SELAMAT DATANG
Selamat datang di modul “Bagaimana Cara Menghitung Total Biaya Kepemilikan (TCO) & Mengapa
TCO Diperlukan” Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.
Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor
pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik.
Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di
Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat
mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan
konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan
bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah
secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa
yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun
jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur
institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk
mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit
pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.
Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama
pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.
Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:
- Pembelajaran bersifat mandiri
- Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif
- Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain)
- Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif
- Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan
Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan
pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.
SESI 1
GAMBARAN UMUM ESTIMASI TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO)
Apa yang dimaksud dengan Total Biaya
Kepemilikan (TCO)?
Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah total biaya untuk memiliki
dan menggunakan sebuah aset selama masa penggunaan yang
diharapkan
• Metode estimasi secara holistik untuk mengidentifikasi unsurunsur
biaya tertentu sebagai informasi untuk pengambilan
keputusan terkait pengadaan dan anggaran
Istilah-istilah penting yang berhubungan
dengan penghitungan TCO
- Biaya Siklus Hidup – Pertimbangkan bahwa setelah barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa diperoleh, barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa tersebut akan membutuhkan pemeliharaan selama barang, pekerjaan konstruksi, atau jasa tersebut masih digunakan
- Biaya Variabel – Biaya yang bervariasi tergantung pada volume produksi perusahaan; biaya akan meningkat seiring peningkatan produksi dan menurun seiring penurunan produksi.
- Faktor Independen – Apapun barang/jasa yang diperoleh, ada beberapa faktor tertentu (mis. inflasi) yang selalu dipertimbangkan dalam menghitung TCO
TCO – Contoh Umum
Biaya untuk membeli sebuah mobil baru
Harga yang “terdaftar” bagi Pembeli:
Harga yang Terdaftar: Rp90.000.000
Pajak & Biaya: Rp10.000.000
Biaya mobil baru: Rp100.000.000
Harga Total Biaya Kepemilikan:
Harga yang Terdaftar: Rp90.000.000
Pajak dan Biaya: Rp10.000.000
Pemeliharan Rutin: Rp5.000.000/tahun
BBM: Rp3.000.000/tahun
Asuransi: Rp1.000.000/tahun
Perbaikan: Rp1.000.000/tahun
Total Biaya Kepemilikan: Rp110.000.000
untuk tahun pertama
TCO dapat digunakan untuk pembelian
barang pribadi
- Pembelian dalam jumlah besar
- Biaya pemeliharan
- Perencanaan lama pemakaian
- Penggantian dan perbaikan
- Pembelian rutin
Penghitungan TCO sering dianggap terlalu kompleks
dan menyusahkan. Namun, kemungkinan besar kita
pernah menggunakannya, setidaknya satu kali.
Mengapa penghitungan TCO penting
• Memungkinkan penyusunan anggaran yang tepat dari
waktu ke waktu
• Membantu menghindari kesalahan dari segi biaya
dalam perencanaan pengadaan
• Mendorong evaluasi penawaran yang realistis:
- Mengkaji total biaya
