SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Menerima dan Mengevaluasi Penawaran". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 
  • Pembelajaran bersifat mandiri 
  • Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
  • Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
  • Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
  • Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan 


Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

SESI 1 
GAMBARAN UMUM PENERIMAAN, PEMBUKAAN DAN EVALUASI DOKUMEN PENAWARAN

Penerimaan, Pembukaan, dan Evaluasi dokumen penawaran dilakukan pada tahap ketiga dalam proses pengadaan 



Definisi Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran 

  • Penerimaan Penawaran adalah proses formal untuk menerima tanggapan dari penawar dan menyimpannya dengan aman. 
  • Pembukaan Penawaran adalah proses formal pembukaan dokumen penawaran sesuai dengan tata cara yang telah ditetapkan. 
  • Evaluasi Penawaran dilakukan berdasarkan kriteria evaluasi untuk memberikan rekomendasi pemenang. 
Penerimaan, Pembukaan dan Evaluasi Dokumen Penawaran dicantumkan dalam jadwal pengadaan guna memastikan penyelesaian secara tepat waktu




Siapa saja “Pemangku Kepentingan” yang terlibat dalam “Evaluasi Dokumen Penawaran”? 

Hanya sebagian dari pemangku kepentingan terlibat dalam evaluasi penawaran 


Mengapa etika dan integritas berhubungan erat dengan kegiatan penerimaan, pembukaan dan evaluasi dokumen penawaran?

Definisi Etika dan Integritas 
  • Etika adalah sistem peraturan (baik internal maupun eksternal) yang dipatuhi, misalnya, pemahaman tentang baik dan buruk; kode etik perusahaan 
  • Integritas adalah tentang kepatuhan terhadap etika, ini lebih merupakan pilihan daripada kewajiban

Etika & Integritas dapat mengurangi korupsi dan meningkatkan kepercayaan dalam pengadaan barang/jasa




Contoh-contoh perilaku yang tidak etis dalam evaluasi dokumen penawaran 
  • Bertindak tidak adil dan diskriminatif 
  • Tidak memperlakukan semua penyedia barang/jasa dengan sama 
  • Mengubah matriks evaluasi demi kepentingan salah satu penyedia barang/jasa 
  • Memaksakan keputusan pada para evaluator 
  • Tidak mengungkapkan konflik kepentingan yang ada atau yang mungkin timbul 
  • Tidak mendokumentasikan kriteria pembuatan keputusan 
  • Tidak memberikan umpan balik kepada penawar yang gagal 
  • Tidak membuat dokumen yang siap untuk diaudit 


SESI 2
PENERIMAAN DOKUMEN PENAWARAN 

Apa yang dimaksud dengan “Penerimaan Dokumen Penawaran”? 

Penerimaan dokumen penawaran

Penerimaan dokumen penawaran… 
  • Merupakan proses formal untuk menerima dokumen penawaran yang disampaikan oleh penawar 
  • Dicap tanggal dan waktu penyampaiannya… 
  • Harus disimpan dengan baik  
Bagaimana Dokumen Penawaran sebaiknya diterima?

Dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy 
  • • Penawar harus memastikan bahwa dokumen penawaran dikirimkan secara fisik 
  • ‒ ke lokasi yang sudah ditentukan sebelumnya 
  • ‒ sesuai dengan format yang dipersyaratkan 
  • Contoh: Amplop tertutup dan menunjukkan referensi nomor dokumen permintaan penawaran dengan jelas 
  • Contoh: Penawaran teknis dan penawaran harga dibuat dalam amplop terpisah 
  • ‒ Sebelum batas akhir pemasukan dokumen penawaran 
Dokumen penawaran dalam bentuk softcopy

• Penawar menyampaikan dokumen penawaran secara elektronik 
  • ‒ Melalui sistem eSourcing dengan proses penyampaian dokumen penawaran secara online 
  • ‒ Melalui email ke alamat email yang ditetapkan baik ke alamat email bagian pengadaan atau alamat email umum 
• Sistem akan merekam tanggal dan waktu penyampaian dokumen penawaran

Pengendalian internal seperti apa yang diperlukan untuk menerima dokumen penawaran? 

