Bagaimana Cara Memilih Model Kontrak Yang Tepat Pelatihan Pengadaan - Tingkat Menengah

SELAMAT DATANG

Selamat datang di modul "Bagaimana Cara Memilih Model Kontrak yang Tepat‖. Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini. 

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa: 

• Pembelajaran bersifat mandiri 
• Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif 
• Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling belajar dari pengalaman satu sama lain) 
• Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif 
• Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan 

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

SESI 1

GAMBARAN UMUM JENIS-JENIS KONTRAK

Kontrak adalah… 

… Kontrak adalah perjanjian yang mengikat berdasarkan penawaran, penerimaan,

Apa yang harus tercapai oleh sebuah kontrak?
Kontrak yang disusun dengan benar harus:

• Membuat pekerjaan terlihat lebih menarik bagi lebih banyak calon penawar sehingga dapat meningkatkan kompetisi 
• Mengalokasi risiko biaya dan risiko kinerja antara Pemerintah dan penyedia barang/jasa 
• Menghasilkan risiko yang wajar bagi penyedia dengan insentif tinggi untuk kinerja kontrak yang efisien dan ekonomis  

Ingat: Kontrak yang disusun dengan baik melindungi Pemerintah dan penyedia.

Apa akibat kontrak yang tidak disusun dengan baik?  

Kontrak yang tidak disusun dengan baik dapat mengakibatkan: 

• Distribusi risiko yang kurang optimal 
• Mengurangi kompetisi 
• Perselisihan terkait dengan implementasi kontrak dan kinerja 
• Pembengkakan biaya karena modifikasi yang berlebihan 
• Beban keuangan bagi penyedia 
• Kegagalan untuk mendapatkan Nilai untuk Uang  

Ingat: Pengelola pengadaan dapat memitigasi risiko ini melalui perencanaan yang penuh kehati-hatian

Jenis kontrak dipilih dalam tahap perencanaan, tetapi berdampak pada seluruh proses pengadaan  

Pemangku kepentingan dalam proses pemilihan jenis kontrak 

• Pemilihan jenis kontrak membutuhkan input dan kolaborasi dari berbagai pemangku kepentingan termasuk: 

• Pengelola Pengadaan 
• Pejabat Pembuat Komitmen 
• Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran 
• Manajer Program dan Ahli Teknis 
• Ahli Hukum

• Di banyak institusi pemerintahan, jenis kontrak yang dimaksudkan adalah bagian dari Rencana Pengadaan formal yang membutuhkan persetujuan dari berbagai pemangku kepentingan (internal dan eksternal) sebelum dokumen pengadaan diumumkan

Faktor yang berpengaruh pada pemilihan jenis kontrak  

• Untuk setiap keputusan pengadaan, pengelola pengadaan harus mempertimbangkan tujuan institusi.

• Untuk pemilihan jenis kontrak, ada berbagai faktor lain yang perlu dipertimbangkan, faktor yang terpenting adalah: 

• Kompleksitas Persyaratan dan Spesifikasi 
• Analisis Harga 
• Risiko (profil risiko pengadaan dan toleransi risiko Pemerintah)  

• Ingat: Jenis kontrak yang dipilih akan digunakan hingga berakhirnya kontrak . Oleh karena itu, uji tuntas perlu dilakukan sebelum menetapkan pilihan Anda.  

Faktor tambahan yang perlu dipertimbangkan

• Pengelolaan dan Administrasi Kontrak 
• Waktu & Urgensi 
• Penghematan Biaya 
• Ketersediaan Dana 
• Pertimbangan Pasar 
• Norma Industri Penyedia 
• Pembelian yang Sama/ Serupa di Masa Lalu 
• Kontrak sejenis yang sedang berjalan 

