintah dan pemangku kepentingan terkait 

Evaluasi penawaran Pengadaan berskala Besar, Kompleks dan Strategis penuh tantangan 

Tantangan ini sering menyebabkan gagalnya pengadaan atau kontrak yang tidak memberikan nilai yang diperlukan 

• Uni Eropa memblok perjanjian pembangunan pembangkit listrik tenaga nuklir bernilai 12 miliar karena pelelangan yang tidak sah 
• Skema rekayasa lelang di Spanyol – kontrak senilai 250 jt euro diberikan kepada salah satu perusahaan penyedia 
• Kementerian Pertahanan Inggris menunda proses pengadaan setelah pengadilan menghentikan penetapan 3 pemenang kontrak pekerjaan konstruksi bernilai 4,35 miliar pound sterling  

Evaluasi penawaran yang dikelola dengan baik dapat membantu memitigasi sebagian dari tantangan ini 

Karakteristik evaluasi penawaran yang dikelola dengan baik 

• Menggunakan proses yang sistematis untuk menilai penawar dan memberikan rekomendasi pemenang 
• Menghasilkan pemilihan penawar yang tepat untuk memenuhi Tujuan Organisasi 
• Pemilihan memberikan nilai untuk uang (value for money) terbaik 
• Selaras dengan persyaratan dan semua penawar diperlakukan secara adil 
• Membantu menghindari kecurangan (fraud) dan korupsi 
• Menegakkan 5 prinsip pengadaan

Pendekatan evaluasi yang diterapkan menentukan penawar mana yang akan dipilih

Mengevaluasi kemampuan penawar untuk berkinerja baik tidak hanya dilakukan saat ini, tetapi selama berlangsungnya kontrak.. 

Pengelola pengadaan berkolaborasi dengan pemangku kepentingan untuk memilih pendekatan dan kriteria evaluasi

Dimulai dengan pemilihan “pendekatan evaluasi”: Satu Tahap, Dua Tahap atau Tahap Jamak

Sebelum menentukan ‘Kriteria Evaluasi Utama” pilih Wajib, Kualitas, atau Harga 

Kemudian tentukan kriteria evaluasi terperinci yang selaras dengan tujuan institusi secara keseluruhan 

Pendekatan evaluasi harus diuji sebelum dokumen pengadaan diumumkan 

Sehingga, rencana evaluasi yang dapat disepakati sebelum dokumen pengadaan diumumkan 

Keefektifan dan efisiensi evaluasi dapat diperoleh melalui rapat penjelasan awal sebelum pemasukan penawaran 

Apakah pertanyaan teknis dari salah satu penawar dan jawaban yang diberikan sebaiknya diberitahukan kepada semua penawar?  

Berapa lama proses evaluasi penawaran berlangsung? 

Perencanaan evaluasi penting untuk menyelesaikan evaluasi penawaran secara efektif dan efisien.

Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk mengelola perkembangan evaluasi dan pelaporan terhadap rencana

Integritas dan etika penting dalam pengadaan dengan risiko dan nilai tinggi 

Semua evaluator perlu menghindari tindakan yang mengancam integritas dan etika 

Karena pengendalian informasi sangat penting, banyak organisasi menyiapkan Perjanjian Kerahasiaan untuk ditandatangani 

SESI 2

EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS DAN DOKUMEN PENAWARAN HARGA 

Bagaimana Pengelola Pengadaan memastikan evaluasi penawaran yang efisien dan efektif 

Melampirkan format isian dokumen penawaran pada dokumen pengadaan akan membantu meningkatkan efisiensi evaluasi 

Menugaskan evaluator pada subbagian tertentu sesuai dengan keahlian mereka 

Mengalokasikan bagian tertentu untuk evaluator teknis 

Sebelum evaluasi teknis, pengelola pengadaan harus melaksanakan ‘pemeriksaan kepatuhan' penawaran 

 Kunci untuk memastikan bahwa hanya penawar yang memenuhi syarat yang dapat dipilih sebagai penawar terbaik 

 Prakualifikasi merupakan suatu pendekatan untuk memastikan bahwa hal tersebut berlangsung sebagai bagian dari proses dua tahap 

 Apabila Prakualifikasi tidak dilaksanakan, pengelola pengadaan harus memastikan adanya kendali yang memadai untuk mengevaluasi status dan kesehatan keuangan penyedia 

