SELAMAT DATANG 
Selamat datang di modul " Kontrak Payung dan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) ". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. 

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional. 

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama dua hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan. 

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 
  • Pembelajaran bersifat mandiri 
  • Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
  • Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
  • Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
  • Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan 


Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.


Sesi 1 
Pendahuluan tentang Kontrak Payung 


Di mana Anda membeli kebutuhan sehari-hari? Supermarket? Warung? Atau keduanya? 

Apa yang dimaksud dengan kontrak payung?
Kontrak payung adalah… Kontrak yang dapat (terus) digunakan untuk memperoleh barang/jasa dari satu atau lebih penyedia barang/jasa selama jangka waktu tertentu. 

Kontrak payung merupakan…
  • Sebuah metode untuk menjadikan pengadaan lebih sederhana dan mudah 
  • Komitmen itikad baik pemerintah kepada penyedia barang/jasa 
  • Instrumen yang memungkinkan untuk melakukan pengadaan barang/jasa secara berulang jika volume barang/jasa yang diperlukan belum dapat ditentukan 
  • Seperangkat ketentuan yang sudah ditetapkan terlebih dahulu antara penyedia barang/jasa dengan pemerintah untuk durasi waktu tertentu  



  • Kontrak Payung tetap dianggap sebagai sebuah kontrak 
  • Penyedia barang/jasa bersaing untuk menyediakan barang/jasa yang dibutuhkan 
  • Terdapat persaingan antar penyedia barang/jasa untuk terpilih menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung (kompetisi standar) maupun untuk mendapatkan pekerjaan tertentu dalam kontrak tersebut (kompetisi mini) 

Apa manfaat menggunakan kontrak payung?



Siapa yang menggunakan kontrak payung?
Anda ! 
  • Kontrak payung digunakan oleh pemerintah di seluruh dunia. 
  • Kontrak payung merupakan salah satu instrumen penting bagi unit layanan pengadaan barang/jasa pemerintah berskala besar 
  • Banyak kementerian menganjurkan untuk lebih banyak menggunakan kontrak payung 
Kapan Anda menggunakan kontrak payung?
Kapan kontrak payung digunakan? 



Kapan kontrak payung digunakan? 
  • Sifat dari kontrak payung secara umum adalah adanya kebutuhan yang pasti dan sederhana tetapi volume dan jadwal pengadaan barang/jasa di masa mendatang belum dapat ditentukan 
  • Pertimbangkan pengadaan barang/jasa yang memerlukan fleksibilitas yang lebih tinggi atau harga yang lebih rendah 
  • Di pasar yang didominasi satu penyedia, harga barang/jasa yang ditawarkan seringkali terlalu tinggi dan kontrak payung sesuai untuk digunakan dalam situasi ini. 



Sesi 2 
Manfaat dan Risiko Kontrak Payung 

Manfaat: efisiensi waktu
  • Seperti ruas jalan dalam kawasan 3 in 1, kontrak payung memberikan jalur khusus bagi ULP untuk memberikan kontrak dengan kuantitas yang lebih besar dalam waktu yang lebih cepat 
  • Pengadaan dilakukan secara terpusat dan dimonitor melalui satu sistem 
  • Beban administrasi berkurang dan terdapat manajemen rantai pasokan yang lebih transparan dan efisien – semua ini mengurangi waktu yang diperlukan proyek dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan 
Manfaat: standarisasi 
• Kontrak payung memungkinkan adanya standarisasi pembelian di ULP atau proyek yang berbeda 
  • Berbagai proyek konstruksi dapat membeli sistem penerangan lampu neon yang sama dengan ukuran yang sama 
  • Standarisasi penerangan dapat menggunakan jenis stopkontak dan pengkabelan (wiring) yang terstandarisasi, yang meningkatkan kinerja sistem, kerjasama, dan menguntungkan dari segi biaya 
• Dengan menstandarisasi pembelian (membeli barang yang sama), penyedia barang/jasa akan menerima pemesanan dengan jumlah yang lebih besar dan memberikan harga yang lebih rendah