Jenis-jenis kontrak yang biasa digunakan

Jenis-jenis kontrak umum

Pilihan kontrak lainnya 

Format isian dan instrumen untuk membuat kontrak  

• Banyak organisasi yang membuat format isian untuk setiap jenis kontrak yang biasa digunakan untuk menyederhanakan proses perancangan kontrak, sehingga Anda dapat berfokus pada perincian dari pengadaan yang sedang Anda lakukan. 
• Format isian harus ditinjau oleh pimpinan pengadaan dan pejabat yang berwenang sebelum digunakan. 
• Anda juga dapat membuat matriks keputusan sebagai instrumen untuk memastikan kesesuaian dan pemilihan jenis kontrak

Pertimbangkan bagaimana SIMP dapat membantu jenis kontrak yang dipilih

• Aplikasi sistem perancangan kontrak 
• Penyimpanan format isian 
• Koleksi klausul atau syarat/ketentuan umum 
• Kontrak yang sudah difinalisasi untuk digunakan sebagai contoh  

Konsultasi dengan ahli hukum 

• Tingkat kompleksitas dalam ketentuan kontrak mungkin membutuhkan pengawasan atau tinjauan tambahan 
• Pastikan Anda melibatkan ahli hukum pada waktu yang tepat dan sesuai dengan peraturan yang berlaku 
• Dokumentasikan komunikasi Anda dengan ahli hukum dan simpan persetujuan yang diberikan ahli hukum untuk keperluan audit  

Menerapkan 5 prinsip pengadaan

SESI 2

FAKTOR-FAKTOR YANG PERLU DIPERTIMBANGKAN DALAM PEMILIHAN JENIS KONTRAK

Berbagai faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih jenis kontrak

Ingat kembali faktor-faktor yang berpengaruh pada pemilihan jenis kontrak: 

Persyaratan dan spesifikasi yang kompleks 

Apakah kompleksitas dalam pengadaan? 

• Kompleksitas mungkin suatu istilah yang subyektif, tergantung dengan siapa Anda berbicara. 

• Contohnya, insinyur mungkin yakin bahwa konstruksi sebuah jembatan baru bukanlah hal yang kompleks. 

• Sebagai panduan, kompleksitas dalam pengadaan terindikasi dari: 

• Sulitnya spesifikasi 
• Diperlukannya barang atau jasa yang inovatif atau dirancang khusus 
• Terbatasnya tingkat kompetisi karena terbatasnya pasar penyedia barang/jasa

Analisis harga dan jenis kontrak 

Kemampuan Pemerintah untuk memeriksa harga yang diberikan penyedia dapat memengaruhi jenis kontrak

  

Analisis harga dan jenis kontrak

Risiko dan jenis kontrak

• Jumlah risiko yang terkait dengan persyaratan atau sebuah pengadaan dapat mengarah pada keputusan atas jenis kontrak tertentu.
• Jenis kontrak dapat digunakan untuk mengelola risiko untuk Pemerintah. 
• Risiko yang lebih tinggi bagi penyedia biasanya berarti risiko yang lebih kecil untuk Pemerintah.
• Risiko terkait dengan biaya dan pengelolaan.

Risiko dan jenis kontrak - hubungan

• Risiko adalah faktor yang mendasar di seluruh proses pengadaan. Akan tetapi, dalam hal pemilihan jenis kontrak, risiko memiliki hubungan yang unik.

• Tingkat kompleksitas persyaratan berkorelasi langsung dengan tingkat risiko. 
• Tingkat risiko yang teridentifikasi di dalam tahap perencanaan pengadaan dapat menjadi faktor penentu dalam pemilihan jenis kontrak. 
• Risiko dan jenis kontrak memiliki hubungan yang unik karena jenis kontrak juga dapat digunakan untuk memitigasi risiko dan risiko dapat digunakan untuk memilih jenis kontrak. 

Mitigasi risiko berdasarkan jenis kontrak 

• Untuk memitigasi risiko yang lebih tinggi, penyedia seringkali memasukkan mark-up harga yang lebih tinggi atas dasar asumsi risiko tersebut 
• Untuk menekan biaya dan meningkatkan potensi keuntungan, penyedia memerlukan tingkat pengelolaan yang lebih tinggi, sehingga dapat meningkatkan harga.

