SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul "Bagaimana Cara Menyusun dan Menafsirkan Persyaratan dan Spesifikasi". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 

  • Pembelajaran bersifat mandiri 
  • Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
  • Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
  • Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
  • Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan 
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

SESI 1
GAMBARAN UMUM PROSES PENGELOLAAN PERSYARATAN


Untuk menyusun dan menafsirkan persyaratan diperlukan pemahaman istilah (lanjutan)
•Spesifikasi merupakan deskripsi atau identifikasi sesuatu secara tepat dan akurat atau pernyataan persyaratan secara tepat dan akurat 
• Spesifikasi 
  • Merupakan sejenis persyaratan yang mendokumentasikan seperangkat kebutuhan yang akan dipenuhi melalui pengadaan barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa 
  • Merupakan deskripsi terperinci untuk desain dan material yang digunakan untuk membuat sesuatu atau standar kualitas pekerjaan (workmanship) atau material yang diperlukan yang harus dipenuhi dalam pelaksanaan pekerjaan 
• Pada saat persyaratan dituliskan, persyaratan tersebut menjadi persyaratan yang spesifik, atau spesifikasi.
• Pernyataan Kerja (Statements of Work /SOW) dan Kerangka Acuan Kerja merupakan jenis dokumen persyaratan

Terminologi penting terkait dengan penyusunan dan pengelolaan persyaratan 


Gambaran Umum Proses Pengelolaan Kebutuhan 


Pentingnya pengelolaan persyaratan 



Kolaborasi dan pengelolaan persyaratan
  • Pendekatan yang sistematis dan kolaboratif antara tim teknis dan tim pengadaan sangat diperlukan untuk keberhasilan penyusunan dan pengelolaan persyaratan 
  • Kolaborasi dibutuhkan di seluruh tahapan proses pengadaan untuk memastikan agar Pemerintah: 

Peran dan tanggung jawab dalam penyusunan persyaratan pada tahap perencanaan 
  • Penyusunan persyaratan pada tahap perancanaan secara resmi merupakan tanggung jawab pengguna anggaran / pihak yang meminta pengadaan dilakukan 
  • Namun, pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan deskripsi teknis yang disiapkan oleh tim tersebut sudah jelas, konsisten, dan mendorong kompetisi yang adil 
  • Komunikasi dan kolaborasi sangat diperlukan 

Peran dan tanggung jawab selama tahap penyusunan dokumen pengadaan, tahap evaluasi/penetapan pemenang, dan tahap pengelolaan 
  • Pengelolaan persyaratan berlanjut sampai akhir proses pengadaan 
  • Tim teknis dan tim pengadaan harus melanjutkan kolaborasi dan berbagi informasi untuk mencapai keberhasilan 




Apa hubungan proses pengelolaan persyaratan dengan spesifikasi 
  • Seperti yang dijelaskan di awal – Spesifikasi merupakan persyaratan yang ditulis secara tepat dan akurat 
  • Dokumen spesifikasi merupakan output dari proses pengelolaan persyaratan dan dokumen spesifikasi disusun setelah persyaratan terdokumentasikan. 

SESI 2
PERSYARATAN DAN PROSES PENGADAAN

Persyaratan dan Proses Pengadaan 

Walaupun dibuat pada tahap perencanaan, persyaratan penting untuk keseluruhan siklus pengadaan 


Bagaimana persyaratan dapat berpengaruh pada keseluruhan hasil pengadaan? 

Apa dampak persyaratan yang tidak dibuat dan dikelola dengan baik?


Menyusun Dokumen Persyaratan Pengadaan
Jenis umum dari dokumen persyaratan*:

Pernyataan Kerja
  • Mendefinisikan desain/perincian, standar kualitas dan/atau standar kinerja 
  • Dapat digunakan untuk barang atau jasa 
  • Biasanya digunakan ketika pemerintah memiliki pemahaman yang jelas dan preferensi tentang jenis dan tingkat kerja yang dibutuhkan   
Kerangka Acuan Kerja
  • Biasanya mendeskripsikan ruang lingkup secara luas, faktor utama, pertanyaan yang harus dijawab dan persyaratan minimum 
  • Sengaja dibuat fleksibel dan bergantung pada keahlian penawar 
  • Sering digunakan untuk pengadaan jasa dan ketika pemerintah tidak memiliki pemahaman yang jelas dan preferensi tentang jenis dan tingkat kerja yang dibutuhkan  
Spesifikasi
  • Mendefinisikan sifat, jumlah dan jenis barang atau jasa, bagaimana barang /jasa tersebut berfungsi dan/atau bekerja 
  • Digunakan untuk membatasi fleksibilitas penawar dengan memerincikan barang atau jasa tertentu yang harus diberikan dan bagaimana barang/jasa tersebut disampaikan  
*Dokumen persyaratan dapat mencakup atau didukung oleh tabel, sketsa, diagram, data sejarah atau bahan apa pun untuk mengklarifikasi persyaratan.