• Sertifikasi penawar 
• Struktur hukum dari penawar 
• Izin pelaksanaan kegiatan operasional 
• Surat Kuasa 
• Neraca Keuangan 

Tindakan berikut ini mengurangi risiko penyerahan penawaran dari penawar yang tidak berkualifikasi 

Hanya penawar yang lulus pemeriksaan kepatuhan yang akan masuk ke proses evaluasi 

Skala peringkat dapat menggunakan kata sifat atau numerik, namun evaluator harus mendokumentasikan alasan dari skor yang ditentukannya 

Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan, beberapa evaluator teknis biasanya dilibatkan 

Skor masing-masing penawar perlu ‘moderasi’ untuk normalisasi 

Moderasi harus dikendalikan dengan pendekatan terdokumentasi untuk jejak audit

Aspek utama dari perspektif internasional adalah membandingkan TCO para penawar

Kegagalan untuk mengevaluasi inflasi dapat berdampak pada TCO untuk kontrak jangka panjang

Evaluasi dokumen penawaran harga tidak sekedar melihat batas terendah 

Untuk menentukan kewajaran harga, evaluator harus menggunakan perbandingan

Sebagai bagian dari transparansi, Pengelola Pengadaan harus mengkonversikan penawaran harga ke dalam bentuk skor 

Metode Evaluasi Harga

Dalam skenario ini, siapa yang akan menjadi pemenang? 

Pendekatan paling umum dari perspektif internasional adalah ‘persentase rasio penawaran terendah’

Setelah evaluasi selesai, apa yang terjadi jika ada 2 penawar yang memiliki skor seri di posisi pertama? 

Pengelola Pengadaan tidak dapat mengubah matriks evaluasi. Bagaimana Pengelola Pengadaan melanjutkan proses? 

Setelah evaluasi harga, bagaimana jika TCO melebihi alokasi anggaran? 

Dokumentasi dan justifikasi keputusan merupakan hal yang sangat penting 

Prinsip-Prinsip 

• Dokumentasi yang jelas sangat penting untuk memastikan transparansi pengambilan keputusan 
• Tanpa dokumentasi, Anda tidak dapat menunjukkan dasar untuk analisis dan rekomendasi pemenang 
• Dokumentasi diperlukan untuk melakukan sesi pertemuan dengan penawar yang gagal dan untuk mengatasi kekhawatiran penawar sebelum ada protes/sanggahan secara formal 
• Jika Anda dihadapkan pada protes atau sanggahan, dokumentasi yang jelas akan sangat membantu Anda meningkatkan kemampuan dalam mempertahankan keputusan penetapan pemenang.  

Tindakan Anda

• Pastikan penilaian dan keputusan Anda didokumentasikan 

• Berdasarkan pada informasi; 
• Akurat; 
• Cukup lengkap untuk situasi pengadaan yang ada; 
• Wajar (tidak sepihak); dan 
• Sesuai dengan kriteria evaluasi yang dicantumkan dalam Dokumen Pengadaan  

SESI 3

GAMBARAN UMUM TENTANG NEGOSIASI 

Negosiasi terjadi ketika para pihak bertukar posisi dalam upaya mencapai kesepakatan

• Negosiasi adalah sebuah proses di mana dua pihak atau lebih mencoba menukarkan sesuatu untuk mendapatkan sesuatu yang lain 
• Negosiasi biasanya terjadi dalam ‘proses pemilihan penyedia’ atau pada saat perpanjangan kontrak 
• Negosiasi adalah suatu kegiatan tawar menawar yang terstruktur, di mana para pihak berusaha untuk mencapai kesepakatan dalam berbagai hal untuk mendapatkan hasil yang memuaskan 
• Kuncinya adalah Komunikasi. Tanpa komunikasi, negosiasi tidak akan terjadi

Organisasi bisa memperbaiki nilai penawaran awal dari Penawar melalui negosiasi yang efektif 

Pengelola Pengadaan memimpin negosiasi karena mereka memiliki pengalaman dan keterampilan yang diperlukan

Keterlibatan para pemangku kepentingan utama di waktu yang tepat untuk memastikan keselarasan 