Melalui pengendalian internal, dokumen penawaran dapat diterima dan disimpan dengan baik dengan cara…

Memastikan hanya ada satu lokasi tempat penyampaian dokumen penawaran secara fisik yang berlaku bagi semua penawar 
  • Memastikan semua dokumen penawaran yang diterima telah dicap tanggal dan waktu penyampaiannya dan sudah tercatat dalam sistem pengendalian internal 
  • Memberikan tanda terima (termasuk tanggal dan waktu diterimanya dokumen penawaran) kepada setiap penawar yang telah menyampaikan dokumen penawaran 
  • Dengan segera mengirimkan dokumen penawaran yang sudah diterima ke bagian penyimpanan dokumen internal 
  • Membatasi akses terhadap bagian penyimpanan dokumen internal 

Dokumen penawaran yang disampaikan dalam bentuk softcopy harus dimasukkan ke dalam ‘sistem’ eSourcing / eProcurement untuk pengendalian 

 Ada sistem log (pencatatan) dalam sistem eSourcing/ eProcurement, sehingga semua kegiatan termasuk penyampaian dokumen penawaran akan tercatat waktu dan tanggalnya 
 Detail Login dan password untuk setiap pengguna sistem harus berbeda.
 Pengguna sistem akan teridentifikasi tugas dan tanggung jawabnya sesuai dengan profilnya ‒ Pengelola Pengadaan
  • Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee) 
  • Panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee) 
  • Pemberi Persetujuan (Wewenang) 
 Sistem ini terletak dalam Firewall atau merupakan bagian dari perangkat lunak berbentuk layanan atau Software As A Service (SAAS) 

Apa yang sebaiknya kita lakukan jika ada penawar yang terlambat? 
  • Jika penawar terlambat menyampaikan dokumen penawaran, secara teori dokumennya tidak dapat diterima. 
  • Waktu tidak dapat dijadikan alasan keterlambatan oleh penawar. 
  • Jika pengelola pengadaan menerima dokumen penawaran yang terlambat atas dasar pertimbangan berdasarkan informasi yang dimiliki, bukan perasaan (informed judgment), dasar pertimbangannya harus didokumentasikan dalam berkas pengadaan. 

Sesi 3 
Proses Pembukaan Dokumen Penawaran

Apa yang dimaksud dengan “Proses Pembukaan Dokumen Penawaran”? 


Proses pembukaan dokumen penawaran adalah 

  • Langkah formal untuk membuka penawaran yang disampaikan dalam amplop tertutup dalam proses pengadaan 
  • Pembukaan dokumen penawaran dapat dilakukan terhadap dokumen penawaran dalam bentuk tercetak (hardcopy) atau elektronik (softcopy) 
  • Kadang-kadang dilakukan oleh panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (‘Bid Opening Committee’) yang beberapa anggotanya bukan dari bagian pengadaan. 
  • Proses kegiatan ini akan dibuatkan berita acaranya. 
  • Panitia pengadaan akan meninjau berita acara pembukaan dokumen penawaran 
  • Sering dilakukan secara berurutan, penawaran harga hanya akan dibuka apabila penawaran teknisnya memenuhi persyaratan 
Mengapa proses formal “pembukaan dokumen penawaran” penting? 

Pentingnya Proses formal pembukaan dokumen penawaran…

  • Menegaskan kembali kepada pemangku kepentingan bahwa kegiatan pengadaan selaras dengan prinsip-prinsip dan proses pengadaan 
  • Penawar memahami bahwa jika mereka menyampaikan dokumen penawarannya secara tepat waktu, dokumen penawaran mereka akan dibuka (dan dievaluasi) 
  • Memberikan konfirmasi bahwa penawar menyampaikan penawaran mereka dalam kurun waktu yang tercantum dalam dokumen permintaan penawaran 
  • Memberikan jejak audit (audit trail) yang jelas 
  • Mengurangi kemungkinan masuknya penawar lain pada tahap selanjutnya 
  • Selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan (transparansi/kejujuran) 
  • Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi 
Apakah kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa pada saat proses pembukaan dokumen penawaran?

 Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee) dapat melakukan pemeriksaan secara umum saja terhadap dokumen penawaran selama proses pembukaan 
  • Tidak ada penawaran harga yang disertakan dalam penawaran teknis 
  • Lisensi wajib telah disertakan 
 Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus diperiksa oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee) 

Meskipun sedikit berbeda, pembukaan dokumen penawaran dalam bentuk hardcopy dan softcopy memiliki hasil yang sama



Apakah panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran harus melakukan pemeriksaan kepatuhan dalam proses pembukaan dokumen penawaran?
 Panitia pengadaan yang membuka dokumen penawaran (bid opening committee) dapat melakukan pemeriksaan singkat terhadap dokumen penawaran selama proses pembukaan 
  • ‒ Tidak ada penawaran harga yang disertakan dalam penawaran teknis 
  • ‒ Lisensi wajib telah disertakan 
 Namun, kepatuhan terhadap persyaratan yang tercantum dalam dokumen pengadaan harus dinilai oleh panitia pengadaan yang melakukan evaluasi (evaluation committee) 

Apa perbedaan antara pembukaan dokumen penawaran secara “berurutan dan bersamaan”?

Pembukaan dokumen penawaran secara berurutan dan bersamaan… 

 Pembukaan dokumen penawaran secara berurutan dilakukan dengan urutan tertentu 
  • ‒ Pertama, penawaran teknis (dievaluasi berdasarkan matriks nilai) 
  • ‒ Kedua, penawaran harga untuk penawar yang dari segi teknis dianggap memenuhi syarat 
 Pembukaan dokumen penawaran secara bersamaan (paralel) jarang dan hanya dilakukan apabila ada justifikasi yang tepat (mis. pengadaan darurat atau di bawah tekanan waktu) 


SESI 4
GAMBARAN UMUM EVALUASI PENAWARAN 

Apa yang dimaksud dengan ‘Evaluasi Penawaran’? 

Evaluasi Penawaran adalah… 
  • • Proses formal untuk membedakan penawaran yang diterima dan penawaran yang sahih… 
  • • secara etis, adil, dan tepat waktu… 
  • • dengan menggunakan matriks evaluasi yang ditetapkan… 
  • • untuk memudahkan proses seleksi dan rekomendasi pemenang 
Mengapa “Evaluasi Penawaran” penting?

Pentingnya evaluasi penawaran 
  • Untuk membandingkan penawaran yang disampaikan para penawar 
  • Meningkatkan kemungkinan penawar dengan nilai terbaik yang akan ditetapkan sebagai pemenang  Meningkatkan keyakinan pemangku kepentingan bahwa proses yang adil dan formal telah dijalankan 
  • Jejak audit (audit trail) yang jelas dalam pengambilan keputusan 
  • Memastikan penerapan prinsip pengadaan (keadilan/transparansi/kejujuran) 
  • Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi 
  • sesuai dengan Hukum Perjanjian dalam hal ‘penerimaan’ penawaran secara formal 
Apa saja tahapan penting dalam “Evaluasi Penawaran”?

Tahapan dalam Evaluasi Penawaran


Matriks Penilaian Evaluasi merupakan dokumen penting dalam audit trail 
Matriks Penilaian Evaluasi
  • Pemisahan peran dan tanggung jawab evaluator teknis dan harga 
  • Penugasan evaluator teknis untuk mengevaluasi bagian tertentu dalam dokumen permintaan penawaran 
  • Evaluasi kriteria teknis berdasarkan ‘technical knock out’ 
  • Matriks Penilaian Teknis Terkonsolidasi 
  • Peninjauan harga dan biaya  
Peran dan tanggung jawab evaluasi serta jadwal evaluasi akan disepakati oleh para pemangku kepentingan
 Rencana evaluasi mendokumentasikan proses seleksi secara formal 
 Evaluator menggunakan rencana evaluasi sebagai panduan 
 Matriks Evaluasi 
  • ‒ Kriteria Evaluasi 
  • ‒ Pembobotan 
 Peran dan tanggung jawab yang jelas 
 Jadwal 

Siapa saja “Pemangku Kepentingan” yang terlibat dalam “Evaluasi Penawaran”?

