SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. 

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. 

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 
  • Pembelajaran bersifat mandiri 
  • Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
  • Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
  • Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
  • Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. 


Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.


SESI 1
GAMBARAN UMUM DOKUMENTASI PROSES PENGADAAN BARANG/JASA

Menurut Anda, mengapa pengadaan barang/jasa perlu didokumentasikan dengan baik?

Dokumen-dokumen dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa 

Dokumen-dokumen dalam Proses PBJ… 
• merupakan dokumen yang dapat digunakan dalam proses pengadaan barang/jasa 
  • mulai dari identifikasi kebutuhan hingga penetapan pemenang 

• disusun oleh pengelola pengadaan berdasarkan masukan dari berbagai pemangku kepentingan 
• merupakan catatan resmi yang dapat digunakan dalam proses audit  

Sebutkan berbagai contoh dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses pengadaan 

Contoh dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa
  • Dokumen Kebutuhan 
  • Dokumen Riset Pasar 
  • Anggaran / Harga Perkiraan 
  • Dokumen Pengadaan / KAK 
  • Kriteria Evaluasi 
  • Dokumen Penetapan Pemenang Dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa termasuk dokumen APAPUN yang dibuat atau digunakan selama berlangsungnya proses pengadaan barang/jasa. 
Dokumen Kebutuhan 

• Dokumen Kebutuhan digunakan untuk mengidentifikasi kebutuhan awal. Dalam bekerja sama dengan para ahli barang/jasa yang dibutuhkan atau pengguna anggaran, tindakan proaktif dapat dilakukan. 
• Tergantung jenis pengadaannya, dokumen ini dapat mencakup jenis kebutuhan/persyaratan yang berbeda: 
  • Pekerjaan Konstruksi: konstruksi bangunan baru (gedung, jalan raya, jembatan, dll.) 
  • Jasa: termasuk segala jenis kegiatan berdasarkan kontrak yang tidak secara langsung menghasilkan aset fisik. 
  • Barang: spesifikasi teknis, kebutuhan minimum, kuantitas, dll. 
Anggaran / Harga Perkiraan 
  • Digunakan sebagai dasar untuk mengevaluasi harga yang ditawarkan penyedia barang/jasa terhadap harga yang dianggap “layak dan wajar” 
  • Anggaran merupakan pagu dana yang dapat dikeluarkan. Namun, sebaiknya anggaran tidak digunakan sebagai satu-satunya dasar untuk menetapkan harga perkiraan. 
Dokumen Pengadaan
  • Merupakan dokumen yang digunakan oleh pengelola pengadaan untuk secara formal menginformasikan penyedia barang/jasa tentang persyaratan/kebutuhan pengadaan barang/jasa. 
  • Salah satu dokumen yang paling penting yang dapat dilihat oleh masyarakat umum, penyedia barang/jasa, dan pejabat pemerintah lainnya. 
  • Langkah pertama untuk mendapatkan penawaran. 
Kriteria Evaluasi & Penetapan Pemenang
• Harus diinformasikan kepada calon penyedia barang/jasa agar penyedia mengetahui kriteria yang digunakan dalam proses evaluasi. 
  • Kriteria evaluasi yang “tidak diinformasikan” tidak dapat digunakan dalam proses evaluasi. 
• Kriteria evaluasi teknis harus sesuai dengan persyaratan barang/jasa yang diperlukan 
• Kompleksitas kriteria evaluasi sebanding dengan kompleksitas persyaratan barang/jasa yang diperlukan 
• Digunakan untuk memilih penyedia barang/jasa terbaik berdasarkan nilai untuk uang atau harga terendah 

Dokumentasi yang Baik & Kriteria

• Dokumentasi proses pengadaan sekurangkurangnya harus memiliki: 
  • Riset Pasar – Harga Perkiraan 
  • Persyaratan / Pernyataan Kerja (SOW) / KAK
  • Dokumen Pengadaan 
  • Dokumentasi Penetapan Pemenang 
• Kriteria untuk dokumentasi yang baik adalah: lengkap, ringkas, dan dapat diaudit 

Mengapa dokumentasi proses pengadaan barang/jasa penting? 

