SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Mengembangkan & Melaksanakan Evaluasi Penawaran untuk
Pengadaan Berskala Besar/Kompleks”. Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor
pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.
Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan
di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan
konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan
bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah
secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan
jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk
membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran
dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola
pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat
pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan
kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama
pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
- Pembelajaran bersifat mandiri
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
- Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
- Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
- Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan
pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang
dibutuhkan.
SESI 1
MEMPERSIAPKAN EVALUASI PENAWARAN UNTUK PENGADAAN BERSKALA BESAR,
KOMPLEKS DAN STRATEGIS
Pelaksanaan evaluasi penawaran merupakan
tahap pengendalian penting dalam proses
pengadaan
Konsep dan kegiatan penting dalam evaluasi
penawaran untuk pengadaan berskala besar,
kompleks dan strategis
Pengadaan strategis dan kompleks seringkali
memiliki karakteristik berikut ini
- Pelaksanaan pengadaan berdampak besar bagi organisasi
- Jumlah penawar yang menyampaikan penawaran lebih sedikit
- Kemungkinan lebih tinggi akan adanya konsorsium penawar (rantai pasokan yang kompleks)
- Pelaksanaan pengadaan memiliki tingkat kesulitan yang lebih tinggi
- Diperlukan hubungan jangka panjang (3-5 tahun)
- Perkiraan adanya perubahan kontrak setelah pemenang ditetapkan
- Diperlukan komunikasi reguler antara para pihak
Catatan Penting
- Proses permintaan penawaran dan evaluasi untuk jenis pengadaan ini penuh tantangan.
- Kurangnya jumlah penawar yang ikut serta akan berdampak pada kompetisi dan diperlukan waktu dan upaya untuk mengevaluasi dokumen penawaran yang kompleks dan menetapkan pemenang.
Terlihat dari berbagai inisiatif penting yang
diambil oleh Pemerintah dan Organisasi
Swasta dalam bidang terkait
• Proyek Infrastruktur
- Energi Ramah Lingkungan
- Rumah sakit baru
- Jalan raya baru
- Jaringan kereta cepat
• Pabrik baru
• Peluncuran teknologi baru
• Peralatan baru
• Pelatihan dan Pengembangan
Pengadaan Strategis bertujuan untuk
memaksimalkan nilai pembelanjaan untuk
sektor pemerintah dan pemangku kepentingan
terkait
Evaluasi penawaran Pengadaan berskala
Besar, Kompleks dan Strategis penuh
tantangan
Tantangan ini sering menyebabkan gagalnya
pengadaan atau kontrak yang tidak
memberikan nilai yang diperlukan
- Uni Eropa memblok perjanjian pembangunan pembangkit listrik tenaga nuklir bernilai 12 miliar karena pelelangan yang tidak sah
- Skema rekayasa lelang di Spanyol – kontrak senilai 250 jt euro diberikan kepada salah satu perusahaan penyedia
- Kementerian Pertahanan Inggris menunda proses pengadaan setelah pengadilan menghentikan penetapan 3 pemenang kontrak pekerjaan konstruksi bernilai 4,35 miliar pound sterling
Evaluasi penawaran yang dikelola dengan baik
dapat membantu memitigasi sebagian dari
tantangan ini
Karakteristik evaluasi penawaran yang dikelola dengan baik
- Menggunakan proses yang sistematis untuk menilai penawar dan memberikan rekomendasi pemenang
- Menghasilkan pemilihan penawar yang tepat untuk memenuhi Tujuan Organisasi
- Pemilihan memberikan nilai untuk uang (value for money) terbaik
- Selaras dengan persyaratan dan semua penawar diperlakukan secara adil
- Membantu menghindari kecurangan (fraud) dan korupsi
- Menegakkan 5 prinsip pengadaan
Pendekatan evaluasi yang diterapkan
menentukan penawar mana yang akan dipilih
Mengevaluasi kemampuan penawar untuk
berkinerja baik tidak hanya dilakukan saat ini,
tetapi selama berlangsungnya kontrak..