Ada 3 jenis hasil dari negosiasi antar pihak yang bersangkutan

Hasil Win/Win biasanya dipilih untuk Pengadaan yang Kompleks dan Strategis 

Negosiasi biasanya dimulai setelah evaluasi penawaran teknis dan penawaran harga

Organisasi melakukan negosiasi dengan Penawar secara individual atau paralel 

Pengelola Pengadaan perlu memastikan ada persiapan negosiasi yang menyeluruh 

Pengelola Pengadaan harus memilih metode cara pendekatan negosiasi untuk meningkatkan hasil 

Pengaturan tempat duduk dalam negosiasi tatap muka pun dapat berpengaruh pada posisi tawar 

Logika dan emosi diperlukan dalam negosiasi untuk menunjukkan posisi yang dibutuhkan 

Pengelola Pengadaan harus membuat penawaran pertama dan menawar penawaran awal dari Penyedia Barang/Jasa

Berapa besar revisi penawaran yang dilakukan Organisasi dan Penawar A?

Pengelola Pengadaan perlu menggunakan pengalaman dan pelatihan untuk mengelola sanggahan dari penawar

Bagaimana menanggapi pertanyaan yang sulit

• • … posisikan bahwa pertanyaan dari Penawar tidak terlalu relevan dengan diskusi itu 
• • …. Katakan bahwa Organisasi akan menjawab pertanyaan itu nanti, dan kita harus fokus pada poin alternatif 
• • …. Jawab dengan, “Apakah Anda bisa menjelaskan tujuan dari pertanyaan Anda karena itu tidak berhubungan dengan diskusi kita?” 
• • …... Jawab dengan “Kami tidak pasti dengan jawabannya, tapi kami akan mencari tahu dan kembali ke Anda secepatnya.” 

Pengelola Pengadaan memegang kendali atas jalannya proses negosiasi dengan memperbarui lembar penelusuran

• Tinjau lembar penelusuran (tracking sheet) dan evaluasi kembali posisi 
• Perbarui lembar penelusuran untuk memastikan bahwa semua elemen negosiasi sudah dibahas 
• Evaluasi lembar penelusuran untuk membandingkan posisi saat ini dengan posisi yang seharusnya 
• Buat peringkat posisi yang masih terbuka, identifikasi elemen yang dapat dilepas, dan tentukan pendekatan untuk menutup negosiasi Tim Negosiasi  

Memaparkan posisi akhir negosiasi kepada manajemen senior sebelum penutupan

Ingat bahwa negosiasi tidak selalu berjalan mulus, Penyedia Barang/Jasa mempunyai kebutuhan tersendiri

Penyedia Barang/Jasa mempunyai pengetahuan tentang Pelanggan dan mampu memposisikan nilai solusi mereka 

Penyedia Barang/Jasa sudah menyiapkan posisi dan pendekatan negosiasi mereka 

Apa saja hambatan utama yang harus dikendalikan untuk memastikan negosiasi yang sukses? 

SESI 4

NEGOSIASI HARGA DAN NEGOSIASI KONTRAK

Apakah negosiasi benar-benar perlu setelah evaluasi dokumen penawaran dari penawar? 

Jenis negosiasi yang dipilih harus sesuai dengan kegiatan pengadaan yang dilakukan untuk memperoleh hasil yang positif 

Dalam negosiasi langsung, pengelola pengadaan masih dapat menciptakan posisi tawar ketika posisi itu tidak ada 

Negosiasi via korespondensi memungkinkan penawar mengajukan Penawaran Akhir dan Terbaik (BAFO)

• Banyak organisasi di sektor pemerintah meminta penawar untuk mengajukan BAFO mereka sebagai tahapan terakhir dari proses negosiasi 
• Penawar menggunakan langkah proses ini untuk mengajukan apa yang mereka harap akan menjadi penawaran yang memenangkan kesepakatan 
• Penawar harus mengajukan BAFO mereka sesuai dengan proses pengadaan 
• BAFO tersebut kemudian dievaluasi dan poin-poin pentingnya dicantumkan ke dalam berita acara evaluasi penawaran harga sebagai Rekomendasi Pemenang 

Di tahap ini, Pengelola Pengadaan harus menggunakan data penting dari dokumen penawaran yang diterima untuk mengidentifikasi pengurangan biaya

Negosiasi harga 

• Pastikan penawar menggunakan format isian dokumen penawaran harga yang standar 

• Perincian harga 

• • Layanan Profesional 
• • Produk 
• • Pemeliharaan 
• • Material 
• • Pengeluaran 