Pentingnya Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa 

Untuk U-TOO 
  • Uphold probity (Menjunjung tinggi integritas dan etika) 
  • Transparency is ensured (Memastikan adanya transparansi) 
  • Objectivity is promoted (Mewujudkan objektivitas) 
  • Official file is created (Menyusun dokumentasi yang resmi) 
Tanggung Jawab Pengelola Pengadaan
Pengelola Pengadaan
  • Membuat, menyusun, dan meninjau dokumendokumen dalam proses pengadaan barang/jasa 
  • Berperan sebagai point of contact (narahubung) untuk semua hal yang berkaitan dengan pengadaan barang/jasa 
  • Memastikan semua pihak yang terlibat memahami dokumen apa saja yang perlu didokumentasikan beserta alasannya 
  • Menerapkan dan menaati prinsip-prinsip pengadaan dalam seluruh proses pengadaan 
  • Memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan 
Pemangku kepentingan dalam proses dokumentasi pengadaan barang/jasa 



Bagaimana hubungan prinsip pengadaan dengan dokumentasi proses pengadaan barang/jasa?

Lima Prinsip Pengadaan dan Dokumentasi Pengadaan Barang/Jasa 

Penerima Manfaat Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah  
  • Penduduk suatu negara merupakan calon penerima manfaat dari sistem pengadaan barang/jasa pemerintah 
  • Utilitas umum, jalan dan jalan raya, transportasi umum, sistem pendidikan, layanan dan fasilitas kesehatan merupakan hasil-hasil pengadaan barang/jasa pemerintah
ANDA telah menikmati manfaat dari hasil kegiatan pengadaan barang/jasa pemerintah. Begitu juga semua orang! 



SESI 2
MEMAHAMI DOKUMENTASI YANG BENAR DALAM PROSES PENGADAAN BARANG/JASA DAN PENGELOLAAN KONTRAK

Tahap-tahap dalam Siklus Pengadaan Barang/Jasa


Bagaimana Anda mendefinisikan setiap tahap dalam siklus pengadaan? 

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan
  • Perencanaan – Tahap awal yang dimulai dengan penetapan barang/jasa yang dibutuhkan 
  • Penyusunan Dokumen Pengadaan – menyusun hasil perencanaan untuk diinformasikan kepada penyedia barang/jasa 
  • Evaluasi – Memeriksa apakah penawaran yang disampaikan penyedia sesuai dengan barang/jasa yang dibutuhkan 
  • Penetapan Pemenang – Memilih penyedia barang/jasa terbaik yang dapat menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan 
  • Administrasi – Memastikan kontrak berjalan dengan semestinya 
  • Penutupan – Mengakhiri kontrak sesuai dengan peraturan dan perundang-undangan yang berlaku  
Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan 


Tahap-tahap dalam siklus pengadaan

Tahap-tahap dalam siklus pengadaan 


Tahap-tahap dalam siklus pengadaan


Tahap-tahap dalam siklus pengadaan 


Tahap-tahap dalam siklus pengadaan 
Seluruh tahap dalam siklus pengadaan saling mendukung untuk: 
  • Memastikan bahwa pengadaan barang/jasa berjalan sebagaimana mestinya 
  • Menyediakan sistem check and balances bagi para pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan 
  • Menghasilkan: pekerjaan konstruksi, jasa dan barang 
  • Menerapkan kelima prinsip pengadaan dan memastikan bahwa nilai untuk uang dapat tercapai dan risiko diidentifikasi 
Dokumen apa saja yang Anda masukkan ke dalam berkas kegiatan pengadaan? 

