SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Mengelola Kontrak yang Strategis dan Kompleks‖. Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 
  • Pembelajaran bersifat mandiri 
  • Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
  • Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
  • Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
  • Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan  
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.



SESI 1
GAMBARAN UMUM PENGELOLAAN KONTRAK PENGADAAN STRATEGIS DAN KOMPLEKS 


Definisi pengelolaan kontrak
Definisi
Proses mengelola penyusunan, pelaksanaan dan analisis kontrak  
  • Termasuk pengelolaan kinerja, hasil pekerjaan, hubungan, serta syarat dan ketentuan kontrak
Tujuan
Untuk memastikan semua pihak memenuhi dan melaksanakan ketentuan kontrak dengan: 
  • Memaksimalkan kinerja kontrak dan hasil dari segi keuangan

Kegiatan penting dalam pengelolaan kontrak 
Kegiatan ini berlaku untuk kontrak pengadaan sederhana dan juga kontrak pengadaan strategis dan kompleks




Terdapat tantangan tersendiri dalam proses pengelolaan kontrak pengadaan strategis dan kompleks

  • Perencanaan – Peningkatan jumlah dan tingkat keparahan risiko yang dapat berpotensi memberikan dampak pada organisasi. Hal ini membutuhkan perencanaan pengelolaan kontrak yang matang. 
  • Transisi/Implementasi – Kemungkinan ada lebih dari satu pengguna, penyedia, sumber pendanaan, serta persyaratan yang ekstensif dan rumit. 
  • Administrasi –Hasil pekerjaan lebih sering disampaikan dan lebih kompleks, sehingga memerlukan tinjauan dan persetujuan tambahan; memerlukan jaminan atau perlu metode pembayaran tertentu 
  • Modifikasi – Lingkup pekerjaan yang sulit dan kompleks lebih sulit untuk didefinisikan dalam tahap perencanaan pengadaan. Oleh karena itu, kesalahan dalam lingkup pekerjaan mungkin teridentifikasi saat pelaksanaan, sehingga diperlukan modifikasi kontrak. 
  • Pengelolaan Kinerja – Diperlukan proses pengelolaan kinerja yang kokoh agar dapat menginsentif dan memotivasi kinerja. 
  • Pengelolaan Hubungan Penyedia – kemungkinan adanya kontrak atau hubungan dalam jangka panjang dengan lebih dari penyedia (misalnya, pada kontrak payung). 
  • Penyelesaian Perselisihan – Perselisihan lebih sering terjadi dan lebih serius 
  • Penutupan Kontrak – Lebih banyak hasil pekerjaan, lebih banyak tagihan, dll., sehingga diperlukan waktu lebih untuk melakukan penutupan kontrak 

Faktor-faktor penting tersebut dapat dikategorikan menjadi SDM, proses dan tools

Faktor-Faktor Penting



Pengelolaan kontrak yang tidak memadai membahayakan kualitas dan hasil keseluruhan pengadaan


Apa saja indikator awal timbulnya masalah dalam pengelolaan kontrak?


Pengelolaan risiko dan masalah terkait dengan pengelolaan kontrak 


Penerapan prinsip dasar pengadaan dalam pengelolaan kontrak 
Akuntabilitas 
  • Bertanggung jawab atas tindakan yang diambil selama pelaksanaan kontrak 
  • Pemerintah dan penyedia dapat diminta pertanggungjawaban atas syarat dan ketentuan kontrak 
Keadilan 
  • Memastikan kegiatan dilaksanakan sesuai dengan yang telah disetujui dalam kontrak (setiap pihak memperhatikan lingkup, tahapan penting dan tenggat waktu)  
Kompetisi 
  • Mengelola kontrak dengan adil untuk meningkatkan minat untuk ikut serta dalam pengadaan lainnya atau upaya lainnya di masa mendatang 
Kejujuran 
  • Membangun hubungan saling percaya yang mendukung kerjasama antar pihak selama pelaksanaan. 
  • Mengidentifikasi dan mengatasi masalah kontrak dan kekhawatiran lebih awal 
Transparensi 
  • Mendokumentasi-kan tindakan dan keputusan penting yang dibuat dalam berkas kegiatan