Pengelolaan dan administrasi kontrak  

• Kontrak yang membutuhkan tingkat pengelolaan yang lebih tinggi dapat meningkatkan biaya keseluruhan. 
• Kontrak yang membutuhkan tingkat pengelolaan yang lebih tinggi oleh Pemerintah mungkin membutuhkan lebih banyak sumber daya dan pengetahuan teknis 15 
• Jenis kontrak yang dipilih akan memiliki dampak pada tingkat pengelolaan dan administrasi kontrak, sehingga pengelola pengadaan harus mempertimbangkan hal ini dalam keputusan yang diambil.  

Waktu dan urgensi 

• Jika pemenang sebuah kontrak perlu ditetapkan dengan segera, hal ini akan berpengaruh pada jenis kontrak. 
• Pemerintah dapat menanggung risiko yang lebih banyak dalam kontrak yang mendesak agar pemenang dapat ditetapkan dengan segera. 16 
• Jenis kontrak yang lebih kompleks membutuhkan waktu yang lebih lama untuk ditetapkan pemenangnya, terutama jika ada kriteria yang harus dievaluasi secara lebih mendalam. 
• Jika ada persyaratan yang mendesak atau darurat, Pemerintah seringkali terpaksa menggunakan jenis kontrak yang sederhana agar dapat menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. 

Penghematan biaya & ketersediaan dana

• Kontrak payung memungkinkan tersedianya dana karena persyaratan diidentifikasi. 
• Jika dana terbatas, pengalihan risiko kepada Pemerintah mungkin diperlukan untuk mengurangi harga. 17 
• Selain itu, penghematan biaya dapat dilakukan dengan memperoleh informasi yang lebih banyak dari penyedia melalui jenis kontrak yang tepat. 
• Ketika penyedia mengetahui semua aspek harga yang akan diperiksa, penyedia akan memberikan harga yang lebih baik. 

Pertimbangan pasar & norma industri 

• Pertimbangkan bagaimana barang/jasa yang serupa diperoleh dalam pengadaan bisnis-ke-bisnis lain. 
• Untuk mengurangi biaya Pemerintah, jangan masukkan batasan atau persyaratan yang tidak diperlukan. 
• Buatlah metode pengadaan yang sama dengan yang akan dilalui oleh penyedia dalam pengadaan nonpemerintah 

Pengadaan di masa lalu & kontrak yang sudah ada

• Kontrak di masa lalu dapat membantu menentukan jenis kontrak di masa mendatang dalam dua cara utama: 

1. Kontrak di masa lalu merupakan salah satu bentuk riset pasar dan harus dianalisis dan ditinjau untuk melihat kunci keberhasilan dan/atau kegagalan untuk melihat apakah kontrak tersebut masih merupakan jenis kontrak yang layak digunakan di masa mendatang. 
2. Kontrak yang sudah ada mungkin dapat dimanfaatkan, sehingga tidak perlu melakukan proses pengambilan keputusan untuk memilih jenis kontrak baru. 

Memadukan semuanya 

Memadukan semuanya  

SESI 3

KONTRAK LUMP SUM DAN HARGA SATUAN

Kontrak Lump Sum

Persyaratan dan spesifikasi barang/jasa yang sesuai untuk penggunaan Kontrak Lump Sum

• Kontrak Lump Sum sangat tepat untuk persyaratan yang: 

• Didefinisikan dengan jelas 
• Mudah diestimasi biayanya 
• Dijadwalkan secara berulang atau berkala

• Contoh: jasa kurir, jasa kebersihan kantor, jasa konsultansi, hasil pekerjaan (deliverables).