Pengelolaan kontrak/ dokumen/ arsip 
  • Pengelolaan kontrak – Pengelolaan setiap kontrak yang sudah ditandatangani untuk memastikan kepatuhan terhadap kontrak tersebut 
  • Pengelolaan dokumen – Pengelolaan semua dokumen untuk memastikan pengawasan dilakukan dengan baik dan untuk menghindari kesalahan atau pengulangan kegiatan yang sudah dikerjakan dalam proses pengadaan 
  • Pengelolaan arsip – Pengelolaan sumber data baik yang masih digunakan (arsip aktif) maupun arsip yang telah habis retensinya, tetapi tetap harus disimpan 
Pengelolaan kontrak 
• Pengelola pengadaan memiliki tanggung jawab penting dalam: 
  • Mengelola semua aspek dalam proses pengadaan barang/jasa 
  • Mengelola hasil pelaksanaan kontrak dan Indikator Kinerja Utama 
  • Mengawasi kinerja penyedia barang/jasa dan pembayaran kepada penyedia barang/jasa 
  • Mengelola jadwal dan lini waktu secara spesifik Pengelolaan kontrak dapat dilakukan dengan baik jika proses pengadaan berjalan semestinya dan didokumentasikan dengan lengkap. 
Pengelolaan kontrak – tanggung jawab pemangku kepentingan utama 

• Selain pengelola pengadaan, ada pemangku kepentingan utama lainnya yang terlibat dalam pengelolaan kontrak 
– Manajer Program / Proyek: 
• Mengawasi keberhasilan program/proyek dan menerima pembaruan sesuai dengan kontrak 
• Mengambil inisiatif untuk menyampaikan permohonan perubahan kontrak atau kinerja 
- Pemantau pelaksanaan tugas 
• Memantau kinerja penyedia barang/jasa 
• Menyetujui tagihan 

Pengelolaan dokumen
• Kunci kebehasilan pengelolaan dokumen adalah F-I-L-E: – Fill out all forms / documents completely (Lengkapi semua formulir/dokumen) 
  • Inform stakeholders of document status (Informasikan status dokumen kepada pemangku kepentingan)
  • Logically arrange and file documents (Atur dan simpan dokumen secara sistematis) 
  • Execute the purpose of the document fully (Laksanakan tujuan dokumen sepenuhnya) 
Mengapa dokumen perlu tetap disimpan bahkan setelah berakhirnya kontrak? 

Mengapa Anda harus menyimpan dokumentasi? 


SESI 3
PENYIMPANAN BERKAS KEGIATAN PENGADAAN 

Sebutkan contoh dokumen pribadi yang Anda simpan di rumah.?

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan 
Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, berkas kegiatan pengadaan:

  • Menyimpan semua dokumen penting di satu tempat 
  • Menjaga keseragaman cara penyimpanan dokumen 
  • Memungkinkan penggunaan praktik terbaik yang sudah ada di setiap organisasi 
  • Merupakan sistem yang dapat digunakan secara berulang dan terstruktur dengan baik, sehingga dapat diterapkan untuk berbagai pengadaan barang/jasa dan oleh siapa pun 
  • Diwajibkan oleh peraturan dan perundang-undangan 
  • Disusun sesuai dengan prinsip-prinsip dasar pengadaan barang/jasa
Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan

Menyimpan semua dokumen penting dalam satu tempat 
• Jika semua dokumen tidak disimpan dalam satu tempat:
  • Dokumen mudah hilang atau terselip 
  • Tidak menjaga akuntabilitas 
  • Menambah risiko selama proses pengadaan barang/jasa

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan 

• Keseragaman sangat penting dalam pengadaan barang/jasa: 
  • Agar terdapat pemahaman yang sama tentang dokumen apa saja yang harus ada dalam berkas kegiatan pengadaan 
  • Memastikan keberlanjutan terlepas siapa yang menjadi penanggung jawab organisasi atau dokumen dalam berkas kegiatan pengadaan 
  • Tujuan akhirnya adalah untuk memastikan pengarsipan yang baik dan setiap orang memahami serta menggunakan sistem yang sama 

Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan
• Keseragaman sangat penting dalam pengadaan barang/jasa: 
  • Agar terdapat pemahaman yang sama tentang dokumen apa saja yang harus ada dalam berkas kegiatan pengadaan 
  • Memastikan keberlanjutan terlepas siapa yang menjadi penanggung jawab organisasi atau dokumen dalam berkas kegiatan pengadaan 
  • Tujuan akhirnya adalah untuk memastikan pengarsipan yang baik dan setiap orang memahami serta menggunakan sistem yang sama 
Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan
• Tidak perlu menciptakan sesuatu yang sudah ada 
  • Ada banyak pengelola pengadaan yang telah bertahuntahun bekerja di ULP Anda 
  • Gunakanlah praktik terbaik yang sudah ada dan terbukti berhasil penerapannya 
  • Gunakan proses dan gagasan yang sudah ada sebagai dasar pemikiran gagasan yang baru atau lebih baik 
  • Modernisasi pengadaan dimulai dari hal yang sudah ada, kemudian hal yang sudah ada tersebut ditingkatkan. 
Pentingnya Berkas Kegiatan Pengadaan
Merupakan sistem yang dapat digunakan secara berulang dan terstruktur dengan baik, sehingga dapat diterapkan untuk berbagai pengadaan barang/jasa dan oleh siapa pun

• Ingat TIME 
  • TELL (memberitahu rekan kerja tentang tata cara pengelolaan dokumen yang diterapkan) 
  • INSPECT (memeriksa apakah unit lain dalam organisasi yang sama mengelola dokumen dengan tata cara yang sama dan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku) 
  • MEASURE (mengukur seberapa banyak dokumen yang tidak disusun dengan seragam) 
  • ENHANCE (mencari cara untuk terus memperbaiki sistem)   
Mengapa berkas kegiatan pengadaan penting? 
Karena diwajibkan oleh peraturan dan perundang-undangan
• Alasan ini paling mudah untuk diingat, tapi sering diabaikan karena: 
  • Orang terbiasa dengan cara yang “sudah biasa dilakukan” 
  • Kegiatan pengadaan diburu waktu sehingga penyusunan berkas kegiatan pengadaan menjadi “urusan belakangan” 
  • Orang mengira “Saya tidak akan ketahuan, saya telah melakukannya selama 10 tahun” Alasan hanya akan menimbulkan lebih banyak risiko! 
Berkas Kegiatan Pengadaan Berfungsi untuk Memastikan Keberhasilan Pengadaan


Pengelolaan Arsip
• Banyak organisasi mengalami permasalahan dalam pengelolaan arsip 
• Tiga poin penting bagi keberhasilan pengelolaan arsip dalam organisasi: 
  • • Disusun secara sistematis 
  • • Memanfaatkan teknologi informasi 
  • • Memastikan transparansi dan keberlanjutan
Sebutkan dokumen-dokumen yang harus dimasukkan ke dalam Berkas Kegiatan Pengadaan.
  • Semua dokumen yang terkait dengan kebutuhan barang/jasa . 
  • Dokumen Riset Pasar: analisis pasar penyedia barang/jasa, perkiraan harga, harga perkiraan sendiri, persaingan, dll. 
  • Pernyataan Kerja, KAK, Surat Pernyataan Kinerja, Surat Pernyataan Tujuan, dokumen yang berisi persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan dan Indikator Kinerja Utama (IKU), pengukuran kinerja, hasil kerja, dsb. 
  • Faktor-faktor dan kriteria evaluasi. Dasar rekomendasi pemenang dan dokumen justifikasi yang dibutuhkan.  


Sesi 4 
Administrasi Berkas Kegiatan Pengadaan

Apa saja cara yang pernah Anda gunakan untuk mengelola berkas kegiatan pengadaan?

Administrasi Berkas Kegiatan Pengadaan


Hal-Hal Penting dalam Administrasi Berkas Kegiatan Pengadaan
Selain penyusunan dan penyimpanan berkas, ada empat hal penting dalam administrasi berkas kegiatan pengadaan: 
  • Mematuhi tata cara dan peraturan yang berlaku 
  • Menerima berbagai masukan dari organisasi Anda agar berkas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan keperluan organisasi Anda 
  • Mempertimbangkan penggunaan teknik pengelolaan arsip 
  • Memperhatikan standarisasi dan konsistensi, khususnya dalam format berkas (label, penomoran, dan susunan)  
Activity Berdasarkan pengalaman Anda, bagaimana Anda melakukan administrasi berkas kegiatan pengadaan di organisasi Anda? 