• Agar dapat membandingkan dengan seimbang untuk setiap unsur dalam perincian harga

Menunjukkan unsur harga yang masih dapat dikurangi penawar akan mendorong penawar untuk mengajukan BAFO yang agresif

Bila semua penawar mengurangi biaya, kini Penawar B memiliki biaya terendah

Dalam negosiasi konsekutif, terdapat beberapa putaran penawaran dan penerimaan 

• • Penawar terbatas 
• • Negosiasi tatap muka atau korespondensi 
• • Persyaratan untuk revisi penawaran 
• • Analisis terhadap penawaran yang telah direvisi 
• • Dokumentasikan untuk tujuan jejak audit 
• • Negosiasi tatap muka 
• • Jumlah penawar berkurang 
• • Poin-poin fokus penting bagi penawar lainnya untuk negosiasi final 
• • Dokumentasikan untuk tujuan jejak audit 
• • Putaran final negosiasi 
• • Konfirmasi posisi akhir penawar 
• • Dokumentasikan ke dalam berita acara evaluasi penawaran harga 
• • Ajukan untuk ditinjau oleh manajemen 

Dalam bernegosiasi, pengelola pengadaan harus berupaya demi keberhasilan organisasi 

Menurut perspektif internasional, e-lelang kini telah menjadi salah satu sarana untuk melakukan pengadaan

• Lelang adalah negosiasi yang berlangsung secara simultan antara organisasi dan penawar yang diundang 
• Negosiasi akan berlangsung di aplikasi web 
• Para peserta dapat tersebar secara global 
• Selama lelang, penawar dapat diberikan kesempatan untuk mengetahui peringkat atau hubungan mereka dengan penawaran terbaik 

Ada 3 jenis lelang terbalik yang umum dikenal, yaitu Inggris, Belanda dan Jepang

E-Lelang yang sukses membutuhkan pendekatan dan persiapan yang terdokumentasi 

Apa saja manfaat dan tantangan yang ada terkait dengan e-Lelang? 

Tetapi tidak semua e-Lelang memberikan hasil yang memuaskan 

• Organisasi gagal mengkomunikasikan langkahlangkah proses 
• Penawar tidak terlatih 
• Penawar tidak siap 
• Waktu pelaksanaan e-Lelang tidak tepat 
• Organisasi memasukkan harga awal yang salah 
• Organisasi mengubah persyaratan terkait kuantitas atau spesifikasi 
• Permasalahan teknis 
• Kesalahan manusia

Jadi apakah itu artinya semua pengadaan cocok untuk e-Lelang?

Walaupun penurunan biaya itu penting, pengelola pengadaan tidak boleh membahayakan hubungan dengan penyedia setelah pemenang ditetapkan 

Negosiasi kontrak bertujuan untuk menghasilkan kontrak yang dapat dilaksanakan dan dapat diberlakukan 

Tetapi ada beberapa tantangan yang terkait dengan negosiasi kontrak

• Tekanan waktu 
• Struktur kontrak yang terlampau rumit 
• Para pihak gagal untuk menyepakati prinsip-prinsip hukum sebelum kontrak dirancang 
• Penyedia yang solid dalam mempertimbangkan kontrak, risiko dan biaya 
• Kegagalan pengelola pengadaan untuk mengelola dukungan hukum secara efektif 
• Fokus tim negosiasi lebih kepada elemen minor daripada gambaran yang lebih besar 

Namun pengelola pengadaan dapat mengatasi tantangan tersebut menggunakan pendekatan negosiasi yang telah ditetapkan 

SESI 5

REKOMENDASI PEMENANG 

Rekomendasi Pemenang merupakan langkah penting dalam proses pengadaan secara keseluruhan 

Skenario

Harus merupakan proses tinjauan formal yang: 

• Mencakup beberapa titik persetujuan untuk Penetapan Pemenang 
• Meningkatkan kemungkinan terpilihnya penawar yang sesuai 
• Mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan (fraud) 
• Mendorong akuntabilitas pribadi 
• Penerimaan rekomendasi pemenang diperoleh melalui persetujuan atas rekomendasi pemenang 

Terdapat berbagai pihak yang akan memberikan persetujuan Penetapan Pemenang untuk Pengadaan Kompleks dan Strategis