Manfaat: kompetisi 
  • Jika terdapat kontrak payung multivendor (lebih dari satu penyedia), pengelola pengadaan dapat mengadakan kompetisi mini antar penyedia barang/jasa dalam kontrak payung tersebut. 
  • Kompetisi mini adalah proses yang dapat Anda wujudkan dalam proses pengadaan jika Anda belum menentukan penyedia mana yang memberikan nilai terbaik atau harga terendah 
  • Kompetisi mini memungkinkan Anda untuk memperjelas kebutuhan Anda dan penyedia akan bersaing untuk memberikan barang/jasa yang terbaik dengan harga terendah 
  • Penyedia barang/jasa dapat terdorong untuk meningkatkan kinerja dan mengurangi harga, sama dengan pengadaan terbuka
Manfaat: Skala ekonomis
  • Penyedia barang/jasa yang terikat kontrak payung mengetahui bahwa pemerintah menetapkan anggaran untuk memperoleh barang/jasa dari penyedia barang/jasa tersebut dan sejumlah kecil penyedia lainnya yang terikat kontrak payung. 
  • Dengan demikian, penyedia barang/jasa meningkatkan kemampuan produksinya agar dapat memenuhi kebutuhan pemerintah 
  • Volume barang/jasa yang lebih besar dapat menekan biaya produksi, sehingga harga per unit lebih rendah dan biaya keseluruhan yang dikeluarkan lebih rendah 
Manfaat: transparansi
  • Dalam kontrak payung terdapat lebih sedikit beban administratif dan peraturan yang harus dipenuhi 
  • Melalui kontrak payung, pengadaanpengadaan kecil dapat dilakukan sesuai dengan syarat dan ketentuan dalam kontrak payung, sehingga tingkat transparansi dan kepatuhan terhadap peraturan lebih tinggi tanpa harus mengeluarkan sumber daya yang lebih besar 
Contoh Manfaat 

• Misalnya: pengadaan kertas untuk kantor-kantor pemerintah 
• Karena pengadaan ini menggunakan kontrak payung, maka: 
  • Kertas yang dipesan bisa diterima dengan lebih cepat dan beban yang lebih sedikit 
  • Printer dapat distandarisasi untuk menggunakan satu macam kertas 
  • Daya beli yang lebih besar menyebabkan penyedia barang/jasa memberikan harga kertas yang murah 
Bagaimana kelima prinsip pengadaan barang/jasa dapat diterapkan melalui kontrak payung?
Apa saja risiko yang mungkin timbul dalam pelaksanaan kontrak payung?

Risiko
  • Kontrak payung tidak rentan berubah dibandingkan dengan kontrak pengadaan tunggal. Menambahkan penyedia barang/jasa dan jenis barang/jasa baru ke dalam portfolio unit layanan pengadaan lebih sulit untuk dilakukan dengan cepat. 
  • Kontrak payung sering dibuat dengan menetapkan syarat dan ketentuan yang cukup luas sehingga dapat digunakan oleh berbagai lembaga pemerintah, tetapi seringkali sulit untuk memperoleh barang/jasa yang memerlukan rancangan khusus 
  • Jika tidak digunakan dengan benar, kontrak payung dapat mencegah, membatasi atau merusak kompetisi. Perusahaan multinasional besar diuntungkan dan partisipasi usaha kecil dan menengah menjadi terbatas. 

Sesi 3
Prosedur Kontrak Payung

Struktur Kontrak Payung 
Kontrak Payung Terbuka: 
  • Selama kontrak payung terbuka berlangsung, penyedia barang/jasa baru dapat menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung tersebut. 
  • Pada tahap pertama, evaluasi hanya dilakukan terhadap kualifikasi dan ketanggapan penyedia barang/jasa. Kompetisi terjadi pada tahap kedua. 
  • Kontrak Payung Terbuka pada umumnya digunakan untuk pengadaan barang/jasa off-the-shelf (tersedia dan siap pakai), misalnya monitor komputer
Kontrak Payung Tertutup: 
  • Pada saat kontrak awal dibuat, daftar penyedia barang/jasa yang terikat kontrak sudah ditetapkan 
  • Kebanyakan kontrak payung merupakan kontrak payung tertutup karena ada manfaat tersendiri bagi penyedia barang/jasa dan pemerintah 
Kompetisi Dua Tahap (Terbuka untuk syarat dan ketentuan baru) 
  • Pemerintah dapat melakukan perubahan ketentuan yang tercantum dalam kontrak untuk menyesuaikan dengan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan. 
  • Perubahan ketentuan yang tercantum dalam kontrak dilakukan pada saat kompetisi mini dalam kompetisi dua tahap akan berlangsung untuk untuk menyesuaikan dengan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan 
Kompetisi Satu Tahap (Tertutup untuk syarat dan ketentuan baru): 
  • Setelah kontrak selesai dirancang, syarat dan ketentuan yang tercantum tidak dapat diubah lagi. 
  • Kompetisi satu tahap lebih sesuai untuk kebutuhan barang/jasa yang dipahami dengan baik, yang kemungkinan tidak akan berubah atau yang tidak memerlukan kompetisi mini 