- Mengeliminasi penawaran harga rendah yang tidak realistis
- Melakukan perbandingan biaya yang realistis
Estimasi TCO biasanya disusun menggunakan sumber
input yang lebih banyak daripada model estimasi biaya
yang biasa
Pentingnya penghitungan TCO dalam proses
pengadaan
- Penyusunan anggaran dan perencanaan pengadaan
- Biaya yang akan datang
- Analisis kenyataan harga (Realism analysis)
- Perbandingan realistis
- Hasil pengadaan
- Administrasi kontrak
TCO dan proses pengadaan
TCO dan Proses Pengadaan
- TCO seharusnya digunakan pada saat tingkat kompleksitas dan pekerjaan yang bersangkutan memerlukan penggunaan TCO
- TCO digunakan di seluruh tahapan proses pengadaan
- Prinsip-prinsip pengadaan selalu diterapkan
- TCO disusun pada tahap perencanaan tapi digunakan sampai tahap penutupan kontrak
Anggaran dan perencanaan
- Anggaran dan TCO memiliki hubungan yang unik yaitu, anggaran dapat memberikan informasi untuk penyusunan TCO, tapi TCO yang dihasilkan akan memberikan informasi untuk membuat keputusan terkait anggaran di masa yang akan datang
- TCO sangat penting untuk penentuan alokasi sumber daya dan perencanaan keseluruhan siklus hidup
Pemberitahuan untuk penawar dan
biaya masa depan (future cost)
- Pada tahap ini, persyaratan dikomunikasikan dengan penyedia barang/jasa
- Jika TCO tidak akurat atau tidak sesuai dengan dengan persyaratan, evaluasi total biaya akan menyimpang, sehingga dapat mengakibatkan pembengkakan biaya
Evaluasi, analisis & negosiasi
- Dalam mengevaluasi penawaran, “total biaya” harus dipertimbangkan
- Jika yang dipertimbangkan hanya harga dasar, maka tidak akan mencapai nilai terbaik
- Walaupun menggunakan harga terendah, TCO harus dipertimbangkan
TCO dalam tahap administrasi kontrak
- Berbagai unsur TCO akan menentukan berbagai alokasi biaya (misalnya, pembayaran bulanan, biaya pemeliharaan, biaya siklus hidup)
- Pengelola pengadaan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa informasi dalam TCO digunakan secara akurat sepanjang pelaksanaan kontrak
Tanggung Jawab - 5 C
Pengelola pengadaan
- Consider: Mempertimbangkan hasil yang diinginkan bagi pengadaan dan keberhasilan proyek di masa yang akan datang
- Conduct: Melakukan uji tuntas terhadap persyaratan untuk memastikan bahwa faktor-faktor biaya dan total biaya sudah dipertimbangkan
- Collaborate: Bekolaborasi dengan tim ahli teknis dan industri mitra untuk menentukan faktor-faktor biaya apa saja yang tepat untuk digunakan (misalnya, inflasi, waktu, lama pemakaian)
Tanggung Jawab - 5 C
Pengelola pengadaan
- Communicate: Berkomunikasi dengan pemangku kepentingan untuk memastikan pemahamanan tentang penyusunan estimasi dan asumsi apa saja yang digunakan
- Confirm: Mengkonfirmasi dan memeriksa ulang estimasi untuk akurasi dan memperhitungkan perubahan yang dapat terjadi (peningkatan harga, inflasi, modifikasi)
Siapakah pemangku kepentingan yang
terlibat dalam penyusunan TCO?
Walaupun tidak semua pemangku kebutuhan memengaruhi
penyusunan TCO, banyak pemangku kepentingan
dipengaruhi oleh TCO
Prinsip-prinsip yang berhubungan langsung
AKUNTABILITAS
Orang yang menyusun penghitungan TCO
bertanggung jawab untuk keabsahan dan
kelayakan TCO untuk audit
KOMPETISI
Model TCO yang akurat dapat digunakan sebagai
pembanding untuk memperoleh kewajaran dan
kenyataan harga untuk memastikan penyedia
berkompetisi menggunakan biaya yang akurat.
TRANSPARANSI
- TCO pada akhirnya akan memengaruhi jumlah dana pemerintah yang dibelanjakan dan harus dapat diaudit.
- TCO disusun menggunakan banyak faktor dari data industri, informasi umum dari pasar, dan masukan dari tim ahli teknis. Semua ini harus didokumentasikan dan diperlihatkan saat audit.