Walaupun terdapat berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses pengadaan…  



dalam proses evaluasi, hanya sebagian pemangku kepentingan saja yang terlibat, perannya pun berbeda




Apa yang dimaksud dengan Etika dan Integritas? 
  • Etika adalah sistem peraturan (baik internal maupun eksternal) yang dipatuhi, misalnya, pemahaman tentang baik dan buruk; kode etik perusahaan 
  • Integritas adalah tentang kepatuhan terhadap etika, ini lebih merupakan pilihan daripada kewajiban 


Sesi 5
Menyusun Kriteria Evaluasi 

Apa yang dimaksud dengan “Kriteria Evaluasi”? 

Kriteria Evaluasi adalah 


Kriteria evaluasi penting karena… 
  • Menerapkan metode yang adil dan sama bagi semua calon penawar agar penawaran mereka ditinjau dan dipertimbangkan guna mendapatkan kontrak. 
  • Memberikan jejak audit (audit trail) secara menyeluruh untuk pengambilan keputusan 
  • Agar selaras dengan pengambilan keputusan internal, karena kriteria evalusi disusun bersama dengan pemangku kepentingan ketika menyusun permintaan penawaran 
  • Mendukung konsep transparansi karena kita harus mempublikasikan kriteria evaluasi (tingkat tinggi) sebagai bagian dari permintaan penawaran 
  • Agar selaras dengan prinsip-prinsip pengadaan, yaitu transparansi, kejujuran, keadilan dan akuntablitas…. Karena pengadaan ini menggunakan uang rakyat! 
  • Mengurangi kemungkinan terjadinya korupsi 
  • Memberi penegasan kepada penawar bahwa penawaran mereka akan dievaluasi dengan benar dan penawar yang memiliki penawaran dengan nilai terbaik akan direkomendasikan sebagai pemenang 
  • Memungkinkan pemberian sesi penjelasan bagi penawar yang gagal 
Menyusun kriteria evaluasi 
 Menyusun kriteria evaluasi dengan cara mengidentifikasi dengan jelas faktor-faktor yang relevan dengan pemilihan penawar 
 Kemudian berikan prioritas atau pembobotan pada faktor-faktor yang relevan tersebut sesuai dengan pentingnya faktor-faktor tersebut dalam memenuhi barang/jasa yang dibutuhkan 
 Kriteria evaluasi harus dibuat masing-masing untuk setiap permintaan penawaran 
 Agar efektif, kriteria evaluasi harus memiliki karakteristik berikut: 
  • Jelas
  •  Relevan dengan kebutuhan 
  • Memilahkan 
  • Tidak diskriminatif 
  • Realistis
  • Dapat diukur 
  • Ekonomis 
  • Dapat dijustifikasi 
Apa saja jenis“Metode Evaluasi” dan kriterianya?

Contoh-contoh kriteria dalam metode evaluasi antara lain:
Pertimbangkan kriteria evaluasi di bawah ini dan tentukan metode evaluasi yang paling tepat

Dalam ‘Metode Evaluasi Sistem Nilai’, ‘pembobotan’ digunakan untuk membedakan tingkat prioritas kriteria…


…skala untuk menentukan penilaian dalam evaluasi yang ditetapkan membuat evaluator dapat memilah penawaran teknis 





Metode evaluasi apa yang harus saya terapkan? & Kriteria khusus apa yang perlu saya gunakan? 