Jenis spesifikasi apa yang biasanya termasuk dalam persyaratan pengadaan? 


Apa yang termasuk dalam dokumen Pernyataan Kerja (Statement of Work)?


Apa yang termasuk dalam dokumen Kerangka Acuan Kerja (KAK)? 
Dasar Perjanjian Kontrak
  • Informasi latar belakang pengadaan 
  • Lingkup jasa Persyaratan / kualifikasi 
  • Hasil kerja dan tahapan penting 
  • Prinsip-prinsip yang menjadi pedoman 
  • Anggaran dan sumber yang tersedia  
Perincian Evaluasi Penawaran/ Proposal
  • Definisikan struktur penawaran/proposal dan panduan penyerahan dokumen 
  • Kriteria evaluasi yang digunakan untuk menilai penawaran/proposal 
  • Metodologi evaluasi penawaran/proposal yang diajukan 
  • Pengelolaan dan akuntabilitas untuk evaluasi yang diajukan 
  • Basis evaluasi  
Tips untuk menulis atau meninjau ulang persyaratan 
Pejabat yang bertanggung jawab menulis dan meninjau ulang persyaratan harus mempertimbangkan hal-hal berikut:
  • Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas (untuk meminimalisasi salah tafsir) 
  • Definisikan istilah, simbol dan akronim (cantumkan “Daftar Istilah”) 
  • Buat dengan ringkas 
  • Jangan menjelaskan persyaratan yang sama lebih dari satu bagian 
  • Definisikan setiap aspek persyaratan dalam satu atau dua paragraf bila mungkin 
  • Gunakan format yang mudah dibaca 
  • Berikan penomoran pada setiap bagian dan paragraf 
  • Sosialisasikan dan tinjau ulang dokumen rancangan dengan pemangku kepentingan   
Pertimbangkan proses penawaran dan manajemen kontrak 


Persyaratan dan prinsip dasar pengadaan 


Apa hubungan spesifikasi dengan proses pengadaan? 
  • Persyaratan yang tertulis secara spesifik, yaitu “spesifikasi”, merupakan landasan dasar penyusunan, pelaksanaan, dan pengelolaan kontrak yang disepakati instansi pengadaan dan penyedia barang/jasa
  • Kualitas dari persyaratan yang ditetapkan akan berpengaruh pada kualitas dokumen spesifikasi yang disusun, dan pada akhirnya berdampak pada kualitas pengadaan barang/jasa. 

SESI 3
PENDEFINISIAN PROYEK

Menetapkan Tujuan Proyek
Proses Pengelolaan Persyaratan


  • Dasar keberhasilan penyusunan persyaratan 
  • Memastikan keselarasan ruang lingkup proyek dengan penyusunan persyaratan 
  • Pemangku kepentingan proyek harus bersama-sama bekerja untuk mendefinisikan tujuan dan ruang lingkup proyek 
Menetapkan Tujuan Proyek (lanjutan) 


Pertimbangan Penting 
  • Apa analisis bisnisnya (business case)?
  • Apa masalah yang perlu kira selesaikan?
  • Sumber daya apa yang kita perlukan untuk menyelesaikan masalah tersebut?
  • Apa yang akan kita ‘buat’ dan apa yang akan kita ‘beli’?
  • Peluang-peluang apa yang perlu kita perhatikan?
  • Apa hasil akhir yang ingin kita capai? 5
  • Apa ruang lingkup proyek tersebut?
  • Apa hasil kerja (deliverable) utama yang dihasilkan?
  • Apakah diperlukan interaksi dengan pihak lain?
  • Siapa penerima manfaatnya?
  • Siaya yang akan membayar?
  • Kriteria apa yang menentukan keberhasilan? 
Menetapkan ruang lingkup proyek
Proses Pengelolaan Persyaratan


Ruang lingkup yang ditetapkan dengan jelas
• Menggambarkan batasan proyek 
• Mendeskripsikan dampak proyek pada organisasi dan proses organisasi 
• Mendefinisikan interaksi antar pihak yang terkait dengan proyek (project interface) 
• Mendefinisikan kendala proyek 
• Mendefinisikan faktor penting penentu keberhasilan 
• Mengidentifikasi asumsi proyek  