Pemilihan struktur yang sesuai 
Jenis Kompetisi 
  • Seberapa spesifik kebutuhan barang/jasa dapat diidentifikasikan akan menentukan jenis kompetisi yang sesuai 
  • Jika spesifikasi kebutuhan barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat dan tepat, maka kompetisi satu tahap merupakan jenis kompetisi yang sesuai 
  • Kompetisi satu tahap dapat memaksimalkan persaingan dan menghasilkan penawaran yang terbaik sejak awal. Namun, jenis kompetisi ini kurang fleksibel dan memerlukan perencanaan yang tepat dan akurat 
  • Jika kebutuhan barang/jasa dapat ditentukan dengan akurat dan tepat, tetapi pergerakan pasar penyedia barang/jasa berlangsung cepat atau tidak stabil, maka kompetisi dua tahap lebih diutamakan. 
Pemilihan struktur yang sesuai 
Satu Penyedia vs Lebih dari Satu Penyedia (multivendor) 
  • Kontrak payung tertutup yang mengikat satu penyedia dapat menekan harga (memperoleh diskon) dari penyedia tersebut jika volume barang/jasa yang dibutuhkan pemerintah cukup besar hingga mencakup sebagian besar pasar penyedia barang/jasa 
  • Kontrak payung yang mengikat lebih dari satu penyedia barang/jasa (Kontrak Payung Multivendor) lebih umum dipakai untuk barang/jasa yang pelaksanaan pekerjaan/kuantitas tidak diketahui 
  • Jika pemerintah tidak dapat mengidentifikasi penyedia barang/jasa yang terbaik, jika kebutuhan barang/jasa diperkirakan akan berubah, dan jika pasar penyedia barang/jasa bersifat tidak stabil dan dinamis, maka Kontrak Payung Multivendor yang berpotensi menghasilkan pengadaan barang/jasa yang berhasil 
Satu Penyedia vs Lebih dari Satu Penyedia 
  • Untuk mengambil keputusan dalam hal ini, diperlukan pemahaman terkait keseimbangan dan untung-rugi (balance and trade-off) dari prioritas yang bersaing. 
  • Misalnya, jika Anda memilih lebih dari satu penyedia, kontrak payung dapat menciptakan pasar penyedia barang/jasa baru, tetapi Anda mungkin tidak mendapatkan barang/jasa dengan harga terendah 
Haruskah ada batasan jumlah penyedia barang/jasa yang ditetapkan dalam kontrak payung multivendor? 

Pertimbangkan penyedia barang/jasa
  • Pada umumnya tidak ada batasan jumlah penyedia yang ditetapkan dalam kontrak payung multivendor 
  • Pengelola pengadaan selalu mempertimbangkan semua sudut pandang, termasuk sudut pandang penyedia barang/jasa 
  • Terlalu banyak penyedia barang/jasa yang diberi ruang dapat mengurangi minat dan partisipasi penyedia barang/jasa karena bagian kerja yang didapat semakin kecil per penyedia barang/jasa 
  • Lebih banyak penyedia berarti setiap kompetisi mini akan berlangsung sangat kompetitif, tetapi tingkat keberhasilannya rendah 
  • Pengelola pengadaan juga harus mempertimbangkan pasar penyedia barang/jasa dan barang/jasa yang dibutuhkan pada saat mengambil keputusan dalam hal ini. 
Penetapan kontrak payung 
  • Pada umumnya, kontrak payung dua tahap harus diadakan dengan sekurang-kurangnya tiga penyedia barang/jasa untuk memastikan kompetisi dan fleksibilitas dalam barang/jasa yang ditawarkan 
  • Masa berlaku kontrak payung sebaiknya tidak lebih dari tiga tahun agar tidak terjadi antikompetisi. 
  • Biaya yang dikeluarkan untuk menetapkan kontrak payung lebih tinggi daripada kontrak pengadaan tunggal, maka potensi manfaat harus lebih besar dari biaya yang sudah dikeluarkan 
  • Oleh karena itu, analisis biaya dan manfaat harus dilakukan sebelum kontrak payung dibuat 
Tambahan dalam Penetapan Kontrak Payung
  • Kontrak payung harus sesuai dengan semua peraturan perundang-undangan yang ditaati oleh kontrak standar. 
  • Jika merancang kontrak payung tertutup , kontrak payung harus mematuhi metode pengadaan standar. 
  • Kontrak payung terbuka harus sesuai dengan prosedur terbuka seperti dalam proses lelang terbuka 
  • Kontrak payung bukan alternatif perencanaan pengadaan. Kontrak payung juga tidak untuk menunda atau menghindari pengambilan keputusan yang sulit dalam pengadaan barang/jasa.