Pengelola pengadaan berkolaborasi dengan
pemangku kepentingan untuk memilih
pendekatan dan kriteria evaluasi
Dimulai dengan pemilihan “pendekatan
evaluasi”: Satu Tahap, Dua Tahap atau Tahap
Jamak
Sebelum menentukan ‘Kriteria Evaluasi
Utama” pilih Wajib, Kualitas, atau Harga
Kemudian tentukan kriteria evaluasi terperinci
yang selaras dengan tujuan institusi secara
keseluruhan
Pendekatan evaluasi harus diuji sebelum
dokumen pengadaan diumumkan
Sehingga, rencana evaluasi yang dapat
disepakati sebelum dokumen pengadaan
diumumkan
Keefektifan dan efisiensi evaluasi dapat
diperoleh melalui rapat penjelasan awal
sebelum pemasukan penawaran
Apakah pertanyaan teknis dari salah satu
penawar dan jawaban yang diberikan
sebaiknya diberitahukan kepada semua
penawar?
Berapa lama proses evaluasi penawaran
berlangsung?
Perencanaan evaluasi penting untuk
menyelesaikan evaluasi penawaran secara
efektif dan efisien.
Pengelola pengadaan bertanggung jawab
untuk mengelola perkembangan evaluasi dan
pelaporan terhadap rencana
Integritas dan etika penting dalam pengadaan dengan risiko dan nilai tinggi
Semua evaluator perlu menghindari tindakan yang mengancam integritas dan etika
Karena pengendalian informasi sangat penting, banyak organisasi menyiapkan Perjanjian Kerahasiaan untuk ditandatangani
SESI 2
EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN TEKNIS DAN DOKUMEN PENAWARAN HARGA
Bagaimana Pengelola Pengadaan
memastikan evaluasi penawaran yang efisien
dan efektif
Melampirkan format isian dokumen
penawaran pada dokumen pengadaan akan
membantu meningkatkan efisiensi evaluasi
Menugaskan evaluator pada subbagian
tertentu sesuai dengan keahlian mereka
Mengalokasikan bagian tertentu untuk
evaluator teknis
Sebelum evaluasi teknis, pengelola
pengadaan harus melaksanakan
‘pemeriksaan kepatuhan' penawaran
Kunci untuk memastikan bahwa hanya penawar yang memenuhi
syarat yang dapat dipilih sebagai penawar terbaik
Prakualifikasi merupakan suatu pendekatan untuk memastikan
bahwa hal tersebut berlangsung sebagai bagian dari proses dua
tahap
Apabila Prakualifikasi tidak dilaksanakan, pengelola pengadaan
harus memastikan adanya kendali yang memadai untuk
mengevaluasi status dan kesehatan keuangan penyedia
- Sertifikasi penawar
- Struktur hukum dari penawar
- Izin pelaksanaan kegiatan operasional
- Surat Kuasa
- Neraca Keuangan
Tindakan berikut ini mengurangi risiko
penyerahan penawaran dari penawar yang
tidak berkualifikasi
Hanya penawar yang lulus pemeriksaan
kepatuhan yang akan masuk ke proses
evaluasi
Skala peringkat dapat menggunakan kata sifat
atau numerik, namun evaluator harus
mendokumentasikan alasan dari skor yang
ditentukannya
Untuk mengurangi kemungkinan terjadinya
kecurangan, beberapa evaluator teknis
biasanya dilibatkan
Skor masing-masing penawar perlu
‘moderasi’ untuk normalisasi
Moderasi harus dikendalikan dengan
pendekatan terdokumentasi untuk jejak audit
Aspek utama dari perspektif internasional
adalah membandingkan TCO para penawar
Kegagalan untuk mengevaluasi inflasi dapat
berdampak pada TCO untuk kontrak jangka
panjang
Evaluasi dokumen penawaran harga tidak
sekedar melihat batas terendah
Untuk menentukan kewajaran harga,
evaluator harus menggunakan perbandingan
Sebagai bagian dari transparansi, Pengelola
Pengadaan harus mengkonversikan
penawaran harga ke dalam bentuk skor
Metode Evaluasi Harga
Dalam skenario ini, siapa yang akan menjadi
pemenang?