SESI 2

PERENCANAAN, TRANSISI, DAN PELAKSANAAN PENGELOLAAN KONTRAK


Tantangan perencanaan pengelolaan kontrak pengadaan strategis atau kompleks
  • Organisasi mungkin memiliki sedikit atau tidak memiliki pengalaman dalam merencanakan kegiatan pengelolaan kontrak untuk pengadaan dengan skala, lingkup dan kompleksitas yang lebih besar. 
  • Jumlah pemangku kepentingan yang terlibat akan membutuhkan koordinasi dan komunikasi yang meningkat untuk merencanakan proses pasca penetapan pemenang. 
  • Perencanaan untuk risiko akan semakin sulit dengan risiko yang semakin sering terjadi dan tingkat risiko yang semakin tinggi yang dapat berdampak pada tujuan organisasi. 
  • Perencanaan untuk beban administrasi yang semakin meningkat.  
Tantangannya sangat luas, tetapi dasar keberhasilan dibangun saat merencanakan pengadaan
  • Pengelola Pengadaan harus melaksanakan kegiatan perencanaan dengan mempertimbangkan pengelolaan kontrak.
  • Persyaratan dan spesifikasi harus mencantumkan deskripsi Indikator Kinerja Utama (IKU) dan kriteria penerimaan. 
  • Pendekatan penilaian dan pengelolaan risiko harus menanggapi elemen-elemen pengelolaan kontrak.  
  • Persyaratan Dokumen Pengadaan dapat meminta perincian sistem pengendalian pengelolaan yang diajukan yang dilaksanakan untuk dicantumkan dalam proposal.
  • Pengelola Pengadaan harus mengadvokasi jenis kontrak dan ketentuan yang: - Sesuai dengan persyaratan. - Memposisikan persyaratan agar dapat memenuhi tujuan organisasi. - Memungkinkan Pemerintah untuk mendapatkan Value for Money.
Elemen umum dari rencana pengelolaan kontrak 
  • Gambaran Umum Kontrak
  • Ruang lingkup Barang/ Pekerjaan Konstruksi/ Jasa
  • Informasi Harga/Keuangan • Bagan Struktur Organisasi
  • Rencana Komunikasi
  • Jadwal Rapat
  • Pengelolaan Transisi
  • Pengukuran dan Pemantauan Kinerja
  • Eskalasi Penanganan dan Pengelolaan Masalah
  • Pengelolaan/Pemantauan Risiko
  • Syarat dan Ketentuan Kontrak
  • Perubahan Kontrak 
Rencana pengelolaan kontrak penting untuk kontrak pengadaan strategis dan kompleks
Rencana pengelolaan kontrak harus: 
  • Menetapkan metode dan proses untuk komunikasi 
  • Mendefinisikan peran, tanggung jawab dan hubungan institusi dan penyedia 
  • Menjawab bagaimana proses penting akan dikelola 
  • Mengarisbawahi perincian kontrak dan rencana pengelolaan dan pemantauan biaya, kinerja dan jadwal 
  • Memungkinkan keberlanjutan proses dan pengelolaan ketika bertransisi dari fase perencanaan ke fase pelaksanaan 
  • Membantu memastikan ketentuan kontrak dilaksanakan dengan komitmen tidak diabaikan pada saat pelaksanaan kontrak 
  • Berfungsi sebagai kerangka kerja untuk meninjau dan memantau perkembangan
Kegiatan pengelolaan pasca penetapan pemenang harus didokumentasikan dalam rencana pengelolaan kontrak 


Manfaat penggunaan SIMP dalam membantu pengelolaan kontrak
  • Merampingkan proses penawaran 
  • Memungkinkan pengelolaan yang proaktif vs pengelolaan yang reaktif 
  • Mendukung mekanisme untuk mengendalikan dan mengurangi biaya 
  • Mengurangi biaya tidak langsung organisasi dari administrasi dan pengelolaan kontrak 
  • Menghindari duplikasi pekerjaan dan pemesanan 
  • Mendukung metriks pengelolaan kinerja 
Praktik terbaik dalam transisi kontrak pengadaan strategis dan kompleks

Para penanggung jawab pengelolaan kontrak harus memahami aspek-aspek penting kontrak
  • Memahami aspek-aspek penting dari kontrak merupakan fungsi utama dalam rencana pengelolaan kontrak; namun, rencana tersebut tidak akan efektif jika hanya disimpan saja 
  • Ingat salah satu faktor “manusia” yang memengaruhi keberhasilan pengelolaan kontrak dan memastikan bahwa mereka yang bertanggung jawab memiliki pendidikan dan diberi pelatihan yang tepat untuk posisi tersebut.

Para penanggung jawab pengelolaan kontrak harus memahami aspek-aspek penting kontrak 
• Artinya mereka memahami 
  • Ruang lingkup pekerjaan 
  • Jadwal pekerjaan 
  • Jenis kontrak 
  • Jadwal hasil pekerjaan dan lini waktu peninjauan 
  • Proses perubahan kontrak 
  • Ketentuan pembayaran 
  • Metriks kinerja 
  • Insentif dan penalti 
  • Jaminan kinerja 
Implementasi kontrak 
• Implementasi adalah pelaksanaan dari suatu rencana 
• Implementasi terjadi ketika kontrak ditandatangani oleh kedua belah pihak dan perkerjaan dimulai. 
• Setelah implementasi kontrak: 
  • Rapat awal kontrak dilaksanakan 
  • Proses transisi dimulai 
Definisi jaminan (bond) 
  • Jaminan (bond) didefinisikan sebagai “instrumen tertulis yang ditandatangani oleh penawar atau penyedia yang memenangkan kontrak dan pihak kedua untuk memastikan penyedia akan memenuhi kewajibannya kepada pihak ketiga sebagaimana dimaksud dalam jaminan (bond).” 
  • Penjamin (surety) adalah perusahaan yang memiliki izin untuk memberikan jaminan (bond).
Jaminan (bond) memberikan perlindungan finansial  
Tujuannya adalah untuk memberikan perlindungan finansial terhadap kerugian yang dapat terjadi selama pelaksanaan kontrak (atau jika terjadi cidera janji). 
  • Biasa digunakan dalam pengadaan yang kompleks di mana biaya perencanaan pengadaan tinggi dan risiko terjadinya cidera janji juga tinggi 
  • Paling umum digunakan dalam kontrak pekerjaan konstruksi 
  • Jaminan penawaran memastikan penawar akan menandatangani kontrak dan menyerahkan jaminan kinerja atau jaminan pembayaran yang diperlukan 
  • Jaminan kinerja (performance bond) memastikan kewajiban kontrak dipenuhi apabila penyedia melakukan kelalaian 
  • Jaminan pembayaran (payment bond) memastikan penyedia dan subpenyedia dibayar untuk pekerjaan yang dilakukan 
  • Digunakan sebagai metode untuk memitigasi risiko.
Jenis jaminan (bond) yang umum digunakan


Pertimbangan dalam menghitung biaya jaminan (bond) 
Harga jaminan (bond) dikenakan pada penawar dan biasanya dimasukkan dalam penawaran harga yang disampaikan kepada pemerintah.