Risiko dan Kontrak Lump Sum 

• Risiko terkait kinerja terletak pada penyedia 
• Untuk memitigasi risiko yang lebih tinggi, penyedia seringkali memasukkan mark-up harga yang lebih tinggi atas dasar asumsi risiko tersebut. 
• Untuk menekan biaya dan meningkatkan potensi keuntungan, penyedia memerlukan tingkat pengelolaan yang lebih tinggi

Faktor lainnya yang perlu dipertimbangkan dalam Kontrak Lump Sum 

• Pertimbangan Pasar: Kekuatan yang mungkin dapat berpengaruh pada harga dalam Kontrak Lump Sum (misalnya, defisit/ surplus). 
• Ketersediaan Dana: Jika tidak ada dana yang cukup, risiko yang lebih rendah ada pada penyedia dan oleh karena itu risiko yang lebih tinggi pada Pemerintah mungkin dapat menjadi salah satu cara untuk mengurangi biaya. 

Kontrak Harga Satuan 

Dalam kontrak harga satuan, ditetapkan harga tetap untuk setiap satuan atau unsur barang/jasa dan kerangka waktu pelaksanaan pekerjaan sudah ditentukan secara spesifik dan:

• Berlaku untuk barang dan jasa tertentu
• Terdapat harga tunggal yang disepakati sebelumnya untuk setiap “satuan” barang/jasa
• Kuantitasnya dapat berubah, tetapi harga satuan telah disepakati sebelum kontrak diberikan kepada pemenang.
• Terdapat pagu kontrak; nilai kontrak total adalah harga per satuan dikalikan dengan jumlah satuan.  

Persyaratan dan spesifikasi barang/jasa yang sesuai untuk penggunaan Kontrak Harga Satuan  

• “Kontrak Harga Satuan paling tepat digunakan ketika jenis barang/jasa dapat diidentifikasi tetapi kuantitas yang dibutuhkan belum dapat diestimasi.” 
• Khususnya untuk Kontrak Payung, Kontrak Harga Satuan tepat digunakan ketika Pemerintah memiliki kebutuhan yang berulang atau mengetahui bahwa barang/jasa tersebut akan dibutuhkan lagi di masa mendatang, tetapi tidak tahu dengan pasti berapa yang dibutuhkan 

Contoh: sebuah organisasi baru akan didirikan dan mereka tahu bahwa mereka akan memiliki 50 pegawai yang akan bekerja untuk mereka selama satu tahun. Setiap pegawai akan membutuhkan sebuah laptop dan alat-alat kantor, tetapi organisasi tersebut tidak tahu pasti kapan pegawai tersebut akan mulai bekerja dan jumlah laptop atau alat-alat yang dibutuhkan.

Risiko dan Kontrak Harga Satuan  

• Untuk Kontrak Harga Satuan, ada hubungan pembagian risiko yang unik antara Pemerintah dan penyedia. 

• Penyedia memiliki perjanjian dengan Pemerintah untuk menyediakan barang dan jasa; namun, dalam jenis kontrak ini, penyedia berisiko

Faktor penting lain yang perlu dipertimbangkan dalam Kontrak Harga Satuan

Kontrak Gabungan

• Terdiri atas Lump Sum dan Harga Satuan untuk berbagai unsur dalam lingkup pekerjaan dan keduanya memiliki harga tetap. 
• Digunakan untuk persyaratan yang terdefinisikan dengan baik. 
• Dalam beberapa hal, mungkin lebih mudah untuk menerapkan harga lump sum yang tetap pada pekerjaan konstruksi/jasa tertentu dengan lingkup yang sudah jelas, tetapi menerapkan harga satuan untuk barang atau jasa lainnya dalam kontrak yang sama.  