Pendekatan paling umum dari perspektif
internasional adalah ‘persentase rasio
penawaran terendah’
Setelah evaluasi selesai, apa yang terjadi jika
ada 2 penawar yang memiliki skor seri di
posisi pertama?
Pengelola Pengadaan tidak dapat mengubah
matriks evaluasi. Bagaimana Pengelola
Pengadaan melanjutkan proses?
Setelah evaluasi harga, bagaimana jika TCO
melebihi alokasi anggaran?
Dokumentasi dan justifikasi keputusan
merupakan hal yang sangat penting
Prinsip-Prinsip
- Dokumentasi yang jelas sangat penting untuk memastikan transparansi pengambilan keputusan
- Tanpa dokumentasi, Anda tidak dapat menunjukkan dasar untuk analisis dan rekomendasi pemenang
- Dokumentasi diperlukan untuk melakukan sesi pertemuan dengan penawar yang gagal dan untuk mengatasi kekhawatiran penawar sebelum ada protes/sanggahan secara formal
- Jika Anda dihadapkan pada protes atau sanggahan, dokumentasi yang jelas akan sangat membantu Anda meningkatkan kemampuan dalam mempertahankan keputusan penetapan pemenang.
Tindakan Anda
• Pastikan penilaian dan
keputusan Anda
didokumentasikan
- Berdasarkan pada informasi;
- Akurat;
- Cukup lengkap untuk situasi pengadaan yang ada;
- Wajar (tidak sepihak); dan
- Sesuai dengan kriteria evaluasi yang dicantumkan dalam Dokumen Pengadaan
SESI 3
GAMBARAN UMUM TENTANG NEGOSIASI
Negosiasi terjadi ketika para pihak bertukar
posisi dalam upaya mencapai kesepakatan
- Negosiasi adalah sebuah proses di mana dua pihak atau lebih mencoba menukarkan sesuatu untuk mendapatkan sesuatu yang lain
- Negosiasi biasanya terjadi dalam ‘proses pemilihan penyedia’ atau pada saat perpanjangan kontrak
- Negosiasi adalah suatu kegiatan tawar menawar yang terstruktur, di mana para pihak berusaha untuk mencapai kesepakatan dalam berbagai hal untuk mendapatkan hasil yang memuaskan
- Kuncinya adalah Komunikasi. Tanpa komunikasi, negosiasi tidak akan terjadi
Organisasi bisa memperbaiki nilai
penawaran awal dari Penawar melalui
negosiasi yang efektif
Pengelola Pengadaan memimpin negosiasi
karena mereka memiliki pengalaman dan
keterampilan yang diperlukan
Keterlibatan para pemangku kepentingan utama
di waktu yang tepat untuk memastikan keselarasan
Ada 3 jenis hasil dari negosiasi antar pihak
yang bersangkutan
Hasil Win/Win biasanya dipilih untuk
Pengadaan yang Kompleks dan Strategis
Negosiasi biasanya dimulai setelah evaluasi
penawaran teknis dan penawaran harga
Organisasi melakukan negosiasi dengan Penawar
secara individual atau paralel
Pengelola Pengadaan perlu memastikan ada
persiapan negosiasi yang menyeluruh
Pengelola Pengadaan harus memilih metode cara
pendekatan negosiasi untuk meningkatkan hasil
Pengaturan tempat duduk dalam negosiasi tatap
muka pun dapat berpengaruh pada posisi tawar
Logika dan emosi diperlukan dalam negosiasi
untuk menunjukkan posisi yang dibutuhkan
Pengelola Pengadaan harus membuat
penawaran pertama dan menawar penawaran
awal dari Penyedia Barang/Jasa
Berapa besar revisi penawaran yang dilakukan
Organisasi dan Penawar A?