SESI 2
INPUT DAN OUTPUT TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO)
Penyusunan TCO – Kapan TCO harus dibuat
Model Total Biaya Kepemilikan merupakan model estimasi yang lebih
kompleks dan penyusunannya membutuhkan banyak waktu. TCO
sebaiknya dibuat ketika:
- Persyaratan barang/jasa lebih kompleks
- Nilai barang/jasa lebih tinggi
- Jenis barang/jasa yang ingin diperoleh membutuhkan TCO
- Dianggap perlu agar evaluasi dapat dilakukan dengan tepat
Tingkat kompleksitas TCO setara dengan tingkat kompleksitas pengadaan
Penyusunan TCO – kapan TCO tidak dibutuhkan
Pendekatan estimasi yang lebih sederhana dan
cepat mungkin lebih cocok untuk pengadaan yang
lebih sederhana. Contohnya adalah:
- Barang pabrikan atau Commercial off the shelf (COTs) dengan jadwal pemeliharaan yang tetap
- Jasa jangka pendek (misalnya, satu kali jasa konsultasi)
- Hasil pekerjaan berdasarkan kontrak (misalnya, laporan, presentasi, pelatihan)
Input dan Faktor yang memengaruhi model
TCO: internal
Contoh input dan pengaruh yang terkait secara
internal atau langsung adalah:
• Persyaratan itu sendiri:
- Barang
- siklus hidup peralatan
- Pekerjaan Konstruksi
- umur gedung dan pemeliharaannya
- Jasa
- tunjangan atau biaya transport
• Tim ahli teknis
- Tim ahli teknis memahami persyaratan dan dapat memberikan input berharga yang tidak diketahui oleh pengelola pengadaan
Input dan Faktor yang memengaruhi model
TCO : konstan
Contoh input dan pengaruh yang konstan atau
pengaruh lingkungan adalah:
• Ekonomi
- − Jumlah dana yang dialokasikan untuk pengadaan
- − Persetujuan anggaran belanja negara
• Hukum dan politik
- − Peraturan tentang dari mana barang/jasa dapat diperoleh
- − Pengaruh dari pemerintah daerah
• Lingkungan
- − Lokasi
- − Iklim
Input dan Faktor yang memengaruhi model
TCO: eksternal
Contoh input dan pengaruh yang eksternal adalah:
• Jadwal
- − Seberapa cepat barang/jasa harus diperoleh
- − Kondisi yang tidak diperkirakan sebelumnya
• Peraturan
- − Peraturan Pemerintah (misalnya, perpres)
- − Peraturan yang berlaku dalam institusi tertentu
• Anggaran Organisasi
- − Kadang anggaran tidak cukup untuk TCO
Input dan Faktor yang memengaruhi model TCO
Sebelum TCO disusun, ingat catatan penting berikut:
- Model TCO membutuhkan banyak input dari berbagai sumber
- Informasi yang digunakan untuk input harus benar & akurat
- Beberapa faktor tidak dapat dikontrol, tetapi tetap harus diperhitungkan oleh Pengelola Pengadaan
- Jika TCO akan digunakan, Pengelola Pengadaan harus berupaya secara optimal dalam penyusunan modelnya.
TCO yang tidak akurat atau informasi yang
tidak lengkap
• Input untuk TCO sangat penting bagi akurasi dan
keberhasilan pengadaan secara keseluruhan.
• Jika ada satu bagian TCO yang tidak tepat, ketidaktepatan
tersebut dapat berdampak pada seluruh proses pengadaan.
• Dampak TCO yang tidak disusun secara akurat dapat dilihat
dalam tiga hal utama: Risiko, Fleksibilitas dan Anggaran.
• Maka, TCO yang tidak disusun dengan benar dapat:
- − Meningkatkan risiko
- − Mengurangi fleksibilitas
- − Mengubah ketepatan anggaran
SESI 3
CARA KERJA MODEL TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO)
Ringkasan: Total Biaya Kepemilikan (TCO)
Total Biaya Kepemilikan (TCO) adalah estimasi finansial
secara menyeluruh untuk menentukan biaya langsung
• TCO terdiri dari biaya siklus hidup barang, pekerjaan konstruksi,
atau jasa, termasuk biaya pengadaan, biaya operasional, biaya
dukungan (support), dan biaya pembuangan (disposal).
• TCO dapat mengidentifikasi biaya yang terdiri dari dua komponen
utama:
- Biaya langsung: biasanya terdiri dari biaya tenaga kerja dan biaya modal
- Biaya tidak langsung: biaya yang berkaitan dengan pengadaan dan administrasi, dan biasanya lebih sulit dihitung
Ingat: Memahami model TCO tidak hanya berarti mengetahui bagaimana biaya
ditentukan; Kesempatan untuk penghematan juga dapat diketahui melalui TCO.
Biaya Langsung vs Tidak Langsung
Dua komponen biaya utama dalam model TCO
adalah:
Biaya Langsung & Tidak Langsung
• Biaya Langsung: biaya yang mudah teridentifikasi dan
secara langsung terkait dengan pengadaan:
- Tenaga Kerja
- Bahan Bangunan
- Pengiriman
- Pabrik produksi barang
- Tunjangan tambahan
TCO disusun berdasarkan berbagai jenis biaya
Visualisasi perincian biaya sangat penting untuk memahami berdasarkan apa TCO disusun.
Seperti terlihat pada gambar, beberapa faktor berdampak yang cukup signifikan terhadap
keseluruhan biaya yang tidak akan kelihatan jika visualisasi perincian biaya tidak dibuat.