Sesi 4
Proses Kontrak Payung

Menetapkan persyaratan fungsional
  • Semua syarat dan ketentuan harus ditetapkan di awal untuk mendorong partisipasi dan mewujudkan transparansi 
  • Persyaratan dan standar teknis seringkali sudah lawas pada saat berakhirnya masa berlaku kontrak payung dan dapat membatasi kompetisi. 
  • Persyaratan fungsional akan mendorong penyedia barang/jasa untuk berinovasi dan meningkatkan kapasitas teknisnya dari waktu ke waktu untuk memenuhi kebutuhan barang/jasa yang lebih luas. 
  • Yang paling penting, Anda harus memastikan kebutuhan barang/jasa yang diperlukan pengguna dipahami dengan baik.  
Bagaimana Anda merumuskan persyaratan fungsional untuk pengadaan komputer laptop bagi perawat di rumah sakit?

Menetapkan persyaratan fungsional 
Persyaratan untuk komputer laptop perawat RS:

Menetapkan persyaratan dalam kompetisi dua tahap 
  • Setiap klausul dan ketentuan yang dapat berubah harus diidentifikasikan di awal 
  • Dalam situasi ini, perlu dibuat perkiraan waktu, frekuensi, dan kuantitas barang/jasa yang akan diperlukan 
  • Perkiraan harga juga dapat dibuat pada saat ini, tetapi perubahan syarat dan ketentuan, pasar penyedia barang/jasa, dan nilai tukar dapat mengakibatkan perkiraan harga menjadi tidak tepat
Kepatuhan terhadap peraturan perundangundangan dan prinsip-prinsip pengadaan barang/jasa

Kontrak payung juga harus mematuhi peraturan perundang-undangan yang dipatuhi kontrak standar dan kelima prinsip pengadaan 


Menetapkan pemenang kontrak payung 
Kompetisi Satu Tahap:
• Penetapan penyedia harus sesuai dengan ketentuan dalam kontrak payung dan para pihak dalam kontrak payung tidak diperbolehkan membuat perubahan yang substansial terhadap syarat dan ketentuan dalam kontrak payung tersebut. 
• Penetapan penyedia harus dilakukan dengan benar, sehingga tidak mencegah, membatasi atau merusak kompetisi 
• Penetapan penyedia dapat dilakukan dalam beberapa cara, antara lain: 
  • Sistem pemeringkatan penyedia 
  • Penetapan penyedia dengan melakukan rotasi antar penyedia atau didistribusi berdasarkan persentase yang disepakati (hanya dilakukan jika penyedia membutuhkan jaminan agar bisnisnya dapat terus beroperasi)  
Kompetisi dua tahap
• Para pihak tidak dapat membuat perubahan yang substansial terhadap syarat dan ketentuan apa pun, walaupun penetapan atau perumusan ketentuan dalam kontrak yang diidentifikasi sebelumnya mungkin lebih akurat dan tepat 
• Penetapan pemenang harus dilakukan dengan benar, sehingga tidak mencegah, membatasi atau merusak kompetisi 
• Semua penyedia yang menjadi salah satu pihak dalam kontrak payung harus diundang untuk menyampaikan penawaran 
• Penyedia yang ditetapkan sebagai pemenang adalah penyedia yang menyampaikan penawaran terbaik 