Pengelola Pengadaan perlu menggunakan
pengalaman dan pelatihan untuk mengelola
sanggahan dari penawar
Bagaimana menanggapi pertanyaan yang sulit
- • … posisikan bahwa pertanyaan dari Penawar tidak terlalu relevan dengan diskusi itu
- • …. Katakan bahwa Organisasi akan menjawab pertanyaan itu nanti, dan kita harus fokus pada poin alternatif
- • …. Jawab dengan, “Apakah Anda bisa menjelaskan tujuan dari pertanyaan Anda karena itu tidak berhubungan dengan diskusi kita?”
- • …... Jawab dengan “Kami tidak pasti dengan jawabannya, tapi kami akan mencari tahu dan kembali ke Anda secepatnya.”
Pengelola Pengadaan memegang kendali
atas jalannya proses negosiasi dengan
memperbarui lembar penelusuran
- Tinjau lembar penelusuran (tracking sheet) dan evaluasi kembali posisi
- Perbarui lembar penelusuran untuk memastikan bahwa semua elemen negosiasi sudah dibahas
- Evaluasi lembar penelusuran untuk membandingkan posisi saat ini dengan posisi yang seharusnya
- Buat peringkat posisi yang masih terbuka, identifikasi elemen yang dapat dilepas, dan tentukan pendekatan untuk menutup negosiasi Tim Negosiasi
Memaparkan posisi akhir negosiasi kepada
manajemen senior sebelum penutupan
Ingat bahwa negosiasi tidak selalu berjalan
mulus, Penyedia Barang/Jasa mempunyai
kebutuhan tersendiri
Penyedia Barang/Jasa mempunyai
pengetahuan tentang Pelanggan dan
mampu memposisikan nilai solusi mereka
Penyedia Barang/Jasa sudah menyiapkan
posisi dan pendekatan negosiasi mereka
Apa saja hambatan utama yang harus dikendalikan
untuk memastikan negosiasi yang sukses?
SESI 4
NEGOSIASI HARGA DAN NEGOSIASI KONTRAK
Apakah negosiasi benar-benar perlu setelah
evaluasi dokumen penawaran dari penawar?
Jenis negosiasi yang dipilih harus sesuai dengan
kegiatan pengadaan yang dilakukan untuk
memperoleh hasil yang positif
Dalam negosiasi langsung, pengelola
pengadaan masih dapat menciptakan posisi
tawar ketika posisi itu tidak ada
Negosiasi via korespondensi memungkinkan
penawar mengajukan Penawaran Akhir dan Terbaik
(BAFO)
- Banyak organisasi di sektor pemerintah meminta penawar untuk mengajukan BAFO mereka sebagai tahapan terakhir dari proses negosiasi
- Penawar menggunakan langkah proses ini untuk mengajukan apa yang mereka harap akan menjadi penawaran yang memenangkan kesepakatan
- Penawar harus mengajukan BAFO mereka sesuai dengan proses pengadaan
- BAFO tersebut kemudian dievaluasi dan poin-poin pentingnya dicantumkan ke dalam berita acara evaluasi penawaran harga sebagai Rekomendasi Pemenang
Di tahap ini, Pengelola Pengadaan harus menggunakan
data penting dari dokumen penawaran yang diterima
untuk mengidentifikasi pengurangan biaya
Negosiasi harga
• Pastikan penawar menggunakan
format isian dokumen penawaran
harga yang standar
• Perincian harga
- • Layanan Profesional
- • Produk
- • Pemeliharaan
- • Material
- • Pengeluaran
• Agar dapat membandingkan
dengan seimbang untuk setiap
unsur dalam perincian harga
Menunjukkan unsur harga yang masih dapat
dikurangi penawar akan mendorong penawar
untuk mengajukan BAFO yang agresif
Bila semua penawar mengurangi biaya, kini
Penawar B memiliki biaya terendah
Dalam negosiasi konsekutif, terdapat beberapa
putaran penawaran dan penerimaan
- • Penawar terbatas
- • Negosiasi tatap muka atau korespondensi
- • Persyaratan untuk revisi penawaran
- • Analisis terhadap penawaran yang telah direvisi
- • Dokumentasikan untuk tujuan jejak audit
- • Negosiasi tatap muka
- • Jumlah penawar berkurang
- • Poin-poin fokus penting bagi penawar lainnya untuk negosiasi final
- • Dokumentasikan untuk tujuan jejak audit
- • Putaran final negosiasi
- • Konfirmasi posisi akhir penawar
- • Dokumentasikan ke dalam berita acara evaluasi penawaran harga
- • Ajukan untuk ditinjau oleh manajemen
Dalam bernegosiasi, pengelola pengadaan
harus berupaya demi keberhasilan organisasi
Menurut perspektif internasional, e-lelang
kini telah menjadi salah satu sarana untuk
melakukan pengadaan
- Lelang adalah negosiasi yang berlangsung secara simultan antara organisasi dan penawar yang diundang
- Negosiasi akan berlangsung di aplikasi web
- Para peserta dapat tersebar secara global
- Selama lelang, penawar dapat diberikan kesempatan untuk mengetahui peringkat atau hubungan mereka dengan penawaran terbaik
Ada 3 jenis lelang terbalik yang umum
dikenal, yaitu Inggris, Belanda dan Jepang
E-Lelang yang sukses membutuhkan
pendekatan dan persiapan yang terdokumentasi
Apa saja manfaat dan tantangan yang ada
terkait dengan e-Lelang?