Kapan jaminan (bond) digunakan 
• Persyaratan untuk jaminan (bond) akan dimasukkan dalam ketentuan dokumen pengadaan/kontrak 
• Jaminan (bond) harus diperoleh dan tersedia sebelum pelaksanaan kontrak 
• Selama pelaksanaan kontrak 
  • Komunikasi dengan pemberi jaminan (surety) mungkin diperlukan untuk memperoleh persetujuan jika terdapat perubahan kontrak 
  • Pemberi jaminan mungkin memerlukan informasi perkembangan, pembayaran, dan persentase pemenuhan kontrak, dan informasi ini harus disediakan ketika diminta 
  • Jika Penyedia melakukan kelalaian dalam melaksanakan pekerjaan maka dilaksanakan pemutusan kontrak dan penyedia tersebut diberikan sanksi berupa pencairan jaminan dan dimasukkan dalam daftar hitam.
SESI 3

ADMINISTRASI KONTRAK PENGADAAN STRATEGIS ATAU KOMPLEKS 


Administrasi kontrak membutuhkan ketekunan dan perhatian pada perincian
Ingat kegiatan utama dalam administrasi kontrak
  • Memantau kepatuhan pada syarat dan ketentuan kontrak 
  • Memproses tagihan 
  • Mengelola properti dan hasil pekerjaan 
  • Mengelola perubahan kontrak 
  • Mengelola pembiayaan kontrak 
  • Mengelola berkas kegiatan pengadaan 
  • Melaksanakan hak opsi 
  • Mengidentifikasi dan mengelola perselisihan kontrak 
  • Mengidentifikasi dan mengelola konflik kepentingan 
  • Melakukan penutupan kontrak 
  • Komunikasi dengan penyedia 
Jenis dan ketentuan kontrak berpengaruh terhadap administrasi kontrak 
Pertimbangkan contoh-contoh berikut:
  • Kontrak persentase penyedia tunggal untuk pekerjaan penelitian dan pengembangan energi terbarukan untuk mendukung teknologi angin dan tenaga air 
  • Kontrak payung dengan banyak penyedia dan banyak pengguna menggunakan kompetisi mini untuk call-off jasa teknologi informasi bagi Kementerian Perhubungan  
Apapun jenis kontraknya, pemerintah harus mengelola dan mengadministrasi semua kontrak dengan seksama 
  • Ingat bahwa untuk beberapa jenis kontrak, pengelolaan risiko diahlikan ke penyedia 
  • Tapi untuk memastikan bahwa “Anda mendapatkan sesuai dengan apa yang telah bayarkan,” pemerintah harus mengadministrasi semua jenis kontrak 

Pengadaan strategis dan kompleks mungkin membutuhkan keahlian dan perhatian khusus di beberapa bidang
Area fokus tambahan termasuk: 
  • Pengelolaan jaminan (bond) kontrak, pembiayaan, dan pembayaran 
  • Pemantauan dan evaluasi terhadap hasil pekerjaan yang banyak, luas, dan seringkali kompleks secara teknis 
  • Reviu terhadap tagihan yang mungkin terkait dengan penerimaan hasil pekerjaan atau pemenuhan berbagai tahapan penting.
Pembiayaan kontrak dan metode pembayaran yang dirancang khusus merupakan strategi untuk meningkatkan keberhasilan

Contoh pembiayaan kontrak termasuk… 



Contoh pembiayaan kontrak termasuk… 



Mengelola dan memitigasi risiko dalam pembayaran berdasarkan kinerja
  • Kontrak seharusnya mencantumkan jumlah tiap pembayaran berdasarkan kinerja dalam jumlah uang atau persentase harga yang ditentukan secara khusus 
  • Jika terdapat perubahan kontrak, pembayaran berdasarkan kinerja harus ditinjau dan disesuaikan untuk mencerminkan dampak dari perubahan tersebut 
  • Likuidasi seharusnya dilakukan dengan mengurangi persentase atau jumlah uang dari pembayaran atas penyampaian barang/jasa 
  • Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk menerima, menyetujui, dan mengirimkan semua pembayaran berdasarkan kinerja 
  • Reviu seharusnya dilakukan berdasarkan pengalaman penyedia dan risiko bagi pemerintah 
  • Pembayaran seharusnya tidak disetujui sampai peristiwa yang ditentukan atau kriteria kinerja berhasil dipenuhi sesuai kontrak.
Mengelola dan memitigasi risiko dalam pembayaran perkembangan (progress)
  • Mengawasi pembayaran perkembangan pekerjaan – upaya pengawasan biasanya bervariasi tergantung pengalaman penyedia 
  • Terus pantau informasi keseluruhan kondisi operasional dan finansial penyedia 
  • Melakukan reviu dan audit pembayaran secara berkala untuk menentukan validitas pembayaran yang dilakukan 
  • Mengurangi, menahan pembayaran atau meningkatkan angka likuidasi 
Metode pembayaran sebagian pekerjaan berisiko lebih rendah 
  • Memiliki tingkat risiko yang lebih rendah daripada pembayaran di muka karena pembayaran dilakukan untuk barang/jasa yang sebenarnya disampaikan 
  • Barang/jasa harus diterima sebelum pembayaran dilakukan 
  • Risiko termasuk tidak menerima barang/jasa secara penuh sesuai ketentuan kontrak 
  • Memungkinan penyedia melaksanakan pekerjaan dengan pembiayaan yang minimal atau tanpa tambahan biaya 
Pertimbangan dalam mengelola hasil proses untuk kontrak pengadaan strategis dan kompleks  