Model TCO terdiri dari berbagai unsur biaya
tergantung persyaratan barang/jasa yang dibutuhkan
Walaupun ada banyak biaya yang dapat terlihat jelas dalam
siklus pengadaan (misalnya harga yang terdaftar dan biaya
pemeliharaan), ada beberapa jenis biaya yang tidak terlihat
jelas
Unsur-unsur Biaya Tambahan
- Biaya pengadaan: biaya untuk identifikasi, pemilihan, pemesanan, penerimaan, inventarisasi, atau pembelian
- Biaya untuk Pemutakhiran / Peningkatan Kualitas / Perbaikan
- Biaya Pendirian / Pengerahan: biaya pengaturan ruangan, pemindahan, instalasi, pengaturan, integrasi dengan aset lainnya, jasa lainnya.
- Biaya Operasional : misalnya, tenaga kerja (operator), atau biaya listrik/ bahan bakar.
- Biaya dukungan infrastruktur: misalnya, biaya pemasangan pemanas/pendingin ruangan, lampu penerangan, dll.
- Biaya pembuangan (disposal) / dekomisioning
Input model secara spesifik:
faktor biaya vs unsur biaya
Dampak ketika TCO tidak digunakan
Seringkali hanya biaya secara umum saja yang dipertimbangkan dan
kebutuhan aktual organisasi tidak dipertimbangkan.
Lihat contoh tentang pengadaan CCTV di bawah ini
SESI 4
DAMPAK WAKTU PADA TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) DAN NILAI BERSIH
SEKARANG (NPV)
Ada dua jenis umur barang/jasa
- Umur Ekonomis Barang/Jasa – Kebanyakan barang/jasa memiliki lama penggunaan yang ditentukan oleh perancang atau pabrikan.
- Umur Teknis Barang/Jasa – Lama penggunaan barang/jasa yang diharapkan oleh pemerintah mungkin berbeda dari lama penggunaan barang/jasa tersebut pada umumnya. Faktor-faktor ini perlu dipertimbangkan agar mendapatkan TCO yang seimbang.
Jika hanya mengandalkan
rekomendasi pabrik tanpa
mempertimbangkan penggunaan
yang telah direncanakan, TCO yang
dihasilkan menjadi tidak akurat
Umur barang/jasa dan proses pengadaan
- Perencanaan Pengadaan: Selama tahapan ini, analisis kebutuhan dilakukan untuk menentukan umur barang/jasa yang diharapkan
- Evaluasi: Untuk barang/jasa yang lebih kompleks, evaluasi penawaran dapat menunjukkan aktual dari barang, pekerjaan konstruksi atau jasa yang ditawarkan masing-masing penyedia.
Waktu sebagai faktor untuk mengidentifikasi
penghematan biaya
- Efisiensi yang Didapat: Seiring berjalannya waktu, para penyedia barang/jasa wajarnya dapat mengidentifikasi efisiensi dan mengemat biaya. Dalam perhitungan TCO, hal ini dapat diperhitungkan.
- Waktu belajar: Semakin sering proyek tersebut dilaksanakan, semakin mudah proyek tersebut akan dijalankan. Untuk pekerjaan konstruksi dan jasa yang repetitif, perhitungan penghematan waktu belajar merupakan output TCO yang dapat mengurangi biaya.
Model TCO yang dengan tepat memperhitungkan dampak
waktu dapat digunakan untuk mengidentifikasi kemungkinan
penghematan biaya.
Hasil dari perhitungan waktu yang tidak akurat
- Kurangnya Anggaran: Anggaran bergantung pada keakuratan perkiraan biaya. Jika TCO Anda tidak dengan akurat memperkirakan umur barang/jasa yang tepat, anggaran mungkin tidak akan cukup.
- Keputusan Sewa vs Beli yang Buruk: Hal yang penting untuk pengadaan pekerjaan konstruksi apa pun adalah keputusan sewa vs beli. Manakah yang lebih ekonomis bagi pemerintah? Membeli atau menyewa? Jika tidak diperhitungkan dengan tepat, pengelola pengadaan dapat membebankan biaya lebih bagi pemerintah.
- Net Present Value (NPV): Waktu merupakan faktor penting untuk menghitung NPV.
Net Present Value (NPV) harus dipertimbangkan
untuk umur barang/jasa > 3 tahun
- Net Present Value didefinisikan sebagai jumlah dari nilai sekarang (present values/PV) dari arus kas masuk dan keluar dalam periode tertentu. Arus kas masuk dan keluar juga dapat digambarkan sebagai arus kas manfaat dan biaya.