Kapan menggunakan setiap jenis kontrak: Lump Sum, Harga Satuan atau Gabungan 

SESI 4

KONTRAK PERSENTASE DAN KONTRAK TERIMA JADI (TURNKEY) 

Kontak Persentase 

Dalam kontrak persentase, biaya keseluruhannya berdasarkan harga satuan ditambah persentase yang disepakati 

• Mencakup pembayaran untuk biaya barang/jasa secara spesifik dan tambahan untuk laba dan/atau overhead penyedia 
• Biasanya digunakan untuk jasa di bidang arsitektur atau teknik 
• Paling tepat digunakan jika berdasarkan target biaya tetap dan untuk jasa yang didefinisikan dengan tepat 

Penggunaan kontrak presentase yang tepat

• Kontrak persentase paling tepat untuk jasa bidang arsitektur, konstruksi, atau atau teknik jika persyaratannya dapat didefinisikan dengan jelas dan target biayanya ditetapkan di awal. 
• Persyaratan yang didefinisikan dengan baik harus disusun di awal karena Pemerintah dan penyedia perlu memahami dengan jelas apa yang diperlukan untuk memperoleh data penentuan harga yang akurat 

Contoh: Kontrak untuk bidang Teknik, Konstruksi, Arsitektur, dan Desain

Contoh penggunaan kontrak persentase untuk pekerjaan konstruksi 

• Pekerjaan: Konstruksi Perpustakaan Universitas baru yang modern 
• Estimasi biaya pembangunan: $17 juta 
• Biaya persentase: Pada saat kontrak untuk pekerjaan ini diberikan kepada perusahaan konstruksi, pemerintah setuju untuk membayar 30% dari biaya pembangunan untuk biaya persentase, yaitu sebesar $5,1 million, kepada perusahaan konstruksi tersebut. 
• Total biaya yang dikeluarkan Pemerintah: $22,1 juta (biaya pembangunan + biaya persentase)

Risiko terkait dengan kontrak persentase

• Risiko terkait kinerja terdapat pada pemerintah 
• Untuk memitigasi risiko yang lebih besar, pemerintah perlu meningkatkan tingkat pengelolaan kontrak untuk memastikan hasil pekerjaan dan biaya terkelola dengan baik. 

Faktor lainnya untuk dipertimbangkan dalam kontrak persentase 

Kontrak Terima Jadi (turnkey) 

Dalam kontrak terima jadi (turnkey), terdapat harga tetap dengan kerangka waktu secara spesifik untuk penyelesaian pekerjaan dan kontrak jenis ini: 

• Memiliki ruang lingkup dan hasil pekerjaan yang disepakati, khususnya untuk barang jadi atau instalasi 
• Digunakan sebagai kontrak tunggal untuk desain dan teknik, pasokan dan instalasi peralatan, dan pembangunan bangunan fasilitas yang lengkap atau pekerjaan konstruksi 

Perbandingan kontrak Lump Sum dan Turnkey

• Kontrak lump sum dan kontrak terima jadi (turnkey) sangat mirip, tetapi perbedaannya terletak pada hal terkait persyaratan barang/jasa yang diperlukan (misalnya pembayaran dan hasil pekerjaan/deliverable)

Lump Sum: 

• • Persyaratan/spesifikasi dan durasi didefinisikan dengan jelas 
• • Berdasarkan “harga tetap” 
• • Pembayaran dihubungkan dengan hasil pekerjaan (deliverable) dan output sejumlah lump sum yang ditentukan 
• • Tidak terlalu membebani secara administratif  

Terima Jadi (Turnkey): 

• • Persyaratan didefinisikan dengan baik 
• • Berdasarkan total jumlah penyelesaian 
• • Pembayaran dihubungkan dengan barang/jasa jadi 
• • Beban administratif rendah 

Persyaratan dan spesifikasi barang/jasa untuk kontrak terima jadi (turnkey) 

• Kontrak terima jadi (turnkey) paling tepat untuk persyaratan barang/jasa yang didefinisikan dengan baik dan biasanya harus dipenuhi dengan barang jadi atau instalasi 
• Contoh: Instalasi listrik

Risiko 

• Risiko terkait kinerja terdapat pada penyedia 
• Untuk memitigasi risiko yang lebih tinggi, penyedia seringkali memasukkan harga yang lebih tinggi atas dasar asumsi risiko tersebut 
• Untuk menekan biaya dan meningkatkan potensi keuntungan, penyedia memerlukan tingkat pengelolaan yang lebih tinggi 