Tetapi tidak semua e-Lelang memberikan
hasil yang memuaskan
- Organisasi gagal mengkomunikasikan langkahlangkah proses
- Penawar tidak terlatih
- Penawar tidak siap
- Waktu pelaksanaan e-Lelang tidak tepat
- Organisasi memasukkan harga awal yang salah
- Organisasi mengubah persyaratan terkait kuantitas atau spesifikasi
- Permasalahan teknis
- Kesalahan manusia
Jadi apakah itu artinya semua pengadaan
cocok untuk e-Lelang?
Walaupun penurunan biaya itu penting, pengelola
pengadaan tidak boleh membahayakan hubungan
dengan penyedia setelah pemenang ditetapkan
Negosiasi kontrak bertujuan untuk menghasilkan
kontrak yang dapat dilaksanakan dan dapat
diberlakukan
Tetapi ada beberapa tantangan yang terkait
dengan negosiasi kontrak
- Tekanan waktu
- Struktur kontrak yang terlampau rumit
- Para pihak gagal untuk menyepakati prinsip-prinsip hukum sebelum kontrak dirancang
- Penyedia yang solid dalam mempertimbangkan kontrak, risiko dan biaya
- Kegagalan pengelola pengadaan untuk mengelola dukungan hukum secara efektif
- Fokus tim negosiasi lebih kepada elemen minor daripada gambaran yang lebih besar
Namun pengelola pengadaan dapat mengatasi
tantangan tersebut menggunakan pendekatan
negosiasi yang telah ditetapkan
SESI 5
REKOMENDASI PEMENANG
Rekomendasi Pemenang merupakan langkah
penting dalam proses pengadaan secara
keseluruhan
Skenario
Harus merupakan proses tinjauan formal
yang:
- Mencakup beberapa titik persetujuan untuk Penetapan Pemenang
- Meningkatkan kemungkinan terpilihnya penawar yang sesuai
- Mengurangi kemungkinan terjadinya kecurangan (fraud)
- Mendorong akuntabilitas pribadi
- Penerimaan rekomendasi pemenang diperoleh melalui persetujuan atas rekomendasi pemenang
Terdapat berbagai pihak yang akan
memberikan persetujuan Penetapan
Pemenang untuk Pengadaan Kompleks dan
Strategis
Seringkali diperlukan peninjauan tatakelola
melalui reviu oleh Panitia Pengawasan
Pengadaan untuk memastikan adanya
pengawasan independen
Panitia Pengawasan Pengadaan
• Anggota Panitia Pengawasan Pengadaan mencakup Tim Manajemen Senior
organisasi
• Mereka harus bertindak tanpa ada keberpihakan
• Mereka akan menandatangani Perjanjian Kerahasiaan dan menjamin tidak
terdapat konflik kepentingan sebelum melakukan tinjauan
• Mereka akan melakukan pengawasan secara independen
- - kesesuaian terhadap proses/prinsip pengadaan
- - Kegiatan evaluasi dan Rekomendasi Pemenang yang dihasilkan
•Memberikan ‘advokasi’ kepada Pimpinan Senior untuk menyetujui atau
menolak Rekomendasi Pemenang
Pemangku kepentingan yang ditugaskan
untuk meninjau dan memberikan persetujuan
harus memberikan nilai tambah pada proses
Tanggung Jawab Pemangku Kepentingan
- Pemangku Kepentingan yang memberikan persetujuan harus memahami tujuan institusi yang terkait dengan penetapan pemenang
- Mereka harus meninjau dan memverifikasi hal –hal yang penting