Pemantauan kontrak payung 
  • Instansi pemerintah harus menilai secara teratur apakah kontrak payung masih memiliki nilai guna dan masih dapat mengakses barang/jasa terbaik yang dapat ditawarkan pasar penyedia barang/jasa 
  • Terkadang pengelola pengadaan terlalu nyaman menggunakan kontrak payung dan menjadi lengah. Hal ini dapat dimanfaatkan penyedia untuk mengambil jalan pintas 
  • Memonitor konflik kepentingan juga penting dilakukan dalam instansi pengadaan terpusat berskala besar 
Pelaksanaan kontrak payung
• Ada dua cara pelaksanaan kontrak payung yang dipraktikkan di Indonesia saat ini: 
  • Secara manual: menggunakan persiapan administratif dan metode yang terstandarisasi untuk menyusun dokumen, mengumumkan pengadaan, menerima penawaran, dan menetapkan pemenang 
  • E-Katalog: menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) untuk menyampaikan penawaran, berbagi informasi, bertransaksi, dan menyelesaikan pengadaan 
Manfaat menggunakan e-Catalogue 
  • E-Catalogue adalah aplikasi e-Procurement yang merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) 
  • E-Catalogue memberikan gambaran tentang produk dan harga secara online agar dapat dilihat oleh pengelola pengadaan 
  • E-Catalogue, dan e-Purchasing secara umum menciptakan standar proses penggunaan kontrak payung 
  • E-Catalogue yang sudah berfungsi dengan baik memberikan keterangan harga yang sudah disetujui secara transparan, alur kerja, dan dokumentasi sesuai dengan ketentuan kontrak payung 
Kapan e-Catalogue digunakan
  • Setelah kontrak payung disusun, penyedia barang/jasa dapat menawarkan barang/jasanya di e-Catalogue 
  • Instansi pemerintah dapat menggunakan e-Catalogue untuk melakukan pembelian di dalam kontrak payung 
  • Sebelum menyusun kontrak payung, e-Catalogue perlu ditinjau untuk memastikan barang/jasa tersebut belum tersedia secara online 
  • Sama seperti kontrak payung, e-Catalogue sesuai untuk digunakan untuk kebutuhan yang sederhana, dipahami dengan baik, dan bersifat umum 
 Bagaimana cara menggunakan e-Catalogue
  • E-Catalogue penting untuk dipahami dalam menyusun kontrak payung yang efektif 
  • Modul 14 “Menjalankan Kontrak Payung” akan secara fokus menjelaskan tentang kontrak payung dan cara menyusun kontrak payung menggunakan e-Catalogue 
  • Sesi 5, 6 ,dan 7 memperkenalkan tentang keseluruhan sistem PMIS dan bagaimana cara kerja aplikasi e-Procurement untuk memudahkan dan memperbaiki pengadaan barang/jasa pemerintah. 
Bagaimana Cara Menggunakan e-Catalogue

• E-Catalogue menunjukkan syarat dan ketentuan kontrak yang dinegosiasikan dalam kontrak payung • Untuk menggunakan e-Catalogue, lakukan langkah-langkah berikut: 
  • • Mencari, Menemukan, Memilih, dan Melakukan Finalisasi 
• Perjanjian pembelian yang sifatnya lebih kompleks dinegosiasikan dalam kontrak payung dan ditunjukkan dalam e-Catalogue, misalnya untuk masalah instalasi atau pengangkutan barang. 
• Segala jenis kontrak payung ditunjukkan, seperti proses dua tahap yang menetapkan penyedia barang/jasa dari awal dan terdapat harga khusus untuk masing-masing transaksi 
• Tingkat kompleksitas kontrak payung akan menentukan tingkat kompleksitas dari proses e-Catalogue & e-Purchase 



SESI 5
GAMBARAN UMUM SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP)

SIMP 
  • Sistem 
  • Informasi 
  • Manajemen 
  • Pengadaan Dengan kata lain, 

SIMP adalah rangkaian aplikasi yang terintegrasi yang mendukung proses pengadaan dari perencanaan hingga pengelolaan kontrak. SIMP adalah alat yang digunakan secara online pada setiap tahap dalam proses pengadaan yang menghasilkan efisiensi, transparansi dan efektifvitas yang lebih baik. 

Aplikasi pengadaan atau sistem teknologi dan informatika (TI) apa yang digunakan di ULP tempat Anda bekerja?

Siapa yang menggunakan SIMP?
  • Aplikasi pengadaan digunakan oleh para pemangku kepentingan di sepanjang siklus pengadaan untuk membangun, melakukan transaksi dan mengelola berbagai proses, kemudian mencatat dan melaporkan data-data tentang pengadaan 
  • Aplikasi tersebut dimanfaatkan sejak awal, dari tahap riset dan terus berlanjut hingga tahap penetapan pemenang dan administrasi 
SIMP digunakan oleh



Di mana SIMP digunakan? 
  • Aplikasi dan alat pengadaan tersedia secara online melalui internet 
  • SIMP berperan sebagai alat yang tepat bagi orang yang tepat untuk proses yang tepat pada waktu yang tepat 
  • SIMP mencakup alur kerja pengelolaan pengadaan dan dashboard (tampilan muka) untuk mengakses, meninjau dan mengelola informasi pengadaan yang terkonsolidasi dari semua sumber
Contoh SIMP Nasional