Kelebihan dan kekurangan dari jenis kontrak terima jadi (turnkey) 

Faktor lain untuk dipertimbangkan 

• Jangka Waktu Kontrak 
• Pertimbangan Pasar 
• Ketersediaan Dana

SESI 5

KONTRAK INDEFINITE DELIVERY

Kontrak Indefinite Delivery 

• Kontrak Indefinite Delivery digunakan pada saat barang, pekerjaan konstruksi, dan/atau jasa yang diperlukan tidak dapat dipastikan pelaksanaannya dan/atau kuantitasnya; Kontrak Indefinite Delivery: 
• Mencantumkan kuantitas pemesanan minimum dan maksimum yang dinegosiasikan pada saat kontrak diberikan kepada pemenang yang ditetapkan 
• Mengharuskan pemesanan dilakukan berdasarkan kontrak yang disepakati dan ketentuan kuantitas dan/atau pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan 
• Tidak mudah diterapkan untuk persyaratan barang/jasa yang diperlukan satu kali saja atau secara khusus 

Kontrak payung merupakan salah satu jenis kontrak Indefinite Delivery

Jenis kontrak Indefinite Delivery  

Indefinite Delivery Definite Quantity (IDDQ) 

Kontrak Indefinite-Delivery Definite-Quantity (IDDQ) mengharuskan penyedia memenuhi kuantitas pasti barang/jasa tertentu dalam jangka waktu yang tidak diketahui.

Indefinite Delivery Indefinite Quantity (IDIQ) 

Kontrak Indefinite-Delivery Indefinite-Quantity (IDIQ) mengatur kuantitas tidak pasti barang/jasa yang akan dipenuhi selama jangka waktu kontrak.

Kontrak berdasarkan persyaratan (Requirements Contract) 

Dalam kontrak berdasarkan persyaratan (requirements contract), pemerintah wajib untuk memperoleh semua persyaratan barang/jasa tertentu yang diperlukan selama jangka waktu kontrak tertentu dari satu penyedia tertentu.

Risiko Kontrak IDDQ 

• Jenis kontrak ini memiliki risiko yang relatif rendah bagi kedua pihak karena kuantitas diketahui di awal 
• Terdapat potensi kenaikan harga karena ketidakpastian waktu dan tempat pelaksanaan, tetapi kecil kemungkinannya 

Risiko Kontrak IDIQ 

• Walaupun tidak ada kuantitas minimum, ada nilai minimum yang harus dipenuhi 
• Pemberian kontrak IDIQ memerlukan waktu lebih lama dari kontrak IDDQ karena syarat dan ketentuan harus ditentukan berdasarkan setiap pemesanan 

Risiko kontrak berdasarkan persyaratan (Requirements contract) 

• Seluruh pekerjaan harus dilakukan oleh penyedia, bahkan jika kinerjanya tidak seperti yang diharapkan tetapi tidak sampai mengharuskan pengakhiran kontrak 
• Karena tidak ada jaminan adanya pekerjaan, penyedia dapat menaikkan harga atas dasar ketidakpastian tersebut 

Kelebihan dan kekurangan secara umum dalam kontrak Indefinite Delivery 

Kelebihan 

• Pemerintah memiliki fleksibelitas yang lebih dalam hal kuantitas dan waktu 
• Penyedia lebih dapat merencanakan dengan lebih baik untuk memenuhi permintaan barang/jasa karena ada kuantitas minimum dan maksimum yang sudah ditentukan

Kekurangan 

• Pemerintah memiliki risiko yang lebih tinggi untuk mendapatkan harga yang lebih mahal karena ketidakpastian. 
• Penyedia sulit memprediksikan kuantitas dan/atau waktu yang tepat