Tujuan dan ruang lingkup proyek menjadi masukan untuk penyusunan persyaratan 
  • Persyaratan harus disusun dengan mempertimbangkan dan sesuai dengan tujuan dan ruang lingkup proyek
  • Tingkat upaya penyusunan dan pengelolaan persyaratan tergantung pada tingkat kompleksitas persyaratan tersebut; Persyaratan yang lebih kompleks akan lebih baik jika rencana penyusunan dan pengelolaannya ditetapkan terlebih dahulu
  • Tim teknis dan tim pengelola pengadaan harus berkolaborasi untuk memastikan persyaratan yang disusun merupakan hasil yang positif.
Menetapkan Rencana Pengelolaan Persyaratan 


Apa hubungan spesifikasi dengan proses pendefinisian proyek? 
  • Pendefinisian proyek menetapkan dasar untuk keberhasilan penyusunan persyaratan dan spesifikasi dengan memastikan keselarasan ruang lingkup proyek sebelum persyaratan dan spesifikasi disusun
  • Ruang lingkup proyek yang didefinisikan dengan jelas sangat penting untuk keberhasilan proyek. Tanpa itu, pemangku kepentingan tidak memiliki informasi yang memadai untuk menentukan apakah persyaratan yang disusun sudah lengkap.  

SESI 4
ELISITASI PERSYARATAN

Kegiatan dalam tahap Elisitasi Persyaratan 
Proses Pengelolaan Persyaratan




Mengidentifikasi dan memetakan pemangku kepentingan terhadap persyaratan 



Mengidentifikasi teknik elisitasi 
  • “Pengumpulan persyaratan merupakan metode yang dilakukan secara berulang yang melibatkan interaksi dengan pemangku kepentingan untuk mencapai sebuah konsensus tentang perincian persyaratan” 
  • Metode pengumpulan persyaratan seharusnya dirancang secara khusus untuk mendukung proyek 

Mengelompokkan Hasil Pengumpulan Persyaratan


Persyaratan yang dikumpulkan harus mempertimbangkan berbagai perspektif pemangku kepentingan 
Mendefinisikan persyaratan berdasarkan asumsi teknis atau kebutuhan pemangku kepentingan dalam hal:
• Fungsi 
• Kegunaan 
• Tingkat Keandalan 
• Kinerja 
• Tingkat Dukungan 
• Kendala  

Mengumpulkan dan menentukan persyaratan – sumber-sumber persyaratan umum 
Ketika mengumpulkan persyaratan pertimbangkan sumber persyaratan, penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya, dan proyek-proyek terkait lainnya

Ciri-ciri persyaratan yang ditulis dengan baik dan dapat dikelola dengan baik 

- Setiap pernyataan persyaratan setidaknya harus mencakup: 
  • peran pengguna yang memperoleh manfaat dari persyaratan 
  • kondisi yang diharapkan tercapai melalui peran pengguna 
  • sebuah standar pengukuran untuk menguji persyaratan

Manfaat Definisi Persyaratan yang Jelas 
 Mengurangi upaya menganalisis persyaratan dari atas ke bawah 
 Memberikan basis estimasi sumber daya 
 Memberikan baseline untuk verifikasi dan validasi selanjutnya 
 Memfasilitasi transfer produk akhir kepada pengguna 
 Memberikan basis untuk peningkatan 
 Mendukung proses penelusuran persyaratan 

Praktik-praktik terbaik elisitasi persyaratan 
  • Melibatkan Pemangku Kepentingan 
  • Mengikuti Proses yang Berulang 
  • Mengkaji Ulang dan Menyetujui 
  • Mendokumentasikan dengan Jelas 
  • Memberikan Nama (Identifier) Khusus 
  • Memastikan Dapat Ditelusuri 
  • Melakukan Kaji Ulang 
Apa hubungan spesifikasi dengan proses elisitasi persyaratan? 
  • Dalam tahap ini, elisitasi persyaratan dilakukan dan persyaratan didefinisikan. Setelah persyaratan ditulis, persyaratan tersebut menjadi spesifikasi
  • Kualitas persyaratan yang disusun akan secara langsung berpengaruh pada kualitas spesifikasi yang ditetapkan 
SESI 5
ANALISIS PERSYARATAN DAN FORMALISASI PERSYARATAN