Definisi hasil proses Kontrak: barang berwujud dan tidak berwujud yang dihasilkan dari kontrak dengan tujuan untuk diserahkan kepada pelanggan. 
  • Jumlah hasil pekerjaan dan frekuensi penyampaiannya mungkin lebih banyak pada kontrak pengadaan strategis dan pengadaan kompleks 
  • Hasil pekerjaan mungkin lebih kompleks dan membutuhkan sumber daya dan waktu yang lebih banyak dalam melakukan reviu.
Untuk menangani hal ini:
  • Kriteria penerimaan harus ditetapkan dan didokumentasikan 
  • Proses untuk menerima, mereviu, memutuskan, dan menerima hasil pekerjaan harus didokumentasikan 
  • Mereviu dan menyetujui hasil pekerjaan memastikan hasil pekerjaan yang disampaikan memenuhi standar mutu .
Reviu dan dokumentasi yang komprehensif dibutuhkan untuk keberhasilan serah-terima kontrak

Tahap Reviu – pengelola pengadaan sebaiknya: 
• Memeriksa semua hasil pekerjaan dan tagihan untuk kelengkapannya 
• Melakukan segala pengujian atau memberikan perintah kerja yang dibutuhkan 
  • Membuat daftar kecacatan, malfungsi, atau kekurangan 
  • Memberikan masa tenggang bagi penyedia untuk melakukan perbaikan atau melengkapi hasil pekerjaan 
• Menetapkan status akhir yang diharapkan terkait serah terima hasil pekerjaan beserta dengan jadwalnya 
• Menerima serah terima kontrak 
  • Memberikan penalti yang diperlukan 
• Mengumpulkan dan menyatukan semua dokumen dalam satu folder 

• Berita Acara Rapat 
• Daftar Periksa Inspeksi Administratif 
• Laporan Kunjungan Lapangan 
• Daftar Kecacatan dan Malfungsi 
• Surat Rekomendasi 
• Berita Acara Serah-Terima Barang dan Jasa 
• (Penyusunan) Berita Acara Serah Terima Awal (Provisional Handover /PHO) 
• (Penyusunan Berita Acara Serah Terima Akhir (Final Handover /FHO) 


Tagihan sering terkait dengan penerimaan dan persetujuan atas hasil pekerjaan 
• Perhatian dan koordinasi diperlukan untuk mereviu tagihan kontrak pengadaan strategis dan kompleks; untuk memperhitungkan hal ini, pastikan
  • Penyedia memahami format, ekspektasi, dan materi pendukung yang dibutuhkan untuk tagihan 
  • Pihak pemerintah yang berwewenang memahami perannya dalam melakukan reviu dan memberi persetujuan tagihan melalui pelatihan dan bimbingan -pengawasan keuangan dan teknis
• Pertimbangkan penggunaan instrumen (e.g., lembar pelacakan atau daftar periksa) atau software untuk mendukung kegiatan ini 
  • Gunakan sistem pengingat otomatis untuk melacak perkembangan pekerjaan dan persetujuan tagihan 
  • Jika menggunakan tagihan elektronik, pastikan penyedia dimasukkan dalam sistem dengan benar 

SESI 4
MODIFIKASI KONTRAK PENGADAAN STRATEGIS DAN KOMPLEKS 

Faktor-faktor yang mendorong terjadinya modifikasi kontrak 
  • Modifikasi yang dimaksud setiap perubahan tertulis yang dilakukan terhadap syarat dan ketentuan atau ruang lingkup suatu kontrak dan dapat berlangsung secara sepihak atau dua pihak 
  • Modifikasi kontrak pengadaan kompleks atau strategis dapat disebabkan oleh perubahan strategi, tujuan dan kebutuhan pemerintah, perubahan pasar, perkembangan teknologi, tren ekonomi yang berdampak terhadap kelayakan berlansungnya kontrak, serta perubahan regulasi 
  • Faktor-faktor lain yang mendorong terjadinya modifikasi berbeda-beda tergantung pengadaan yang dilakukan namun seringkali disebabkan oleh:

Melakukan modifikasi terhadap kontrak pengadaan strategis dan kompleks
• Modifikasi dapat lebih sering terjadi atau lebih rumit pada kontrak pengadaan strategis kompleks 
• Modifikasi seringkali tidak dapat dihindari dan tidak selalu besifat negatif
  • Modifikasi dapat memperbaiki kesalahan, memastikan perlakuan yang adil terhadap pihak yang terlibat, dan mendukung pemerintah untuk mewujudkan Value for Money 
  • Jika tidak dilakukan dengan tepat, kondisi sebaliknya dapat terjadi 
• Selalu pastikan bahwa usulan modifikasi diperbolehkan berdasarkan ketentuan yang tercantum dalam kontrak dan/atau peraturan atau perundang-undangan yang berlaku – hindari scope creep! 