Ada banyak masukan untuk menentukan metode evaluasi & kriteria penilaian yang tepat 



Sesi 6 
Evaluasi Penawaran Teknis dan Penawaran Harga 

Kepatuhan terhadap Dokumen Pengadaan



Apa yang dimaksud dengan “Proses Evaluasi Penawaran Teknis”?

Evaluasi Penawaran Teknis
  • Dilakukan oleh pengguna dan ahli teknis dengan menggunakan kriteria evaluasi yang telah disepakati sebelumnya 
  • Penawar memberikan informasi lebih lanjut tentang perincian teknis dalam proses klarifikasi (pertemuan untuk proses ini harus diatur oleh pengelola pengadaan) 
  • Penawar seringkali diminta memaparkan perincian teknis yang diajukan (melalui proses yang diatur oleh pengelola pengadaan) 
  • Pengguna harus menandatangani lembar kriteria evaluasi yang digunakan dan lembar persetujuan dari kepala instansi terkait 
Presentasi Penjelasan Teknis oleh Penawar jika dikelola dengan baik dapat memudahkan proses evaluasi…
  • Memberikan penjelasan teknis khususnya untuk pengadaan kompleks yang barang/jasa yang diperlukan sangat spesifik 
  • Semua penawar harus mendapat kesempatan yang sama untuk memberikan presentasi 
  • Pengelola pengadaan harus mengatur pertemuan untuk presentasi tersebut, hadir, dan mencatat berita acara 
  • Pengelola pengadaan harus memastikan pembahasan harga tidak terjadi 
  • dan pertukaran kartu nama tidak diperbolehkan  
Apa saja yang termasuk dalam evaluasi penawaran harga? 

Evaluasi Penawaran Harga 
  • Dilakukan oleh pengelola pengadaan dengan menggunakan metode dan kriteria evaluasi yang sudah ditetapkan 
  • Evaluasi harga bersifat kuantitatif, bukan kualitatif 
  • Pengelola pengadaan harus meninjau biaya kepemilikan total (Total Cost Ownership) untuk memastikan evaluasi harga yang sebenarnya 
  • Pengelola pengadaan dapat meminta klarifikasi tentang penghitungan harga 
  • Ketua Tim pengadaan harus menandatangani lembar kriteria evaluasi 
  • Dapat dijadikan dasar untuk melakukan negosiasi 
Apakah pengelola pengadaan sebaiknya meminta penawar untuk membuat perincian penghitungan harga yang ditawarkan?



Hal yang dipertimbangkan dalam evaluasi dokumen penawaran 
Contoh:
  • Harga terendah 
  • LPTA - Lowest Price Technically Acceptable 
  • Nilai pembobotan (sistem nilai) 
  • MEAT – Most Economically Advantageous Tender 
  • Biaya Kepemilikan Total (Total Cost Ownership) 
  • Perincian harga (Dekonstruksi Harga) 
  • Biaya tersembunyi 
  • Negosiasi  
Proses Evaluasi Penawaran Harga
  • Evaluasi dengan sistem nilai dapat diterapkan untuk ‘Biaya Total’ atau ‘Per Bagian’ 
  • Harga yang diajukan penawar dibandingkan dengan menggunakan rumus 
  • Tujuan penghitungan per bagian adalah untuk memusatkan perhatian dan mengidentifikasi celah negosiasi


Penawar mana yang menawarkan harga terendah? 



Negosiasi 
  • Negosiasi dilakukan setelah penawaran harga selesai dievaluasi 
  • Hal-hal yang perlu ditinjau dan disanggah terhadap penawar dimasukkan ke dalam Rencana Aksi Negosiasi 
  • Negosiasi dapat melibatkan satu atau lebih dari satu penawar 
  • Negosiasi ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan nilai 
  • Negosiasi mengidentifikasi apakah penawar mengambil keuntungan atau memasang harga yang terlalu tinggi (termasuk dalam rantai pasokan) 
  • Praperencanaan sangat penting sehingga posisi harga yang diinginkan dan dapat diterima dapat didokumentasikan.
Rekomendasi Pemenang 


SUMBER: MCA-I 

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.