Tujuan dan Hasil Utama dari Analisis Persyaratan



Gambaran umum analisis persyaratan
Kegiatan berulang untuk mendefinisikan, menyempurnakan, menganalisis dan menukar persyaratan sistem untuk menghilangkan defisiensi dan meminimalisasi dampak yang mungkin berpengaruh pada biaya
  • Menguraikan kebutuhan pengguna ke dalam syarat-syarat umum kontrak yang dapat dicapai dan dapat diverifikasi. 
  • Memudahkan penetapan dan penyusunan persyaratan sampai ke unsur sistem yang paling terperinci 
  • Mendasari penyusunan kontrak dan spesifikasi kinerja sistem  
Menganalisis dan menyempurnakan persyaratan
Bila kebutuhan telah dikumpulkan, kebutuhan ini harus dianalisis, disempurnakan dan diterjemahkan ke dalam persyaratan yang jelas, dapat ditelusuri dan dapat diukur.

Kegiatan Penting dalam Analisis Persyaratan  
  1. Jamin kejelasan dan kelengkapan 
  2. Evaluasi kelayakan 
  3. Kategorisasikan 
  4. Buat prioritas 
  5. Analisa dampak 
Tahap Formalisasi Persyaratan 


Kegiatan Formalisasi Persyaratan 


Garis Besar Penelusuran Persyaratan saat Formulasi 
  • Jamin kebutuhan bisnis terkait dengan persyaratan dan persyaratan terkait dengan hasil kerja
  • Telusuri siklus hidup persyaratan dari ide awal melalui tahapan pelaksanaannya dan kembali lagi ke ide awal
  • Tujuan adalah untuk memfasilitasi: - Kualitas barang/jasa yang dikembangkan - Pemahaman barang/jasa - Kemampuan untuk mengendalikan perubahan  
Apa hubungan spesifikasi dengan tahap analisis persyaratan?
  • Tahap analisis persyaratan mengidentifikasi, menganalisis, dan menyempurnakan persyaratan barang/jasa/sistem yang pada akhirnya akan menjadi dasar penyusunan kontrak dan spesifikasi kinerja sistem 

SESI 6
VERIFIKASI DAN PENGELOLAAN PERSYARATAN

Verifikasi persyaratan 
Proses Pengelolaan Persyaratan 
  • Pada dasarnya merupakan langkah untuk melakukan kaji ulang dan konfirmasi persyaratan
  • Memastikan dokumen persyaratan yang disusun secara formal mencakup kebutuhan pemerintah secara akurat
  • Memerlukan interaksi secara aktif dengan para pemangku kepentingan
  • Jika persyaratan sudah tepat– lanjut ke tahap pengelolaan, jika belum, kembali ke tahap elisitasi 
Kegiatan-kegiatan dalam tahap verifikasi persyaratan 
Hasil dari proses ini adalah dokumen yang disusun secara formal yang digunkan sebagai dasar kesepakatan antara tim pengelola proyek dan pemangku kepentingan dari sektor pemerintah, yang selanjutnya akan menjadi bagian dari dokumen pengadaan


Pengelolaan Persyaratan 
Proses Pengelolaan Persyaratan

• Mengapa persyaratan perlu dikelola ?
  • Perubahan tidak dapat dihindari dalam proses apapun, khususnya proses pengadaan
  • Meningkatkan kemungkinan keberhasilan memperoleh barang/jasa yang sesuai dengan persyaratan dalam batasan waktu dan anggaran yang ditetapkan
  • Perubahan mungkin bahkan diperlukan dalam penyusunan dokumen pengadaan
  • Perubahan dapat berpengaruh pada biaya dan jadwal  
• Perubahan harus diajukan melalui proses formal dan mungkin perlu renegosiasi proyek
  • Identifikasikan para pihak yang bertanggung jawab atas pengendalian perubahan
  • Tentukan proses pengendalian perubahan
  • formal vs informal 
  • Pastikan penelusuran dapat dilakukan/ keterlacakan
  • Tentukan dampak terhadap biaya/ jadwal dan pastikan ketersediaan dana
  • Tetapkan proses untuk mengkomunikasikan perubahan 

Apa hubungan spesifikasi dengan proses verifikasi dan pengelolaan persyaratan? 
  • Proses verifikasi persyaratan memastikan dokumen formal, yaitu “spesifikasi” secara akurat mewakili kebutuhan pemerintah
  • Dalam pelaksanaan kontrak, perubahan persyaratan mungkin timbul. Perubahan ini dimonitor dan dikelola, sehingga mungkin dokumen spesifikasi perlu diperbarui. 

SUMBER: MCA-I 

Post a Comment

Author Name

Contact Form

Name

Email *

Message *

Powered by Blogger.