Mengapa kita menggunakan SIMP?
SMIP membantu perencanaan pengadaan barang/jasa, evaluasi dokumen penawaran, pelelangan, pembelian (e-Catalogue) dan pengelolaan kontrak yang memandu proses pengelolaan siklus kontrak yang kita bahas dalam Modul 5: 
  • Pengelolaan kontrak 
  • Pengelolaan dokumen
  • Pengelolaan arsip 
• SIMP akan meningkatkan efisiensi, kepatuhan terhadap peraturan, dan memperbaiki dokumentasi proses pengadaan secara menyeluruh 
• SMIP juga akan membantu penyedia barang/jasa dengan membuka jalur komunikasi dengan pemerintah, sehingga mempermudah untuk mencari peluang, melakukan negosiasi, melakukan transaksi dan memberikan hasil sesuai dengan kontrak pengadaan. 
• SIMP akan membantu pemerintah dengan memberikan lebih banyak informasi kepada ULP tentang lingkungan yang kompetitif, berbagai penyedia barang/jasa dan data historis pengadaan 
• SIMP juga akan membantu pengelola pengadaan Indonesia dengan menyediakan lokasi tunggal bagi mereka untuk mengakses informasi berharga tentang pengadaan 

SIMP mendukung nilai-nilai inti pengadaan barang/jasa 

Peran gudang data dalam SMIP
  • Aplikasi pengadaan menyediakan data dan dokumentasi yang menyeluruh bagi gudang data 
  • Aplikasi pengadaan mendukung pelaksanaan tugas rutin dan meningkatkan efisiensi, transparasi, dan kepatuhan 
  • Gudang data menyatukan setiap aplikasi sebagai suatu sistem yang terintegrasi 
Peran gudang data
Gudang data menyediakan fungsi-fungsi sebagai berikut: 
  • Penyampaian Informasi dan Dokumentasi 
  • Penyimpanan Informasi dalam Pangkalan Data 
  • Pendistribusian Informasi antar aplikasi dan berbagi informasi dengan para pengguna melalui Pelaporan dan Analitik 


SESI 6
ALUR KERJA UTAMA SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN (SIMP)

Alur Kerja SIMP 
Aplikasi dan alat SIMP disediakan bagi pengelola pengadaan pada setiap tahap dalam proses pengadaan barang/jasa


Alur Kerja SIMP: perencanaan pengadaan
Aplikasi Perencanaan Pengadaan menyediakan: 
• Konsolidasi lini waktu, alur penting dan proyeksi biaya dalam satu paket untuk perencana pengadaan 
• Integrasi dengan aplikasi anggaran tahunan 
• Data-data untuk pengelolaan dan pemantauan pengadaan 
  • Apabila tanggal penyerahan meleset, sistem dapat memperingatkan pengelola pengadaan dan ketua pokja untuk menyesuaikan sumber daya yang diperlukan dan fokus pengadaan 
• Menyediakan data-data untuk dipublikasikan dalam Rencana Pengadaan Tahunan bagi penyedia barang/jasa dan masyarakat

Alur Kerja SIMP: alat analisis 
Alat analisis menyediakan poin akses terhadap; 
  • Informasi pasar eksternal – indeks, harga dan data tolok ukur 
  • Informasi tentang penyedia barang/jasa dari sistem pemerintah berdasarkan berkas pajak, kepemilikan dan riwayat kinerja 
  • Informasi tentang penyedia barang/jasa dari lelang dan pengadaan yang pernah dilakukan, yang menyediakan informasi tentang kapabilitas, kapasitas dan kapital 
  • Penyedia barang/jasa yang di-‘blacklist’ dan larangan 
SIMP dapat menyimpan informasi yang berasal dari risetriset lain 

Alur Kerja SIMP: e-Tendering 
Aplikasi E-Tendering menyediakan: 
  • Alur kerja otomatis, format standar (template) dan proses pengelolaan lelang bagi pengelola pengadaan 
  • Otomatisasi setiap metode lelang yang berbeda 
  • Akses terhadap lelang, dokumentasi serta klarifikasi dan panduan bagi penyedia barang/jasa, dan menawarkan kemampuan untuk menyampaikan penawaran 
  • Aplikasi E-Auction mencakup penyediaan dukungan untuk proses dua tahap atau multi tahap untuk mendapatkan harga terbaik. 
Alur Kerja SIMP: evaluasi penawaran dan penetapan pemenang
Aplikasi evaluasi penawaran dan penetapan pemenang merupakan subkomponen e-tendering yang komprehensif. Aplikasi ini menyediakan: 
  • Otomatisasi yang aman untuk proses pembukaan dokumen penawaran 
  • Pengaturan dan pengelolaan proses-proses evaluasi, termasuk alur kerja untuk panitia evaluasi 
  • Otomatisasi untuk proposal wajib yang sederhana untuk mendapatkan daftar pendek yang memenuhi syarat secara teknis. 
  • Aplikasi evaluasi yang dapat diatur agar secara otomatis mengevaluasi atau memberi bobot kepada proposal., namun hal ini membutuhkan pengetahuan dan pengelolaan pengadaan yang sangat baik 
  • Bagian penetapan pemenang mencatat dan mengelola pengumuman kepada masyararakat tentang penetapan pemenang 
Alur Kerja SIMP: e-Catalogue 
Aplikasi E-Catalogue menyediakan: 
  • Sistem yang mudah digunakan agar pembeli dapat mencari dan menemukan produk atau jenis kontrak yang tepat. 
  • Katalog yang mencerminkan syarat dan ketentuan kontrak yang dinegosiasikan di bawah kontrak payung 
  • Sistem yang mudah digunakan untuk menyusun, memperbarui dan mengelola katalog 
  • Sistem yang terintegrasi dengan e-Purchasing yang dapat menghasilkan purchase order (perintah pembelian) secara efisien dan akurat 