Seringkali diperlukan peninjauan tatakelola melalui reviu oleh Panitia Pengawasan Pengadaan untuk memastikan adanya pengawasan independen 

Panitia Pengawasan Pengadaan

• Anggota Panitia Pengawasan Pengadaan mencakup Tim Manajemen Senior organisasi 

• Mereka harus bertindak tanpa ada keberpihakan 

• Mereka akan menandatangani Perjanjian Kerahasiaan dan menjamin tidak terdapat konflik kepentingan sebelum melakukan tinjauan 

• Mereka akan melakukan pengawasan secara independen 

• - kesesuaian terhadap proses/prinsip pengadaan 
• - Kegiatan evaluasi dan Rekomendasi Pemenang yang dihasilkan 

•Memberikan ‘advokasi’ kepada Pimpinan Senior untuk menyetujui atau menolak Rekomendasi Pemenang 

Pemangku kepentingan yang ditugaskan untuk meninjau dan memberikan persetujuan harus memberikan nilai tambah pada proses

Tanggung Jawab Pemangku Kepentingan 

• Pemangku Kepentingan yang memberikan persetujuan harus memahami tujuan institusi yang terkait dengan penetapan pemenang 
• Mereka harus meninjau dan memverifikasi hal –hal yang penting 
• Mereka harus memberikan persetujuan dengan catatan penting dan bukannya menolak sepenuhnya 
• Mereka harus bertanggung jawab secara pribadi untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang dimiliki 

Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah menghadapi tantangan waktu dalam proses peninjauan dan persetujuan

Tantangan dalam Peninjauan dan Persetujuan 

• Jumlah tanda tangan yang dipersyaratkan 
• Proses penandatanganan sering kali dilakukan secara manual dan jarang menggunakan teknologi 
• Proses penandatanganan bersifat ‘linear’; “tanda tangan akan diberikan bila pihak tertentu lainnya telah menandatangani” 
• Pemberi persetujuan adalah bagian dari proses penandatanganan, tetapi mereka tidak memiliki alasan untuk melakukan tinjauan dan memberikan tanda tangan secara efisien 
• Permintaan klarifikasi informasi 
• Politik Eksternal 
• Perubahan tujuan institusi 

Format isian standar yang merangkum Rekomendasi Pemenang sering digunakan untuk memastikan tinjauan tepat waktu

Analisis teknis terperinci dicantumkan sebagai referensi

Evaluasi harga dan hasil negosiasi yang menghasilkan Total Biaya Kepemilikan

Laporan Risiko memastikan adanya pemahaman yang sama atas semua elemen penting

Dalam Penetapan Pemenang, terdapat banyak risiko dalam hal teknis, harga, dan proses

Penundaan dalam proses persetujuan dapat berdampak terhadap kemampuan penawar yang dipilih untuk melaksanakan proyek

Dampak Penundaan 

• Penundaan persetujuan dapat berdampak terhadap keberhasilan proyek 
• Penawar terpilih hanya akan berkewajiban untuk melaksanakan kegiatan setelah persetujuan diberikan 
• Penundaan akan berdampak pada tanggal dimulainya dan berakhirnya proyek 
• Penundaan dapat berdampak pada penentuan harga, potongan harga, ketersediaan sumber daya dan barang 

Apabila Rekomendasi Pemenang ditolak, Pengelola Pengadaan harus memperbaiki rekomendasi dan menyampaikannya kembali 

Kelima prinsip pengadaan harus ditegakkan selama proses evaluasi dan penetapan pemenang 

• Keadilan – evaluasi harus dilakukan tanpa berpihak pada salah satu penyedia dan penetapan pemenang harus dilakukan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan. 
• Transparansi – evaluasi harus didokumentasikan secara terperinci dan memadai untuk menjustifikasi keputusan penetapan pemenang. 
• Kejujuran – evaluasi dan penetapan pemenang harus dilakukan secara benar dan jujur. 
• Akuntabilitas – evaluasi dan penetapan pemenang harus dilakukan dengan cara yang melindungi kepentingan dan dana masyarakat umum. 
• Kompetisi – evaluasi harus dilakukan dengan cara yang memberikan kondisi pengadaan dan kesempatan yang sama bagi semua penawar dan penyedia yang paling memenuhi kriteria yang akan ditetapkan sebagai pemenang. 