Penanganan khusus harus dilakukan untuk modifikasi dalam pengadaan pekerjaan konstruksi dan Teknologi Informasi 
  • Perubahan kecil atau minor dapat memberikan efek beruntun yang tidak diharapkan terhadap biaya-biaya lain, misalnya jika tahapan konstruksi terkena dampak 
  • Pastikan untuk berkonsultasi dengan pemangku kepentingan terkait dan ahli teknis sebelum melakukan perubahan terhadap jadwal, persyaratan dan spesifikasi 
Pertimbangan untuk melakukan modifikasi terhadap kontrak payung 
  • Perubahan juga dapat dilakukan terhadap kontrak payung, khususnya mengingat waktu pelaksanaannya yang lebih panjang 
  • Ingat bahwa struktur kontrak payung akan menentukan prosedur khusus untuk modifikasi terhadap kontrak payung dan modifikasi terhadap kontrak call-off 
  • Pastikan adanya pertimbangan dari otoritas internal yang mungkin perlu memberi “menandatangani” modifikasi kontrak payung 
  • Perubahan tidak dapat cenderung berpihak pada penggunaan kontrak payung untuk satu penyedia barang/jasa 
  • Pastikan semua penyedia barang/jasa yang berada dalam kontrak payung dhubungi dan mendapat informasi yang sama 
Scope creep dan penggunaan modifikasi kontrak 
Scope creep adalah perubahan yang tidak terkontrol atau persyaratan proyek yang terus berubah sepanjang pelaksanaan proyek tersebut. Scope creep
  • Paling sering terjadi pada proyek yang tidak didefinisikan, tidak didokumentasikan dan/atau tidak dikontrol dengan baik 
  • Dapat diakibatkan oleh manajemen proyek yang tidak baik 
  • Menyebabkan pembengkakan biaya dan penundaan jadwal 
Perubahan yang sering dilakukan terhadap kontrak dapat menyebabkan terjadinya scope creep – perubahan kecil dan sering terjadi dapat menyebabkan proyek tertunda lama 

Risiko lain yang terkait dengan modifikasi 
• Modifikasi signifikan terhadap syarat & ketentuan dan/atau ruang lingkup pekerjaan merusak integritas pengadaan
  • Kontrak diberikan berdasarkan lingkup pekerjaan tertentu, apakah adil bagi penyedia barang/jasa jika lingkup pekerjaan bertambah secara signifikan?
• Dalam modifikasi, pemerintah sudah terikat dengan penyedia barang/jasa yang dipilih
  • Pemerintah kehilangan daya tawar dalam negosiasi 
• Perubahan besar atau berulang dapat 
  • Menunjukkan adanya peryaratan/spesifikasi yang tidak didefinisikan dengan baik 
  • Menjadi indikator adanya skema kecurangan melalui perintah pekerjaan tambah/kurang (change-order) (lebih sering terjadi apabila proses pemberian persetujuan lemah sehingga perubahan yang disebabkan kecurangan dapat lolos) .
Praktik-praktik terbaik untuk menyusun modifikasi kontrak


Tips untuk menyusun perubahan 

Perubahan dapat berdampak pada biaya dan sumber daya
Dalam proses penyusunan perubahan pemangku kepentingan harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini:
• Dampak terhadap kegiatan operasional organisasi 
  • Sumber daya tersedia untuk melaksanakan modifikasi  
• Implikasi terhadap modifikasi secara dua pihak
  • Harus ada proposal dari penyedia barang/jasa 
  • Pemerintah harus mengevaluasi proposal dan bernegosiasi 
  • Pemerintah harus memastikan ketersediaan dana guna mendukung kenaikan harga yang mungkin terjadi 
• Perlunya penyesuaian berdasarkan perubahan pekerjaan (equitable adjustment) yang diakibatkan oleh modifikasi
  • Kenaikan/penurunan harga bersih yang diakibatkan oleh modifikasi

Modifikasi kontrak – equitable adjustment
Penyesuaian berdasarkan perubahan pekerjaan (equitable adjustment) mengkompensasi biaya yang dikeluarkan oleh penyedia barang/jasa karena adanya perubahan yang dilakukan oleh pemerintah atau mengkompensasi pemerintah untuk pengurangan pekerjaan dalam kontrak.

Modifikasi mungkin tidak dapat dihindari, jadi perlu diingat… 
  • Modifikasi adalah bagian penting dari proses pengelolaan kontrak 
  • Adanya prosedur yang tersedia mengurangi beban administratif dan mendorong penggunaan metode yang konsisten untuk menyusun modifikasi 
  • Modifikasi yang berlebihan dapat berdampak terhadap nilai untuk uang, merusak keadilan dalam proses pengadaan dan menyebabkan terjadinya scope creep. 
  • Jika penyesuaian berdasarkan perubahan pekerjaan (equitable adjustment) harus dilakukan, perubahannya harus adil untuk semua. 