Kontrak Payung • Mirip dengan kontrak Indefinite Delivery, kontrak payung dirancang untuk atau “memayungi” persyaratan dan spesifikasi barang/jasa yang diperlukan, sehingga lebih sedikit beban bagi pemerintah untuk melakukan pemesanan

Karena kontrak payung secara spesifik: 

• Dapat digunakan untuk pengulangan, simplifikasi, dan standarisasi 
• Komponen utamanya adalah untuk penghematan biaya karena biaya administrasi dan biaya pengadaan lebih rendah  

Pengelolaan kontrak payung

• Kontrak payung mengurangi beban administratif, tetapi tetap ada bagian yang sulit:

• Kompleksitas – lebih dari satu penyedia, lebih dari satu pengguna, dan lebih dari satu call-off 
• Beban ahli teknis – lebih banyak call-off dapat menghasilkan barang/jasa yang lebih baik, tetapi berapa banyak waktu yang dimiliki ahli teknis untuk meninjau penawaran? 
• Tanggung jawab – pada saat lebih dari satu pengguna terlibat, siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola kontrak payung? 
• Batas waktu – apakah ada justifikasi untuk memperpanjang batas waktu?
• E-Catalogue – aplikasi, metode, dan prosedur baru 

Faktor lainnya untuk dipertimbangkan dalam kontrak Indefinite Delivery 

SESI 6

JENIS-JENIS KONTRAK LAIN

Jenis kontrak lainnya 

Kontrak dengan penggantian biaya 

• Pembayaran diberikan kepada penyedia untuk semua biaya yang dapat dikeluarkan berdasarkan kontrak

•  Estimasi total biaya ditetapkan pada saat kontrak diberikan kepada pemenang 
• Pagu harga ditetapkan pada saat kontrak diberikan kepada pemenang 

• Paling tepat digunakan ketika persyaratan belum dapat didefinisikan saat kontrak diberikan kepada pemenang 

• Contoh: penelitian & pengembangan 

• Hanya digunakan ketika kontrak lump sum, harga satuan, atau kontrak gabungan tidak dapat digunakan

Risiko terkait kontrak dengan penggantian biaya

• Kontrak dengan penggantian biaya digunakan ketika risiko pelaksanaan kontrak terlalu besar untuk menggunakan kontrak harga tetap (fixed-price contract) 
• Kontrak ini ditetapkan berdasarkan estimasi biaya dan ada batas maksimum biaya yang dapat dikeluarkan 
• Risiko dapat dimitigasi pemerintah melalui pengelolaan yang efektif

Pengelolaan kontrak dengan penggantian biaya 

Faktor-faktor lain yang harus dipertimbangkan berhubungan dengan pengelolaan administratif, pelaksanaan, dan keuangan terkait kontrak tersebut Semakin tinggi risiko dan kompleksitas jenis kontrak atau semakin banyak pilihan kontrak, maka waktu yang diperlukan untuk mengelola kontrak juga semakin banyak.

• Kontrak penggantian biaya tingkat pengelolaan yang lebih tinggi untuk: 

• Memastikan penyedia melaksanakan pekerjaan dan menyampaikan tagihan dengan benar 
• Meninjau harga penyedia 
• Mencocokkan ketidaksesuaian antara estimasi biaya dan biaya aktual

Perspektif penyedia barang/jasa terhadap kontrak dengan penggantian biaya 

• Beberapa hal yang harus dipertimbangkan oleh penyedia terkait dengan jenis kontrak ini:

• Jumlah jam kerja untuk melaksanakan kontrak harus diperhatikan dengan baik 
• Penyelesaian pekerjaan berdasarkan kontrak harus sesuai dengan waktu yang dialokasikan 
• Pengelolaan kontrak yang dilakukan Pemerintah harus diverifikasikan 

Kompensasi insentif

Kompensasi insentif “memberikan insentif” kepada penyedia yang memenuhi jadwal, biaya atau kinerja kontrak melebihi hasil yang diharapkan

Tujuan dan ketentuan pemberian insentif ditetapkan pada dokumen pengadaan dan: 