Alur Kerja SIMP: e-Purchasing
Aplikasi E-Purchasing: 
  • Memberikan sistem yang mudah digunakan untuk menyusun Purchase Order yang akurat, yang disepakati dengan penyedia barang/jasa 
  • Terintegrasi dengan E-Catalogue dan Sistem Pengadaan 
  • Mengelola alat penerimaan, penagihan dan pembayaran yang menyiapkan dan menyampaikan tagihan serta mendistribusikan dana pemerintah
Alur Kerja SIMP: e-Purchasing 
  • Mengelola pembelian hingga proses pembayaran 
  • Sistem yang mudah digunakan bagi pembeli dan penyedia barang/jasa 


Alur Kerja SIMP: administrasi & pengelolaan kontrak



Alur Kerja SIMP: e-Monitoring
  • E-Monitoring adalah aplikasi internal di dalam suatu kementerian atau ULP 
  • E-Monitoring secara aktif mengawasi kemajuan setiap pengadaan berdasarkan rencana dan metriks kontrak yang sedang berlangsung 
  • E-Monitoring serupa dengan dashboard di mobil, dan mengingatkan penggunanya apabila terjadi masalah 
Alur Kerja SIMP: laporan dan pemantauan

  • Pelaporan tingkat tinggi dan alat pengelolaan akan digunakan di tingkat ULP, tingkat anggaran, tingkat kementerian dan oleh LKPP 
  • Laporan akan digunakan untuk mengukur dampak, kejujuran dan etika serta efisiensi penganggaran 
  • Laporan pelaksanaan akan membimbing arah pengadaan Indonesia di masa depan 


Sesi 7
Manfaat dan Risiko Menerapkan Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) 