- Untuk pengadaan – direkomendasikan untuk digunakan dalam analisis apa pun untuk mendukung keputusan pengadaan yang menghasilkan manfaat atau biaya yang terukur dengan jangka waktu lebih dari tiga tahun.
- • Contohnya termasuk: - Analisis Sewa vs Beli - Analisis Biaya Siklus Hidup - Analisis Untung Rugi (Trade-off)
NPV – Menjelaskan langkah-langkah
• Memilih tingkat bunga berdiskonto:
- Kebanyakan bendahara kementerian keuangan akan mempublikasikan tingkat bunga berdiskonto berdasarkan inflasi/deflasi.
• Mengidentifikasi biaya/manfaat yang akan digunakan
- Analisis harus mempertimbangkan biaya atau manfaat yang terkait dengan satu alternatif dalam evaluasi alternatif lainnya. Contohnya, jika pembayaran sewa termasuk biaya pemeliharaan, alternatif pembelian harus mencakup biaya pemeliharaan.
• Menentukan waktu
- Dalam menentukan waktu arus kas, Anda harus mengidentifikasi tahun dan waktu dalam tahun tersebut.
• Menghitung NPV dan memilih yang terbaik.
- Gunakan persamaan berikut sebagai bahan pertimbangan evaluasi
NPV – Contoh untuk pekerjaan konstruksi –
Penawar mana yang Anda Pilih?
SESI 5
PENGHITUNGAN TOTAL BIAYA KEPEMILIKAN (TCO) DALAM BERBAGAI JENIS
PENGADAAN
Manfaat umum penggunaan model TCO
- Pemahaman yang Lebih Baik: Mengetahui unsur-unsur yang menjadi basis total biaya akan memperlengkapi Anda lebih baik untuk melakukan pengadaan di masa mendatang
- Identifikasi Efisiensi: Menganalisis setiap unsur biaya dapat mengidentifikasi cara membuat bagian proses tertentu menjadi lebih efisien
- Penghematan Biaya: Mengidentifikasi unsur yang dapat menimbulkan lonjakan biaya atau “biaya tersembunyi” dari penyedia dapat menghasilkan penghematan
- Perencanaan yang Lebih Baik: Mengetahui semua unsur biaya dapat memudahkan pengelola pengadaan untuk menyusun anggaran dan merencanakan pemeliharaan atau dukungan yang diperlukan
Manfaat teknis penggunaan model TCO
- Untuk menentukan biaya siklus hidup produk atau jasa secara keseluruhan
- Untuk membuat metrik kinerja yang lebih terperinci
- Untuk membandingkan berbagai variabel yang berkaitan dengan pembelian
- Untuk mengintegrasikan keberlanjutan ke dalam proses pengadaan
- Untuk menghitung biaya yang masih harus dikeluarkan untuk pembelian tertentu
Mempertimbangkan ketidakpastian dan risiko
Masih ingat tentang I-N-K di modul
sebelumnya?
- Increase Information (Tingkatkan Informasi) – Semakin banyak informasi yang dikumpulkan, semakin banyak yang bisa dianalisis untuk melihat mana yang cocok.
- No Negligence (Jangan Lalai) – Teliti dengan detail dan informasi adalah hal yang terpenting.
- Know the Requirements (Pahami Persyaratan) – Jika informasi dikumpulkan tanpa mengikuti persyaratan, informasi tersebut dapat mengurangi validasi informasi yang lain.
Risiko dalam penggunaan TCO
Risiko
- Kompleksitas- beberapa unsur biaya mudah terlewatkan
- Kesulitan - Model TCO dapat berbentuk sederhana atau kompleks tergantung yang diperlukan oleh pengadaan yang dilakukan.
- Komunikasi – Banyak ahli bidang lainnya yang tidak terlalu memahami TCO dan kesalahan dapat terjadi
Mitigasi
- Kompleksitas – Jangan buru-buru dan lakukan kaji ulang.
- Kesulitan – Pengelola pengadaan harus memiliki keterampilan menyusun TCO sesuai dengan tingkat kesulitannya
- Komunikasi – Pengelola pengadaan harus menjelaskan cara menggunakan TCO, terutama pada saat evaluasi dilakukan.
SUMBER: MCA-I
Post a Comment
Post a Comment