SESI 5

PERTIMBANGAN PENGELOLAAN KINERJA DALAM KONTRAK PENGADAAN STRATEGIS DAN KOMPLEKS

Pengelolaan kinerja dimulai dari perencanaan dan berlanjut di sepanjang masa kontrak


Pengelolaan kinerja untuk kontrak pengadaan strategis atau kompleks dapat mencakup pemberian insentif 
• Insentif yang mendukung tujuan dan prioritas kontrak diatur dalam kontrak dan harus: 
  • Memotivasi penyedia barang/jasa agar patuh melalui pemberian insentif dan disinsentif, opsi-opsi tambahan pekerjaan berdasarkan kontrak, pengakuan di kalangan industri, dan penilaian kinerja.
• Untuk menentukan kelayakan kinerja, kegiatan pemantauan harus selaras dengan persyaratan/spesifikasi, ketentuan kontrak, dan insentif

Pendekatan pengelolaan kinerja harus direncanakan sesuai dengan kontrak
Untuk kontrak pengadaan stretegis dan kompleks, rencana dan metode pengelolaan kinerja secara spesifik harus dipertimbangkan, contoh:

  
Unsur-unsur yang akan dipantau dan metode untuk melakukan pemantauan dan mencatat hasilnya tercantum dalam kontrak

Unsur-unsur tersebut

antara lain : 
  • Biaya 
  • Jadwal 
  • Kualitas dan kuantitas 
  • Relasi bisnis 
  • Persyaratan/spesifikasi 
  • Syarat dan ketentuan lainnya 
Pemantauan kinerja melibatkan berbagai pemangku kepentingan dan berbagai metode pengamatan 
Kinerja dalam kontrak pengadaan strategis atau kompleks dapat dan harus diamati dari berbagai sudut pandang dan dengan berbagai cara
Gambaran umum indikator kinerja utama
  • Indikator kinerja utama (IKU) adalah pengukuran yang mencerminkan seberapa baik pencapaian tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan 
  • Harus berkaitan erat dengan risiko yang terkait dengan persyaratan 
  • Dapat mencerminkan pencapaian persyaratan kontrak secara berulang, atau mencerminkan progres dalam pencapaian tujuan strategis 
  • Pemilihan IKU tergantung pada persyaratan, kompleksitas dan tujuan kontrak 
IKU harus: 
  • Spesifik, dapat diukur, dapat dicapai, berorientasi pada hasil atau relevan dan tepat waktu 
  • Tercantum dalam dokumen kontrak 
Jenis-jenis indikator kinerja utama
  • Kuantitatif 
  • Kualitatif 
  • Proses 
  • Input 
  • Output 
  • Leading 
  • Lagging 
  • Outcome 
Komponen pendekatan atau sistem pemantauan kontrak yang berhasil
  • Rencana pengelolaan kontrak harus mencakup proses yang akan digunakan untuk memantau penyedia barang/jasa 
  • Persyaratan dan spesifikasi yang jelas serta syarat dan ketentuan kontrak yang ditetapkan dengan baik mendukung kinerja dan menyederhanakan proses pemantauan 
  • Ingat, komponen pemantauan ini sebagian besar harus dicantumkan dalam syarat dan ketentuan kontrak 
Komponen sistem pemantauan kontrak yang berhasil 
  •  Staf yang terlatih 
  •  Dokumentasi prosedur pemantauan 
  •  Rencana kontijensi 
  •  Mengkomunikasikan harapan yang jelas kepada penyedia barang/jasa 
  •  Metode penyusunan berkas kegiatan pengadaan yang sistematis 
  •  Pembayaran dikaitkan dengan kinerja 
  •  Laporan status dari penyedia barang/jasa 
  •  Kemampuan untuk melakukan pemantauan di kantor 
  •  Penggunaan insentif/disinsentif untuk kinerja 
  •  Akses terhadap arsip penyedia barang/jasa dan kemampuan untuk mengaudit 
  •  Kemampuan untuk mengukur kepuasan pelanggan 
  •  Metode penyelesaian perselisihan 
  •  Prosedur penutupan (close out) secara formal 
  •  Kajian setalah berakhirnya kontrak 
Data kinerja digunakan untuk menilai kinerja saat ini dan sebagai input pengambilan keputusan di masa mendatang 
Manfaat yang utama adalah untuk menilai kinerja berdasarkan ketentuan dalam kontrak
Selain itu, data tentang kinerja digunakan untuk
  • Menginformasikan pemangku kepentingan tentang progres kontrak 
  • Melakukan atau menahan pembayaran atau insentif 
  • Mengidentifikasi atau menangani permasalahan kinerja secara spesifik 
  • Mendukung pengambilan keputusan dalam pengadaan di masa mendatang 
Metriks kinerja penyedia barang/jasa harus ditelusuri, dicatat dan dianalisis 
Kajian tentang metriks dapat membantu mengidentifikasi 
  • Masalah tersendiri dan mendesak 
  • Tren kinerja dari waktu ke waktu 
  • Perbandingan antara kinerja penyedia barang/jasa yang melakukan pekerjaan yang sama/serupa 
Analisis dan penilaian kinerja dapat memastikan pemenuhan syarat dan ketentuan dalam kontrak 
Ketika kinerja tidak memenuhi standar kontrak, pemerintah harus mengambil tindakan
  • Pertama, masalah kinerja harus didokumentasikan, divalidasi, dan dikomunikasikan kepada penyedia barang/jasa 
  • Identifikasi dan komunikasi dini tentang masalah kinerja kepada penyedia barang/jasa mendukung penyelesaian masalah dengan lebih cepat 
  • Seperti halnya risiko, penyelesaian masalah kinerja tidak membutuhkan biaya besar dan tidak terlalu berdampak pada keseluruhan proyek apabila telah dideteksi dan diselesaikan di awal 
  • Penyelesaian masalah sejak awal juga menjaga hubungan dengan penyedia barang/jasa 
Praktik terbaik dalam mengkomunikasikan dan menyelesaikan masalah kinerja 
  • Menetapkan prosedur dan mengidentifikasi pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengoreksi kinerja yang kurang baik 
  • Tujuannya adalah untuk menyelesaikan masalah kinerja tanpa perlu menempuh jalur eskalasi penyelesaian masalah 
  • Memastikan permasalahan kinerja didokumentasikan dengan baik dan didukung dengan bukti 
  • Memberikan informasi kepada penyedia barang/jasa dan meminta rencana aksi untuk perbaikan dengan lini waktu 
  • Menghindari ancaman dan, apabila memungkinkan, bekerja sama untuk menyelesaikan masalah 
  • Jangan hanya menangani masalahnya, tetapi cari dan atasi penyebabnya 
  • Memastikan pemerintah dan staf penyedia barang/jasa yang berkomunikasi dan membuat keputusan tentang masalah kinerja memiliki kualifikasi yang sesuai dan diberi wewenang untuk melakukannya 
  • Berkomunikasi secara tertulis; jika permasalahan ini dibahas dalam rapat atau melalui telepon, diperlukan tindak lanjut dengan email atau surat untuk mendokumentasikan pembahasannya 
  • Menyimpan catatan untuk semua komunikasi 
  • Menetapkan tanggal untuk menyelesaikan masalah dan menelusuri progres penyelesaian masalahnya
Jika masalah kinerja tidak dapat diselesaikan, diperlukan eskalasi penyelesaian masalah 
  • Proses eskalasi dan tata kelola yang jelas, termasuk peran yang ditetapkan dan langkah-langkah tindakan (berserta lini waktu) dapat memudahkan penyelesaian masalah 
  • Jika penyelesaian masalah tidak mungkin dilakukan, dokumentasi lengkap dapat mendukung keputusan untuk mengakhiri kontrak 
  • Upayakan untuk menyelesaikan masalah di tataran terendah (mis. di lapangan) sebelum meningkat ke tataran yang lebih tinggi 
  • Upayakan metode alternatif penyelesaian perselisihan sebelum menempuh jalur litigasi