- Mereka harus memberikan persetujuan dengan catatan penting dan bukannya menolak sepenuhnya
- Mereka harus bertanggung jawab secara pribadi untuk membuat keputusan berdasarkan informasi yang dimiliki
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
menghadapi tantangan waktu dalam proses
peninjauan dan persetujuan
Tantangan dalam Peninjauan dan Persetujuan
- Jumlah tanda tangan yang dipersyaratkan
- Proses penandatanganan sering kali dilakukan secara manual dan jarang menggunakan teknologi
- Proses penandatanganan bersifat ‘linear’; “tanda tangan akan diberikan bila pihak tertentu lainnya telah menandatangani”
- Pemberi persetujuan adalah bagian dari proses penandatanganan, tetapi mereka tidak memiliki alasan untuk melakukan tinjauan dan memberikan tanda tangan secara efisien
- Permintaan klarifikasi informasi
- Politik Eksternal
- Perubahan tujuan institusi
Format isian standar yang merangkum
Rekomendasi Pemenang sering digunakan
untuk memastikan tinjauan tepat waktu
Analisis teknis terperinci dicantumkan sebagai
referensi
Evaluasi harga dan hasil negosiasi yang
menghasilkan Total Biaya Kepemilikan
Laporan Risiko memastikan adanya
pemahaman yang sama atas semua elemen
penting
Dalam Penetapan Pemenang, terdapat
banyak risiko dalam hal teknis, harga, dan
proses
Penundaan dalam proses persetujuan dapat
berdampak terhadap kemampuan penawar
yang dipilih untuk melaksanakan proyek
Dampak Penundaan
- Penundaan persetujuan dapat berdampak terhadap keberhasilan proyek
- Penawar terpilih hanya akan berkewajiban untuk melaksanakan kegiatan setelah persetujuan diberikan
- Penundaan akan berdampak pada tanggal dimulainya dan berakhirnya proyek
- Penundaan dapat berdampak pada penentuan harga, potongan harga, ketersediaan sumber daya dan barang
Apabila Rekomendasi Pemenang ditolak,
Pengelola Pengadaan harus memperbaiki
rekomendasi dan menyampaikannya kembali
Kelima prinsip pengadaan harus ditegakkan
selama proses evaluasi dan penetapan
pemenang
- Keadilan – evaluasi harus dilakukan tanpa berpihak pada salah satu penyedia dan penetapan pemenang harus dilakukan sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
- Transparansi – evaluasi harus didokumentasikan secara terperinci dan memadai untuk menjustifikasi keputusan penetapan pemenang.
- Kejujuran – evaluasi dan penetapan pemenang harus dilakukan secara benar dan jujur.
- Akuntabilitas – evaluasi dan penetapan pemenang harus dilakukan dengan cara yang melindungi kepentingan dan dana masyarakat umum.
- Kompetisi – evaluasi harus dilakukan dengan cara yang memberikan kondisi pengadaan dan kesempatan yang sama bagi semua penawar dan penyedia yang paling memenuhi kriteria yang akan ditetapkan sebagai pemenang.
SESI 6
UMPAN BALIK UNTUK PENAWAR YANG GAGAL DAN KEPATUHAN TERHADAP PROSES
DAN PRINSIP PRINSIP PENGADAAN
Pengelola pengadaan harus memberikan
umpan balik kepada semua penawar yang
gagal
Apa itu Proses Pemberian Umpan Balik?