SESI 6

UMPAN BALIK UNTUK PENAWAR YANG GAGAL DAN KEPATUHAN TERHADAP PROSES DAN PRINSIP PRINSIP PENGADAAN 

Pengelola pengadaan harus memberikan umpan balik kepada semua penawar yang gagal 

Apa itu Proses Pemberian Umpan Balik?

• Proses formal, sering dilakukan pada pertemuan tatap muka 
• Semua penawar yang gagal diundang untuk mengikuti sesi pemberian umpan balik secara individu 
• Organisasi akan memberikan alasan yang jelas mengapa penawar tidak memenangkan kontrak Diskusi berlangsung dua arah 
• Berita acara rapat seringkali dibuat untuk kepentingan jejak audit  

Pengelola pengadaan harus memberikan umpan balik untuk menjaga transparansi 

Mengapa umpan balik harus diberikan?

• Agar selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan 
• Memperkuat pandangan bahwa kita telah melakukan pengadaan yang selaras dengan kebijakan dan proses serta ‘tidak menyembunyikan apa-apa’ 
• Kita memiliki kewajiban untuk peduli terhadap penawar karena penawar telah mengeluarkan upaya dan biaya untuk menyampaikan penawaran 
• Memberikan kesempatan bagi penawar untuk memberikan komentar 
• Penawar mendapat pelajaran berharga dan dapat menerapkannya untuk penawaran yang akan datang  

Gagal memberikan umpan balik melemahkan proses pengadaan

• Pemberian umpan balik mendukung penegakan transparansi, sehingga apabila umpan balik tidak diberikan akan mengancam proses pengadaan barang/jasa pemerintah

• Jika umpan balik tidak diberikan, penyedia barang/jasa tidak memahami proses pengambilan keputusan yang ada atau alasan penawaran mereka tidak terpilih – hal ini dapat mengakibatkan 

• Penyedia memberikan sanggahan dan protes 
• Penyedia tidak dapat mempelajari proses yang sudah berlangsung, sehingga penyedia tidak dapat memperbaiki penawaran pada saat ada kesempatan untuk ikut serta dalam pengadaan di masa mendatang 
• Hilangnya kepercayaan terhadap pemerintah 

Umpan balik harus terstruktur dengan menggunakan format standar

Sebelum sesi umpan balik, pemangku kepentingan perlu memperbarui format dan memastikan keselarasan peran

Pengelola pengadaan harus memberikan ‘panduan pertemuan’ & gambaran ‘pengadaan’ terkait 

Ahli teknis memberikan umpan balik tentang hal teknis bagi penawar yang gagal  

Pengelola pengadaan memberikan umpan balik tentang aspek harga 

Penawar yang gagal diberi kesempatan untuk bertanya dan dalam menanggapi pertanyaan, informasi rahasia tidak boleh diungkapkan 

Pengelola pengadaan harus menanggapi semua pertanyaan secara profesional

Penetapan waktu untuk memberikan umpan balik kepada penawar harus sesuai dengan kebijakan, atau dilakukan pada waktu yang tepat

Terlepas dari kapan sesi pemberian umpan balik dilakukan, berita acara harus dibuat dan disimpan di arsip 

Penawar kemungkinan besar akan menyampaikan keluhan resmi jika mereka merasa ada ketidakadilan 

Penawar harus menyampaikan keluhan resmi secara tertulis dengan mematuhi ‘proses penyampaian keluhan’

Keluhan harus diinvestigasi dengan cepat oleh tim independen 

Konsekuensi keluhan dari penawar tergantung pada temuan secara spesifik 

Kewajiban untuk peduli memastikan kegiatan evaluasi sesuai dengan proses dan prinsipprinsip pengadaan 

Pengelola pengadaan dapat menunjukkan kepatuhan terhadap proses dengan membuat dokumentasi yang lengkap

Pengelola pengadaan bertanggung jawab atas integritas seluruh proses pengadaan 

• Pesan utama 

• Meskipun Anda tidak bertanggung jawab atas setiap aspek evaluasi dan penetapan pemenang, Anda bertanggung jawab untuk melindungi integritas proses pengadaan 
• Selain memberikan umpan balik kepada penawar yang gagal, pengambilan keputusan yang disertai alasan yang logis dan dokumentasi yang lengkap selama proses pengadaan sangatlah penting

SUMBER: MCA-I