SESI 6
MENGELOLA HUBUNGAN DENGAN PENYEDIA, PERSELISIHAN, DAN PENUTUPAN KONTRAK 

Pengelolaan Hubungan Penyedia (Supplier Relationship Management/SRM) harus menjadi bagian penting dalam pengelolaan kontrak 


Pendekatan SRM bergantung pada jenis kontrak dan tujuan strategis pemerintah 
Kontrak pengadaan kompleks
Pendekatan SRM: Mengamankan persediaan barang/jasa
  • Menjaga hubungan 
  • Mengamankan persediaan barang/jasa 
  • Mengidentifikasi cadangan 
Kontrak pengadaan strategis 
Pendekatan SRM: Mengembangkan Hubungan Strategis 
  • Mengembangkan hubungan yang baik 
  • Berkomunikasi secara teratur 
  • Mencari peluang untuk berinovasi dan berbagi risiko
SRM bertujuan agar pemerintah memperoleh nilai dari pengadaan yang dilakukan
• Dalam SRM, tujuan dicapai dengan cara
  • Melakukan komunikasi yang teratur dan penting 
  • Menerapkan keadilan dalam pengambilan keputusan 
  • Berupaya untuk mendapatkan hasil „win-win‟ bagi kedua belah pihak  
• Ketika terjadi perbedaan pendapat, hubungan 
• baik dengan penyedia barang/jasa dapat 
• membantu menyelesaikan masalah dengan lebih cepat 
• Jika hubungan dengan penyedia barang/jasa kurang baik atau tidak seimbang, perbedaan pendapat dapat menimbulkan perselisihan 

Mengelola perselisihan dalam kontrak pengadaan strategis dan pengadaan kompleks membutuhkan metode khusus
  • Perbedaan pendapat dapat terjadi karena berbagai penyebab dan harus diatasi dengan cepat, bersama-sama dan adil 
  • Perbedaan pendapat menjadi perselisihan apabila mustahil diselesaikan tanpa mekanisme pemecahan masalah formal 
  • Metode untuk memecahkan masalah harus diuraikan dalam ketentuan kontrak dan harus sesuai dengan undang-undang dan peraturan 
Metode umum untuk penyelesaian perselisihan untuk kontrak pengadaan strategis dan pengadaan yang kompleks


Akibat perselisihan bervariasi sesuai dengan tingkat keseriusan dari perselisihan terkait 
• Ketegangan hubungan dengan penyedia barang/jasa 
• Kegagalan pengadaan 
• Kebutuhan terhadap litigasi 
• Kebutuhan untuk mengakhiri kontrak 
  • Berdampak pada reputasi kedua belah pihak 
• Waktu, uang dan sumber daya diperlukan untuk mengulang pengadaan