- Proses formal, sering dilakukan pada pertemuan tatap muka
- Semua penawar yang gagal diundang untuk mengikuti sesi pemberian umpan balik secara individu
- Organisasi akan memberikan alasan yang jelas mengapa penawar tidak memenangkan kontrak Diskusi berlangsung dua arah
- Berita acara rapat seringkali dibuat untuk kepentingan jejak audit
Pengelola pengadaan harus memberikan
umpan balik untuk menjaga transparansi
Mengapa umpan balik harus diberikan?
- Agar selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan
- Memperkuat pandangan bahwa kita telah melakukan pengadaan yang selaras dengan kebijakan dan proses serta ‘tidak menyembunyikan apa-apa’
- Kita memiliki kewajiban untuk peduli terhadap penawar karena penawar telah mengeluarkan upaya dan biaya untuk menyampaikan penawaran
- Memberikan kesempatan bagi penawar untuk memberikan komentar
- Penawar mendapat pelajaran berharga dan dapat menerapkannya untuk penawaran yang akan datang
Gagal memberikan umpan balik melemahkan
proses pengadaan
• Pemberian umpan balik mendukung penegakan transparansi,
sehingga apabila umpan balik tidak diberikan akan mengancam
proses pengadaan barang/jasa pemerintah
• Jika umpan balik tidak diberikan, penyedia barang/jasa tidak
memahami proses pengambilan keputusan yang ada atau alasan
penawaran mereka tidak terpilih – hal ini dapat mengakibatkan
- Penyedia memberikan sanggahan dan protes
- Penyedia tidak dapat mempelajari proses yang sudah berlangsung, sehingga penyedia tidak dapat memperbaiki penawaran pada saat ada kesempatan untuk ikut serta dalam pengadaan di masa mendatang
- Hilangnya kepercayaan terhadap pemerintah
Umpan balik harus terstruktur dengan
menggunakan format standar
Sebelum sesi umpan balik, pemangku
kepentingan perlu memperbarui format dan
memastikan keselarasan peran
Pengelola pengadaan harus memberikan
‘panduan pertemuan’ & gambaran ‘pengadaan’
terkait
Ahli teknis memberikan umpan balik tentang
hal teknis bagi penawar yang gagal
Pengelola pengadaan memberikan umpan
balik tentang aspek harga
Penawar yang gagal diberi kesempatan untuk
bertanya dan dalam menanggapi pertanyaan,
informasi rahasia tidak boleh diungkapkan
Pengelola pengadaan harus menanggapi
semua pertanyaan secara profesional
Penetapan waktu untuk memberikan umpan
balik kepada penawar harus sesuai dengan
kebijakan, atau dilakukan pada waktu yang
tepat
Terlepas dari kapan sesi pemberian umpan
balik dilakukan, berita acara harus dibuat dan
disimpan di arsip
Penawar kemungkinan besar akan
menyampaikan keluhan resmi jika mereka
merasa ada ketidakadilan
Penawar harus menyampaikan keluhan resmi
secara tertulis dengan mematuhi ‘proses
penyampaian keluhan’
Keluhan harus diinvestigasi dengan cepat
oleh tim independen
Konsekuensi keluhan dari penawar
tergantung pada temuan secara spesifik
Kewajiban untuk peduli memastikan kegiatan
evaluasi sesuai dengan proses dan prinsipprinsip
pengadaan
Pengelola pengadaan dapat menunjukkan
kepatuhan terhadap proses dengan membuat
dokumentasi yang lengkap
Pengelola pengadaan bertanggung jawab
atas integritas seluruh proses pengadaan
• Pesan utama
- Meskipun Anda tidak bertanggung jawab atas setiap aspek evaluasi dan penetapan pemenang, Anda bertanggung jawab untuk melindungi integritas proses pengadaan
- Selain memberikan umpan balik kepada penawar yang gagal, pengambilan keputusan yang disertai alasan yang logis dan dokumentasi yang lengkap selama proses pengadaan sangatlah penting
SUMBER: MCA-I
Post a Comment
Post a Comment