Bagaimana Anda dapat menerapkan praktik-praktik terbaik atau memperbaiki administrasi kontrak di organisasi Anda? 

Mematuhi Peraturan dan Perundang-undangan yang Berlaku

Masukan Internal 
Dengan mengakomodasi kebutuhan, fungsi, dan tujuan khusus organisasi, berkas kegiatan pengadaan dapat dikelola dengan lebih baik 


Teknik-Teknik Pengelolaan Arsip 


Pentingnya Keberlanjutan Berkas Kegiatan Pengadaan


Penyimpanan dan Cara Penyimpanan 
• Walaupun pekerjaan telah selesai, barang telah dikirim, atau jasa telah diberikan, berkas kegiatan pengadaan harus tetap disimpan. 
• Berkas kegiatan pengadaan sangat penting untuk disimpan karena merupakan catatan resmi penggunaan anggaran oleh pemerintah 
  • Berkas kegiatan pengadaan harus disimpan setidaknya selama masa retensi yang ditentukan oleh peraturan yang berlaku. 
  • Berkas kegiatan pengadaan harus disimpan di tempat yang aman. Artinya, informasi di dalamnya tidak boleh diungkapkan kepada siapapun tanpa persetujuan pejabat yang berwenang. Dokumen ini juga harus disimpan dengan aman supaya terhindar dari segala kerusakan atau penyalahgunaan.
Apakah Anda menyimpan bukti pembelian pribadi dalam bentuk tercetak (hardcopy) atau elektronik (softcopy)? 

Hardcopy vs Softcopy 


Masa Penutupan Kontrak 
• Berkas kegiatan pengadaan tetap disimpan setelah pelaksanaan kontrak selesai. Sebelum pengakhiran kontrak dan berkas kegiatan pengadaan disimpan, masih ada masa penutupan kontrak. 
• Sebagai pengelola pengadaan, Anda bertanggung jawab untuk memastikan masa penutupan kontrak berjalan dengan baik 
• Aspek penting dalam masa penutupan kontrak antara lain: 
  • Tinjauan akhir dan audit terhadap dokumen 
  • Serah terima hasil kerja, barang, dan jasa 
  • Tinjauan data keuangan dan pembayaran 
  • Pembayaran tahap akhir kepada penyedia barang/jasa yang telah selesai memberikan barang/jasa 
  • Mendorong transparansi dan peluang bagi pemerintah dalam mengakhiri kontrak dengan pihak swasta dengan cara yang benar dan sesuai persyaratan hukum yang berlaku 
Pemusnahan Berkas Kegiatan Pengadaan 
  • Berkas kegiatan pengadaan tetap berlaku untuk jangka waktu tertentu setelah kontrak berakhir, tetapi tidak untuk disimpan selamanya 
  • Sebagaimana ditetapkan dalam peraturan, ULP harus memusnahkan berkas kegiatan pengadaan yang sudah habis masa retensinya. 
  • Pastikan bahwa berkas kegiatan pengadaan dan informasi yang sensitif dimusnahkan dengan cara sedemikian rupa agar data yang sensitif tidak tersebar (misalnya: dihancurkan, dibakar, dihapus) 
  • Berkas kegiatan pengadaan harus dimusnahkan dengan cara yang tepat, sehingga dokumen baru dapat disimpan dan proses penyimpanan yang baru, jika ada, dapat diterapkan. Prosedur baru mungkin sulit untuk diterapkan untuk penyimpanan dokumen lama.  


Sesi 5
Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan 

Mengapa reviu internal penting? 
Pentingnya reviu internal 
• Meskipun ada beberapa lembaga tertentu yang ditugaskan untuk melakukan audit secara resmi, reviu internal perlu dilakukan pengelola pengadaan 
• Reviu internal merupakan cara yang tepat untuk mendeteksi kesalahan-kesalahan yang mungkin merugikan dari segi biaya 
• Reviu internal harus: 
  •  Dilakukan oleh staf lain yang diberi tanggung jawab 
  •  Dilakukan untuk mendeteksi kesalahan dan juga meningkatkan kapasitas staf 
  •  Digunakan untuk melatih dan memperbaiki, bukan untuk menghukum
Setelah reviu internal dilakukan, apa yang selanjutnya dilaksanakan? 
Langkah selanjutnya setelah reviu internal