Penghentian Kontrak dan Keadaan Kahar (Force Majeure)  
  • Penghentian kontrak dapat terjadi karena diskresi Pemerintah atau karena alasan tertentu. 
  • Kontrak harus menspesifikasi hak-hak penghentian kontrak. 
  • Penghentian hanya dapat terjadi bila hal ini adalah keputusan terbaik untuk Pemerintah. 
  • Seringkali, klausul keadaan kahar (force majeure) dicantumkan dalam kontrak yang membebaskan kedua pihak dari liabilitas dan kewajiban bila terjadi peristiwa luar biasa atau yang di luar kontrol kedua pihak. 
  • Banyak klausul tidak memberikan justifikasi secara permanen atas tidak adanya kinerja dan justifikasi diberikan hanya dalam jangka waktu keadaan kahar tersebut.  

Penutupan kontrak adalah aspek yang diabaikan dalam pengelolaan kontrak
  • Penutupan kontrak yang tepat waktu dapat mengembalikan kelebihan dana yang dapat digunakan untuk membiayai pengadaan pemerintah lainnya 
  • Kerangka waktu untuk penutupan kontrak dapat diatur melalui peraturan dan bervariasi tergantung pada jenis kontrak dan tanggal penyelesaian secara fisik 
  • Kontrak yang masih dalam perselisihan yang belum terselesaikan atau dalam proses litigasi tidak boleh ditutup 
  • Penyimpanan berkas kontrak yang benar mempermudah proses penutupan kontrak 
Menyusun checklist dapat mempermudah proses penutupan kontrak pengadaan strategis atau kompleks 
  • Materi rahasia dimusnahkan dengan benar 
  • Laporan akhir tentang penemuan, paten, atau royalti telah diserahkan 
  • Barang-barang milik pemerintah telah diserahkan 
  • Biaya interim telah dilunasi 
  • Revisi harga telah selesai 
  • Sub-kontrak telah dibayar oleh penyedia barang/jasa uttama 
  • Biaya tidak langsung telah dilunasi untuk tahun-tahun sebelumnya 
  • Audit terhadap kontrak telah selesai (jika dibutuhkan) 
  • Laporan tutup buku penyedia barang/jasa telah selesai 
  • Tagihan terakhir dari penyedia barang/jasa telah diserahkan 
  • Pembiayaan kontrak telah diperiksa dan kelebihan dana telah dikembalikan 
  • Tagihan final telah dibayar kepada penyedia barang/jasa
Verifikasi terhadap penyelesaian kontrak pengadaan strategis atau kompleks memerlukan perhatian secara detail
• Suatu kontrak dapat dianggap selesai secara fisik apabila: 
  • Penyedia barang/jasa menyelesaikan semua hasil pengadaan yang dibutuhkan atau memberikan semua jasa yang diminta 
  • Pemerintah telah memeriksa dan menerima semua hasil-hasil pengadaan
  • Semua opsi, jika ada, telah berakhir atau pemerintah telah memberikan pemberitahuan tentang pengakhiran kontrak 
• Jenis kontrak yang berbeda memerlukan tingkat kegiatan penutupan yang berbeda, misalnya: 
  • Penutupan kontrak dengan penggantian biaya memiliki proses yang paling rumit .-Tergantung pada biaya aktual yang dikeluarkan, yang mungkin belum dibayarkan sebelum pekerjaan fisik diselesaikan 
  • Penutupan kontrak payung harus menangani kontrak itu sendiri dan semua kontrak call-off yang terkait 
Pembayaran terakhir juga harus diselesaikan
  • Pembayaran terakhir dapat dilakukan setelah verifikasi terhadap semua kewajiban kontrak terpenuhi
  • Pembayaran terakhir harus mencakup penyesuaian biaya yang diperlukan
  • Dalam kasus kontrak payung dengan lebih dari satu penyedia barang/jasa, pembayaran terakhir harus dilakukan sesudah setiap kontrak dan setiap call-off secara fisik dianggap selesai 
  • Sebelum pembayaran dilakukan, lakukan verifikasi terhadap pembiayaan kontrak agar tidak melebihi batas
  • Setelah semua pembayaran dilakukan, kembalikan semua kelebihan dana 
Praktik-praktik terbaik menyarankan untuk melakukan tinjauan dan laporan formal pascakontrak 

• Tinjauan pascakontrak menilai 
  • Bagaimana pemerintah mendapat manfaat – atau kerugian – dari pengadaan yang dilakukannya 
  • Bagaimana manfaat tersebut dapat lebih ditingkatkan dan/atau biaya serta risiko dikurangi pada pengadaan yang akan datang 
  • Bagaimana kerugian dapat diatasi dan diubah menjadi manfaat.
• Tinjauan harus 
  • Mengumpulkan lessons-learned yang diperoleh dari siklus hidup kontrak secara keseluruhan 
  • Mencakup pendapat dari seluruh pemangku kepentingan
• Laporan harus 
  • Mengaitkan biaya dengan manfaat yang diatur dalam business case atau rencana pengadaan 
  • Dibagi dengan instansi lain yang mungkin mendapatkan.
SUMBER : MCA-I

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.