Manfaat: keputusan yang lebih baik 
Tujuan akhir alat pengadaan adalah meningkatkan efisiensi, efektivitas dan transparansi melalui keputusan yang berdasarkan data, proses yang efisien, dan standarisasi dokumen. 
  • SIMP di Indonesia bertujuan untuk memperbaiki semua tahapan dalam proses pengadaan dengan memberikan informasi yang lebih baik untuk pemerintah dan penyedia barang/jasa 
  • Aplikasi SIMP akan menjadi alat yang tepat untuk pekerjaan yang tepat, yang tersedia di saat yang tepat 
Manfaat: peningkatan produktivitas & mutu proses pengadaan
SIMP meningkatkan produktivitas dan mutu proses pengadaan dengan cara: 
  • Mengurangi waktu pemrosesan di semua proses pengadaan 
  • Meningkatkan komunikasi di antara semua pemangku kepentingan melalui instrumen online sederhana yang mudah digunakan oleh setiap pengguna 
  • Sebagai tempat penyimpanan catatan elektronik dan penarikan semua dokumen 
  • Menggunakan format standar dan akses cepat terhadap dokumen dan proses yang menjadi contoh 
Manfaat: proses penyusunan jadwal 
SIMP akan memungkinkan penyusunan jadwal dan pengelolaan proses yang terintegrasi di sepanjang siklus pengadaaan 
  • Rencana strategis jangka panjang menghasilkan tujuan jangka menengah yang menghasilkan tahapan penting dan tugas-tugas jangka pendek 
  • Otomatisasi dan pengelolaan penjadwalan dan proses memainkan peran yang sangat penting untuk menghasilkan proses pengadaan yang lengkap, tepat waktu dan sesuai dengan anggaran 
  • SMP yang efektif mengotomatisasi alur kerja, memberikan peringatan aktif dan pengawaran pengelolaan 
Manfaat: format standar dan pedoman 
SIMP menyediakan format standar dan pedoman untuk setiap proses pengadaan 
  • Format standar dan pedoman tersedia secara online sehingga ULP dapat menetapkan standar untuk metode lelang, evaluasi dan dokumentasi yang mereka gunakan 
  • Dengan menggunakan format standar dan pedoman tersebut, proses evaluasi dan dokumentasi dapat dipercepat dan disistematisasi, namun pengelola pengadaan tetap dapat membuat pertimbangan yang diperlukan
Manfaat: transparansi 
Yang terpenting adalah penggunaan SIMP meningkatkan transparansi dan akuntabilitas melalui: 
  • Kemampuan untuk melacak dan ketersediaan informasi yang lengkap tentang setiap proses pengadaan 
  • Kemampuan untuk melacak mengacu pada kemampuan penyedia barang/jasa untuk mengawasi kemajuan kegiatan pengadaan dan perubahan yang dilakukan terhadap dokumentasi, proses atau praktik pengadaan. 
  • Ketersediaan mengacu pada gambaran yang jelas tentang situasi kontrak yang diberikan oleh e-Procurement. Setiap dokumen langsung tersedia, laporan dan permintaan dihasilkan secara berkala, dan standar ditegakkan 
  • Arsip elektronik dalam SIMP akan menawarkan pengelola pengadaan cara untuk menunjukkan akuntabilitas terhadap peraturan dan tanggung jawab fiskal. 
Tantangan: infrastruktur
Penerapan e-Procurement dapat terkendala oleh infrastruktur 
  • SIMP perlu sering mengakses internet untuk mengakses aplikasi dan mengunduh informasi dari gudang data. 
  • Di beberapa daerah terpencil di Indonesia, akses internet dan komputer mungkin sulit, sehingga dapat memperlambat penerapannya 
  • Seiring waktu, software akan semakin terpusat, infrastruktrur akan membaik dan aplikas akan semakin leluasa bergerak 
Tantangan: Keterampilan
Penerapan SIMP juga dapat terhambat karena terbatasnya kemampuan penggunanya untuk bekerja dengan komputer 
  • Meskipun sebagian besar tugas bersifat sederhana, beberapa aplikasi penganggaran dan evaluasi mungkin membutuhkan pelatihan atau bimbingan khusus 
  • Penerapan teknologi di Indonesia beragam, namun hal ini berubah dengan pesat ke arah yang lebih baik.
Tantangan: keamanan di dunia maya 

Tantangan besar yang akan dihadapi oleh SIMP adalah keamanan di dunia maya 
  • Data yang terdapat dalam SIMP sifatnya sensitif dan perlu dilindungi 
  • Setiap sistem yang setiap saat dapat diakses oleh begitu banyak orang dari begitu banyak tempat memiliki risiko kebocoran data 
  • Penyedia barang/jasa atau pengguna internal yang berniat buruk dapat memperoleh data kontrak yang sifatnya tertutup dan menggunakannya demi keuntungan pribadi 
Tantangan: peraturan 
Penerapan sistem pengadaan secara elektronik juga dapat terkendala oleh peraturan yang berlebihan 
  • SIMP hanya dapat beroperasi secara efektif apabila diberi ruang untuk mengembangkan kemampuannya. 
  • Kapabilitas aplikasi seperti pembayaran otomatis dan evaluasi biaya hanya dapat mempersingkat pengadaan apabila regulasi tetap sejalan dengan pelaksanaan fitur-fitur. 
  • Beberapa peratuan selalu diperlukan, namun terlalu banyak peraturan akan membatasi setiap kemajuan yang akan diberikan oleh SIMP bagi Indonesia 
  • Peraturan dan perundang-undangan tentang SIMP tidak boleh bertentangan, namun harus mendukung peraturan dan perundangundangan tentang pengadaan yang sudah ada. 
Pengelolaan Risiko 
Sebagian besar risiko yang terdapat dalam SIMP berkaitan dengan TI, namun risiko-risiko tersebut dapat dimitigasi melalui praktik-praktik pengelolaan risiko. 
  • Keamanan di dunia maya dan risiko kecurangan dapat dikurangi dengan pemantauan dan audit secara teratur serta tenaga kerja yang berpendidikan dan penuh kewaspadaan. 
  • Risiko penyalahgunaan aplikasi dapat dikurangi dengan mencakup proses aplikasi yang lengkap yang akan membantu menyediakan check and balance pada aplikasi-aplikasi lainnya. 
  • Risiko pembobolan data dapat dikurangi dengan melakukan kontrol yang ketat dan hukuman terkait dengan penyebaran dokumen yang sensitif 
  • Kemajuan di bidang kapabilitas TI akan mengurangi risiko di seluruh lingkungan e-Procurement 
 SUMBER:MCA-I

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.