Melihat ke belakang 
Reviu internal tidak hanya memeriksa data-data tentang proses pengadaan yang sudah dilakukan, namun juga menerapkan lima prinsip dasar 
  • Kejujuran: Audit memastikan penyedia barang/jasa dan pengelola pengadaan melakukan pekerjaannya dengan jujur 
  • Keadilan: Pemeriksaan dokumen-dokumen akan menentukan apakah penetapan pemenang dilakukan secara adil 
  • Akuntabilitas: Kita bertanggung jawab terhadap dokumen-dokumen yang kita miliki 
  • Kompetisi: Pemeriksaan dokumen akan menunjukkan jenis kompetisi yang diterapkan 
  • Transparansi: reviu internal merupakan bentuk awal transparansi sebelum audit resmi dilakukan
Berikan contoh dari pengalaman Anda terkait dengan audit. Apa yang Anda pelajari dan bagaimana hasil dari audit tersebut?

Mengapa audit dilakukan? 
Audit sering menjadi proses yang sulit, namun audit memiliki tujuan yang sangat penting: 
  • Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perundangundangan 
  • Memastikan bahwa keadilan dan kejujuran diterapkan selama proses pengadaan 
  • Uang wajib pajak digunakan dengan tepat 
  • Menilai dampak ekonomi dari pengadaan dan belanja pemerintah 
  • Memeriksa proses dan prosedur internal 
Jenis-jenis audit  
Ada 3 jenis audit kontrak yang utama 
  1. Pre-award audit – memeriksa kemampuan internal penyedia barang/jasa dan instansi pemerintah. 
  2. Post-award audit – meninjau konrak yang telah diberikan, memeriksa kepatuhan dan ketaatan terhadap peraturan. 
  3. Business audit – jenis audit ini dapat dilakukan untuk memastikan bahwa suatu perusahaan memiliki kapasitas untuk melakukan pekerjaan yang dibutuhkan (biasanya digunakan untuk pengadaan berskala besar) 
Persiapan menghadapi audit 
• Audit akan dilakukan setiap tahun, dan tidak akan berhenti dilakukan 
• Setiap tahun auditor kontrak dari seluruh dunia menemukan dana sebesar milyaran dolar disalahgunakan atau kontrak yang tidak dijalankan dengan benar 
• Auditor ada untuk membantu, jadi kewajiban Anda adalah membantu auditor dengan melakukan hal-hal berikut ini: 
  • Bersikap terbuka dan transparan 
  • Menyiapkan kontrak terlebih dahulu, jika memungkinkan, dan menyiapkan dokumen-dokumen yang akan diperiksa oleh auditor 
  • Memastikan bahwa permintaan auditor ditanggapi dengan cepat dan benar 
Apa yang diperiksa oleh auditor dan Apa yang harus dilakukan setelah audit 
• Hal-hal yang diperiksa oleh auditor adalah: 
  • – Kepatuhan – Kecurangan, Pemborosan, dan Penyalahgunaan 
  • – Prosedur yang tidak sesuai 
• Auditor tidak hanya sekedar memeriksa berkas kegiatan pengadaan, namun bisa juga menguji pengetahuan pengelola pengadaan 

Setelah audit dilakukan 
• Tanggapi setiap permintaan, dengan cepat 
• Mintalah penjelasan resmi dari auditor 
• Adakan rapat untuk membahas hasil-hasil audit 
• Rencanakan cara mitigasi risiko berdasarkan temuantemuan auditor

Apa saja manfaat audit?  
Manfaat yang dapat diperoleh dari audit 
  • Identifikasi masalah-masalah yang mungkin timbul 
  • Peningkatan kinerja secara keseluruhan 
  • Mitigasi risiko dan menghindari sanksi 
  • Peningkatan kepercayaan terhadap pengadaan barang/jasa pemerintah 
  • Identifikasi penghematan
SUMBER:MCA-I

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.