• Biaya harus selalu diperhitungkan 
• Tidak ada insentif yang bersaing 
• Hasil (outcome) dan kriteria obyektif yang memenuhi atau melampaui persyaratan harus didefinisikan dengan baik 
• Digunakan untuk memotivasi penyedia, jadi paling baik menetapkan metode berjenjang/berskala dengan harapan Pemerintah akan memberikan insentif penuh kepada penyedia  

Kompensasi insentif (lanjutan) 

• Kompensasi insentif ditentukan secara kuantitatif dan rencana kompensasi insentif dihitung dengan rumus penyesuaian yang mencakup

• Target biaya 
• Target keuntungan/laba 
• Pagu harga 
• Rasio pembagian 
• Batas total asumsi (Point of total assumption) 

• Setiap batas pembagian setara secara finansial selama pagu harga tidak berubah

Imbalan penghargaan

Imbalan penghargaan juga memberikan insentif pada penyedia. Tepat untuk digunakan jika unsur-unsur utama kinerja bergantung pada penilaian kualitatif dan fokus penting yang dapat berubah selama berlangsungnya kontrak.

• Digunakan untuk memberikan insentif terhadap kinerja penyedia yang berfokus pada kualitas dan jadwal, bukan biaya. 
• Penggunaan insentif imbalan penghargaan memotivasi penyedia untuk memusatkan sumber daya pada area-area penting untuk mencapai keberhasilan program. 
• “Rencana imbalan penghargaan” yang terperinci harus ada untuk mengelola kontrak   

Kompensasi Insentif

• Kompensasi insentif mendukung mitigasi risiko, tapi pemerintah membutuhkan tingkat pengelolaan yang lebih tinggi
• Penyedia harus memiliki sistem akuntansi yang memadai untuk membuktikan total biaya 
• Biasanya digunakan jika terdapat ketidakjelasan di pihak Pemerintah dalam penentuan harga dan dibutuhkan perbaikan/penghematan 

Jaminan dan garansi  

• Jaminan (bond) didefinisikan sebagai “instrumen tertulis yang ditandatangani oleh penawar atau penyedia yang memenangkan kontrak dan pihak kedua untuk memastikan penyedia akan memenuhi kewajibannya kepada pihak ketiga sebagaimana dimaksud dalam jaminan (bond).”
• Tujuannya adalah untuk memberikan perlindungan finansial dari kerugian yang dapat dihasilkan selama pelaksanaan (atau tidak dilaksanakannya) kontrak
• Biasa digunakan dalam pengadaan yang kompleks di mana biaya perencanaan pengadaan tinggi dan risiko terjadinya wanprestasi juga tinggi 
• Disertakan sebagai salah satu syarat dalam dokumen pengadaan/kontrak 

Jenis jaminan dan garansi  

Menggunakan jaminan dan garansi

• Jaminan dan garansi dapat digunakan dengan berbagai jenis kontrak namun ketentuannya harus dicantumkan dalam dokumen pengadaan dan kontrak akhir (Untuk jaminan yang berkaitan dengan kinerja) 
• Pertimbangkan dampak terhadap kompetisi (Dalam penggunaaan jaminan penawaran) 
• Anda harus memutuskannya sebelum mengumumkan dokumen pengadaan 
• Anda harus mempertimbangkan biaya dan memastikan ketersediaan anggaran 
• Berapa biayanya? 
• Menghitung biaya jaminan serupa dengan penghitungan yang digunakan untuk estimasi biaya. Perbedaan utamanya adalah input sebagai berikut:

Pemilihan jenis kontrak membutuhkan perencanaan dan pertimbangan yang baik 

• Gunakan penilaian yang baik dan proses pemilihan
• Kenali jenis kontrak Anda beserta keuntungan/kerugiannya
• Belajarlah dari pengalaman
• Pertimbangkan faktor-faktor terkait
• Dan gunakan instrumen yang tersedia untuk memudahkan proses 

Sumber: MCA-I